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Manual del ERP para imprentas CotizaPrint
Manual y centro de ayuda de CotizaPrint, el ERP para imprentas y artes gráficas: cálculo de costes, presupuestos, órdenes de trabajo y facturación electrónica. Guías de configuración, operativa diaria, cuenta y soporte.
Empieza por:Guía de introducción — tus primeros pasos en CotizaPrintGuía visual del inventario: existencias, consumo y compra
Apartados del manual
Primeros pasos
Guía de introducción, pantalla de inicio, buscador y asistente IA.
- Guía de introducción — tus primeros pasos en CotizaPrintGuía de primeros pasos en CotizaPrint: del primer día a tu primera factura, con el orden que menos tiempo cuesta para configurar tu…
- Asistente IAEl Asistente IA de CotizaPrint resuelve dudas de uso, ayuda a redactar campos de texto y crea o modifica registros del catálogo en…
- Buscador globalBusca desde cualquier pantalla: cotiza un producto escribiendo su nombre o abre al momento un cliente, un presupuesto, una factura o una…
- Filtros de las tablas / listadosFiltros y orden de las tablas de CotizaPrint: filtro de texto con borrado, filtro de fecha con desplegable y orden por columna, iguales…
- Inicio / BienvenidaPantalla de inicio tras entrar en CotizaPrint: bienvenida, accesos directos y, en el plan de prueba, la guía de primeros pasos para…
Ventas y facturación
Presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y facturación electrónica.
- Ajustador de contadoresCorrige el número de un documento concreto sin tocar el resto: arregla saltos de numeración, elimina duplicados o sincroniza con…
- Aviso de margenMarca en amarillo y rojo los presupuestos y líneas cuyo margen baja del mínimo, con umbrales propios para cotizador, documento y línea.
- Configuración Venta (comportamiento)Comportamiento por defecto del módulo de Venta: qué se ve, qué se permite, filtros, clientes preseleccionados y el modal tras aceptar…
- Contadores (numeración)Numeración secuencial de los documentos comerciales : presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y sus variantes (abonos, rectificativas).
- e-Factura (Facturación electrónica)Alta y envío de facturas electrónicas desde CotizaPrint: TicketBAI, Verifactu y FacturaE, con el estado de cada alta y de cada factura…
- Formas de entregaCatálogo simple de cómo se entrega físicamente el trabajo al cliente: recogida en tienda, envío por mensajería, urgente, etc.
- Plantillas de correoPersonalización del aspecto de los emails que envía la app y del servidor de correo saliente (SMTP) desde el que salen.
- Plantillas de impresos (PDF de venta)Diseña los PDF comerciales de la imprenta (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) eligiendo qué datos, columnas, colores y…
- Plazos de entregaPlazos de entrega para tus presupuestos de imprenta, con su recargo sobre el precio, y para avisar cuándo llega un artículo o servicio…
- Venta — Presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y facturasCadena documental de venta en CotizaPrint: oferta, pedido u orden de trabajo, albarán y factura, con su aceptación, entrega, facturación…
Cobros y caja
Cobros, vencimientos, caja del día, comisiones y formas de pago.
- ComisionesCalcula y liquida las comisiones de tus comerciales: sobre qué se comisiona, en qué periodo se paga y liquidación en bloque por fecha y…
- Conciliación bancariaSube el extracto del banco (Norma 43, Excel o CSV) y casa ingresos con facturas de venta y cargos con facturas de compra, sin teclear…
- Día de pagoCatálogo de días de pago: el día del mes en que se liquida el cobro y desde cuándo cuenta el vencimiento, para clientes con día fijo (el…
- Efectos de CobroSeguimiento de los vencimientos de cobro de tus facturas: qué tienes pendiente, qué está vencido y qué ya se cobró, con su fecha de…
- Forma de pagoCatálogo de formas de pago de CotizaPrint: define cuándo se cobra cada factura (contado, aplazado a 30 o 60 días) y cómo se calcula el…
- Guía: conciliación bancaria paso a pasoPaso a paso para conciliar el banco: descarga el extracto, impórtalo, casa ingresos con facturas de venta y cargos con facturas de…
- Método de pagoCatálogo de métodos de pago: el medio concreto con el que paga el cliente, un nivel más fino que el tipo de pago, y cómo se elige al…
- Realizar cobroVentana Realizar cobro de CotizaPrint: anota lo que te paga el cliente sobre una factura, o como anticipo de un pedido aún sin facturar,…
- Tipo de pagoCatálogo de tipos de pago de CotizaPrint: la categoría del medio de cobro (efectivo, tarjeta, transferencia, Bizum o Stripe) y su efecto…
- Turno de cajaAbre y cierra el turno de caja en CotizaPrint: importe inicial, cobros por forma de pago, arqueo del dinero contado y descuadres…
Clientes
Fichas de cliente, contactos, direcciones e historial.
Catálogo y cotizador
Productos, categorías y cálculo del precio de venta.
- Categorías del catálogoConfigurar catálogo: secciones y subsecciones sin límite de niveles, con sus productos o servicios dentro para añadir, arrastrar o…
- Configuración Producto (valores por defecto)Valores por defecto al crear productos, gráficas, soportes, máquinas y operaciones, para que cada elemento nuevo salga con tu…
- CotizadorCalcula el precio de un trabajo combinando producto, medida, soporte, tinta, máquina, operaciones, cantidad y plazo, con el importe…
- Cotizar: catálogo de productosPanel de entrada al cotizador de CotizaPrint: elige un producto del catálogo por categoría o por búsqueda y empieza a calcular el…
- ProductosCatálogo de productos cotizables y sus gráficas de precio: relacionan soportes, tintas, medidas, máquinas y operaciones para calcular…
Imprenta y producción
Soportes, operaciones, máquinas, guillotina y gestor de trabajos.
- Configuración del CalendarioConfigura el calendario de tareas: vista por defecto, horario visible, duración de los slots y qué fecha se usa al aceptar una…
- Configuración del Gestor de tareasConfigura el gestor de tareas de planta: estado inicial de las tareas nuevas, operario asignado por defecto y los diez estados…
- Gestor de trabajos (Gestor OT)Vista para operarios y supervisores que muestra los trabajos en curso, su estado y permite avanzar la producción.
- GuillotinaConfigura la guillotina de la imprenta: dimensiones de corte, coste por corte y margen, para que el cotizador calcule los cortes de cada…
- Máquinas de impresiónCatálogo de máquinas de impresión de la empresa con sus capacidades técnicas y todos los costes asociados a su uso, que el cotizador…
- OperacionesCatálogo de operaciones y acabados de imprenta (plastificado, troquelado, corte, plegado o embolsado) con sus opciones y los costes de…
- Plantillas de OT (Orden de Trabajo)Diseña el PDF de la Orden de Trabajo que ve el taller: qué datos de producción se imprimen, en qué orden y con qué formato, para uso…
- Soportes de impresiónCatálogo de soportes de impresión (papeles, cartones, vinilos, lonas y textiles) con sus medidas, colores, tallas y variantes, y sus…
Compras e inventario
Pedidos a proveedor, facturas de compra y existencias.
- Guía visual del inventario: existencias, consumo y compraGuía visual para poner en marcha el control de existencias: qué hace cada apartado, en qué orden configurarlo y cómo entra y sale el…
- Compras — Facturas de CompraRegistra las facturas de compra de proveedor: cabecera, líneas con impuesto y porcentaje deducible, y lectura automática del PDF con…
- Configuración Compra (consumo)Cómo se calcula el consumo de material y mano de obra en las cotizaciones: a partir de qué documento se descuenta el consumo y cuánto…
- Inventario (stock de compra)Listado unificado de existencias: medidas de los soportes de pliego y rollo más las variantes de los artículos, con su color, talla y…
- Pedidos de CompraGestiona los pedidos de compra a proveedor: qué material se pide, a qué precio y cuándo llega, con recepción parcial y entrada…
Análisis e informes
Cuadro de mando, informes, documentos e importación de datos.
- Análisis e informesSuite de reportes y análisis de la actividad de la empresa: ventas, facturación, KPIs y evolución. Reúne estas herramientas:
- Gestor documental (explorador de recursos)Explorador de los archivos y recursos de la organización en CotizaPrint: imágenes, logotipos y PDF subidos al sistema, con su búsqueda y…
- Importar / Exportar DatosImporta y exporta datos de cualquier tabla de CotizaPrint en Excel (.xlsx): descarga el contenido, corrígelo fuera y vuelve a subirlo al…
- Informes de FacturaciónInformes de facturación para imprentas: facturas del mes o del trimestre para la gestoría, Modelo 303, cobros pendientes y albaranes sin…
Tienda online e integraciones
Conecta tu web: WordPress, PrestaShop y otras integraciones.
- EcommerceVentana de integración de CotizaPrint: activa cada conector con tu web o tienda y consulta su API KEY, el ZIP de instalación y su manual…
- Integración (configuración)Activa y configura los conectores de CotizaPrint con WordPress, PrestaShop, WooCommerce y Shopify: API KEY, descarga del ZIP y manual de…
- Módulo de PrestaShopUn módulo de PrestaShop que muestra tu catálogo de CotizaPrint con precios reales dentro de tu tienda. Funciona en PrestaShop 1.7 y 8.x .
- Plugin de WordPressPlugin de WordPress que muestra tu catálogo de CotizaPrint en tu propia web con precios reales calculados en el momento, sin duplicar…
Configuración
Datos de empresa, impuestos, moneda, correo, plantillas y ajustes.
- Configuración general: índice de apartadosÍndice maestro de la configuración de CotizaPrint: todos los apartados de administración general de la imprenta y cómo funciona el doble…
- Datos de empresaDatos de la organización que aparecen en todos los documentos emitidos (presupuestos, facturas, OTs, albaranes) y en los emails.
- Dirección de facturaciónDirección legal de la organización + los parámetros preterminados que se aplican automáticamente al crear clientes nuevos y documentos…
- Función especialMantenimiento (plan FULL): devuelve columnas, campos y preferencias a su estado inicial y desbloquea los documentos que se quedaron en…
- ImpuestosCatálogo de impuestos que se aplican a las líneas de venta en CotizaPrint: IVA, IGIC y retenciones, con el tipo preterminado que usa la…
- Moneda y unidadDefine cómo se muestran los importes y las unidades en toda la aplicación: divisa, decimales, formato de miles.
- NotificacionesEnvío automático de emails de aviso cuando ocurren eventos clave en el flujo comercial: aceptar un presupuesto, finalizar una OT,…
- Personalización generalComportamientos automáticos generales del sistema: idioma , flujo de documentos (qué documentos usas y hasta dónde se generan solos al…
- Registro de actividad (log)Auditoría de la organización: quién hizo qué y cuándo . Cada alta, modificación y borrado que hacen los usuarios queda registrado y…
- Servidor de correo (SMTP)Configuración del servidor SMTP para que la aplicación pueda enviar emails con tu dominio (facturas, notificaciones, plantillas de correo).
Cuenta y suscripción
Acceso, usuarios, roles, perfil y plan contratado.
- Iniciar sesiónCómo entrar en CotizaPrint con tu correo y contraseña: la pantalla de acceso, los errores más frecuentes al iniciar sesión y qué hacer…
- Mi perfilDatos personales del usuario que está logado. Cada usuario ve y edita los suyos. No afecta a los demás usuarios de la organización.
- Nueva contraseñaPantalla para establecer una contraseña nueva en CotizaPrint desde el enlace del correo de recuperación, con los requisitos que debe…
- Recuperar contraseñaCómo recuperar la contraseña de CotizaPrint: pide el enlace de restablecimiento a tu correo y qué hacer si el mensaje no llega a tu…
- RegistroAlta gratuita en CotizaPrint: crea tu cuenta y la organización de tu imprenta desde el formulario público de registro y empieza a…
- Roles y permisosCrea roles con permisos a medida y asígnalos a los usuarios de tu imprenta, para que cada perfil de trabajo vea solo lo que le…
- Suscripción y planesConsulta y gestiona el plan de suscripción de tu organización en CotizaPrint: plan contratado, módulos activos y cambios de plan desde…
- UsuariosAlta, edición y baja de los usuarios de tu organización: correo, contraseña, datos de contacto y los roles que definen qué puede hacer…
- Verificación en dos pasos (2FA)Verificación en dos pasos de CotizaPrint: introduce el código del segundo factor después del login y resuelve los fallos más habituales…
Ayuda y novedades
Tickets de soporte, comunicados y novedades de cada versión.
- Centro de ayuda: tickets de soporteCentro de ayuda de CotizaPrint: abre tickets con el soporte técnico, adjunta capturas, sigue el estado de cada incidencia y exporta la…
- Cómo abrir un ticket de soporteCómo abrir un buen ticket de soporte en CotizaPrint: qué contar, qué adjuntar y qué no enviar para que el equipo resuelva tu incidencia…
- Comunicados y novedadesPanel de comunicados y novedades de CotizaPrint: avisos, mantenimientos y los cambios de cada versión, ordenados por fecha y marcados…
- NovedadesRegistro de novedades de CotizaPrint versión a versión: lo nuevo, las mejoras, las correcciones y lo retirado, explicado de forma…
Sobre CotizaPrint
CotizaPrint es un ERP para imprentas y artes gráficas en la nube, preparado para offset, impresión digital, gran formato y serigrafía. Cubre el ciclo completo del taller: cálculo de costes a partir de tus máquinas, soportes, tintas y operaciones reales; cotización y presupuesto al cliente; orden de trabajo en producción; albarán de entrega y factura, con facturación electrónica para España y Latinoamérica (TicketBAI, VERI*FACTU, FacturaE, SII, CFDI, AFIP/ARCA y DGI/e-CFE). Estas páginas explican cada módulo con sus opciones reales.
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