Qué es
Configuración del servidor SMTP para que la aplicación pueda enviar emails con tu dominio (facturas, notificaciones, plantillas de correo).
Sin SMTP configurado y activo, ningún email sale de la app.
Disponible en plan PRO.
Para qué sirve
- Conectar tu propio servidor de correo (o usar el servidor por defecto de CotizaPrint) para enviar emails desde la plataforma.
- Personalizar el aspecto de los correos: prefijo/sufijo del asunto, cabecera, pie, colores y logo.
- Componer y enviar correos manualmente desde los flujos de negocio (cotización, pedido, factura) con destinatarios, adjuntos y cuerpo HTML.
- Probar que la configuración funciona antes de empezar a enviar de verdad.
Cómo se usa
El módulo tiene tres pantallas (modales), todas accesibles desde Configuración con plan PRO:
- Configuración de correo electrónico — configurar el servidor SMTP. Permiso
mailServer_edit. - Configuración de Plantillas de Correo Electrónico — personalizar el aspecto de los correos. Permiso
mailTemplate_edit. - Envio de correo — componer y enviar un correo. Se abre desde un flujo de negocio (por ejemplo al enviar una cotización o factura al cliente).
Pasos típicos:
- Abre Configuración de correo electrónico y activa el toggle Servidor Personalizado si quieres usar tu propio servidor.
- Rellena Servidor SMTP, Puerto SMTP, Autenticación SMTP, Usuario SMTP y Contraseña SMTP.
- Pulsa Probar Correo: te llega un email de prueba a tu cuenta. Si llega, va bien.
- Pulsa Guardar.
- (Opcional) Abre Configuración de Plantillas de Correo Electrónico y ajusta prefijo/sufijo, cabecera, pie, colores y logo.
Configuración SMTP
| Campo | Tipo | Para qué sirve | Default |
|---|---|---|---|
| Servidor SMTP | Texto | Dirección del servidor (ej. smtp.dominio.es, smtp.gmail.com). Requerido si Servidor Personalizado está activo. | — |
| Nombre SMTP | Texto | Nombre identificador del servidor (ej. CRM). Requerido si Servidor Personalizado está activo. | — |
| Servidor de Certificado | Texto | Servidor que valida la identidad de la conexión por certificado. Si lo dejas vacío, se asume que coincide con el Servidor SMTP. | Vacío |
| Proveedor de correo | Selector | Atajo para autocompletar la conexión: al elegir Gmail/Google Workspace, Outlook/Microsoft 365, Zoho, Yahoo, IONOS u OVH rellena solos el Servidor SMTP, el Puerto y la Autenticación. "Configuración manual" deja los campos libres. | Configuración manual |
| Puerto SMTP | Número | Puerto de conexión: 465 (SSL) o 587 (TLS). Rango 1–65535. | 465 |
| Autenticación SMTP | TLS / SSL | Protocolo de seguridad de la conexión. | SSL |
| Usuario SMTP | Texto | Email o usuario con que se autentica al servidor. Requerido si Servidor Personalizado está activo. | — |
| Contraseña SMTP | Password | Contraseña del usuario. Se almacena cifrada. Requerida si Servidor Personalizado está activo. | — |
Personalización visual de los emails
Se configura desde Configuración de Plantillas de Correo Electrónico.
| Campo | Tipo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Prefijo del titulo del correo | Texto | Texto que se antepone al asunto de todos los correos. Ej. [CotizaPrint] antes del asunto real. |
| Sufijo del titulo del correo | Texto | Texto que se añade al final del asunto de todos los correos. |
| Plantilla del correo | HTML libre | Cabecera/encabezado de los correos. Personaliza la sección superior del cuerpo del mensaje. |
| Pie del correo | HTML libre | Pie/firma de los correos. Se añade al final de cada mensaje. |
| Logo del correo | Archivo | Imagen para usar como logo/icono en los correos. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. Soporta subida a la nube. |
| Color Background Fondo | Color hex | Fondo principal de los correos. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. Default #F7FAFF. |
| Color Background Cabecera | Color hex | Fondo de la cabecera de los correos. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. Default #2563EB. |
| Color Texto Cabecera | Color hex | Color del texto de la cabecera. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. Default #FFFFFF. |
| Color Background Cuerpo | Color hex | Fondo del cuerpo/contenido. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. Default #FFFFFF. |
Botones y acciones — para qué sirve cada uno
Texto literal tal como aparece en pantalla. Para los toggles se documentan los dos estados.
Modal "Configuración de correo electrónico"
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Servidor Personalizado (toggle) | ON = usas tu propio servidor SMTP (aparecen los campos de conexión y se muestra el icono de cerradura). OFF = usas el servidor de correo por defecto de CotizaPrint. |
| Proveedor de correo | Selector de atajo: al elegir tu proveedor (Gmail/Google Workspace, Outlook/Microsoft 365, Zoho, Yahoo, IONOS, OVH) autocompleta Servidor SMTP, Puerto SMTP y Autenticación SMTP con los valores correctos. Elige "Configuración manual" para rellenarlos tú. Si escribes el servidor a mano, el selector se ajusta solo al proveedor que reconozca o a "Configuración manual". |
| Servidor SMTP | Dirección del servidor SMTP (ej. smtp.dominio.es). Requerido cuando Servidor Personalizado está activo. |
| Nombre SMTP | Nombre identificador del servidor (ej. CRM). Requerido cuando Servidor Personalizado está activo. |
| Servidor de Certificado | Dirección del servidor de certificado. Opcional; vacío = coincide con el Servidor SMTP. |
| Puerto SMTP | Puerto SMTP: 465 para SSL, 587 para TLS. Requerido cuando Servidor Personalizado está activo. |
| Autenticación SMTP | Tipo de autenticación: TLS o SSL. |
| Usuario SMTP | Usuario/correo para autenticarse en el servidor. Requerido cuando Servidor Personalizado está activo. |
| Contraseña SMTP | Contraseña para la autenticación. Requerida cuando Servidor Personalizado está activo. |
| Probar Correo | Envía un mensaje de prueba a tu propio correo (el del usuario logado) para validar la configuración. Deshabilitado si el formulario no es válido. |
| Guardar | Guarda la configuración del servidor SMTP. Deshabilitado si no has cambiado nada o si hay errores de validación. |
| Cancelar | Cierra el modal sin guardar cambios. |
Modal "Configuración de Plantillas de Correo Electrónico"
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Prefijo del titulo del correo | Texto que se antepone al asunto de todos los correos. |
| Sufijo del titulo del correo | Texto que se añade al final del asunto de todos los correos. |
| Plantilla del correo | Área HTML para la cabecera/encabezado de los correos. |
| Pie del correo | Área HTML para el pie/firma de los correos. |
| Plantilla Personalizada (toggle) | OFF = se muestran los campos de colores y logo para personalizar el aspecto. ON = se ocultan esos campos y se usa la plantilla estándar. (Sí, la semántica parece invertida; es así en la UI.) |
| Logo del correo | Sube la imagen de logo/icono. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. |
| Color Background Fondo | Color del fondo principal. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. |
| Color Background Cabecera | Color del fondo de la cabecera. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. |
| Color Texto Cabecera | Color del texto de la cabecera. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. |
| Color Background Cuerpo | Color del fondo del cuerpo. Solo visible con Plantilla Personalizada desactivada. |
Modal "Envio de correo"
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Para | Lista de destinatarios principales (TO). Escribe un correo y pulsa Enter (o coma) para añadirlo; cada correo aparece como una etiqueta que se quita con un clic. Los correos con formato inválido se marcan en rojo. Al escribir (a partir de 2 caracteres) sugiere para añadir con un clic los contactos del cliente del documento que tengan correo. |
| + CC | Muestra el campo CC (copia visible), oculto por defecto. |
| + CCO | Muestra el campo CCO (copia oculta), oculto por defecto. |
| CC | Lista de direcciones en copia visible (CC), como etiquetas. Se muestra al pulsar + CC. Al escribir (a partir de 2 caracteres) busca entre todos los contactos de la cuenta que tengan correo, por coincidencia del email, y muestra sugerencias para añadirlos con un clic. Excluye los correos ya añadidos. |
| CCO | Lista de direcciones en copia oculta (BCC), como etiquetas. Incluye automáticamente el email del usuario logado. Al escribir (a partir de 2 caracteres) busca entre todos los contactos de la cuenta que tengan correo, por coincidencia del email, y muestra sugerencias para añadirlos con un clic. Excluye los correos ya añadidos. |
| Contactos (icono) | Abre un modal para elegir contactos guardados en CotizaPrint y añadirlos a la lista de destinatarios (Para). |
| Titulo | Asunto del correo. Se construye solo concatenando prefijo + asunto + sufijo de la plantilla configurada. |
| IA (chip en el campo Titulo) | Abre el Asistente IA para redactar o ajustar el asunto del correo a partir del documento y el cliente. Disponible desde plan Pro (aviso "Módulo IA disponible desde el plan Pro" en planes inferiores). |
| Texto de adelanto (preheader) | Frase corta de vista previa que algunos gestores de correo muestran junto al asunto en la bandeja de entrada, antes de abrir el mensaje. |
| IA (chip en el campo Texto de adelanto (preheader)) | Abre el Asistente IA para redactar la frase de adelanto (preheader) del correo a partir del documento y el cliente. Disponible desde plan Pro. |
| Cuerpo | Contenido HTML del correo, con barra de herramientas para dar formato (negritas, colores, etc.). |
| IA (chip en el campo Cuerpo) | Abre el Asistente IA para redactar el cuerpo HTML del correo a partir del documento y el cliente. Disponible desde plan Pro. Convive con Redactar con IA, que redacta el correo completo (asunto + adelanto + cuerpo). |
| Redactar con IA | Abre el Asistente IA para redactar o ajustar el correo completo (asunto, texto de adelanto y cuerpo) de una vez. Disponible desde plan Pro. |
| Restablecer plantilla | Recompone el asunto (prefijo + sufijo configurados) y restaura el cuerpo original del correo. |
| Adjunto | Sube archivos adjuntos (imágenes, PDFs, documentos). Cada adjunto aparece como una tarjeta con icono según el tipo y un botón para quitarlo. Soporta subida a la nube. |
| Enviar | Envía el correo con los destinatarios, asunto, contenido y adjuntos. Deshabilitado si el formulario no es válido o si no hay ningún destinatario en Para. Un contador en el pie indica cuántos destinatarios y adjuntos lleva. |
| Cerrar | Cierra el modal sin enviar. Descarta los cambios. |
Conceptos clave
- Servidor Personalizado: usar un servidor SMTP propio en lugar del servidor por defecto de CotizaPrint. Requiere los datos de conexión (dirección, puerto, usuario, contraseña) y, si aplica, certificado.
- SMTP: protocolo estándar para enviar correos. CotizaPrint usa un servidor SMTP (el tuyo o el por defecto) para mandar facturas, notificaciones y demás.
- TLS: protocolo de cifrado para la conexión SMTP. Se usa típicamente en el puerto 587.
- SSL: protocolo de cifrado para la conexión SMTP. Se usa típicamente en el puerto 465. Más antiguo que TLS pero aún común.
- Servidor de Certificado: servidor que valida la identidad de la conexión por certificado digital. Si lo dejas vacío, se asume el mismo que el Servidor SMTP.
- Prefijo / Sufijo del título: textos fijos que se añaden automáticamente al inicio o al final del asunto de cada correo. Ej.: prefijo
[CotizaPrint]hace queCotización 2026se vea como[CotizaPrint] Cotización 2026. - Plantilla Personalizada: opción para diseñar el aspecto de los correos con colores y logo. En la UI, OFF muestra los campos de color/logo y ON los oculta (usa la estándar).
- Cuerpo del correo: contenido principal del mensaje. Soporta HTML (negritas, colores, tablas, imágenes).
- Texto de adelanto (preheader): frase corta de vista previa que aparece junto al asunto en la bandeja de entrada de algunos gestores de correo, antes de abrir el mensaje. Sirve de "gancho" para que el cliente lo abra.
- CC (Copia / Carbon Copy): dirección que recibe una copia visible del correo. Los demás destinatarios ven quién está en CC.
- CCO (Copia Oculta / BCC): dirección que recibe el correo sin aparecer para los demás destinatarios. En CotizaPrint incluye automáticamente el email del usuario logado.
- Contactos: base de datos de direcciones de clientes/proveedores/usuarios en CotizaPrint. Permite elegir varios emails de golpe sin teclearlos.
- Autocomplete de contactos en los destinatarios: al teclear en los campos de destinatario (a partir de 2 caracteres) aparecen sugerencias de contactos para añadir con un clic. En Para solo se sugieren los contactos del cliente del documento; en CC y CCO se busca entre todos los contactos de la cuenta que tengan correo, por coincidencia del email. Las sugerencias nunca incluyen correos ya añadidos.
- Adjunto: archivos (imágenes, PDFs, documentos) que se incluyen con el correo. Varios por correo, alojados en la nube.
- Prueba de Correo: email de validación que CotizaPrint envía a tu propia cuenta para comprobar que la configuración del servidor SMTP funciona.
Funciones según plan / rol
- PRO: desbloquea la configuración del servidor SMTP (
mailServer_edit), la configuración de plantillas (mailTemplate_edit) y el envío de correos. - TRY / STD: no disponibles.
- Permisos de rol:
mailServer_editpara el modal de servidor;mailTemplate_editpara el modal de plantillas.
Preguntas frecuentes
¿Qué SMTP uso?
El de tu proveedor de correo. Gmail: smtp.gmail.com puerto 465 SSL. Outlook 365: smtp.office365.com puerto 587 TLS. Servidor propio: pregunta a tu administrador. Rellénalo en el campo Servidor SMTP con Servidor Personalizado activado.
No sé el servidor ni el puerto de mi correo. ¿Cómo lo configuro fácil?
Usa el selector Proveedor de correo al inicio de la sección Servidor SMTP: elige tu proveedor (Gmail/Google Workspace, Outlook/Microsoft 365, Zoho, Yahoo, IONOS, OVH) y la app rellena sola el Servidor SMTP, el Puerto SMTP y la Autenticación SMTP. Solo te queda poner el Usuario SMTP y la Contraseña SMTP (recuerda usar una contraseña de aplicación con Gmail/Outlook/Yahoo). Si tu proveedor no está en la lista, elige Configuración manual y rellena los campos con los datos que te dé tu proveedor.
¿Para qué sirve el toggle "Servidor Personalizado"?
En ON usas tu propio servidor SMTP (aparecen los campos Servidor SMTP, Puerto, Usuario, Contraseña, etc., y verás un icono de cerradura). En OFF usas el servidor de correo por defecto de CotizaPrint, sin meter datos de conexión.
¿Para qué sirve el botón "Probar Correo"?
Envía un correo de prueba a tu propia cuenta (la del usuario logado) para validar que el servidor SMTP está bien configurado. Si te llega, funciona. Está deshabilitado mientras el formulario no sea válido.
Pulsé "Guardar" y está deshabilitado / en gris.
El botón Guardar se habilita solo cuando has modificado algo y el formulario es válido. Comprueba que rellenaste los campos requeridos (Servidor SMTP, Puerto SMTP, Usuario SMTP, Contraseña SMTP) si tienes Servidor Personalizado activo.
¿Qué pongo en "Servidor de Certificado"?
La dirección del servidor que valida la conexión por certificado. Es opcional: si lo dejas vacío, CotizaPrint asume que es el mismo que el Servidor SMTP. En la mayoría de casos puedes dejarlo en blanco.
¿Qué diferencia hay entre TLS y SSL en "Autenticación SMTP"?
Son dos protocolos de cifrado. TLS suele ir en el puerto 587 y SSL en el 465. Elige el que indique tu proveedor de correo y pon el puerto que le corresponda en Puerto SMTP.
Gmail no me deja iniciar sesión con mi contraseña.
Gmail requiere una contraseña de aplicación (no la de tu cuenta). Genérala desde la seguridad de tu cuenta Google y úsala en Contraseña SMTP.
Probé el correo y dice error 535.
Usuario o contraseña incorrectos. Revisa Usuario SMTP y Contraseña SMTP. Si usas Gmail, asegúrate de usar una contraseña de aplicación.
¿Cómo personalizo el aspecto de los emails (colores y logo)?
Abre Configuración de Plantillas de Correo Electrónico y deja el toggle Plantilla Personalizada en OFF: así se muestran Logo del correo, Color Background Fondo, Color Background Cabecera, Color Texto Cabecera y Color Background Cuerpo. Edítalos y guarda.
El toggle "Plantilla Personalizada" me oculta los campos de color. ¿Es un error?
No. En la UI, ON oculta los campos de color/logo (usa la plantilla estándar) y OFF los muestra. La semántica parece invertida, pero es así: para personalizar colores y logo, déjalo en OFF.
¿Para qué sirven el prefijo y el sufijo del título?
Son textos fijos que se añaden al asunto de todos los correos. Prefijo del titulo del correo va delante y Sufijo del titulo del correo va detrás. Ej.: con prefijo [CotizaPrint], un asunto Cotización 2026 sale como [CotizaPrint] Cotización 2026.
¿Cómo añado varios destinatarios a un correo?
En el modal Envio de correo, escribe el correo en Para (o en CC / CCO) y pulsa Enter o coma: queda como una etiqueta. Repite para añadir más. Para quitar uno, pulsa la cruz de su etiqueta. CC y CCO están ocultos hasta que pulsas + CC / + CCO. El icono Contactos abre la libreta de CotizaPrint para elegir varios de golpe. Si un correo está mal escrito, su etiqueta sale en rojo.
¿Cómo redacto el asunto o el cuerpo del correo con IA?
En el modal Envio de correo (el que se abre al enviar el correo al cliente) cada campo de texto tiene su botón IA: en Titulo (asunto), en Texto de adelanto (preheader) y en Cuerpo. Cada uno abre el Asistente IA para redactar solo ese campo a partir del documento y el cliente. Si prefieres que la IA escriba el correo entero de una vez (asunto + adelanto + cuerpo), usa el botón Redactar con IA. Disponible desde plan Pro.
¿Qué es el "Texto de adelanto (preheader)" del correo?
Es la frase corta de vista previa que algunos gestores de correo muestran junto al asunto en la bandeja de entrada, antes de abrir el mensaje. Tiene su propio botón IA para redactarla. Es opcional.
¿Qué hace "Restablecer plantilla" en el envío de correo?
Recompone el asunto con el prefijo y sufijo configurados y restaura el cuerpo original del correo, deshaciendo los cambios manuales o de la IA.
¿Cómo busco un contacto al escribir en CC o CCO?
Empieza a teclear (a partir de 2 caracteres) en CC o CCO: CotizaPrint busca entre todos los contactos de la cuenta que tengan correo, por coincidencia del email, y muestra sugerencias para añadir con un clic. Las sugerencias excluyen los correos que ya hayas añadido. En el campo Para el autocomplete solo sugiere los contactos del cliente del documento.
¿Por qué en "Para" no me salen los mismos contactos que en CC/CCO?
Es a propósito. Para sugiere únicamente los contactos del cliente del documento (el destinatario habitual). CC y CCO buscan entre todos los contactos de la cuenta con correo, por si quieres poner en copia a alguien de otro cliente.
¿Qué diferencia hay entre CC y CCO?
CC es copia visible: los demás destinatarios ven quién está en copia. CCO es copia oculta: reciben el correo sin que el resto lo vea. El CCO incluye automáticamente tu propio email (el del usuario logado).
¿Cómo adjunto un archivo (PDF, imagen)?
En el modal Envio de correo, en la sección Adjunto sube los archivos; puedes poner varios, cada uno en su propio uploader. Se alojan en la nube y van con el correo.
El asunto del correo (campo "Titulo") se rellena solo. ¿Por qué?
El Titulo se construye automáticamente concatenando el prefijo + el asunto + el sufijo configurados en la plantilla. Puedes editarlo si lo necesitas.
No me deja pulsar "Enviar".
El botón Enviar está deshabilitado mientras el formulario no sea válido. Revisa que haya al menos un destinatario válido en Para y que el asunto y el cuerpo estén completos.
¿Dónde se usa este SMTP?
En todo: notificaciones automáticas, envío de facturas y presupuestos al cliente, recuperación de contraseña, alertas de tickets, etc. Y en los envíos manuales desde el modal Envio de correo.
Al enviar me dice a la vez "error" y "enviado correctamente". No lo entiendo.
El "error" llega cuando el envío sale por el servidor de CotizaPrint por defecto y tu servidor SMTP propio no está bien configurado. Si te llega el aviso con prefijo [ERROR EN LA CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR DE CORREO], el correo se mandó por el servidor de respaldo, no por el tuyo. Configura tu Servidor Personalizado correctamente y prueba con Probar Correo.
Cuando el cliente responde al correo, la respuesta llega a CotizaPrint en vez de a mí.
Si el correo salió por el servidor de CotizaPrint (sin SMTP propio), la respuesta del cliente va al buzón de CotizaPrint. La solución es configurar tu Servidor Personalizado para que los envíos salgan desde tu propio correo; así las respuestas te llegan a ti.
Tengo error de certificado SSL al enviar (Hostname/IP does not match certificate's altnames).
El certificado de tu servidor de correo no coincide con el host configurado. Es un problema del proveedor de tu servidor SMTP; coméntalo con ellos. Mientras tanto puedes probar otro puerto/host que indique tu proveedor.