Servidor de correio (SMTP)

O que é

Configuração do servidor SMTP para que a aplicação possa enviar emails com o seu domínio (faturas, notificações, modelos de correio).

Sem SMTP configurado e ativo, nenhum email sai da app.

Disponível no plano PRO.

Para que serve

• Ligar o seu próprio servidor de correio (ou usar o servidor por defeito do CotizaPrint) para enviar emails a partir da plataforma.
• Personalizar o aspeto dos correios: prefixo e sufixo do assunto, cabeçalho, corpo, rodapé, design e cor de marca.
• Compor e enviar correios manualmente a partir dos fluxos de negócio (orçamento, encomenda, fatura) com destinatários, anexos e corpo em HTML.
• Testar que a configuração funciona antes de começar a enviar a sério.

Como se usa

O módulo tem três ecrãs (modais), todos acessíveis a partir de Definições com plano PRO:

1. Configuração de correio eletrónico — configurar o servidor SMTP. Permissão mailServer_edit.
2. Configuração de Modelos de Correio Eletrónico — personalizar o aspeto dos correios. Permissão mailTemplate_edit.
3. Envio de correio — compor e enviar um correio. Abre-se a partir de um fluxo de negócio (por exemplo, ao enviar um orçamento ou uma fatura ao cliente).

Passos habituais:

1. Abra Configuração de correio eletrónico e ative o interruptor Servidor Personalizado se quiser usar o seu próprio servidor.
2. Preencha Servidor SMTP, Porta SMTP, Autenticação SMTP, Utilizador SMTP e Palavra-passe SMTP.
3. Clique em Testar Correio: chega-lhe um email de teste à sua conta. Se chegar, está tudo bem.
4. Clique em Guardar.
5. (Opcional) Abra Configuração de Modelos de Correio Eletrónico e ajuste o prefixo e o sufixo do assunto, o cabeçalho, o corpo, o rodapé, o Estilo e a Cor.

Configuração SMTP

Personalização visual dos emails

Configura-se a partir de Configuração de Modelos de Correio Eletrónico.

Este modelo é a moldura de todos os correios que saem da empresa: o assunto, o cabeçalho, o

corpo e o rodapé que envolvem cada orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa ou fatura que enviar.

O editor tem dois modos, e muda-se de um para o outro com o botão do rodapé: Modo simples (o

predefinido, escolhe-se design e cor sem tocar em código) e Modo avançado (edita-se o HTML à mão).

Botões e ações — para que serve cada um

Texto literal tal como aparece no ecrã. Para os interruptores documentam-se os dois estados.

Modal "Configuração de correio eletrónico"

Modal "Configuração de Modelos de Correio Eletrónico"

Modal "Envio de correio"

Conceitos-chave

• Servidor Personalizado: usar um servidor SMTP próprio em vez do servidor por defeito do CotizaPrint. Exige os dados de ligação (endereço, porta, utilizador, palavra-passe) e, se aplicável, certificado.
• SMTP: protocolo padrão para enviar correio. O CotizaPrint usa um servidor SMTP (o seu ou o por defeito) para enviar faturas, notificações e restante correio.
• TLS: protocolo de cifra para a ligação SMTP. Usa-se tipicamente na porta 587.
• SSL: protocolo de cifra para a ligação SMTP. Usa-se tipicamente na porta 465. Mais antigo do que o TLS mas ainda comum.
• Servidor de Certificado: servidor que valida a identidade da ligação por certificado digital. Se o deixar vazio, assume-se o mesmo que o Servidor SMTP.
• Prefixo / Sufixo do título: textos fixos que se acrescentam automaticamente ao início ou ao fim do assunto de cada correio. Ex.: prefixo [CotizaPrint] faz com que Orçamento 2026 fique [CotizaPrint] Orçamento 2026.
• Modo simples / Modo avançado: as duas formas de editar o modelo. No Modo simples escolhe-se design (Estilo), Cor e Espaçamento sem tocar em código; no Modo avançado escreve-se o HTML do modelo à mão. Alterna-se com o botão do rodapé do editor.
• Corpo do correio: conteúdo principal da mensagem. Suporta HTML (negrito, cores, tabelas, imagens).
• Texto de antevisão (preheader): frase curta de pré-visualização que aparece junto ao assunto na caixa de entrada de alguns gestores de correio, antes de abrir a mensagem. Serve de "isco" para que o cliente o abra.
• CC (Cópia / Carbon Copy): endereço que recebe uma cópia visível do correio. Os restantes destinatários veem quem está em CC.
• CCO (Cópia Oculta / BCC): endereço que recebe o correio sem aparecer para os restantes destinatários. No CotizaPrint inclui automaticamente o email do utilizador com sessão iniciada.
• Contactos: base de dados de endereços de clientes/fornecedores/utilizadores no CotizaPrint. Permite escolher vários emails de uma vez sem os escrever.
• Autocompletar de contactos nos destinatários: ao escrever nos campos de destinatário (a partir de 2 caracteres) aparecem sugestões de contactos para adicionar com um clique. Em Para só se sugerem os contactos do cliente do documento; em CC e CCO procura-se entre todos os contactos da conta que tenham correio, por coincidência do email. As sugestões nunca incluem correios já adicionados.
• Anexo: ficheiros (imagens, PDFs, documentos) que se incluem com o correio. Vários por correio, alojados na nuvem.
• Teste de Correio: email de validação que o CotizaPrint envia para a própria conta para verificar que a configuração do servidor SMTP funciona.

Funcionalidades segundo o plano / perfil

• PRO: desbloqueia a configuração do servidor SMTP (mailServer_edit), a configuração de modelos (mailTemplate_edit) e o envio de correios.
• TRY / STD: não disponíveis.
• Permissões de perfil: mailServer_edit para o modal do servidor; mailTemplate_edit para o modal de modelos.

Perguntas frequentes

Que SMTP uso?

O do seu fornecedor de correio. Gmail: smtp.gmail.com porta 465 SSL. Outlook 365: smtp.office365.com porta 587 TLS. Servidor próprio: pergunte ao seu administrador. Preencha no campo Servidor SMTP com o Servidor Personalizado ativado.

Não sei o servidor nem a porta do meu correio. Como configuro isso facilmente?

Use o seletor Fornecedor de correio no início da secção Servidor SMTP: escolha o fornecedor (Gmail/Google Workspace, Outlook/Microsoft 365, Zoho, Yahoo, IONOS, OVH) e a app preenche sozinha o Servidor SMTP, a Porta SMTP e a Autenticação SMTP. Só falta colocar o Utilizador SMTP e a Palavra-passe SMTP (convém usar uma palavra-passe de aplicação com Gmail/Outlook/Yahoo). Se o fornecedor não estiver na lista, escolha Configuração manual e preencha os campos com os dados que o fornecedor indicar.

Para que serve o interruptor "Servidor Personalizado"?

Em ON usa o seu próprio servidor SMTP (aparecem os campos Servidor SMTP, Porta, Utilizador, Palavra-passe, etc., e é mostrado um ícone de cadeado). Em OFF usa o servidor de correio por defeito do CotizaPrint, sem colocar dados de ligação.

Para que serve o botão "Testar Correio"?

Envia um correio de teste para a própria conta (a do utilizador com sessão iniciada) para validar que o servidor SMTP está bem configurado. Se chegar, funciona. Fica desativado enquanto o formulário não for válido.

Cliquei em "Guardar" e está desativado / a cinzento.

O botão Guardar só se ativa quando algo foi modificado e o formulário é válido. Verifique se os campos obrigatórios estão preenchidos (Servidor SMTP, Porta SMTP, Utilizador SMTP, Palavra-passe SMTP) caso o Servidor Personalizado esteja ativo.

O que coloco em "Servidor de Certificado"?

O endereço do servidor que valida a ligação por certificado. É opcional: se o deixar vazio, o CotizaPrint assume que é o mesmo que o Servidor SMTP. Na maioria dos casos pode deixar em branco.

Que diferença há entre TLS e SSL em "Autenticação SMTP"?

São dois protocolos de cifra. O TLS costuma ir na porta 587 e o SSL na 465. Escolha o que o fornecedor de correio indicar e coloque a porta correspondente em Porta SMTP.

O Gmail não deixa iniciar sessão com a palavra-passe da conta.

O Gmail exige uma palavra-passe de aplicação (não a da conta). Gere-a a partir da segurança da conta Google e use-a em Palavra-passe SMTP.

Testei o correio e diz erro 535.

Utilizador ou palavra-passe incorretos. Reveja o Utilizador SMTP e a Palavra-passe SMTP. No caso do Gmail, certifique-se de que usa uma palavra-passe de aplicação.

Como personalizo o aspeto dos emails (design e cor)?

Abra Configuração de Modelos de Correio Eletrónico. No Modo simples escolha a forma em Estilo (Clássico, Moderno, Minimal, Cabeçalho lateral, Recibo, Blocos de cor ou Sem design), o tom em Cor — ou clique em Personalizado e use Escolha a cor da sua marca para colocar uma cor própria — e ajuste o Espaçamento. Clique em Guardar.

É possível editar o HTML do correio à mão?

Sim. Clique em Modo avançado no rodapé do editor e aparece HTML do modelo. Os marcadores que pode inserir estão sobre o campo. Para voltar ao editor visual, clique em Modo simples.

Como faço para que saiam os dados da empresa no rodapé do correio?

Ative + Dados da empresa (rodapé): passa a ✓ Dados da empresa (rodapé) e aparece Dados da empresa a mostrar: para escolher quais saem. Depois clique em Guardar.

Para que servem o prefixo e o sufixo do assunto?

São textos fixos que se acrescentam ao assunto de todos os correios. O Prefixo do assunto vai à frente e o Sufixo do assunto vai atrás. Em Assunto resultante: vê-se como fica montado. Ex.: com o prefixo [CotizaPrint], um assunto Orçamento 2026 sai como [CotizaPrint] Orçamento 2026.

Como adiciono vários destinatários a um correio?

No modal Envio de correio, escreva o correio em Para (ou em CC / CCO) e clique em Enter ou vírgula: fica como uma etiqueta. Repita para adicionar mais. Para remover um, clique na cruz da etiqueta. CC e CCO ficam ocultos até clicar em + CC / + CCO. O ícone Contactos abre a agenda do CotizaPrint para escolher vários de uma vez. Se um correio estiver mal escrito, a etiqueta sai a vermelho.

Como se redige o assunto ou o corpo do correio com IA?

No modal Envio de correio (o que se abre ao enviar o correio ao cliente) cada campo de texto tem o seu botão IA: em Título (assunto), em Texto de antevisão (preheader) e em Corpo. Cada um abre o Assistente IA para redigir apenas esse campo a partir do documento e do cliente. Para que a IA escreva o correio inteiro de uma vez (assunto + antevisão + corpo), use o botão Assistente IA do rodapé do modal. Disponível a partir do plano Pro.

O que é o "Texto de antevisão (preheader)" do correio?

É a frase curta de pré-visualização que alguns gestores de correio mostram junto ao assunto na caixa de entrada, antes de abrir a mensagem. Tem o seu próprio botão IA para a redigir. É opcional.

O que faz "Repor modelo" no envio de correio?

Recompõe o assunto com o prefixo e o sufixo configurados e restaura o corpo original do correio, desfazendo as alterações manuais ou da IA.

Como se procura um contacto ao escrever em CC ou CCO?

Comece a escrever (a partir de 2 caracteres) em CC ou CCO: o CotizaPrint procura entre todos os contactos da conta que tenham correio, por coincidência do email, e mostra sugestões para adicionar com um clique. As sugestões excluem os correios já adicionados. No campo Para o autocompletar só sugere os contactos do cliente do documento.

Porque é que em "Para" não aparecem os mesmos contactos que em CC/CCO?

É de propósito. Para sugere apenas os contactos do cliente do documento (o destinatário habitual). CC e CCO procuram entre todos os contactos da conta com correio, caso se queira colocar em cópia alguém de outro cliente.

Que diferença há entre CC e CCO?

CC é cópia visível: os restantes destinatários veem quem está em cópia. CCO é cópia oculta: recebem o correio sem que os outros o vejam. O CCO inclui automaticamente o próprio email (o do utilizador com sessão iniciada).

Como se anexa um ficheiro (PDF, imagem)?

No modal Envio de correio, na secção Anexo carregue os ficheiros; podem ser vários, cada um no seu próprio carregador. Ficam alojados na nuvem e seguem com o correio.

O assunto do correio (campo "Título") preenche-se sozinho. Porquê?

O Título constrói-se automaticamente concatenando o prefixo + o assunto + o sufixo configurados no modelo. Pode ser editado, se necessário.

Não deixa clicar em "Enviar".

O botão Enviar fica desativado enquanto o formulário não for válido. Verifique se há pelo menos um destinatário válido em Para e se o assunto e o corpo estão completos.

Onde se usa este SMTP?

Em tudo: notificações automáticas, envio de faturas e orçamentos ao cliente, recuperação de palavra-passe, alertas de tickets, etc. E nos envios manuais a partir do modal Envio de correio.

Ao enviar aparece ao mesmo tempo "erro" e "enviado com sucesso". Não se entende.

O "erro" aparece quando o envio sai pelo servidor do CotizaPrint por defeito e o servidor SMTP próprio não está bem configurado. Se chegar o aviso com o prefixo [ERRO NA CONFIGURAÇÃO DO SERVIDOR DE CORREIO], o correio foi enviado pelo servidor de reserva, não pelo próprio. Configure corretamente o Servidor Personalizado e teste com Testar Correio.

Quando o cliente responde ao correio, a resposta chega ao CotizaPrint em vez de chegar à empresa.

Se o correio saiu pelo servidor do CotizaPrint (sem SMTP próprio), a resposta do cliente vai para a caixa de correio do CotizaPrint. A solução é configurar o Servidor Personalizado para que os envios saiam a partir do próprio correio; assim as respostas chegam diretamente.

Aparece um erro de certificado SSL ao enviar (Hostname/IP does not match certificate's altnames).

O certificado do servidor de correio não coincide com o anfitrião configurado. É um problema do fornecedor do servidor SMTP; conviria falar com eles. Entretanto pode testar outra porta/anfitrião indicado pelo fornecedor.