Acabou de entrar e tem o programa inteiro à sua frente. Este guia leva-o do primeiro dia à sua primeira fatura, pela ordem que menos tempo custa. Cada secção tem ainda o seu documento detalhado, ligado ao longo do texto.
Leia-o de ponta a ponta em dez minutos. Não é preciso configurar nada para começar: a sua conta vem com um catálogo de exemplo pronto a orçamentar.
O que o programa faz, num desenho
A ideia: descreve uma vez como trabalha a sua oficina (que materiais usa, que máquinas tem, quanto custam). A partir daí, cada orçamento é escolher um produto e uma quantidade — o preço é o programa que o calcula.
Comece a orçamentar, não a configurar
O erro mais comum do primeiro dia é entrar em Definições e tentar deixar tudo perfeito antes de orçamentar seja o que for.
Faça ao contrário. A sua conta vem com produtos, suportes, máquinas e operações já preconfigurados. Faça um orçamento de teste com o catálogo tal como está e verá como funciona em dois minutos. Depois ajusta os custos à sua realidade.
Que ecrã uso para cada coisa
| Se quiser… | Vá a | Documento |
|---|---|---|
| Calcular o preço de um trabalho | Orçamentar (/cotizar) | Painel / Orçamentar |
| Registar um cliente | Clientes (/clientes) | Clientes e Fornecedores |
| Fazer um orçamento | Orçamentos (/ggpOferta) | Venda |
| Ver o que está em produção | Encomendas / OT (/ggpPedido) | Venda |
| Emitir uma fatura | Faturas (/ggpFactura) | Venda |
| Alterar o preço de um material | Suporte (/soporte) | Suportes de impressão |
| Alterar o custo de um acabamento | Operações (/operaciones) | Operações |
| Alterar o custo de imprimir | Máquinas (/maquinas) | Máquinas de impressão |
| Criar um tipo de trabalho novo | Produtos (/productos) | Produtos |
| Colocar o seu logótipo e os dados fiscais | Definições → Empresa → Dados da empresa | Dados da empresa |
| Ver quanto vendeu | Análise (/analisis) — PRO+ | Análise |
Passo 1 · O seu primeiro orçamento
Sem configurar nada, com o catálogo de exemplo.
- Entre em Orçamentar (
/cotizar). Verá as suas categorias com produtos lá dentro. - Clique num produto qualquer. Abre-se o módulo de orçamentação.
- Preencha "Quantidade" e a "Medida". Deixe o resto como vem.
- Veja o cartão "Custos e desagregação": é aí que está o preço e de onde sai cada euro.
- Clique em "Guardar".
Pronto: isto é um orçamento. Se o preço não se parecer com o seu, é normal — os custos do catálogo de exemplo não são os da sua oficina. Isso resolve-se no passo 2.
Atalho: no módulo de orçamentação, os campos "Med./Suporte" e "Máquina" têm o valor "Otimizar". Com ele, o programa escolhe a combinação mais barata em vez de ser você a escolhê-la.
Passo 2 · Coloque os seus custos reais
É daqui que saem todos os preços que o programa calcula. São três sítios, e os custos são globais: altera-os uma vez e afetam todos os produtos que os usem.
| Onde | O que coloca aí |
|---|---|
Suporte (/soporte) | O preço de compra de cada material, por medida, cor ou tamanho. Ver Suportes |
Máquinas (/maquinas) | O que lhe custa uma impressão em cada máquina. Ver Máquinas |
Operações (/operaciones) | O custo de cada acabamento e das suas opções. Ver Operações |
Não apague nada do catálogo de exemplo: mude-lhe o nome. Se o seu papel tem outro nome, altere o nome e o custo do suporte que já existe. Apagá-lo e criar outro obriga-o a refazer os produtos que o usavam. O mesmo com máquinas e operações.
Repita o passo 1 depois de mexer nos custos: o preço já deve parecer-se com o seu.
Passo 3 · Os dados da sua empresa
É isto que sai impresso em cada PDF que enviar ao cliente. Dez minutos, uma só vez.
- Definições → Empresa → Dados da empresa: "Nome comercial", "Denominação social" e "Email" são obrigatórios. Carregue aqui o seu logótipo. Clique em "Guardar".
- Definições → Parametrização → Impostos: clique em "Adicionar", preencha "Nome", "Sigla" e "Percentagem", e marque "Predefinido no produto" naquele que usar sempre. Ver Impostos.
- Definições → Definições → Moeda e unidade: símbolo, decimais e se separa com "Pontos" ou "Vírgulas". Ver Moeda e unidade.
Ao guardar um logótipo novo o programa pergunta "Quer aplicar o novo logótipo a todos os modelos de impressão, tanto de documentos como de OT?". Responda "Sim" da primeira vez.
Com o plano PRO pode configurar o seu próprio Servidor de correio para que os orçamentos saiam a partir do seu domínio. Ver Servidor de correio.
Passo 4 · O seu primeiro cliente
- Entre em Clientes (
/clientes), ecrã "Clientes e Fornecedores". - Procure antes de criar, para não duplicar.
- Clique em "Cliente e Fornecedor". Abre-se a ficha em branco.
- Marque "Cliente" (e "Fornecedor" se também lhe comprar).
- Preencha o separador "Geral". O "Nome do Contacto" é obrigatório.
- Clique em "Guardar".
Coloque sempre o "NIF". Se o deixar vazio, as faturas desse cliente saem como "Fatura simplificada", com esse carimbo no PDF.
Atalho: o botão "Adicionar cliente com IA" deixa-o colar a assinatura de um email ou um cartão de visita e cria a ficha sozinho. Reveja o resumo e clique em "Executar".
Passo 5 · Do orçamento à fatura
Aqui está o circuito completo. Os quatro documentos partilham o mesmo formulário; o que muda é o ponto do processo em que está.
Criar o orçamento
- Entre em Orçamentos (
/ggpOferta) e clique em "Novo". - Escolha o "Cliente" escrevendo o nome dele.
- Adicione o trabalho com "Novo orçamento" (abre o módulo de orçamentação) ou "Adicionar orçamento existente" se já o tiver orçamentado no passo 1.
- Clique em "Guardar". O programa atribui-lhe o número.
Enviá-lo ao cliente
Clique em "Partilhar" (ícone de partilha; este botão chamava-se antes "Imprimir") e escolha "Enviar por email": gera o PDF, anexa-o e abre o email com os destinatários já preenchidos. Também pode usar "Imprimir impresso" para o descarregar, ou "Direct" para lhe enviar uma ligação e um QR com os quais aprová-lo online (plano Full).
Quando ele aceita
Clique em "Aceitar". O orçamento avança para o documento seguinte e já não tem de reescrever nada: cliente, linhas e preços viajam sozinhos.
- Se ele só aceitar uma parte, marque a caixa dessas linhas e clique em "Aceitar".
- Para saltar direto para a fatura, "Faturar" a partir de qualquer ponto.
- Para fechar a fatura, "FATURAR" no formulário ou "Fechar / Faturar" na listagem. Se ficar valor por liquidar, pergunta-lhe se regista o recebimento.
- Enganou-se? "Marcar pendente" ou "Reverter" desfazem o avanço.
Nem todos os passos são obrigatórios. Se não usa guias de remessa nem ordens de trabalho, desative-os nas Definições e o programa salta-os. Ver Venda.
A rotina, depois de arrancar
- Chega um pedido → Orçamentar → "Propor".
- Sai o orçamento → "Partilhar" → "Enviar por email".
- O cliente diz que sim → "Aceitar" → entra em produção.
- Entrega-se e fatura-se → "FATURAR".
- Fim do mês → Análise para ver como correu (PRO+).
O resto — suportes, máquinas, operações, produtos — só se mexe quando muda alguma coisa na sua oficina: sobe um papel, compra uma máquina, acrescenta um acabamento.
Vocabulário que vai ver no ecrã
- Orçamento (cálculo): o cálculo do preço de um trabalho. Vive dentro de um orçamento ou solto no carrinho.
- Produto: um tipo de trabalho orçamentável (cartões, lonas, t-shirts) com a fórmula de como se calcula o seu preço.
- Suporte: o material físico. É aí que vão os custos reais de compra.
- Operação: um acabamento ou processo de fabrico (plastificar, cortar e vincar, dobrar) com o seu custo.
- Gráfica: cada parte imprimível de um produto. Um folheto pode ter capa e interior com papéis diferentes.
- OT (Ordem de Trabalho): a encomenda já aceite, em produção. É o que a oficina vê.
- Guia de remessa: o papel da entrega, sem valor fiscal.
- Otimizar: valor dos campos "Med./Suporte" e "Máquina" que deixa o programa escolher a combinação mais barata.
- Fatura simplificada: a que sai quando o cliente não tem NIF.
Se alguma coisa não encaixa
| Sintoma | Causa habitual | Solução |
|---|---|---|
| O preço não se parece com o meu | Os custos continuam a ser os do catálogo de exemplo | Ajuste Suportes, Máquinas e Operações |
| O PDF sai sem o meu logótipo | Faltam os dados da empresa | Dados da empresa → carregue o logótipo → "Guardar" → responda "Sim" para o aplicar aos modelos |
| A fatura diz "Fatura simplificada" | O cliente não tem "NIF" | Preencha-o na ficha dele em Clientes |
| Não encontro um orçamento aceite | Já avançou de nível: está em Encomendas | Procure-o em /ggpPedido, ou filtre por estado na listagem |
| Mexi num custo e mudaram outros preços | Os custos são globais de propósito | Está correto: um material sobe de preço para todos os produtos que o usam |
| Apaguei um suporte e um produto deixou de funcionar | O produto apontava para esse suporte | Mude o nome em vez de apagar; recupere o suporte ou reatribua o produto |
| Já não vejo o guia "Começar nunca foi tão fácil" | A sua conta saiu do plano de experimentação | Normal. Este guia e o resto do manual continuam sempre disponíveis |
Que plano precisa
| Para | Plano |
|---|---|
| Orçamentar, clientes, orçamentos, encomendas, guias de remessa e faturas | Todos |
| Suportes, máquinas, operações, produtos | Todos |
| Dados da empresa, impostos, moeda | Todos |
| Servidor de correio próprio, partilhar a OT com o cliente | PRO+ |
| Análise e Estatística de Venda | PRO+ |
| Painel de Gestão, Relatórios de Faturação | Full |
Num plano inferior o ecrã mostra o aviso do módulo com o botão Subir de perfil.
Perguntas frequentes
Acabei de entrar, por onde começo?
Por Orçamentar (/cotizar). Escolha um produto do catálogo de exemplo, coloque uma quantidade e veja o preço. Com isso percebe o programa em dois minutos. Depois ajuste os seus custos em Suportes, Máquinas e Operações, e a seguir os dados da sua empresa. Não é preciso configurar nada para começar a experimentar.
Quanto tempo demoro a tê-lo a funcionar?
O primeiro orçamento, dois minutos. Os dados da empresa e os impostos, dez. Ajustar os custos à sua oficina é o que leva mais tempo, e pode fazer-se aos poucos: comece pelos materiais e máquinas que mais usa.
Tenho de configurar tudo antes de fazer o meu primeiro orçamento?
Não. A sua conta vem com produtos, suportes, máquinas e operações preconfigurados. A única coisa que convém ter antes de enviar um PDF a um cliente são os dados da empresa e os impostos.
De onde saem os preços que calcula?
De três sítios que se somam: o suporte (o material), a máquina (a impressão) e as operações (os acabamentos). O produto define a fórmula que os combina. Alterar um custo afeta todos os produtos que o usam, porque os custos são globais.
Qual é a diferença entre produto e suporte?
O produto é o que vende (um cartão, uma lona) e contém a fórmula do preço. O suporte é o material com que se faz (o papel, o vinil) e é onde está o seu custo de compra. Um mesmo suporte é usado por muitos produtos.
Como faço o meu primeiro orçamento?
Em /ggpOferta clique em "Novo", escolha o "Cliente", adicione o trabalho com "Novo orçamento" e clique em "Guardar". Para o enviar, "Partilhar" → "Enviar por email" (o botão "Partilhar" é o que antes se chamava "Imprimir").
Como passo um orçamento a fatura?
Com "Aceitar" avança um passo de cada vez (orçamento → encomenda → guia de remessa → fatura), ou com "Faturar" salta direto a partir de qualquer ponto. Não há nada a reescrever: cliente, linhas e preços passam sozinhos.
Não existe nenhum botão "Converter em encomenda", onde está?
Chama-se "Aceitar". É esse o botão que faz o documento avançar para o nível seguinte da cadeia.
Posso criar um cliente enquanto faço o orçamento?
Sim. No formulário, junto ao campo "Cliente", o ícone de "Mudar cliente" abre uma janela com a opção "Criar novo" (Nome, NIF e Morada) e também "Preencher com IA". Ainda assim, para o registo completo é melhor o caminho normal em Clientes.
Porque é que as minhas faturas saem como "Fatura simplificada"?
Porque esse cliente não tem o "NIF" preenchido. Complete-o na ficha dele e as faturas seguintes saem normais.
Posso apagar os produtos e suportes de exemplo e criar os meus?
É melhor mudar-lhes o nome. Altere o nome e o custo do que já existe em vez de o apagar: se apagar um suporte, os produtos que o usavam deixam de calcular bem. Vale o mesmo para máquinas e operações.
Tenho de usar guias de remessa e ordens de trabalho?
Não. Cada empresa decide que níveis usa. Os que desativar são saltados automaticamente em toda a cadeia; pode ir de orçamento a fatura diretamente.
Onde vejo quanto vendi?
Em Análise (/analisis), com "Estatística de Venda" para a comparação mês a mês por comercial e cliente. Requer o plano PRO+; o "Painel de Gestão" e os "Relatórios de Faturação" requerem Full. Ver Análise.
Desapareceu o guia "Começar nunca foi tão fácil" do ecrã inicial.
Esse bloco de cartões só é mostrado enquanto a conta está no plano de experimentação. A saudação "Bem-vindo a" continua sempre visível, e toda a documentação fica disponível no manual e no motor de pesquisa da ajuda.
Como ensino isto a um colaborador novo?
Com este mesmo guia: os cinco passos por ordem, começando por um orçamento de teste. Para o detalhe de cada ecrã, cada secção liga ao seu documento. Para o controlo de existências há um guia à parte: Guia do inventário.