Efeitos a Receber

O que é

Ecrã de acompanhamento dos vencimentos de cobrança das suas faturas. Cada fatura gera um efeito a receber ao ser faturada, com a sua própria data de vencimento (calculada a partir da forma de pagamento e do dia de pagamento do cliente). Aqui vê, num relance, o que tem pendente de receber, o que está vencido e o que já foi recebido.

Está no menu Venda → Efeitos a receber (/efectosCobro).

Para que serve

• Saber quanto lhe devem e quando vence cada recebimento.
• Detetar de imediato o que está vencido (não recebido e com data já passada).
• Planear a tesouraria: ver o que entra hoje, esta semana, este mês e nos próximos.
• Abrir o recebimento de uma fatura com um clique, sem ter de a procurar na listagem de faturas.

Como se usa

Efeitos a Receber: um vencimento por linha, com o valor Recebido e o que falta Pendente. É o ecrã a partir do qual se controla o que está por receber.

1. Entre em /efectosCobro.
2. Veja o bloco Pagamentos / Vencimentos em cima: cada cartão KPI agrupa os efeitos por proximidade de vencimento. Clique num para filtrar a lista apenas por essa faixa.
3. Use o alternador Por receber / Recebidos / Todos para delimitar que efeitos vê.
4. Afine com o menu de estado se quiser um estado concreto (Pendente (inclui vencidos), Vencido, Recebido parcial, Recebido total).
5. Clique numa linha → abre o modal de recebimento dessa fatura para registar o recebimento.
6. Clique no botão da coluna Fatura → abre a fatura correspondente.

Bloco "Pagamentos / Vencimentos" (KPIs clicáveis)

Os cartões superiores repartem os efeitos consoante quando vencem. Por baixo de cada um indica-se a quantidade (ex. "5 efeitos"). São clicáveis: ao clicar num, a lista filtra-se por essa faixa.

Alternador Por receber / Recebidos / Todos

Menu de estado

Colunas da lista

Modelo de estados

Cada efeito mostra um único estado, escolhido por prioridade: Recebido > Vencido > Parcial > Pendente.

• Vencido = pendente caducado: não está totalmente recebido e a sua data de vencimento já passou.
• Por receber agrupa tudo o que não está totalmente recebido: pendente + parcial + vencido.
• Um efeito só deixa de estar "por receber" quando é recebido a 100 %.

Isto explica por que motivo um efeito vencido também aparece em "Pendente (inclui vencidos)" no menu de estado: vencido é um caso de pendente (o que, além disso, já caducou).

Cor do estado

Botões e ações — para que serve cada um

Texto literal tal como aparece no ecrã. Os três botões de recebimento formam um alternador: apenas um está ativo de cada vez.

Gerar ficheiro SEPA (Banco)

A partir deste ecrã pode gerar o ficheiro de remessa bancária para cobrar de uma vez vários efeitos por banco, sem os introduzir um a um no site do banco.

Como se usa

1. Selecione na tabela um ou vários efeitos (caixa de verificação de cada linha).
2. No menu de ações clique em SEPA / Banco (ícone account_balance).
3. Abre-se o modal Gerar ficheiro SEPA. Em cima escolhe o tipo de SEPA: por agora só o Cuaderno 19 (débito direto / domiciliações) está ativo; Cuaderno 34 e Cuaderno 58 aparecem como Brevemente.
4. Reveja os dados do credor (a sua empresa): nome, IBAN, BIC (opcional), Identificador de Credor SEPA, data de cobrança e referência da remessa. O nome sai da configuração de empresa; IBAN, BIC e Identificador de Credor SEPA, da conta bancária escolhida no seletor Conta bancária (por omissão a predefinida). Pode alterar qualquer campo antes de gerar.
5. Reveja a tabela de débitos: uma linha por efeito, com o devedor, o seu IBAN, BIC, referência do mandato, data de assinatura, tipo de sequência, conceito e valor. Todos os campos são editáveis.
6. As linhas com dados incompletos ou errados marcam-se a vermelho (IBAN inválido, mandato sem referência ou sem data, valor 0). Corrija-as.
7. Clique no botão do formato que o seu banco aceite: Cuaderno 19 (.q19) (ficheiro de texto clássico Norma 19) ou SEPA XML (.xml) (XML pain.008). Descarrega-se o ficheiro; carregue-o na sua banca eletrónica para cobrar os recibos. Em caso de dúvida, o .q19 é o formato que a maioria dos bancos espanhóis e os programas de faturação tradicionais utilizam.

De onde saem os dados

• Devedor (cada cliente): IBAN (conta bancária), BIC, referência do mandato, data de assinatura do mandato e tipo de mandato vêm da ficha do cliente. Se um cliente não os tiver preenchidos, a sua linha sai marcada a vermelho: complete-os na ficha do cliente (ou manualmente no modal antes de gerar). Se o cliente não tiver data de assinatura do mandato, a linha é preenchida com a data de hoje por omissão; altere-a se a assinatura real foi noutra data.
• Credor (a sua empresa): o nome e o NIF vêm da configuração de empresa. O IBAN, o BIC e o Identificador de Credor SEPA saem da conta bancária escolhida no seletor Conta bancária do modal (catálogo de Definições → Finanças); por omissão pré-seleciona-se a conta marcada como predefinida (se tiver IBAN válido; caso contrário, a primeira conta com IBAN válido). Pode mudar de conta no seletor ou editar qualquer campo manualmente. Se ainda não tiver contas no catálogo, esses campos saem vazios e preenche-os manualmente antes de gerar.

Configuração de Finanças

As contas bancárias da sua empresa geram-se em Definições → Finanças (ícone account_balance, junto a Moeda e Unidade). O modal de Finanças tem duas partes:

• Conta predefinida (seletor em cima): menu com as contas do catálogo. Escolhe qual é a predefinida da organização; ao alterá-la, as restantes deixam de o ser automaticamente. É o único sítio onde se decide a conta predefinida.
• Contas bancárias (catálogo): lista das contas da organização (várias, não só uma).

Pode abrir-se também a partir da ligação Configuração dentro do modal Gerar ficheiro SEPA. Ao fechar, o modal SEPA atualiza os dados do credor.

O botão "Configuração" foi retirado do cabeçalho da listagem de Efeitos a Receber. Já não há acesso a Finanças a partir do ecrã /efectosCobro. A configuração de finanças (contas bancárias, conta predefinida, dados SEPA) faz-se a partir de Definições → Finanças, a partir do botão Gerir contas bancárias do modal Forma de Pagamento, ou a partir da ligação Configuração do próprio assistente para gerar o ficheiro SEPA.

Contas bancárias (catálogo)

O catálogo de Contas bancárias lista as contas da organização:

• Cada linha do catálogo mostra o alias, o banco, o IBAN, o titular e o BIC.
• Adicionar conta bancária: dá de alta uma conta nova (alias, banco, titular, IBAN, BIC e Identificador de Credor SEPA). O Identificador de Credor SEPA guarda-se por conta, não é um dado global da empresa.
• Clique numa linha para editar essa conta; use o ícone delete para apagá-la.
• A conta predefinida não se marca dentro de cada conta: escolhe-se com o seletor Conta predefinida em cima.

Conceitos-chave

• Efeito a receber: registo financeiro que representa um direito de recebimento da empresa sobre um cliente, associado a uma fatura. Tem valor, data de vencimento e pode estar total, parcial ou pendente de receber.
• Vencimento: data limite até à qual se espera receber o pagamento do efeito. Os efeitos repartem-se em faixas consoante o seu vencimento em relação a hoje (caducado, hoje, esta semana, este mês, próximo mês, futuro).
• Caducado: efeito cuja data de vencimento é anterior a hoje. Indica que o recebimento está atrasado.
• Estado do efeito: classificação segundo o progresso de recebimento: Pendente (não se pagou nada), Recebido parcial (pagou-se parte), Recebido total (pagou-se o valor completo), Vencido (pendente e vencido por data).
• Valor: quantia monetária total do efeito a receber do cliente.
• Recebido: quantia do efeito já recebida (soma de todos os pagamentos/recebimentos aplicados).
• Pendente: quantia do efeito ainda por receber (valor − recebido).
• KPI (cartão do bloco "Pagamentos / Vencimentos"): indicador com o total de valor e a quantidade de efeitos de uma faixa de vencimento. É clicável para filtrar.
• Bucket / faixa: agrupamento temporal de efeitos consoante a sua data de vencimento (caducado, hoje, esta semana, este mês, próximo mês, futuro). Cada faixa é clicável para filtrar a lista.
• SEPA: padrão europeu de pagamentos. Aqui usa-se para gerar o ficheiro de remessa bancária que cobra vários efeitos de uma vez por banco.
• Cuaderno 19: norma de débito direto (domiciliações) para cobrar recibos aos clientes com mandato assinado. Gera-se em dois formatos: o Cuaderno 19 clássico (ficheiro de texto .q19, Norma 19 AEB de largura fixa, o tradicional que a maioria dos bancos aceita) ou o SEPA XML (pain.008.001.02, o padrão SEPA moderno, também chamado Cuaderno 19.14). O conteúdo (credor, devedores, valores) é o mesmo; muda apenas o formato do ficheiro. Escolha o que o seu banco aceitar.
• Remessa: conjunto de débitos (recebimentos) que se enviam juntos ao banco num único ficheiro.
• Mandato: autorização assinada pelo cliente que permite cobrar-lhe recibos por domiciliação. No Cuaderno 19 cada devedor precisa de referência do mandato e data de assinatura (campos da ficha do cliente).
• Identificador de Credor SEPA: identificador único da sua empresa como emissor de recibos (formato ES + dígitos de controlo + ZZZ + NIF). Guarda-se por conta bancária no catálogo de Definições → Finanças e pode editar-se no modal SEPA antes de gerar.
• Conta predefinida: a conta do catálogo que o modal SEPA pré-seleciona como credor. Escolhe-se com o seletor Conta predefinida em Definições → Finanças (não se marca dentro de cada conta).
• IBAN / BIC: número de conta internacional e código de banco. O IBAN do devedor sai da ficha do cliente; o do credor, da conta bancária escolhida no seletor do modal SEPA.
• Incoerência / efeito descoordenado: situação em que o valor do efeito não coincide com as linhas da sua fatura, normalmente porque a fatura foi reaberta ou ficou sem linhas. A lista assinala-o com o valor a vermelho e um ícone de aviso. É típico do efeito órfão: mostra valor na lista mas ao entrar surge a 0.

Permissões

• Requer access_pay.

Perguntas frequentes

Como registo um recebimento a partir deste ecrã?

Tem duas vias. Clique na linha do efeito, ou selecione o efeito e clique em Gerir recebimentos no menu de ações. Abre-se o modal de recebimento dessa fatura: em cima o resumo do efeito (estado, valor, recebido, pendente e data de vencimento) e por baixo as linhas para anotar o recebimento.

Para que serve Gerir recebimentos?

É a opção do menu de ações (ícone payments) que aparece quando tem 1 efeito selecionado. Abre o modal de recebimento para registar ou ajustar o recebimento dessa fatura. Se não a vir, verifique se selecionou um único efeito.

De onde sai um efeito a receber?

Cria-se automaticamente ao faturar. Cada fatura gera o seu efeito com a data de vencimento calculada a partir da forma e do dia de pagamento do cliente.

Para que servem os cartões Caducados, Vencimento hoje, Esta semana...?

São os KPIs do bloco Pagamentos / Vencimentos. Cada cartão agrupa os efeitos por proximidade de vencimento e mostra quantos há ("X efeitos"). Clique num para filtrar a lista apenas por essa faixa; clique de novo ou altere outro filtro para o retirar.

Que diferença há entre o alternador Por receber / Recebidos / Todos e o menu de estado?

O alternador delimita por grandes blocos: Por receber (tudo o que não está recebido a 100 %), Recebidos (recebidos a 100 %) ou Todos. O menu afina por estado concreto: Pendente (inclui vencidos), Vencido, Recebido parcial ou Recebido total. Pode combiná-los.

Por que motivo um efeito vencido aparece também em Pendente (inclui vencidos)?

Vencido é um pendente que, além disso, já caducou. A opção Pendente (inclui vencidos) engloba-os; Vencido isola-os.

Cliquei num cartão KPI e a lista filtrou-se. Como retiro o filtro?

Clique de novo no mesmo cartão ou altere o menu de estado / o alternador. A lista reajusta-se.

Como abro a fatura a partir deste ecrã?

Clique no número de fatura na coluna Fatura. Abre a venda diretamente, sem a procurar na listagem.

O que significa cada coluna de valores?

Valor é o total do efeito, Recebido é o que já recebeu (soma de pagamentos) e Pendente é o que falta (valor − recebido).

Não me aparece nada em Recebidos.

Recebidos só lista efeitos recebidos a 100 %. Se tiver recebimentos parciais, vê-los-á em Por receber / Todos com estado Recebido parcial.

Como gero um ficheiro para o banco / um Cuaderno 19?

Selecione os efeitos que quer cobrar, clique em SEPA / Banco no menu de ações e abre-se o modal Gerar ficheiro SEPA. Reveja os dados (todos editáveis), corrija as linhas a vermelho se as houver e clique no botão do formato que o seu banco aceite: Cuaderno 19 (.q19) (ficheiro de texto clássico) ou SEPA XML (.xml). O ficheiro descarrega-se para o carregar na sua banca eletrónica.

Por que motivo descarrega um ficheiro .q19 e não .xml (ou ao contrário)? Qual uso?

São dois formatos do mesmo Cuaderno 19: o botão Cuaderno 19 (.q19) gera o ficheiro de texto clássico (Norma 19 AEB) que a maioria dos bancos espanhóis e os programas de faturação tradicionais esperam; o botão SEPA XML (.xml) gera o XML SEPA moderno (pain.008.001.02). O conteúdo é idêntico; muda o formato. Use o que o seu banco aceitar no carregamento — se o .xml for rejeitado, experimente o .q19, e vice-versa.

Para que serve SEPA / Banco?

É a opção do menu de ações (ícone account_balance) que aparece quando tem um ou mais efeitos selecionados (e nenhum recebido a 100 %). Cria o ficheiro de remessa bancária (por agora Cuaderno 19, débito direto) para cobrar esses efeitos de uma vez por banco.

Não me aparece o botão SEPA / Banco apesar de ter efeitos selecionados.

Algum dos efeitos selecionados está no estado Recebido total. Um recibo já recebido não pode entrar noutra remessa: a opção oculta-se para evitar cobrá-lo duas vezes. Retire a seleção dos efeitos recebidos (ou filtre por Por receber) e o botão volta a aparecer.

Posso incluir numa remessa um recibo que já cobrei?

Não. Os efeitos com estado Recebido total ficam excluídos da remessa SEPA: a opção SEPA / Banco oculta-se se os selecionar. Só entram na remessa os efeitos pendentes, parciais ou vencidos.

Uma linha do modal SEPA sai a vermelho, porquê?

Falta-lhe ou tem mal algum dado obrigatório: IBAN inválido, mandato sem referência ou sem data de assinatura, ou valor 0. Corrija-o no modal, ou melhor, na ficha do cliente (IBAN, BIC e dados do mandato), para que da próxima vez saia bem. O botão Gerar ativa-se quando não restam linhas a vermelho.

De onde sai o IBAN e o mandato do cliente?

Da ficha do cliente: conta bancária (IBAN), BIC, referência do mandato e data de assinatura. Se estiverem vazios, a linha do modal sai a vermelho.

O que é o Identificador de Credor SEPA e de onde sai?

É o identificador da sua empresa como emissor de recibos. Guarda-se por conta bancária no catálogo de Definições → Finanças, por isso sai da conta escolhida no seletor do modal SEPA. Se o seu banco lhe deu um diferente, edite-o no modal antes de gerar.

Posso alterar os valores ou conceitos antes de gerar a remessa?

Sim. Todo o modal é editável: valor, conceito, data de cobrança, IBAN, mandato e dados do credor. O que alterar só afeta o ficheiro gerado, não os efeitos nem a ficha do cliente.

Com que conta se cobra a remessa? Posso escolher outra?

No modal SEPA, o seletor Conta bancária lista as contas ativas da sua organização. Por omissão usa-se a predefinida (a que marca no seletor Conta predefinida de Definições → Finanças), desde que tenha IBAN válido; caso contrário, a primeira conta com IBAN válido. Mude de conta no seletor e preenchem-se IBAN, BIC e Identificador de Credor SEPA dessa conta. Ainda assim pode editar esses campos manualmente. Se não tiver contas no catálogo, o seletor não aparece e preenche os dados do credor manualmente.

Antes havia um botão "Configuração" em Efeitos a Receber e já não o vejo. Onde configuro as contas bancárias / os dados SEPA?

Esse botão foi retirado do cabeçalho da listagem de Efeitos a Receber. A configuração de finanças (contas bancárias, conta predefinida, Identificador de Credor SEPA) faz-se agora em Definições → Finanças. Também chega ao mesmo sítio a partir do botão Gerir contas bancárias do modal Forma de Pagamento ou da ligação Configuração do assistente para gerar o ficheiro SEPA.

Como decido qual é a conta predefinida?

Em Definições → Finanças, com o seletor Conta predefinida em cima: escolha uma conta do catálogo e passa a ser a predefinida (as restantes deixam de o ser). Não se marca dentro de cada conta. Será essa que o modal SEPA pré-seleciona como credor.

O modal SEPA colocou a data de assinatura do mandato em hoje, porquê?

Quando o cliente não tem data de assinatura do mandato na sua ficha, o modal preenche-a com a data de hoje por omissão para que a linha não saia incompleta. Se a assinatura real foi noutra data, edite-a no modal (ou, melhor, complete-a na ficha do cliente).

Há Cuaderno 34 ou 58?

Aparecem no modal como Brevemente. Por agora só o Cuaderno 19 gera ficheiro.

Por que motivo um efeito sai com o valor a vermelho e um ícone de aviso na lista?

É um aviso de incoerência: o valor desse efeito não bate com as linhas da sua fatura, normalmente porque a fatura foi reaberta ou ficou sem linhas. Costuma ser um efeito órfão ou descoordenado: mostra valor na lista mas ao entrar surge a 0. Reveja a fatura associada: volte a faturá-la para reemitir o efeito com o valor correto, ou elimine o efeito se já não corresponder.

Um efeito mostra valor na lista mas ao entrar surge a 0, o que se passa?

É um efeito descoordenado (órfão). O valor da lista já não coincide com as linhas da fatura (foi reaberta ou ficou sem linhas). Por isso a linha marca-o com o valor a vermelho e um ícone de aviso. Agora, ao clicar em Gerir recebimentos sobre ele, em vez do detalhe de recebimentos vazio surge o aviso Efeito a receber incoerente, que propõe eliminá-lo. Volte a faturar a fatura para recalcular o efeito, ou elimine-o se já não se aplicar.

Cliquei em Gerir recebimentos num efeito a vermelho e apareceu o aviso Efeito a receber incoerente. O que significa?

Esse efeito já não corresponde a uma fatura válida: a sua fatura foi devolvida, reaberta ou eliminada, ficou sem linhas ativas, ou o valor do efeito não coincide com a soma das linhas da sua fatura (o aviso mostra o valor do efeito face ao valor da fatura). Por isso, em vez de abrir o detalhe de recebimentos vazio, o CotizaPrint avisa-o e propõe eliminar o efeito. É decisão sua (Sim/Não): não se apaga nada automaticamente.

Se eliminar o efeito a partir do aviso Efeito a receber incoerente, perco os recebimentos já registados?

Não. Os recebimentos já registados mantêm-se mesmo que elimine o efeito incoerente. Só se retira o efeito descoordenado.

Reabri uma fatura que tinha efeito a receber e perguntou-me se queria eliminar o efeito. O que faço?

Ao reabrir uma fatura com efeito, o CotizaPrint pergunta se quer apagar também esse efeito a receber. Se o efeito já tinha recebimentos registados, o aviso indica quanto está recebido. Pode apagar o efeito com tranquilidade: os recebimentos registados mantêm-se mesmo que elimine o efeito.

Se apagar o efeito ao reabrir a fatura, perco os recebimentos que já tinha registado?

Não. Os recebimentos registados conservam-se mesmo que o efeito seja apagado. O aviso de reabertura mostra quanto está recebido antes de decidir.

Ao voltar a faturar uma fatura reaberta que já tinha efeito, o que me pergunta?

O CotizaPrint pergunta se quer voltar a emitir o efeito com o valor atual (recalcula-o com as linhas de agora) ou manter o efeito anterior tal como está. Escolha voltar a emitir se o valor mudou ao reabrir; mantenha o anterior se quiser conservá-lo como estava.