O que é
Criação, edição e eliminação das pessoas que podem entrar na organização. Cada utilizador tem o seu email, palavra-passe, dados de contacto e um ou vários perfis de acesso que definem o que pode fazer.
Para que serve
- Criar as pessoas da equipa que precisam de acesso ao sistema.
- Editar os dados de um utilizador existente (nome, telefone, perfis de acesso).
- Atribuir e remover perfis de acesso para controlar o que cada um pode fazer.
- Ativar a verificação em dois passos (2FA) para reforçar a segurança do acesso (planos FLL).
- Reenviar o email de redefinição de palavra-passe a um utilizador.
- Eliminar utilizadores que já não fazem parte da organização.
- Importar ou exportar a lista de utilizadores através de Excel.
Como se usa
- No ecrã principal de Definições, clique no bloco Utilizadores para abrir a lista.
- Para criar um novo, clique em Adicionar e preencha o formulário (email, nome, apelidos, telefone, perfil de acesso).
- Para editar um existente, clique na sua linha: abre-se o mesmo formulário com o email já bloqueado.
- Clique em Guardar para confirmar. Se o utilizador for novo, recebe um email para definir a sua palavra-passe.
- Use o ícone Eliminar (vermelho) da linha para apagar um utilizador.
Campos do utilizador
| Campo (texto no ecrã) | Para que serve |
|---|---|
| Correio Eletrónico | Endereço de email do utilizador. É o identificador único do sistema e não pode ser editado ao alterar um utilizador existente. |
| Telefone | Número de telefone de contacto do utilizador. |
| Nome | Nome do utilizador. |
| Primeiro apelido | Apelido paterno do utilizador. |
| Segundo apelido | Apelido materno do utilizador. |
| Perfil de acesso | Seleciona e gere os perfis de acesso atribuídos ao utilizador; permite adicionar e remover perfis. Define o que pode fazer no sistema. Ver Perfis de acesso e permissões. |
| Verificação em dois passos (2FA) | Ativa ou desativa a autenticação de dois fatores para este utilizador. Só em planos FLL. |
Botões e ações — para que serve cada um
Texto literal no ecrã. Para o interruptor documentam-se os dois estados.
| Botão / Controlo (texto no ecrã) | Para que serve |
|---|---|
| Utilizadores (bloco em Definições) | Abre o ecrã de gestão de utilizadores da organização a partir do menu de definições. |
| Adicionar | Abre o modal para criar um novo utilizador. Aparece desativado se já foi atingido o limite de utilizadores do plano. |
| Verificação em dois passos (2FA) (Desativado / Ativado) | Interruptor de autenticação de dois fatores. Desativado: o utilizador entra só com email e palavra-passe. Ativado: pede-se-lhe um segundo fator ao iniciar sessão. Disponível só em planos FLL; em planos inferiores mostra-se como cápsula informativa com aviso de upgrade em vez do interruptor. |
| Alterar Palavra-passe | Envia um email ao utilizador para que redefina a sua palavra-passe. Só visível ao editar um utilizador existente (não no próprio perfil). O administrador nunca vê a palavra-passe. |
| Guardar | Guarda as alterações do utilizador. Se for novo, envia também o email para definir a palavra-passe. |
| Cancelar | Fecha o modal sem guardar alterações. |
| Eliminar (ícone vermelho da linha) | Apaga um utilizador da lista. Requer confirmação. Não permite apagar o seu próprio utilizador nem o último utilizador da organização. |
| Importar / Exportar | Abre a caixa de diálogo para importar utilizadores a partir de um Excel ou exportar a lista atual para Excel. |
Conceitos-chave
- Verificação em dois passos (2FA): autenticação de dois fatores que acrescenta uma camada extra de segurança ao acesso. Depois do email e da palavra-passe, pede um segundo fator. Disponível em planos FLL; os planos inferiores precisam de upgrade para a ativar.
- Perfil de acesso: conjunto de permissões que define que ações o utilizador pode realizar no sistema. Um utilizador pode ter vários perfis de acesso atribuídos ao mesmo tempo (geridos no campo Perfil de acesso com as suas ações de adicionar/remover).
- Limite de utilizadores: número máximo de utilizadores que o plano de subscrição permite criar. Ao ser atingido, o botão Adicionar fica bloqueado e não é possível criar mais sem ampliar o plano (é possível um upgrade automático com utilizadores adicionais).
- Redefinição de palavra-passe: reposição segura da palavra-passe através de uma ligação enviada para o email do utilizador. Ao criar um utilizador novo, o sistema envia este email automaticamente; num utilizador existente, dispara-se com Alterar Palavra-passe.
- Plano FLL: plano de subscrição superior (Full) que desbloqueia funcionalidades premium como 2FA, notificações e registo de atividade.
Limites por plano
| Plano | Máximo de utilizadores |
|---|---|
| TRY | Limitado |
| STD | 5 |
| PRO | 10 |
| FULL | Sem limite |
Ao atingir o limite, o botão Adicionar fica desativado e o sistema avisa ao passar o cursor (tooltip dinâmico). O interruptor 2FA só está disponível em planos FLL; em planos inferiores aparece uma cápsula informativa com aviso de upgrade.
Permissões
- Requer
user_editpara gerir utilizadores.
Perguntas frequentes
Como crio / adiciono um utilizador novo?
Vá à secção de utilizadores da organização (bloco Utilizadores em Definições) e use a opção de adicionar utilizador (Adicionar). Preencha Correio Eletrónico, Nome, Primeiro apelido, Segundo apelido, Telefone e atribua pelo menos um Perfil de acesso de acordo com a sua função (vendas/comercial, produção/operário, administração, supervisão…). Clique em Guardar: o utilizador recebe um email para definir a sua palavra-passe. Se o botão Adicionar não aparecer ou estiver desativado, ou já foi atingido o limite de utilizadores do plano, ou o utilizador não tem permissão de administrador para gerir utilizadores: reveja as permissões com o administrador da organização ou abra um ticket. Para escolher o perfil de acesso adequado, ver Perfis de acesso e permissões.
Aparece-me um aviso de permissões ao fazer uma ação (por exemplo, "Deve atribuir a permissão de operário ou supervisor"). O que faço?
O utilizador não tem permissão suficiente para essa ação. Reveja os perfis de acesso e permissões do utilizador (operário, supervisor, administrador ou outro consoante a configuração da organização) e atribua-lhe o que corresponder no campo Perfil de acesso do utilizador. Se não souber que permissão atribuir, contacte o administrador da organização ou abra um ticket. O assistente de IA não pode alterar permissões automaticamente. Para criar ou ajustar perfis de acesso, ver Perfis de acesso e permissões (ou use Adicionar perfil predefinido para partir de um modelo).
Acabei de criar um utilizador, o que lhe acontece?
Chega-lhe um email com uma ligação para definir a sua palavra-passe (redefinição de palavra-passe). Até a abrir e a definir, não consegue entrar.
Para que serve o botão "Alterar Palavra-passe"?
Envia ao utilizador um email para que redefina a sua própria palavra-passe. Só aparece ao editar um utilizador existente (não no próprio perfil) e o administrador nunca vê a palavra-passe.
O que é a "Verificação em dois passos (2FA)" e como se ativa?
É a autenticação de dois fatores: além do email e da palavra-passe, pede um segundo fator ao iniciar sessão, o que reforça a segurança. No formulário do utilizador coloque o interruptor Verificação em dois passos (2FA) em Ativado. Só está disponível em planos FLL; em planos inferiores aparece uma cápsula informativa com aviso de upgrade em vez do interruptor.
Como atribuo ou removo perfis de acesso a um utilizador?
No formulário do utilizador use o campo Perfil de acesso: adicione ou remova os perfis que precisar. Um utilizador pode ter vários perfis de acesso ao mesmo tempo; cada perfil é um conjunto de permissões que define o que pode fazer. Ver Perfis de acesso e permissões.
É possível mudar o email a um utilizador?
Não. O Correio Eletrónico é o identificador único e fica bloqueado ao editar. Crie um utilizador novo com o email correto e elimine o antigo.
Não consigo eliminar um utilizador, porquê?
O ícone Eliminar não permite apagar a própria conta nem o último utilizador da organização (tem de ficar pelo menos 1). Inicie sessão com outro administrador para eliminar a conta necessária.
Foi atingido o limite de utilizadores do plano, o que fazer?
O botão Adicionar fica desativado ao chegar ao limite. Melhore de plano em Subscrição ou elimine utilizadores que já não usem o sistema. Em alguns casos é possível um upgrade automático com utilizadores adicionais.
Como se importa ou exporta a lista de utilizadores?
Clique em Importar / Exportar: a caixa de diálogo permite importar utilizadores a partir de um ficheiro Excel ou exportar a lista atual para Excel.
O que acontece aos documentos criados por um utilizador eliminado?
Mantêm-se: ficam associados ao ID histórico do utilizador. Não se apaga nenhum dado.
O email para alterar a palavra-passe do utilizador novo não chega.
O sistema envia-o efetivamente; verifique a pasta de spam/correio indesejado da caixa de correio. Se ainda assim não aparecer, clique novamente em Alterar Palavra-passe para o reenviar ou fale com o agente.
Há funcionários sem email individual (por exemplo, o guilhotineiro). É possível criar um utilizador sem email?
O email é o identificador único e obrigatório, não pode ficar vazio. Alternativas: usar uma caixa de correio partilhada (não consome licença) para esses utilizadores, ou passar ao agente uma lista de emails fictícios + palavra-passe para que sejam dados de alta pelo back-office. Convém ter em conta que, com contas fictícias, não será possível alterar a palavra-passe posteriormente.
Aparece "Deve atribuir a permissão de operário ou supervisor para gerir tarefas".
Esse utilizador precisa do perfil Supervisor ou Operário para entrar no gestor de tarefas. Atribua-lho no campo Perfil de acesso; se não existirem esses perfis, crie-os em Perfis de acesso e permissões (ou use Adicionar perfil predefinido).