Módulo de orçamentação v2

O que é

Ecrã principal onde se calcula o preço de um trabalho concreto combinando produto, medida, suporte, tinta, máquina, operações, quantidade e prazo. O preço atualiza-se em tempo real à medida que edita.

Abre-se como uma janela modal sobre a venda. Não é uma secção a que se acede pelo menu: aparece quando cria uma linha nova num orçamento / encomenda / guia de remessa / fatura, ou quando entra no detalhe de um orçamento já existente.

Para que serve

• Calcular o preço de um trabalho concreto com todas as suas variáveis.
• Inserir o resultado como linha de um orçamento, encomenda, guia de remessa ou fatura.
• Imprimir a OT (Ordem de Trabalho) com a desagregação técnica para produção.
• Gerar um ticket direto (PRO) sem passar pelo fluxo comercial.

Quando aparece

Três pontos de entrada:

1. A partir do formulário de venda → botão Novo orçamento → escolher produto → abre o módulo de orçamentação.
2. A partir do menu de Categorias → escolher um produto → abre o módulo de orçamentação em modo independente.
3. Ao clicar numa linha existente de um orçamento guardado (desde que ainda não tenha avançado para fatura ou guia de remessa).

Bloqueio de edição

Se o orçamento já estiver dentro de uma fatura ou guia de remessa, o módulo de orçamentação abre em modo só de leitura. Não é possível alterar nada. É preciso reabrir ou anular o documento seguinte na cadeia para voltar a editá-lo.

Estrutura do ecrã

De cima para baixo:

1. Cabeçalho da janela — título "Novo Orçamento" ou "Orçamento #ID". Botões: OT (imprimir), Recarregar, Produto (aceder à sua ficha).
2. Foto do produto — imagem pequena no canto, se o produto a tiver.
3. Dados gerais — nome, descrição, data, prazo, impostos, observações.
4. Seletor de gráficas — cartão cinzento com os botões das gráficas disponíveis do produto. Clicam-se para ativá-las.
5. Um cartão por gráfica ativa — quantidade, páginas, medida, suporte, tinta, máquina, operações, observações.
6. Cartão Extra — custos adicionais manuais (envio, montagem, o que for preciso) com a sua própria margem.
7. Custos e desagregação — secção retrátil com a desagregação completa por gráfica (máquina, suporte, tinta, operações, guilhotina) e desenhos de imposição.
8. Rodapé — totais (subtotal, total, margem, desconto, impostos), botões Guardar / Propor / Duplicar / Ticket.

Dados gerais

Botão IA nos campos de texto

Vários campos de texto do módulo de orçamentação têm um botão IA (chip violeta→rosa com ícone de estrelas) junto à sua etiqueta: Nome do Produto, Descrição, Observação visível no Orçamento / na OT / na Guia de remessa e a Observação de cada gráfica (por cima do botão de eliminar). Ao clicar, abre-se o Assistente de IA, que propõe um texto a partir dos dados do orçamento; pode pedir alterações, avaliar 👍/👎 e aplicar o resultado ao campo.

Gráficas

Cada gráfica é uma face / folha / página do produto que se imprime de forma independente. Por exemplo, um flyer A5 a dupla face tem 2 gráficas (frente e verso); uma revista tem uma gráfica por página ou folha.

• As gráficas disponíveis aparecem como botões no cartão cinzento do seletor.
• Uma gráfica desmarcada não contribui em nada para o preço.
• Botão a amarelo = gráfica subcontratada (é impressa por um fornecedor externo). O nome do fornecedor aparece ao lado.
• Botão a azul = gráfica interna.
• Ao clicar, ativa-se; ao clicar no X do seu cartão, desativa-se.

Campos por gráfica

Custos Extra

Secção para adicionar cargos que não encaixam no cálculo automático:

Tantas linhas quantas forem necessárias. Cada uma com o seu botão de eliminar.

Quantidade: dois modelos consoante o produto

• Quantidade única (quantidade individual desativada no produto) — só a primeira gráfica aceita quantidade; as restantes copiam automaticamente. Aviso cinzento ao lado: "Quantidade individual desativada".
• Quantidade individual — cada gráfica aceita a sua própria quantidade.
• Por tamanhos — se o suporte for um artigo com tamanhos, a "Quantidade" geral desaparece e é substituída por uma quantidade por tamanho. O total é a soma.

Como se aplica a margem

O sistema usa a fórmula de margem configurada na gráfica do produto (Tipo de margem 0–9, definido em Produtos). Aplica-se automaticamente conforme a quantidade introduzida:

• Margem fixa: percentagem única em todos os escalões.
• Por intervalos (de/até): cada intervalo tem a sua % diferente. O sistema escolhe o intervalo correspondente à quantidade inserida.
• Por preço fixo: a quantidade determina o preço final, sem passar por uma % de margem.
• As operações com margem independente aplicam-se à parte e não são afetadas pela global.

O utilizador não mexe na fórmula; é o catálogo do produto que a define. Para a alterar, faça-o a partir da ficha do produto.

Cálculo em tempo real

Qualquer alteração no formulário dispara um recálculo ao fim de uma pausa de 500 ms (para não sobrecarregar o servidor enquanto escreve). Exceções:

• Nome e descrição não disparam recálculo (são metadados).
• Se alterar o prazo manual (os três campos de "A indicar"), tem de tocar depois noutro campo qualquer para forçar o recálculo.

O resultado aparece no rodapé (subtotal, total, margem, impostos) e na secção Custos e desagregação, se a tiver aberta.

Desagregação de custos

Secção retrátil que mostra, para cada gráfica:

Acompanha com desenhos de imposição: como o produto se acomoda na folha e como a folha encaixa no suporte. Útil para validar que o cálculo tem sentido físico.

Por que nem todas as posturas da folha são aproveitadas

O módulo de orçamentação testa todas as formas de colocar o trabalho na folha e fica com a de menor custo total, não com a que mais enche o papel. Colocar mais posturas poupa papel e passagens de máquina, mas encarece as operações cobradas por postura (numeração, microperfuração, certos programas); se esse encarecimento superar a poupança, ganha uma imposição com menos posturas.

Quando na folha cabem mais posturas do que as usadas, por baixo dos dados da folha aparece um aviso com o sobrecusto que teria aproveitá-la ao máximo e o botão Ver porquê.

O detalhe é informativo e é recalculado com o preço: não fica guardado com o orçamento.

Aplicar desconto

O campo de desconto no rodapé admite vários modos:

1. % desconto — escreve 10 e recalcula-se sobre o subtotal.
2. Desconto em € — escreve 50 € e desconta esse valor.
3. Subtotal final — fixa o preço que quer obter; calcula o desconto ao contrário.
4. Total com IVA — fixa o total final (impostos incluídos).
5. Margem % — força uma margem específica; recalcula o preço.

Ações

Avisos do sistema

Sangria, áreas não imprimíveis e guilhotina

• Imprimir sangria do produto: quando está ativo, as áreas não imprimíveis da máquina são ignoradas (imprime-se até ao rebordo). Na desagregação, a máquina consome toda a folha sem descontar margens.
• Guilhotina: se o produto tiver cortes ativos, o custo é calculado automaticamente e aparece como mais uma linha na desagregação. Não há alternador visual para a desativar pontualmente.

Subcontratação

Se uma gráfica estiver marcada como subcontratada no produto, o seu cartão e o seu botão aparecem a amarelo com o nome do fornecedor. Internamente o custo calcula-se da mesma forma, mas a OT que se imprimir refletirá que essa parte é feita pelo fornecedor externo.

Diferenças por plano

• TRY / STD — tudo exceto o botão Ticket.
• PRO — ativa o Ticket (fatura direta instantânea).
• FULL — sem diferenças adicionais aqui.

Conceitos-chave

• Gráfica: uma face / página independente do produto. Tantas quantas forem necessárias.
• Quantidade individual: se o produto a tiver desativada, todas as gráficas partilham a quantidade da primeira.
• Soma da quantidade (alternador Custo Unitário do produto, na ficha do produto → "Configuração do módulo de orçamentação"): com Somar tudo ativado, o custo unitário reparte-se pela soma de todas as gráficas e a quantidade da linha do orçamento é essa soma; com Qtd. 1ª gráfica, reparte-se apenas pela quantidade da primeira gráfica e a linha mostra essa quantidade. Não é o mesmo que o alternador Quantidade (Partilhada / Individual), que só decide se a quantidade se escreve uma vez e se replica.
• Otimizar: opção na máquina e na medida-suporte que deixa o sistema escolher a combinação mais barata.
• Sangria: impressão até ao rebordo do papel, ignorando as margens da máquina.
• Prazo "A indicar": prazo manual com recargos personalizados.
• Margem independente: o custo tem a sua própria percentagem de margem, não a do produto.

Perguntas frequentes

Mudei a quantidade e o preço não atualiza.

O módulo de orçamentação espera 500 ms depois de parar de escrever para chamar o servidor. Espere um segundo. Se mesmo assim não mudar, toque noutro campo para forçar o recálculo.

O sistema apagou o meu suporte quando mudei a medida. Porquê?

A medida nova não cabia no suporte anterior. Para manter a consistência, o sistema apaga o suporte e a máquina; tem de escolher uma combinação válida.

Coloquei o prazo manual e o preço não atualizou.

Alterar os três campos do prazo manual (dias + recargos) não dispara o recálculo por si só. Toque em qualquer outro campo (a quantidade, por exemplo) e recalcula.

Como mudo o produto a partir daqui?

Não é possível. Feche o módulo de orçamentação (X da janela) e escolha outro produto em Categorias ou em "Novo orçamento" na venda.

O preço não bate certo com o meu cálculo manual. Como o reviso?

Abra Custos e desagregação. Vê linha a linha o que entra: máquina, suporte, tinta, tamanhos, cores, guilhotina, cada operação, extras. Cada uma com o seu custo unitário, unidades, total e margem aplicada.

O preço não coincide com o meu Excel de sempre. O que reviso primeiro?

Antes de mexer no preço final, reveja os dados do cálculo, que quase sempre é onde está a diferença: quantidade, medida, suporte, tinta e faces, máquina, operações, custo, margem, desconto e a unidade de cálculo (por unidade, por m², por milhar...). Abra Custos e desagregação e compare conceito a conceito com o seu Excel. Não force o preço final nem dê como certo que o sistema falha: assim que os dados de entrada baterem certo, o preço bate certo.

Para que serve "Otimizar" na medida do suporte?

Diz ao sistema para escolher a medida física do suporte mais ajustada ao trabalho, para gastar menos material. Útil quando um suporte tem vários formatos (A3, A4...).

Marquei tinta 0/0 e desapareceu o custo de máquina. Está correto?

Sim. Tinta 0/0 significa "sem impressão": o módulo de orçamentação desativa o custo de máquina porque o trabalho é apenas manipulação (montagem, ensacamento, etc.).

Fiz um orçamento, cliquei em Guardar mas não aparece no meu orçamento.

Guardar guarda o orçamento mas não o associa. Para o adicionar a um orçamento / encomenda, clique em Propor, que também cria a linha no documento de venda.

Preciso de adicionar um cargo de envio. Onde?

No cartão Extra, por baixo das gráficas. Adicione uma linha com referência, custo e margem.

Por que é que algumas linhas da desagregação dizem "margem independente"?

Esses conceitos têm a sua própria percentagem de margem configurada no produto e não são afetados pela margem global. É útil para operações especiais (ex.: plastificação com margem diferente do produto).

Como gero a OT para a produção?

Botão OT (imprimir) no cabeçalho da janela. Escolha o modelo e gera um PDF com a desagregação técnica e os desenhos de imposição.

Quero fazer já uma fatura com este orçamento sem passar por um orçamento comercial.

Se o seu plano for PRO, clique em Ticket: cria diretamente fatura + linha + PDF. Requer também a permissão view_global_coste.

Posso aplicar 21 % de IVA e uma retenção de 15 % ao mesmo tempo?

Sim. Os impostos são alternadores independentes e somam-se. Certifique-se de que faz sentido legal no seu caso; o sistema não o valida.

Para que serve o botão verde Atualizar? Clico e o preço volta ao original.

Atualizar traz a configuração atual do produto para este orçamento, como se o refizesse do zero (recalcula tudo). É por isso que "perde" alterações manuais anteriores. Se só quer atualizar uma parte (por exemplo, o suporte ou a máquina, porque o custo mudou), não use Atualizar: entre em Suporte/Impressão ou Máquina dentro do orçamento e, ao sair a guardar, pergunta se quer atualizar só essa parte.

Posso modificar um orçamento já guardado / já aceite?

Enquanto estiver na fase de orçamento ou OT, sim: clique no orçamento, altere-o e guarde. Bloqueia-se ao gerar a guia de remessa. Se já estiver com guia de remessa/faturado e precisar de o alterar, tem de eliminar a linha da fatura e da guia de remessa (ou ativar em Definições de Venda a opção de modificar o módulo de orçamentação mesmo que esteja bloqueado).

Modifico um orçamento já faturado e o preço reverte ao guardar.

Um orçamento faturado está bloqueado: o preço não pode ser alterado. Para o modificar, em Definições de Venda ative "modificar os módulos de orçamentação mesmo que estejam bloqueados", ou recue o estado eliminando a linha na fatura e na guia de remessa.

Tenho um orçamento com duas gráficas, cada uma com quantidade 1, mas na linha do orçamento aparecem 2 unidades (a soma) e quero que seja 1.

A quantidade que vê na linha é definida pelo alternador Custo Unitário do produto. O seu está em Somar tudo (por isso mostra 1 + 1 = 2). Coloque-o em Qtd. 1ª gráfica para que a linha use apenas a quantidade da primeira gráfica. Esse alternador está na ficha do produto, cartão "Configuração do módulo de orçamentação". Não o confunda com o alternador Quantidade (Partilhada / Individual), que só decide se a quantidade se escreve uma vez e se copia para as restantes gráficas.

O cliente pede o mesmo orçamento com 3 quantidades diferentes (100/300/500). Tenho de fazer 3?

Não: use o botão Duplicar orçamento dentro do orçamento (aparece ao passar o rato por cima do orçamento), e mude só a quantidade em cada cópia. Guarde antes de duplicar para não se perder nada ao recalcular.

Numa t-shirt/lona a 4+4 (dupla face) a área impressa não duplica.

Para duas faces com medidas diferentes é preciso criar duas gráficas com a mesma quantidade e medidas independentes (uma por face). No módulo de orçamentação por m² a dupla face com a mesma medida já duplica a área; se precisar de medidas diferentes por face, separe-as em gráficas.

Coloco tamanhos a 0 numa t-shirt e aparecem todos os tamanhos a 0 no orçamento.

Os tamanhos com quantidade 0 ficam ocultos no impresso; só aparecem os que têm quantidade. Se os vir, atualize a página para carregar a última versão.

Mudei uma opção e uma imagem alterou-se sozinha.

Ao mudar de suporte (ou de cor do suporte), o módulo de orçamentação adiciona automaticamente a foto do novo suporte às observações da gráfica e apaga a anterior. Se quiser manter as duas, carregue-as você mesmo.

Como faço o meu primeiro orçamento?

Não comece do zero. Entre em Orçamentar e escolha no catálogo um produto parecido com o que vai orçamentar (já vem pré-configurado). Preencha os dados do trabalho na gráfica: quantidade, tinta e faces, medida, suporte, máquina e operações. Veja a desagregação de custos para confirmar que o cálculo faz sentido, ajuste o preço ou a margem se for preciso e clique em Guardar. Adaptar um produto existente é muito mais rápido e seguro do que montar um novo do zero.

Custo e preço são a mesma coisa?

Não. O custo é o que lhe custa produzir ou comprar o trabalho (material, máquina, operações). O preço é o que cobra ao cliente. A margem é a diferença entre os dois, a sua rentabilidade. Se quiser baixar o custo, ajuste suportes, máquinas ou operações. Se quiser mudar o que cobra, mexa no preço ou na margem no produto ou aqui no módulo de orçamentação. Confundi-los leva a vender abaixo do custo sem se aperceber.

Quando convém usar preço fixo e quando margem?

Comece com preço fixo para bater certo com os preços que já usa hoje: assim começa a vender às suas tarifas habituais. Quando já entender bem os seus custos, passe a trabalhar por margem: o preço recalcula-se sozinho sobre o custo, de modo que se o material ou a máquina subirem, a sua rentabilidade mantém-se em vez de ficar desatualizada.

Como carrego preços ou descontos por quantidade?

Configure pontos de preço por quantidade ou por medida (por exemplo, 1 m² a um preço e 10 m² a outro mais baixo). O módulo de orçamentação calcula automaticamente os valores intermédios entre os pontos carregados. Se um preço intermédio não o convencer, adicione mais pontos para afinar o escalonamento.

O que é a Ativação Assistida?

É uma sessão guiada para experimentar o CotizaPrint com os seus produtos, preços e dados reais da gráfica. Não precisa de ter tudo preparado. O objetivo é deixar-lhe uma primeira base a funcionar e pelo menos um orçamento útil com o qual já possa trabalhar.

Quantos produtos se configuram na ativação?

Não há um número fixo prometido. O ideal é sair com entre 5 e 10 produtos, se o caso o permitir; em produtos muito complexos podem ser 1 ou 2. O importante é sair com os produtos prioritários a funcionar e úteis, não preencher uma quota.

Tenho de preparar todos os meus dados antes da ativação?

Não. Ter à mão o logótipo, um orçamento de exemplo, o seu Excel ou um preço ou fatura de materiais ajuda, mas não deve travar a sessão. Pode começar-se com um único produto real ou com dados aproximados e ir afinando.

Por que convém fazer a ativação dentro de 24-72 horas?

Porque tem a demo fresca e é mais fácil avançar a trabalhar com produtos reais antes de o dia a dia o ir adiando. É uma recomendação para aproveitar o impulso, não uma obrigação.

Como se tem em conta o canal entre posturas na imposição?

O canal entre posturas é a Margem extra para cada postura e configura-se no produto, não no orçamento: abra o produto, secção Guilhotina, e coloque os cm que quer reservar à volta de cada postura. O módulo de orçamentação soma-os ao tamanho de cada peça ao calcular quantas cabem na folha, por isso um canal maior deixa menos posturas por folha e sobe o consumo de material. Não existe nenhum ecrã "Imposição" à parte: o resultado vê-se em Custos e desagregação do módulo de orçamentação, com os desenhos de imposição e o botão Ver porquê.

Como mudo a margem de um custo Extra?

No cartão Extra do orçamento, na linha do cargo, use o alternador Margem: independente para lhe dar a sua própria %, ou conforme o produto para usar a do produto. O Extra é um cargo manual do orçamento (envio, montagem, urgência…), com a sua Referência, o seu Custo e a sua Margem; não é uma operação do catálogo, por isso a sua margem não se altera em Operações.

Por que é que o módulo de orçamentação não aproveita toda a folha? Cabem mais posturas do que as que mostra.

Porque escolhe a combinação mais barata, não a que mais enche a folha. Cada postura a mais encarece as operações cobradas por postura (numeração, microperfuração…), e isso pode superar o que se poupa em papel e máquina. Quando isso acontece, verá um aviso por baixo dos dados da folha com o sobrecusto que teria; clique em Ver porquê para ver todas as opções comparadas e que conceito as encarece.

Posso obrigar o módulo de orçamentação a usar mais posturas?

Não se força a partir do orçamento: a escolha sai do custo. Se achar que a opção com mais posturas devia ganhar, reveja no produto os custos da operação que aparece em O que a encarece — se um tempo pensado para toda a folha estiver definido como custo por postura, o cálculo penaliza-a a mais.