Modelos de correio

Desenhe uma só vez o aspeto dos seus correios e a plataforma aplica-o a todos os emails que a sua organização envia: documentos ao cliente, avisos automáticos e correios do sistema.

O que é

Personalização do aspeto dos emails que a aplicação envia e do servidor de correio de saída (SMTP) de onde saem.

O modelo que guarda aqui é a moldura única de todos os correios da sua organização: o envio de orçamentos, faturas e guias de remessa, os avisos automáticos (mudanças de estado, notificações) e os correios do sistema. Um único design de marca para tudo.

Toda a secção requer o plano PRO.

O módulo divide-se em dois modais:

• "Configuração de Modelos de Correio Eletrónico" — design do correio: assunto, estilo, cor, cabeçalho, corpo, rodapé e dados da empresa.
• "Configuração de correio eletrónico" — servidor SMTP: endereço, porta, autenticação, utilizador e palavra-passe.

Para que serve

• Acrescentar um prefixo e um sufixo fixos ao assunto de todos os correios, com vista do "Assunto resultante:" em direto.
• Escolher um Estilo de modelo (7 designs) e uma Cor (6 paletas ou a sua cor de marca exata com "Personalizado").
• Escrever o cabeçalho (saudação), o corpo da mensagem e o rodapé (assinatura), e inserir dados do envio com marcadores.
• Acrescentar automaticamente os dados da sua empresa ao rodapé, escolhendo que campos se mostram.
• Editar o HTML completo da moldura em Modo avançado, à mão ou gerado com o Assistente IA.
• Configurar um servidor SMTP próprio para que os correios saiam a partir do seu domínio.

Atenção: a Pré-visualização é gerada pelo servidor e é exatamente o correio que será enviado, não uma aproximação do navegador. O que vê é o que o seu cliente recebe.

Requisito prévio

Para que qualquer modelo envie alguma coisa, o servidor de correio tem de estar configurado e operacional. Sem SMTP funcional não sai nenhum email. É altamente recomendado configurar o seu próprio servidor (interruptor "Servidor Personalizado" ativo) para evitar a perda de dados.

Como se usa

1. Abra "Configuração de Modelos de Correio Eletrónico".
2. Preencha "Prefixo do assunto" e "Sufixo do assunto"; a linha "Assunto resultante:" mostra em direto como ficará o assunto (o documento e o seu número inserem-se sozinhos no meio).
3. Escolha o Estilo (Sem design, Clássica, Moderna, Minimal, Papel timbrado lateral, Ticket de recibo ou Blocos de cor) e a Cor (Azul, Verde, Terracota, Roxo, Grafite, Dourado ou Personalizado para a sua cor de marca).
4. Ajuste o Espaçamento (Pouco, Médio ou Muito) consoante queira o correio mais compacto ou mais arejado.
5. Escreva o "Cabeçalho (saudação ou título)", o "Corpo da mensagem" e o "Rodapé (assinatura, dados de contacto)". Com os chips de "Inserir dado em" acrescenta Cliente, Documento, Número, Empresa, Morada, Telefone, Email ou Web no campo ativo.
6. Deixe ativo "✓ Dados de empresa (rodapé)" para que o rodapé inclua automaticamente os dados da sua empresa, e escolha quais com "Dados de empresa a mostrar:".
7. Verifique a Pré-visualização (é o correio real que o sistema vai gerar) e clique em "Guardar".
8. Para o servidor de envio, abra "Configuração de correio eletrónico", ative "Servidor Personalizado", preencha servidor, porta, autenticação, utilizador e palavra-passe, e verifique com "Testar Correio".

Botões e ações — para que serve cada um

Modal "Configuração de Modelos de Correio Eletrónico"

Modal "Configuração de correio eletrónico" (servidor SMTP)

Conceitos-chave

• Moldura do correio: o design que envolve todos os emails da sua organização (faixa do logótipo, cartão, cores, rodapé). Define-se uma vez e aplica-se a documentos, avisos e correios do sistema.
• Marcadores: palavras entre parênteses retos que se substituem pelo dado real ao enviar: conteúdo (a mensagem), cliente, documento, número, empresa, morada, telefone, email e web. Inserem-se com os chips, não é preciso escrevê-los à mão.
• Modo simples: edição guiada por estilo, cor, espaçamento e os três campos (cabeçalho, corpo, rodapé).
• Modo avançado: edição do HTML completo do modelo, à mão ou gerado com o Assistente IA. Substitui o antigo interruptor "Modelo Personalizado".
• Personalizado (Cor): a sua cor de marca exata escolhida com o seletor do navegador; o tom claro e a cor do texto derivam-se automaticamente.
• Dados de empresa (rodapé): bloco automático com os dados de Configuração de empresa; escolhe que campos mostrar.
• Logótipo do correio: sai automaticamente do logótipo de Configuração de empresa; não se carrega aqui. Se a sua empresa não tiver logótipo, a faixa do logótipo é omitida sozinha.
• Pré-visualização real: a pré-visualização é gerada pelo servidor com a mesma peça que compõe o envio, por isso coincide a 100 % com o correio recebido.
• Servidor SMTP: servidor de correio de saída que gere o envio. Precisa de endereço, porta, autenticação e credenciais.
• Servidor Personalizado: modo que usa um servidor SMTP próprio em vez do servidor predefinido da plataforma.
• Autenticação SMTP: protocolo de encriptação da ligação. TLS (porta 587, padrão) ou SSL (porta 465, reforçado).
• Servidor de Certificado: servidor que aloja o certificado SSL/TLS. Normalmente coincide com o servidor SMTP e deixa-se vazio.

Funcionalidades por plano / perfil

• PRO: desbloqueia o módulo (modelo e servidor SMTP), exceto as funcionalidades de IA.
• Full: necessário para o Assistente IA do Modo avançado (gerar o HTML completo da moldura). Em planos inferiores o botão fica bloqueado com o aviso "Módulo de IA disponível a partir do plano Full".
• Permissões de perfil: requer mailTemplate_edit.

Perguntas frequentes

Como faço para que todos os meus correios levem Orçamento no início do assunto?

Em "Configuração de Modelos de Correio Eletrónico" preencha "Prefixo do assunto". A linha "Assunto resultante:" mostra em direto como vai ficar; o documento e o seu número inserem-se sozinhos entre o prefixo e o "Sufixo do assunto".

O correio que os meus clientes veem vai ser igual à pré-visualização?

Sim. A Pré-visualização é gerada pelo servidor com a mesma peça que compõe o envio: é o correio real que o sistema vai gerar, não uma aproximação.

Este modelo afeta os correios automáticos (avisos, notificações)?

Sim. O modelo guardado é a moldura de todos os correios que a sua organização envia: documentos ao cliente, avisos automáticos e correios do sistema.

Posso usar a cor exata da minha marca?

Sim. Em Cor, clique em "Personalizado": abre-se o seletor de cor do navegador e fixa a sua cor exata. O tom claro de acompanhamento e a cor do texto calculam-se sozinhos.

Como mudo as cores do correio?

Com o seletor Cor: seis paletas (Azul, Verde, Terracota, Roxo, Grafite, Dourado) ou "Personalizado" para a sua cor de marca.

Como coloco o meu logótipo no correio?

O logótipo sai automaticamente do logótipo de Configuração de empresa (Definições → Empresa → Dados da empresa). Não se carrega nada neste modal. Se não houver logótipo, a faixa do logótipo é omitida sozinha.

Posso usar o meu próprio HTML totalmente personalizado?

Sim. Clique em "Modo avançado" e edite o "HTML do modelo" com estilos em linha (os clientes de email não respeitam bem os <style> separados). Conserve o marcador de conteúdo: é aí que se insere a mensagem ao enviar. É o substituto do antigo interruptor "Modelo Personalizado".

A IA pode gerar o correio inteiro?

Sim. Em "Modo avançado", o botão "Assistente IA" gera o HTML completo da moldura (cabeçalho + estrutura + rodapé) a partir da sua descrição, com estilos em linha e o marcador de conteúdo incluído. Requer o plano Full.

Como coloco o nome do cliente ou o número do documento no correio?

Com os chips de "Inserir dado em" (Cliente, Documento, Número, Empresa, Morada, Telefone, Email, Web): clique no chip com o campo ativo (cabeçalho, corpo ou rodapé) e o marcador insere-se; ao enviar substitui-se pelo dado real.

Para que serve o botão "Testar Correio"?

Guarda a configuração e envia um correio de teste para o seu próprio endereço (o do utilizador autenticado). Serve para verificar que o servidor SMTP funciona e que o correio fica bem antes de o enviar a um cliente.

O que coloco em "Porta SMTP", 465 ou 587?

Depende da "Autenticação SMTP": 465 para SSL e 587 para TLS. Se não tiver a certeza, consulte a documentação do seu fornecedor de correio; alguns usam também 25 ou 2525.

O que é o "Servidor Personalizado" e quando o ativo?

É o interruptor que faz com que os correios saiam a partir do seu próprio servidor SMTP em vez do da plataforma. Ative-o e preencha servidor, porta, autenticação, utilizador e palavra-passe. É altamente recomendado: com ele desativado, a plataforma avisa do risco de perda de dados.

Testei o correio e não chega. O que verifico?

Verifique em "Configuração de correio eletrónico" que "Servidor Personalizado" está ativo e que "Servidor SMTP", "Porta SMTP", "Autenticação SMTP", "Utilizador SMTP" e "Palavra-passe SMTP" estão corretos. A porta tem de corresponder à autenticação (465/SSL, 587/TLS). Sem SMTP correto não sai nenhum email.

Posso ter um modelo diferente por tipo de documento (fatura, orçamento)?

A moldura do correio é global, ao nível da organização. O conteúdo específico do email de cada modelo de impresso (assunto, corpo, CC) esse sim se define por tipo, em Modelos de impressos.

Modal "Enviar correio ao cliente" — acrescentar blocos ao corpo

Ao imprimir um documento e clicar em enviar por correio abre-se o modal "Enviar correio ao cliente" (assunto, preheader, corpo, anexo, pré-visualização). A sua pré-visualização também é gerada pelo servidor e coincide com o correio real que é enviado. Na secção Mensagem, a linha "Acrescentar ao corpo" tem três interruptores independentes que inserem ou retiram o seu bloco do corpo no momento:

Por predefinição os três estão desativados (corpo em branco para escrever a mensagem livremente). A escolha é recordada para os próximos envios.