Concevez une seule fois l'apparence de vos e-mails et la plateforme l'applique à tous les e-mails envoyés par votre organisation : documents envoyés au client, alertes automatiques et e-mails du système.
De quoi s'agit-il
Personnalisation de l'apparence des e-mails envoyés par l'application et du serveur de messagerie sortant (SMTP) depuis lequel ils partent.
Le modèle que vous enregistrez ici est le cadre unique de tous les e-mails de votre organisation : l'envoi des devis, factures et bons de livraison, les alertes automatiques (changements d'état, notifications) et les e-mails du système. Un seul design de marque pour tout.
Toute la section nécessite le plan PRO.
Le module se divise en deux fenêtres :
- « Configuration des modèles d'e-mail » — design de l'e-mail : objet, style, couleur, en-tête, corps, pied de page et données de la société.
- « Configuration de la messagerie » — serveur SMTP : adresse, port, authentification, utilisateur et mot de passe.
À quoi ça sert
- Ajouter un préfixe et un suffixe fixes à l'objet de tous les e-mails, avec l'« Objet résultant : » affiché en direct.
- Choisir un Style de modèle (7 designs) et une Couleur (6 palettes ou la couleur exacte de votre marque avec « Personnalisé »).
- Rédiger l'en-tête (salutation), le corps du message et le pied de page (signature), et insérer les données de l'envoi grâce aux balises.
- Ajouter automatiquement les données de votre société au pied de page, en choisissant les champs affichés.
- Modifier le HTML complet du cadre en Mode avancé, à la main ou généré avec l'Assistant IA.
- Configurer votre propre serveur SMTP pour que les e-mails partent de votre domaine.
Attention : l'Aperçu est généré par le serveur et c'est exactement l'e-mail qui sera envoyé, pas une approximation du navigateur. Ce que vous voyez est ce que reçoit votre client.
Prérequis
Pour qu'un modèle envoie quoi que ce soit, le serveur de messagerie doit être configuré et opérationnel. Sans SMTP fonctionnel, aucun e-mail ne part. Il est vivement recommandé de configurer votre propre serveur (interrupteur « Serveur personnalisé » activé) pour éviter toute perte de données.
Mode d'emploi
- Ouvrez « Configuration des modèles d'e-mail ».
- Remplissez « Préfixe de l'objet » et « Suffixe de l'objet » ; la ligne « Objet résultant : » montre en direct le résultat (le document et son numéro s'insèrent tout seuls au milieu).
- Choisissez le Style (Sans design, Classique, Moderne, Minimal, En-tête latéral, Ticket reçu ou Blocs de couleur) et la Couleur (Bleu, Vert, Terracotta, Pourpre, Graphite, Doré ou Personnalisé pour votre couleur de marque).
- Réglez l'Espacement (Faible, Moyen ou Important) selon que vous voulez un e-mail plus compact ou plus aéré.
- Rédigez l'« En-tête (salutation ou titre) », le « Corps du message » et le « Pied de page (signature, coordonnées) ». Avec les puces « Insérer une donnée dans », vous ajoutez Client, Document, Numéro, Société, Adresse, Téléphone, E-mail ou Site web dans le champ actif.
- Laissez activé « ✓ Données de la société (pied de page) » pour que le pied de page reprenne automatiquement les données de votre société, et choisissez lesquelles avec « Données de la société à afficher : ».
- Vérifiez l'Aperçu (c'est l'e-mail réel que générera le système) et cliquez sur « Enregistrer ».
- Pour le serveur d'envoi, ouvrez « Configuration de la messagerie », activez « Serveur personnalisé », remplissez le serveur, le port, l'authentification, l'utilisateur et le mot de passe, puis vérifiez avec « Tester l'e-mail ».
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Fenêtre « Configuration des modèles d'e-mail »
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Préfixe de l'objet | Texte fixe au début de l'objet de tous les e-mails. Ex. Devis . |
| Suffixe de l'objet | Texte fixe à la fin de l'objet de tous les e-mails. Ex. – Votre société. |
| Objet résultant : | Ligne d'exemple en direct avec l'objet complet (préfixe + document et numéro + suffixe), par ex. Devis 0000123 – Votre société. Le document et son numéro s'insèrent automatiquement entre le préfixe et le suffixe. |
| Style | Galerie de 7 designs de modèle : Sans design, Classique, Moderne, Minimal, En-tête latéral, Ticket reçu et Blocs de couleur. Change la structure de l'e-mail (bandeau du logo, carte, séparateurs, pied de page). |
| Couleur | Palettes Bleu, Vert, Terracotta, Pourpre, Graphite et Doré, plus Personnalisé : ouvre le sélecteur de couleur du navigateur pour fixer la couleur exacte de votre marque ; la teinte claire d'accompagnement et la couleur du texte se calculent toutes seules. |
| Espacement | Densité des espacements du modèle : Faible, Moyen ou Important. |
Insérer une donnée dans <champ> : | Puces Client, Document, Numéro, Société, Adresse, Téléphone, E-mail et Site web : insèrent la balise correspondante dans le champ actif (en-tête, corps ou pied de page) ; à l'envoi, elles sont remplacées par la donnée réelle. |
| ✓ Données de la société (pied de page) | Active ou désactive le bloc automatique du pied de page avec les données de votre société (celles de la configuration de la société), sans rien saisir à la main. |
| Données de la société à afficher : | Avec le bloc activé, vous choisissez les champs affichés : Société, Adresse, Téléphone, E-mail, Site web. |
| En-tête (salutation ou titre) | Texte qui ouvre l'e-mail (salutation ou titre). |
| Corps du message | Texte fixe du corps. Le message que vous rédigez à chaque envoi s'insère à la suite (là où se trouve la balise de contenu). |
| Pied de page (signature, coordonnées) | Signature, coordonnées ou mentions légales du pied de page. |
| Aperçu | Exemple de l'e-mail avec des données fictives. Il est généré par le serveur : c'est l'e-mail réel que générera le système. |
| Mode avancé / Mode simple | Bascule entre l'édition guidée (style + couleur + champs) et l'édition du HTML complet du modèle. |
| Assistant IA (en Mode avancé) | Génère le HTML complet du cadre de l'e-mail à partir de votre description (style, couleurs, ton). Nécessite le plan Full (module IA). |
| Insérer un champ (en Mode avancé) | Puces avec les balises disponibles (Message, Logo, Client, Document, Numéro, Société, Adresse, Téléphone, E-mail, Site web) pour les insérer dans le HTML. |
| HTML du modèle (en Mode avancé) | Éditeur du HTML de l'e-mail. Utilisez des styles en ligne et conservez la balise de contenu : c'est là que le message s'insère à l'envoi. |
| Réinitialiser | Revient au modèle par défaut (Classique, Bleu, espacement Moyen, données de la société activées) et vide l'en-tête, le corps et le pied de page. |
| Enregistrer | Enregistre le modèle. Ne s'active que s'il y a des modifications. |
| Annuler | Ferme la fenêtre sans enregistrer. |
Fenêtre « Configuration de la messagerie » (serveur SMTP)
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Serveur personnalisé (interrupteur) | Activé (mail) : vous utilisez votre propre serveur SMTP et les champs serveur, port, authentification, utilisateur et mot de passe apparaissent. Désactivé (mail_lock) : le serveur par défaut de la plateforme est utilisé et un avertissement vous recommande de configurer le vôtre pour éviter toute perte de données. |
| Serveur SMTP | Adresse du serveur SMTP. Ex. smtp.domaine.fr. |
| Nom SMTP | Nom d'identification du serveur. Ex. CRM. |
| Serveur de certificat | Serveur du certificat SSL/TLS. Laissez-le vide s'il est identique au serveur SMTP (le cas habituel). |
| Port SMTP | Port de connexion. 465 pour SSL et 587 pour TLS. |
| Authentification SMTP | Type de sécurité de la connexion : TLS ou SSL. Choisissez selon la configuration de votre serveur de messagerie. |
| Utilisateur SMTP | Utilisateur / e-mail du compte du serveur SMTP. |
| Mot de passe SMTP | Mot de passe du compte du serveur SMTP (champ masqué). |
| Tester l'e-mail | Enregistre d'abord, puis envoie un e-mail de test à l'adresse de l'utilisateur connecté, pour vérifier que la configuration SMTP fonctionne. |
| Enregistrer | Enregistre les modifications du serveur SMTP. Ne s'active que si le formulaire est valide et qu'il y a des modifications. |
| Annuler | Ferme la fenêtre sans enregistrer. |
Notions clés
- Cadre de l'e-mail : le design qui enveloppe tous les e-mails de votre organisation (bandeau du logo, carte, couleurs, pied de page). Il se définit une fois et s'applique aux documents, aux alertes et aux e-mails du système.
- Balises : mots entre crochets remplacés par la donnée réelle à l'envoi : contenu (le message), client, document, numéro, société, adresse, téléphone, e-mail et site web. Elles s'insèrent avec les puces, inutile de les écrire à la main.
- Mode simple : édition guidée par le style, la couleur, l'espacement et les trois champs (en-tête, corps, pied de page).
- Mode avancé : édition du HTML complet du modèle, à la main ou généré avec l'Assistant IA. Il remplace l'ancien interrupteur « Modèle personnalisé ».
- Personnalisé (Couleur) : la couleur exacte de votre marque choisie avec le sélecteur du navigateur ; la teinte claire et la couleur du texte en sont déduites automatiquement.
- Données de la société (pied de page) : bloc automatique avec les données de la configuration de la société ; vous choisissez les champs à afficher.
- Logo de l'e-mail : il provient automatiquement du logo de Configuration de la société ; il ne se téléverse pas ici. Si votre société n'a pas de logo, le bandeau du logo est omis tout seul.
- Aperçu réel : l'aperçu est généré par le serveur avec la même pièce qui compose l'envoi, il correspond donc à 100 % à l'e-mail reçu.
- Serveur SMTP : serveur de messagerie sortant qui gère l'envoi. Il a besoin d'une adresse, d'un port, d'une authentification et d'identifiants.
- Serveur personnalisé : mode qui utilise votre propre serveur SMTP au lieu du serveur par défaut de la plateforme.
- Authentification SMTP : protocole de chiffrement de la connexion. TLS (port 587, standard) ou SSL (port 465, renforcé).
- Serveur de certificat : serveur qui héberge le certificat SSL/TLS. Il coïncide normalement avec le serveur SMTP et se laisse vide.
Fonctions selon le plan / le rôle
- PRO : débloque le module (modèle et serveur SMTP), à l'exception des fonctions d'IA.
- Full : requis pour l'Assistant IA du Mode avancé (générer le HTML complet du cadre). Dans les plans inférieurs, le bouton reste bloqué avec l'avertissement « Module IA disponible à partir du plan Full ».
- Autorisations de rôle : nécessite
mailTemplate_edit.
Questions fréquentes
Q : Comment faire pour que tous mes e-mails commencent par Devis dans l'objet ?
R : Dans « Configuration des modèles d'e-mail », remplissez « Préfixe de l'objet ». La ligne « Objet résultant : » vous montre le résultat en direct ; le document et son numéro s'insèrent tout seuls entre le préfixe et le « Suffixe de l'objet ».
Q : L'e-mail que voient mes clients sera-t-il identique à l'aperçu ?
R : Oui. L'Aperçu est généré par le serveur avec la même pièce qui compose l'envoi : c'est l'e-mail réel que générera le système, pas une approximation.
Q : Ce modèle s'applique-t-il aux e-mails automatiques (alertes, notifications) ?
R : Oui. Le modèle enregistré est le cadre de tous les e-mails envoyés par votre organisation : documents au client, alertes automatiques et e-mails du système.
Q : Puis-je utiliser la couleur exacte de ma marque ?
R : Oui. Dans Couleur, cliquez sur « Personnalisé » : le sélecteur de couleur du navigateur s'ouvre et vous fixez votre couleur exacte. La teinte claire d'accompagnement et la couleur du texte se calculent toutes seules.
Q : Comment changer les couleurs de l'e-mail ?
R : Avec le sélecteur Couleur : six palettes (Bleu, Vert, Terracotta, Pourpre, Graphite, Doré) ou « Personnalisé » pour votre couleur de marque.
Q : Comment mettre mon logo dans l'e-mail ?
R : Le logo provient automatiquement du logo de Configuration de la société (Paramètres → Société → Données de la société). Rien ne se téléverse dans cette fenêtre. S'il n'y a pas de logo, le bandeau du logo est omis tout seul.
Q : Puis-je utiliser mon propre HTML entièrement personnalisé ?
R : Oui. Cliquez sur « Mode avancé » et modifiez « HTML du modèle » avec des styles en ligne (les clients de messagerie respectent mal les <style> séparés). Conservez la balise de contenu : c'est là que le message s'insère à l'envoi. C'est le remplaçant de l'ancien interrupteur « Modèle personnalisé ».
Q : L'IA peut-elle générer l'e-mail en entier ?
R : Oui. En « Mode avancé », le bouton « Assistant IA » génère le HTML complet du cadre (en-tête + structure + pied de page) à partir de votre description, avec des styles en ligne et la balise de contenu incluse. Nécessite le plan Full.
Q : Comment insérer le nom du client ou le numéro du document dans l'e-mail ?
R : Avec les puces « Insérer une donnée dans » (Client, Document, Numéro, Société, Adresse, Téléphone, E-mail, Site web) : cliquez sur la puce avec le champ actif (en-tête, corps ou pied de page) et la balise s'insère ; à l'envoi, elle est remplacée par la donnée réelle.
Q : À quoi sert le bouton « Tester l'e-mail » ?
R : Il enregistre la configuration et envoie un e-mail de test à votre propre adresse (celle de l'utilisateur connecté). Il permet de vérifier que le serveur SMTP fonctionne et que l'e-mail s'affiche bien avant de l'envoyer à un client.
Q : Que dois-je mettre dans « Port SMTP », 465 ou 587 ?
R : Cela dépend de l'« Authentification SMTP » : 465 pour SSL et 587 pour TLS. En cas de doute, consultez la documentation de votre fournisseur de messagerie ; certains utilisent aussi 25 ou 2525.
Q : Qu'est-ce que le « Serveur personnalisé » et quand dois-je l'activer ?
R : C'est l'interrupteur qui fait partir les e-mails de votre propre serveur SMTP au lieu de celui de la plateforme. Activez-le et remplissez le serveur, le port, l'authentification, l'utilisateur et le mot de passe. C'est vivement recommandé : quand il est désactivé, la plateforme signale le risque de perte de données.
Q : J'ai testé l'e-mail et il n'arrive pas. Que dois-je vérifier ?
R : Vérifiez dans « Configuration de la messagerie » que « Serveur personnalisé » est activé et que « Serveur SMTP », « Port SMTP », « Authentification SMTP », « Utilisateur SMTP » et « Mot de passe SMTP » sont corrects. Le port doit correspondre à l'authentification (465/SSL, 587/TLS). Sans SMTP correct, aucun e-mail ne part.
Q : Puis-je avoir un modèle différent par type de document (facture, devis) ?
R : Le cadre de l'e-mail est global au niveau de l'organisation. Le contenu propre à l'e-mail de chaque modèle d'impression (objet, corps, CC) se définit en revanche par type depuis Modèles d'impression.
Fenêtre « Envoyer un e-mail au client » — ajouter des blocs au corps
Lorsque vous imprimez un document et cliquez sur l'envoi par e-mail, la fenêtre « Envoyer un e-mail au client » s'ouvre (objet, pré-en-tête, corps, pièce jointe, aperçu). Son aperçu est lui aussi généré par le serveur et correspond à l'e-mail réellement envoyé. Dans la section Message, la ligne « Ajouter au corps » comporte trois interrupteurs indépendants qui insèrent ou retirent leur bloc du corps instantanément :
| Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Salutation | Ajoute la ligne de salutation « Bonjour <nom du client>, » au début du corps. |
| Phrase de pièce jointe | Ajoute la phrase « Veuillez trouver ci-joint votre <document> au format PDF. » |
| Tableau client et n° | Ajoute un tableau avec le Client et le N° du document. |
Par défaut, les trois sont désactivés (corps vide pour rédiger librement le message). Votre choix est mémorisé pour les envois suivants.