Assistant IA

De quoi s'agit-il

L'Assistant IA de CotizaPrint est une aide intégrée au logiciel qui répond aux questions fréquentes et d'utilisation, vous donne un coup de main pour rédiger les champs de texte et joue en plus le rôle d'agent qui crée et modifie les fiches du catalogue lorsque vous le lui demandez en langage naturel. Il apparaît sous la forme d'un chat d'aide (FAQ), d'un bouton IA à côté de plusieurs champs de texte du logiciel (nom, description, observations, communiqués, message d'une activité…), ainsi que du bouton IA de l'en-tête (icône étoiles ✨) et des boutons « Ajouter … avec l'IA » de chaque écran du catalogue.

Agent IA (créer et modifier en langage naturel)

L'Assistant IA est un agent unifié : vous lui écrivez en langage courant ce que vous voulez, il détecte l'intention et agit. Il s'ouvre dans une fenêtre centrée à l'écran (auparavant, c'était un panneau latéral) depuis le bouton IA de l'en-tête (icône étoiles ✨) ou depuis le bouton « Ajouter … avec l'IA » de chaque écran du catalogue.

Ce que sait faire l'agent (ses capacités) :

• Créer et modifier des clients (avec leurs contacts et adresses).
• Créer et modifier des produits du catalogue.
• Créer et modifier des supports (matières).
• Créer et modifier des opérations (façonnage) avec leurs options et leurs coûts.
• Créer et modifier des machines d'impression.
• Répondre aux questions d'utilisation (FAQ), comme jusqu'à présent.

Comment il travaille :

• Il n'exécute jamais rien sans votre confirmation. Avant d'appliquer une modification, l'agent affiche un résumé des actions qu'il va réaliser ; vous vérifiez et cliquez sur « Exécuter » pour confirmer. Si vous ne cliquez pas sur Exécuter, rien n'est créé ni modifié.
• Pour modifier, nommez la fiche (« modifie le client Acme… », « change le support Vinyle blanc… »). L'agent la retrouve par son nom. S'il y a plusieurs correspondances, il vous demande laquelle.
• Soyez aussi précis que possible : ce que vous voulez créer ou changer, et avec quelles données. Vous pouvez dicter l'instruction à la voix avec le bouton micro.

À côté du champ Message d'une activité (suivi commercial : appel, e-mail, visite, note de suivi), un bouton Rédiger avec l'IA est disponible : vous décrivez en quelques mots ce qui s'est passé (ex. « j'ai appelé le client, pas de réponse, je réessaie demain ») et l'IA rédige un message professionnel et, en plus, suggère le Type d'activité dans la liste ; à l'application, elle remplit les deux champs (Type et Message). Vous vérifiez et enregistrez.

À quoi ça sert

• Répondre à vos questions d'utilisation et aux questions fréquentes sans quitter le logiciel.
• Vous indiquer l'étape suivante ou l'emplacement d'une option.
• Vous aider à rédiger le contenu d'un champ (nom de produit, description, observation, communiqué).
• Créer et modifier des fiches du catalogue en langage naturel : clients (avec contacts et adresses), produits, supports, opérations et machines, toujours avec un résumé préalable et une confirmation par Exécuter.

Ce qu'il ne fait PAS

L'Assistant IA ne remplace pas l'assistance. Il aide pour les questions fréquentes et les étapes de base, mais il doit vous orienter vers les bonnes personnes lorsque le sujet l'exige :

• Erreurs, pannes ou choses qui ne fonctionnent pas → assistance (ouvrir un ticket).
• Données sensibles d'un client précis → elles ne sont pas traitées par l'IA.
• Facturation légale, obligations fiscales, réglementation par pays → assistance / équipe concernée.
• Prix commerciaux, plans, conditions → équipe commerciale.
• Suspicion de bug ou amélioration du logiciel → assistance / Produit.

Comment il répond

• Réponse courte d'abord. Dans le logiciel, vous avez besoin d'aller vite : l'IA va droit au but et vous donne l'étape suivante. Si vous avez besoin de plus de détails, ouvrez le guide / la documentation complète.
• Étapes d'aide. Lorsque la tâche se fait pas à pas, une liste numérotée d'étapes concrètes apparaît sous la réponse.
• Attention. S'il existe un risque ou une erreur fréquente liée, l'IA l'affiche sous forme d'avertissement mis en évidence (par exemple : « si le support est partagé, le changement de coût concerne tous les produits »).
• Boutons d'action, c'est vous qui décidez. Sous la réponse, des boutons peuvent apparaître : « Aller à <écran> » (vous emmène à la rubrique), « Voir le guide complet », « Créer un ticket » (ouvre le formulaire d'assistance déjà rempli avec votre question et la réponse) et « Copier la réponse ». L'IA ne navigue pas et ne change rien d'elle-même : c'est vous qui choisissez de cliquer.
• Questions suggérées selon l'écran. À l'ouverture du chat FAQ, les questions proposées dépendent de l'écran où vous êtes (dans Supports, des questions sur les supports ; dans le module de chiffrage, sur le chiffrage, etc.). Vous pouvez bien sûr écrire votre propre question.
• Vous pouvez noter la réponse (👍 bien / 👎 mal) pour aider à améliorer l'assistant.

Comment bien poser sa question

Indiquez sur quel écran vous êtes et ce que vous voulez obtenir. Plus la question est précise, meilleure est la réponse. Exemples :

• « Je suis dans Supports, où dois-je saisir le coût du papier ? »
• « Je suis dans le module de chiffrage, pourquoi le prix ne correspond-il pas à mon Excel ? »
• « Comment transformer un devis en ordre de fabrication ? »

D'où viennent les réponses

L'Assistant IA répond uniquement à partir d'un contenu validé : les FAQ, articles et guides d'aide du logiciel préparés par l'équipe d'assistance. Il n'invente pas de fonctionnalités et ne répond pas à partir de tickets bruts, de vidéos non vérifiées ou de données sensibles de clients. Si la documentation ne couvre pas votre question, l'IA vous le dira et vous orientera vers l'assistance au lieu d'inventer une réponse.

Boutons et actions — à quoi sert chacun

Texte littéral tel qu'il apparaît à l'écran.

Notions clés

• Chat FAQ : le chat d'aide où vous écrivez votre question et où l'IA répond avec ce que contient la documentation.
• Agent IA : l'assistant unifié qui, en plus de répondre aux questions, crée et modifie des fiches (clients avec leurs contacts et adresses, produits, supports, opérations et machines) à partir de ce que vous lui demandez en langage naturel. Il affiche toujours un résumé et n'applique les modifications que lorsque vous cliquez sur Exécuter.
• Résumé + Exécuter : avant de toucher à quoi que ce soit, l'agent vous montre ce qu'il va faire ; vous confirmez avec Exécuter. C'est la garantie que l'IA ne change pas les données d'elle-même.
• Retrouver par le nom : pour modifier, l'agent cherche la fiche par le nom que vous lui donnez (« le client Acme ») ; s'il y a plusieurs correspondances, il vous demande laquelle.
• Bouton IA (puce violet→rose) : à côté d'un champ de texte, il ouvre l'assistant pour rédiger ce champ. Vous générez un brouillon, vous l'évaluez, puis vous l'appliquez ou le rejetez.
• Rédiger avec l'IA dans une activité : dans le formulaire d'une activité, le bouton Rédiger avec l'IA génère le Message à partir de votre brève description et propose le Type d'activité ; à l'application, il remplit les deux champs pour que vous n'ayez plus qu'à vérifier et enregistrer.
• Dicter à la voix (bouton micro) : il apparaît à deux endroits — dans la zone d'instruction de l'assistant (fenêtre IA) et dans les champs de texte qui ont un bouton IA (observations, descriptions, communiqués…), à côté de la puce IA. Au lieu d'écrire, vous cliquez sur le micro et vous dictez ; ce que vous dites s'écrit tout seul en temps réel dans le champ (à la suite du texte déjà présent). Cliquez à nouveau sur le micro pour arrêter (pendant l'écoute, le bouton devient rouge). Dans la fenêtre, vous pouvez modifier le texte et cliquer sur Générer ; dans un champ, le texte dicté reste directement dans le champ, prêt à être enregistré. La dictée utilise la reconnaissance vocale du navigateur, elle fonctionne donc mieux dans Chrome ou Edge ; dans Safari, elle peut ne pas être disponible (dans ce cas, écrivez à la main).
• Session d'assistance : accompagnement personnalisé par notre équipe, payé avec des heures d'assistance (achetées dans Plans et tarifs → Assistance). Elle se demande depuis le bandeau Session d'assistance en bas du panneau de l'assistant, en écrivant une Observation avec ce dont vous avez besoin. La demander ne consomme pas d'heures ; elles sont consommées lorsque la session a lieu. À ne pas confondre avec le Centre d'assistance, qui correspond aux tickets écrits.
• Orienter vers l'assistance : lorsque le sujet dépasse ce à quoi l'IA doit répondre (erreur, donnée sensible, question légale, commerciale, bug), elle vous propose d'ouvrir un ticket au lieu d'improviser.

Questions fréquentes

Q : L'IA peut-elle tout résoudre ?

R : Non. L'IA aide pour les questions fréquentes et les étapes de base. Pour les erreurs, les données sensibles de clients, la facturation légale, les prix commerciaux ou les bugs éventuels, elle vous oriente vers l'assistance, le service commercial, l'équipe juridique ou Produit selon le cas. Elle ne remplace pas l'assistance humaine.

Q : Pourquoi l'IA me répond-elle si brièvement ?

R : Parce que dans le logiciel, vous avez besoin d'aller vite. La réponse courte vous donne l'étape suivante. Si vous avez besoin de plus de détails, ouvrez le guide complet ou la documentation depuis le chat lui-même.

Q : L'IA peut-elle m'emmener au bon écran ?

R : Elle vous propose des boutons d'action (« Aller aux Supports », « Ouvrir la documentation », « Créer un ticket ») et c'est vous qui décidez de cliquer. L'IA ne navigue pas et ne change rien d'elle-même.

Q : Je suis sur un écran et je ne sais pas quoi faire. Comment le demander à l'IA ?

R : Dites-lui sur quel écran vous êtes et ce que vous voulez obtenir. Par exemple : « Je suis dans Supports, où dois-je saisir le coût du papier ? » ou « Je suis dans le module de chiffrage, pourquoi le prix ne correspond-il pas à mon Excel ? ». Plus la question est précise, meilleure est la réponse.

Q : D'où l'IA tire-t-elle ses réponses ?

R : D'un contenu validé par l'assistance : FAQ, articles et guides d'aide du logiciel. Elle ne répond pas à partir de tickets bruts, de vidéos non vérifiées ou de données sensibles de clients, et elle n'invente rien. Si une information ne figure pas dans la documentation, elle vous le dit et vous oriente vers l'assistance.

Q : L'IA peut-elle créer ou modifier des fiches à ma place ?

R : Oui. L'Assistant IA est un agent : vous lui écrivez en langage naturel ce que vous voulez et il peut créer et modifier des clients (avec leurs contacts et adresses), des produits, des supports, des opérations et des machines, en plus de répondre aux questions. Vous l'ouvrez depuis le bouton IA de l'en-tête (icône étoiles ✨) ou depuis le bouton « Ajouter … avec l'IA » de chaque écran du catalogue.

Q : L'IA modifie-t-elle des données sans me prévenir ?

R : Non. Avant d'appliquer quoi que ce soit, l'agent vous montre un résumé des actions qu'il va réaliser et attend que vous cliquiez sur Exécuter. Si vous ne cliquez pas, aucune fiche n'est créée ni modifiée.

Q : Comment dire à l'IA de modifier une fiche précise ?

R : Nommez-la. Par exemple : « modifie le client Acme et change son téléphone » ou « augmente le coût du support Vinyle blanc ». L'agent retrouve la fiche par son nom ; s'il y a plusieurs correspondances, il vous demande laquelle avant de continuer.

Q : Où se trouve le bouton pour créer avec l'IA sur chaque écran ?

R : Dans la barre d'actions de chaque écran du catalogue, un bouton Assistant IA est disponible (icône étoiles ✨, en violet) : il se trouve dans Clients et fournisseurs, Supports d'impression, Opérations, Machines d'impression et Produits. Sur chaque écran, il ouvre l'agent centré sur cette entité. Il y a aussi le bouton IA de l'en-tête de l'application, qui ouvre le même agent.

Q : L'assistant s'affiche maintenant au centre de l'écran, c'est normal ?

R : Oui. L'assistant s'affiche dans une fenêtre centrée (auparavant, c'était un panneau latéral). C'est le même agent, seule sa présentation change.

Q : Puis-je dicter l'instruction à la voix au lieu de l'écrire ?

R : Oui. Dans la zone d'instruction de l'assistant, il y a un bouton micro : cliquez dessus et commencez à parler ; ce que vous dites s'écrit tout seul dans la zone. Cliquez à nouveau pour arrêter, modifiez si nécessaire et cliquez sur Générer. La dictée utilise la reconnaissance vocale du navigateur, elle fonctionne donc mieux dans Chrome ou Edge. Dans Safari, elle peut ne pas être disponible ; si le bouton ne réagit pas, écrivez à la main.