Qu'est-ce que c'est
Numérotation séquentielle des documents commerciaux : devis, commandes, bons de livraison, factures et leurs variantes (avoirs, factures rectificatives).
À quoi ça sert
- Définir le préfixe qui apparaît avant le numéro sur chaque document (ex.
FAC,2025-). - Fixer la valeur actuelle de chaque compteur, pour que le document suivant commence au numéro que vous choisissez.
- Choisir combien de chiffres s'affichent (les zéros à gauche).
- Donner une numérotation propre et séparée aux avoirs et aux factures rectificatives (exigence fiscale courante).
Comment l'utiliser
- Ouvrez le module depuis Paramètres → Compteurs.
- Saisissez les préfixes et la valeur actuelle de chaque compteur.
- Ajustez le nombre de chiffres si vous voulez plus ou moins de zéros à gauche.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Lisez l'avertissement qui s'affiche : les modifications ne concernent que les documents futurs.
Préfixes généraux
| Champ | Type | À quoi il sert | Par défaut |
|---|---|---|---|
| Préfixe du compteur pour devis, ordre de fabrication, bon de livraison et facture (15 caractères max.) | Texte (15 max.) | Caractères placés avant le numéro sur les devis, ordres de fabrication, bons de livraison et factures. Ex. FAC00001, 2025-0001. | # |
| Préfixe du compteur pour les identifiants internes (15 caractères max.) | Texte (15 max.) | Préfixe des identifiants internes du logiciel (non visible par le client sur les documents). | # |
| Nombre de chiffres affichés dans le compteur, ex. : 8 implique 00000001-99999999 | Nombre (4 à 30) | Combien de chiffres s'affichent dans le numéro. Ex. 8 → de 00000001 à 99999999. | 8 |
Compteurs par type de document
Chaque type a son compteur indépendant. Le backend l'incrémente automatiquement à la création de chaque document ; ici, vous définissez seulement sa valeur actuelle.
| Document | Champ (texte à l'écran) | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Devis | Compteur des devis | Valeur actuelle du compteur des devis. Le prochain sera cette valeur + 1. |
| Ordre de fabrication (OF) | Compteur des ordres de fabrication | Valeur actuelle du compteur des ordres de fabrication. Le prochain sera cette valeur + 1. |
| Bon de livraison | Compteur des bons de livraison | Valeur actuelle du compteur des bons de livraison. Le prochain sera cette valeur + 1. |
| Facture normale | Compteur des factures | Valeur actuelle du compteur des factures normales. La prochaine sera cette valeur + 1. |
Variantes particulières de facture
Les avoirs (remboursement) et les factures rectificatives (correction) ont leur propre séquence et leur propre préfixe, séparés de ceux des factures normales.
| Champ (texte à l'écran) | Type | À quoi il sert | Par défaut |
|---|---|---|---|
| Préfixe du compteur pour les identifiants des avoirs | Texte (15 max.) | Préfixe qui apparaît sur les avoirs. | AB |
| Compteur des avoirs | Nombre | Valeur actuelle de la séquence des avoirs. Le prochain sera cette valeur + 1. | 1 |
| Préfixe du compteur pour les identifiants des factures rectificatives | Texte (15 max.) | Préfixe qui apparaît sur les factures rectificatives. | RF |
| Compteur des factures rectificatives | Nombre | Valeur actuelle de la séquence des factures rectificatives. La prochaine sera cette valeur + 1. | 1 |
Boutons et actions — à quoi sert chacun
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Préfixe du compteur pour devis, ordre de fabrication, bon de livraison et facture (15 caractères max.) | Définit le préfixe qui apparaîtra avant le numéro sur les devis, ordres de fabrication, bons de livraison et factures. 15 caractères maximum. |
| Préfixe du compteur pour les identifiants internes (15 caractères max.) | Définit le préfixe des identifiants internes du logiciel (référence interne, non visible par le client). 15 caractères maximum. |
| Nombre de chiffres affichés dans le compteur, ex. : 8 implique 00000001-99999999 | Définit combien de chiffres s'affichent dans le compteur (ex. 8 chiffres = de 00000001 à 99999999). Plage de 4 à 30 chiffres. |
| Compteur des devis | Définit la valeur actuelle du compteur des devis. Il s'incrémente automatiquement à la création de nouveaux devis. |
| Compteur des ordres de fabrication | Définit la valeur actuelle du compteur des ordres de fabrication. Il s'incrémente automatiquement à la création de nouveaux ordres. |
| Compteur des bons de livraison | Définit la valeur actuelle du compteur des bons de livraison. Il s'incrémente automatiquement à la création de nouveaux bons de livraison. |
| Compteur des factures | Définit la valeur actuelle du compteur des factures normales. Il s'incrémente automatiquement à la création de nouvelles factures. |
| Préfixe du compteur pour les identifiants des avoirs | Définit le préfixe qui apparaîtra sur les avoirs. 15 caractères maximum. |
| Compteur des avoirs | Définit la valeur actuelle du compteur des avoirs. Il s'incrémente automatiquement à la création de nouveaux avoirs. |
| Préfixe du compteur pour les identifiants des factures rectificatives | Définit le préfixe qui apparaîtra sur les factures rectificatives. 15 caractères maximum. |
| Compteur des factures rectificatives | Définit la valeur actuelle du compteur des factures rectificatives. Il s'incrémente automatiquement à la création de nouvelles factures rectificatives. |
| Fermer | Ferme le paramétrage des compteurs sans enregistrer les modifications. |
| Enregistrer | Enregistre les modifications du paramétrage des compteurs et affiche un avertissement confirmant que les modifications s'appliquent uniquement aux documents futurs. |
Notions clés
- Compteur : numéro séquentiel qui s'incrémente automatiquement à chaque création d'un devis, d'un ordre de fabrication, d'un bon de livraison ou d'une facture. Sa valeur actuelle se paramètre à la main dans ce module.
- Préfixe : texte qui apparaît avant le numéro du compteur. Ex. si le préfixe est
FACet le compteur001, le document est identifié commeFAC001. - Identifiant interne : identifiant unique du logiciel pour les références internes. Il est différent de l'ID du document visible par le client (devis, facture, etc.).
- Avoir : document qui annule un débit antérieur (il rembourse de l'argent au client). Il a son propre compteur indépendant et son propre préfixe.
- Facture rectificative : document qui corrige des erreurs ou des modifications d'une facture antérieure sans altérer l'original. Elle a son propre compteur indépendant et son propre préfixe.
- Chiffres du compteur : combien de chiffres s'affichent dans le numéro, complétés par des zéros à gauche. Ex. 8 chiffres →
00000001. Plage de 4 à 30. - S'applique uniquement aux documents futurs : modifier un compteur ou un préfixe ici ne réécrit pas les documents déjà émis ; seuls ceux créés ensuite sont concernés. Pour retoucher un document précis déjà généré, utilisez l'Ajusteur de compteurs.
Avertissement à l'enregistrement
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, un avertissement vous rappelle que les modifications ne concernent que les documents futurs. Les documents déjà émis conservent leur numéro.
Autorisations
- L'autorisation
contador_editest requise.
Questions fréquentes
Q : Comment changer le préfixe de mes factures ?
R : Dans Préfixe du compteur pour devis, ordre de fabrication, bon de livraison et facture (15 caractères max.), saisissez le texte souhaité (15 caractères max.) et cliquez sur Enregistrer. Ce préfixe sert pour les devis, ordres de fabrication, bons de livraison et factures normales.
Q : Ma numérotation en est à FAC123 et j'ai besoin qu'elle devienne 2025-0001.
R : Dans Préfixe du compteur pour devis, ordre de fabrication, bon de livraison et facture, mettez 2025-. Dans Nombre de chiffres affichés dans le compteur, mettez 4. Dans Compteur des factures, mettez 0 (ou le numéro qui convient). Le document suivant sortira en 2025-0001.
Q : À quoi sert le champ « Nombre de chiffres affichés dans le compteur » ?
R : Il définit combien de chiffres s'affichent dans le numéro, complétés par des zéros à gauche. Ex. 8 affiche de 00000001 à 99999999. Il accepte de 4 à 30 chiffres.
Q : Qu'est-ce qu'un « identifiant interne » et en quoi diffère-t-il du numéro de facture ?
R : L'identifiant interne est l'identifiant du logiciel pour les références internes ; ce n'est pas ce que voit le client. Le numéro du document (devis, facture…) est celui qui est visible. Son préfixe se paramètre dans Préfixe du compteur pour les identifiants internes (15 caractères max.).
Q : À quoi sert le bouton « Enregistrer » ?
R : Il enregistre les modifications du paramétrage des compteurs et affiche un avertissement confirmant qu'elles s'appliquent uniquement aux documents futurs. Les documents déjà émis conservent leur numéro.
Q : À quoi sert le bouton « Fermer » ?
R : Il ferme la fenêtre de paramétrage sans enregistrer. Si vous avez modifié quelque chose et ne voulez pas l'appliquer, utilisez Fermer au lieu d'Enregistrer.
Q : Je veux que mes avoirs aient leur propre numérotation, distincte des factures normales.
R : C'est le cas habituel. Dans Préfixe du compteur pour les identifiants des avoirs, mettez AB- et dans Compteur des avoirs le prochain avoir que vous allez émettre. Les avoirs porteront AB-001, AB-002, indépendamment des factures normales.
Q : Les factures rectificatives ont-elles besoin de leur propre numérotation ?
R : Oui, fiscalement. C'est pourquoi elles ont un Préfixe du compteur pour les identifiants des factures rectificatives et un Compteur des factures rectificatives séparés. Paramétrez RF- ou R- et leur compteur.
Q : Si je baisse un compteur à un numéro inférieur, les factures déjà faites sont-elles réécrites ?
R : Non, mais cela provoque une collision. Si vous mettez le compteur à 1 alors que vous avez déjà émis FAC0001, la facture suivante essaiera de créer un autre FAC0001. Utilisez toujours des numéros supérieurs ou consultez le support avant.
Q : J'ai sauté un numéro par erreur ou je veux corriger un document précis.
R : Ce n'est pas possible depuis cet écran (ce module ne modifie que les documents futurs). Pour ajuster un document déjà généré, utilisez l'Ajusteur de compteurs (exige le plan PRO).
Q : J'ai changé les compteurs mais les anciens documents n'ont pas changé.
R : C'est le comportement attendu. Les modifications s'appliquent uniquement aux documents futurs ; ceux déjà émis conservent leur numéro. C'est pourquoi l'avertissement s'affiche quand vous cliquez sur Enregistrer.
Q : Je mets le préfixe 26/ pour l'année et le « 26 » apparaît deux fois (26/26…).
R : Le préfixe n'est qu'un texte visuel placé devant le numéro ; il n'est pas enregistré comme partie de la série. Si votre numérotation contenait déjà l'année, ajouter 26/ la double. Nous recommandons de ne pas mettre l'année dans le préfixe mais dans le compteur : 2025 → 25XXXXXXXX ou 5XXXXXX. Ainsi, chaque année, vous changez le compteur sans doubler de chiffres.
Q : Chaque année, je veux recommencer la numérotation et changer le préfixe, sans toucher aux documents des années précédentes.
R : Le préfixe n'est pas enregistré par document : le changer modifie donc l'affichage de tous. La pratique courante dans les ERP est d'intégrer l'année dans le compteur (ex. 26000001) et de remettre le compteur à zéro en début d'année. Pour réorganiser des séries déjà créées, utilisez l'éditeur/ajusteur de compteurs.
Q : Un numéro de facture est en double.
R : Cela vient généralement d'une remise à zéro du compteur en dessous de ce qui a déjà été émis, ou d'un import de données. Comparez le numéro du compteur avec celui de la dernière facture réelle et réglez-le sur un numéro supérieur. Pour les documents déjà en double, utilisez l'Ajusteur de compteurs.