De quoi s'agit-il
Module pour gérer les commandes d'achat aux fournisseurs : quelle matière vous commandez, à qui, à quel prix et quand elle arrive. Il couvre tout le cycle commande → envoi au fournisseur → réception de la marchandise (totale ou partielle) → facture d'achat, avec entrée automatique en stock à la réception.
Vous y accédez depuis le menu Achat → Commandes (route /pedido-compra). Il faut l'abonnement Full.
À quoi ça sert
- Enregistrer des commandes aux fournisseurs avec des lignes d'articles du catalogue (avec leur tarif fournisseur) ou des lignes libres.
- Envoyer la commande au fournisseur par e-mail avec le PDF en pièce jointe.
- Réceptionner la marchandise à son arrivée, en totalité ou en partie : les quantités reçues s'ajoutent au stock automatiquement et peuvent mettre à jour le coût de l'article et le tarif du fournisseur avec le prix réellement payé.
- Facturer la commande : cela génère la facture d'achat (brouillon) avec les lignes de la commande, prête à être vérifiée dans
/ggpCompra. - Voir le stock attendu (ce qui est commandé et pas encore reçu) dans l'écran d'inventaire.
Le circuit complet : commande → réception → facture
- Créez la commande (Brouillon) : bouton Nouvelle commande, choisissez le fournisseur et ajoutez des lignes. Quand vous choisissez un article du catalogue, le prix, la référence fournisseur et la date prévue se remplissent seuls à partir de son tarif fournisseur.
- Envoyez-la au fournisseur : le PDF est généré et envoyé par e-mail au fournisseur. La commande passe à l'état Envoyée et la date d'envoi est enregistrée.
- Réceptionnez : quand la marchandise arrive, l'action Réceptionner ouvre la fenêtre de réception. Vous indiquez combien il est arrivé de chaque ligne et le prix réel. Les quantités reçues entrent en stock ; si toute la commande est reçue, elle passe à Reçue, s'il en manque une partie elle reste Reçue partiellement (vous pouvez réceptionner en plusieurs fois).
- Facturez : cela crée la facture d'achat en brouillon avec les lignes de la commande et la marque comme Facturée. Vous pouvez aussi lier la commande depuis une facture d'achat déjà créée (voir Factures d'achat).
États de la commande
| État (badge) | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Tout juste créée, pas encore envoyée au fournisseur. C'est le seul état dans lequel on peut la supprimer. |
| Envoyée | Transmise au fournisseur par e-mail (avec le PDF). |
| Reçue partiellement | Une partie de la marchandise est arrivée ; il reste une part à recevoir. |
| Reçue | Toute la marchandise est arrivée et a été ajoutée au stock. |
| Facturée | La commande a déjà généré une facture d'achat (ou y a été liée). Le formulaire passe en lecture seule. |
| Annulée | Commande annulée. |
Organisation de l'écran
Liste (/pedido-compra)
Tableau avec une ligne par commande. Colonnes : N° de document, Date, Fournisseur, Référence, Date prévue, Total, Réception (barre de progression avec la quantité reçue par rapport à la quantité commandée) et État (badge). Il n'y a pas de colonne d'actions : quand vous sélectionnez une ou plusieurs lignes (case à gauche), les boutons d'action apparaissent en haut, dans l'en-tête du tableau — comme dans les écrans de vente. Avec une seule ligne sélectionnée, toutes les actions s'affichent (Modifier, Imprimer, Envoyer au fournisseur, Réceptionner, Confirmer la livraison, Facturer, Annuler) ; avec plusieurs lignes, seules restent celles qui acceptent plusieurs commandes (Facturer et Annuler). Un double clic sur une ligne ouvre aussi le formulaire de la commande.
Formulaire de la commande (fenêtre)
Trois blocs : Données de la commande (fournisseur, contact, référence, date prévue), Lignes (une carte par ligne) et Totaux (sous-total, taxes par taux et total). Le badge de l'état s'affiche dans l'en-tête. Quand la commande est Facturée (ou quand le module est bloqué par l'abonnement), le formulaire reste en lecture seule.
Sur chaque ligne, vous pouvez choisir un article du catalogue (un support et son format/couleur/taille/variante) : le système remplit le prix, la référence fournisseur, l'unité et la date prévue à partir du tarif fournisseur (il utilise celui marqué comme préféré ; à défaut, le premier actif de ce fournisseur). Vous pouvez aussi laisser la ligne libre (sans article) et saisir le libellé à la main.
À côté de Ajouter une ligne se trouve le bouton Réapprovisionnement automatique : une fois le fournisseur choisi, il ajoute d'un coup les lignes de tous les articles de ce fournisseur qui sont sous leur stock minimum, avec la quantité manquante (le déficit) déjà calculée. Voir la section suivante.
Réapprovisionnement automatique
Le bouton Réapprovisionnement automatique du formulaire remplit la commande avec ce qu'il reste à réapprovisionner chez le fournisseur choisi :
- Il cherche les articles du catalogue qui ont un stock minimum défini et dont le fournisseur est celui de la commande. Le fournisseur de chaque article est déterminé dans cet ordre : tarif préféré de l'article → tarif unique de l'article → Fournisseur de la fiche du support.
- Il calcule le déficit de chacun : stock minimum − disponible, où le disponible est le solde actuel plus l'attendu (commandé aux fournisseurs et pas encore reçu), consolidé dans l'unité naturelle de l'article (les formats avec largeur et hauteur convertissent entre m² et unités comme le fait l'inventaire).
- Il affiche une confirmation avec le nombre de lignes à ajouter et, si vous acceptez, crée une ligne par article avec la quantité = déficit, le prix du tarif fournisseur (ou le coût de l'article s'il n'y a pas de tarif), la référence fournisseur et la taxe par défaut du fournisseur.
Les articles déjà présents comme ligne de la commande ne sont pas dupliqués. S'il n'y a rien à réapprovisionner chez ce fournisseur, un message vous prévient et rien n'est ajouté. Le bouton est désactivé tant qu'aucun fournisseur n'est choisi et n'apparaît pas quand la commande est en lecture seule.
Fenêtre de réception
Elle s'ouvre avec Réceptionner. Elle affiche ligne par ligne ce qui est commandé, ce qui est reçu jusqu'ici et ce qui reste à recevoir, avec un champ de quantité à réceptionner (par défaut, le reste à recevoir) et le prix réel payé. Sur chaque ligne liée à un article, deux cases : mettre à jour le coût de l'article et mettre à jour le tarif du fournisseur avec ce prix réel (elles ne sont cochées que si le prix diffère de celui de la commande). Si la commande est encore en Brouillon, la fenêtre vous prévient avant de confirmer.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte tel qu'il apparaît à l'écran.
Liste
Les actions apparaissent dans l'en-tête du tableau quand vous sélectionnez des lignes avec la case de gauche.
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Nouvelle commande | Crée une commande d'achat vierge (état Brouillon). |
| Importer un document | Téléverse un ou plusieurs documents du fournisseur (devis, offre, proforma ou ancienne commande, en PDF ou en photo) et l'IA crée pour chacun une commande d'achat en Brouillon avec ses lignes. Elle reconnaît le fournisseur par son numéro fiscal et lie chaque ligne à l'article du catalogue quand la référence fournisseur correspond à un tarif ou à la référence de l'article. À la fin, la commande créée s'ouvre pour que vous la vérifiiez. |
| Modifier (avec 1 commande sélectionnée) | Ouvre le formulaire de la commande. Fonctionne aussi par double clic sur la ligne. |
| Imprimer (avec 1 commande sélectionnée) | Génère le PDF de la commande et l'ouvre dans un onglet. |
| Envoyer au fournisseur (avec 1 commande sélectionnée) | Génère le PDF et l'envoie par e-mail au fournisseur. La commande passe à Envoyée. Demande une confirmation. |
| Réceptionner (avec 1 commande sélectionnée) | Ouvre la fenêtre de réception pour enregistrer la marchandise arrivée. Disponible en Brouillon, Envoyée et Reçue partiellement. |
| Confirmer la livraison (avec 1 commande sélectionnée) | Réception totale en un clic : réceptionne tout le reste à recevoir de chaque ligne au prix prévu de la commande, sans mettre à jour ni coûts ni tarifs. Ajoute au stock, cumule ce qui est reçu et passe la commande à Reçue. Disponible en Envoyée et Reçue partiellement. Demande une confirmation avec le nombre de lignes et d'unités. |
| Facturer (avec 1 ou plusieurs commandes sélectionnées) | Crée la facture d'achat en brouillon avec les lignes de la commande et marque la commande comme Facturée. Les lignes liées à un article du catalogue conservent leur lien avec l'article dans la facture (icône de lien, correspondance exacte dans la fenêtre des coûts). Avec plusieurs commandes sélectionnées du même fournisseur, une seule facture est créée pour toutes. Demande une confirmation ; si l'une des commandes sélectionnées ne peut pas être facturée, un message signale celles qui ont été ignorées. |
| Annuler (avec 1 ou plusieurs commandes sélectionnées) | Marque la commande comme Annulée. Demande une confirmation (une seule fois même si plusieurs commandes sont sélectionnées) ; les commandes déjà facturées ou avec des réceptions enregistrées sont ignorées avec un message. |
| ? (icône d'aide, à côté du titre de l'écran) | Ouvre le Guide visuel de l'inventaire dans un nouvel onglet : il explique le cycle inventaire → consommation → achat, à quoi sert chaque rubrique et les 7 étapes de la mise en place. Il est présent dans les trois écrans du module d'achat (Stock d'achat, Commandes d'achat et Factures d'achat). |
Formulaire de la commande
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Ajouter une ligne | Ajoute une nouvelle ligne à la commande. |
| Réapprovisionnement automatique | Ajoute d'un coup les lignes de tous les articles du fournisseur de la commande qui sont sous leur stock minimum, avec quantité = ce qui manque jusqu'au minimum (en comptant le solde et l'attendu), le prix de leur tarif et la référence fournisseur. Demande une confirmation avec le nombre de lignes ; ne duplique pas les articles déjà présents dans la commande. Il faut avoir choisi un fournisseur. |
| Supprimer | Supprime la commande. Visible uniquement à l'état Brouillon (les commandes déjà envoyées ou reçues ne se suppriment pas, elles s'annulent). |
| Imprimer | Génère le PDF de la commande et l'ouvre dans un onglet. |
| Envoyer au fournisseur | Enregistre la commande et l'envoie par e-mail au fournisseur avec le PDF en pièce jointe. Elle passe à Envoyée. |
| Confirmer la livraison | Comme l'action de la liste : réceptionne tout le reste à recevoir de la commande au prix prévu, sans mettre à jour ni coûts ni tarifs. Visible quand la commande est Envoyée ou Reçue partiellement. |
| Facturer | Crée la facture d'achat en brouillon à partir de cette commande. |
| Fermer | Ferme le formulaire sans enregistrer. |
| Enregistrer | Enregistre la commande et ses lignes. Le numéro de document est attribué automatiquement à la création. |
Fenêtre de réception
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Quantité à réceptionner (par ligne) | Ce qui est arrivé de cette ligne lors de cette livraison. Par défaut, le reste à recevoir. |
| Prix réel (par ligne) | Prix unitaire réellement payé. Par défaut, celui de la commande. |
| Mettre à jour le coût (case par ligne) | Si elle est cochée, le coût de l'article du catalogue est mis à jour avec le prix réel. Cochée par défaut uniquement si le prix diffère de celui de la commande. |
| Mettre à jour le tarif (case par ligne) | Si elle est cochée, le tarif fournisseur de cet article est mis à jour avec le prix réel et la date. Cochée par défaut uniquement si le prix diffère. |
| Confirmer la réception | Enregistre la livraison : ajoute les quantités au stock, cumule ce qui est reçu sur chaque ligne et recalcule l'état de la commande (Reçue / Reçue partiellement). |
| Fermer | Ferme sans rien enregistrer. |
Notions clés
- Commande d'achat : document envoyé à un fournisseur pour lui demander de la matière. Ce n'est pas la facture : la facture d'achat s'enregistre quand le fournisseur facture (elle peut être générée depuis la commande avec Facturer).
- Réception : enregistrement de la marchandise qui arrive d'une commande. Chaque réception ajoute les quantités au stock et cumule ce qui est reçu par ligne. Elle peut se faire en plusieurs fois (réception partielle).
- Réception partielle : arrivée d'une partie seulement de ce qui a été commandé. La commande reste Reçue partiellement et vous pouvez utiliser à nouveau Réceptionner quand le reste arrive.
- Tarif fournisseur : prix, référence, quantité minimale et délai de livraison qu'un fournisseur propose pour un article précis du catalogue (un format, une couleur, une taille ou une variante d'un support). Il se gère avec le bouton Fournisseurs à l'intérieur de l'article, dans Supports d'impression. La commande l'utilise pour remplir le prix et la référence, et la réception peut le mettre à jour avec le prix réel.
- Fournisseur préféré : dans les tarifs d'un article, le fournisseur marqué d'une étoile. C'est celui qui est proposé par défaut quand vous commandez cet article.
- Stock attendu : quantité commandée et pas encore reçue (commandes Envoyées ou Reçues partiellement). Elle apparaît dans la colonne Attendu de Stock d'achat.
- Ligne libre : ligne de la commande sans article du catalogue (libellé saisi à la main). À la réception, elle ne déplace ni stock ni tarif, elle cumule seulement ce qui est reçu.
- Date prévue : date estimée d'arrivée de la marchandise. Quand vous choisissez un article avec tarif, le système propose aujourd'hui + le délai de livraison du fournisseur.
- Prix réel : prix unitaire effectivement payé, indiqué à la réception. Il peut différer du prix de la commande et sert à mettre à jour le coût et le tarif.
- Réapprovisionnement automatique : action du formulaire de la commande qui ajoute en bloc les articles du fournisseur qui sont sous leur stock minimum, avec quantité = déficit (stock minimum − solde − attendu, dans l'unité naturelle de l'article).
- Déficit : ce qui manque pour atteindre le stock minimum d'un article, en déduisant ce qui est déjà en stock physique et ce qui est commandé et en route. C'est la quantité que propose le réapprovisionnement automatique (ainsi que Générer commande dans Stock d'achat).
Fonctions selon l'abonnement / le rôle
- Module Achats et Inventaire : inclus dans l'abonnement Full et souscriptible séparément avec n'importe quel autre plan. Sans lui, l'écran affiche la fiche du module avec le badge Full et le bouton Souscrire à Achats et Inventaire (il mène à
/subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario) ; le menu Achat → Commandes est visible pour tout le monde.
Questions fréquentes
Q : Comment je passe une commande de matière à un fournisseur ?
R : Dans Achat → Commandes, cliquez sur Nouvelle commande, choisissez le fournisseur et ajoutez des lignes avec Ajouter une ligne (article du catalogue ou libellé libre). Enregistrer la laisse en Brouillon ; Envoyer au fournisseur la transmet par e-mail avec le PDF. Vous pouvez aussi la générer automatiquement depuis l'inventaire avec Générer commande (voir Stock d'achat).
Q : Comment remplir la commande avec tout ce qu'il faut réapprovisionner chez un fournisseur ?
R : Dans le formulaire de la commande, une fois le fournisseur choisi, cliquez sur Réapprovisionnement automatique (à côté de Ajouter une ligne). Une ligne est ajoutée pour chaque article de ce fournisseur qui est sous son stock minimum, avec la quantité manquante jusqu'au minimum (en déduisant ce qui est déjà commandé et en route), son prix de tarif et sa référence. Confirmez le nombre de lignes et vérifiez avant d'enregistrer ou d'envoyer. Les articles déjà présents dans la commande ne sont pas dupliqués.
Q : Je clique sur Réapprovisionnement automatique et on me dit qu'il n'y a aucun article à réapprovisionner.
R : Cela signifie qu'aucun article dont le fournisseur est celui de la commande n'est sous son stock minimum (en comptant la matière en route). Vérifiez que les articles ont un Stock minimum défini et que leur fournisseur correspond : il est déterminé par le tarif préféré de l'article, le tarif unique s'il n'en a qu'un ou, à défaut, le champ Fournisseur de la fiche du support.
Q : J'ai le devis du fournisseur en PDF. Est-ce que je peux créer la commande sans tout retaper ?
R : Oui. Dans Achat → Commandes, cliquez sur Importer un document et téléversez le PDF ou une photo du devis, de l'offre, de la proforma ou d'une ancienne commande. Cliquez sur Traiter avec l'IA : une commande est créée en Brouillon avec le fournisseur (si son numéro fiscal correspond à l'un de vos fournisseurs), la référence et les lignes du document. Les lignes dont la référence fournisseur correspond à un tarif ou à la référence d'un article du catalogue arrivent déjà liées à l'article. À la fin, la commande s'ouvre pour que vous la vérifiiez et complétiez ce qui manque.
Q : Toute la commande est arrivée comme prévu. Dois-je remplir la fenêtre de réception ?
R : Non. Utilisez Confirmer la livraison (dans la liste avec la commande sélectionnée, ou avec le bouton du formulaire) : tout le reste à recevoir est réceptionné d'un coup au prix prévu de la commande, le stock augmente et la commande passe à Reçue. Ni les coûts ni les tarifs ne sont modifiés, puisque le prix n'a pas changé. Si la marchandise est arrivée à un autre prix ou seulement en partie, utilisez Réceptionner.
Q : La marchandise est arrivée. Comment je l'enregistre ?
R : Dans la liste, sélectionnez la ligne de la commande (case de gauche) et cliquez sur Réceptionner dans l'en-tête du tableau. Indiquez la quantité arrivée pour chaque ligne et le prix réel, puis cliquez sur Confirmer la réception : les quantités s'ajoutent au stock et la commande passe à Reçue (ou Reçue partiellement s'il manque quelque chose).
Q : Seule une partie de la commande est arrivée. Que dois-je faire ?
R : Enregistrez ce qui est arrivé avec Réceptionner. La commande reste Reçue partiellement et vous pourrez utiliser à nouveau Réceptionner à l'arrivée du reste — la fenêtre affiche toujours le reste à recevoir par ligne.
Q : Comment transformer la commande en facture d'achat ?
R : Avec l'action Facturer (en sélectionnant la commande — ou plusieurs du même fournisseur — dans la liste, ou avec le bouton du formulaire). Une facture d'achat en brouillon est créée dans /ggpCompra avec les lignes de la commande — celles qui portent un article du catalogue arrivent dans la facture liées à cet article (icône de lien) —, prête à être vérifiée et enregistrée. Vous pouvez aussi faire l'inverse : quand vous créez une facture d'achat de ce fournisseur, l'écran vous propose de Lier ses commandes en attente.
Q : D'où viennent le prix et la référence quand je choisis un article ?
R : Du tarif fournisseur de l'article pour le fournisseur de la commande (celui marqué comme préféré, ou le seul actif). Les tarifs se gèrent avec le bouton Fournisseurs à l'intérieur de chaque format/couleur/taille/variante du support.
Q : Le fournisseur m'a facturé un prix différent de celui de la commande. Est-ce que quelque chose se met à jour ?
R : Oui. Dans la fenêtre de réception, indiquez le prix réel : s'il diffère de la commande, les cases de mise à jour du coût et du tarif sont cochées, et à la confirmation le coût de l'article et le tarif de ce fournisseur sont mis à jour.
Q : Est-ce que je peux supprimer une commande envoyée ?
R : Non. Supprimer n'est disponible qu'à l'état Brouillon, pour conserver la traçabilité. Les commandes envoyées ou reçues s'annulent.
Q : Où je vois ce que j'ai commandé et qui n'est pas encore arrivé ?
R : Dans Achat → Stock d'achat, colonne Attendu : elle additionne, pour chaque article, le reste à recevoir des commandes Envoyées et Reçues partiellement.
Q : Je ne vois pas le module Commandes ou les boutons ne font rien.
R : Il est inclus dans l'abonnement Full et, avec n'importe quel autre plan, il se souscrit comme module séparé sans changer de plan : l'écran affiche la fiche du module avec le bouton Souscrire à Achats et Inventaire, qui mène à /subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario.