Vente — Devis, commandes, bons de livraison, factures

Qu'est-ce que c'est

Module unifié qui gère toute la chaîne documentaire commerciale : Devis → Commande (OF) → Bon de livraison → Facture. C'est le cœur du logiciel : c'est ici que les travaux sont créés, acceptés, livrés, facturés et encaissés.

À quoi ça sert

• Établir des devis pour vos clients et les transformer en commandes lorsqu'ils les acceptent.
• Garder le contrôle de ce qui est en attente, en production, livré et facturé.
• Émettre des factures (normales, avoirs et rectificatives), les transmettre à l'administration fiscale via TicketBAI et enregistrer les encaissements.
• Partager l'état d'une commande avec le client final au moyen d'un lien public.

Les quatre types de document

L'ordre général est Devis → Commande (OF) → Bon de livraison → Facture, mais le circuit n'est PAS rigide et tous les niveaux ne sont pas obligatoires : chaque entreprise décide si elle utilise les Ordres de fabrication et/ou les Bons de livraison. Les niveaux désactivés sont automatiquement sautés dans tout le circuit. Voir la section suivante.

Niveaux actifs par entreprise

Dans Paramètres → Personnalisation → « Flux de documents », il existe deux interrupteurs :

Par défaut, les deux sont activés (Oui), si bien que le circuit complet à 4 niveaux est le comportement standard.

Lorsqu'un niveau est désactivé :

• Il n'apparaît pas dans le menu, ni son écran, ni sa route, ni ses colonnes ni ses actions.
• Il est sauté lors de la progression. Exemple : si une entreprise désactive les Bons de livraison, en cliquant sur Accepter sur un OF, la Facture est créée directement, sans passer par le bon de livraison.

Cela permet d'adapter le logiciel à chaque activité : qui ne fait que facturer peut se limiter à Devis → Facture ; qui a besoin de production et de livraison utilise les quatre niveaux.

Comment ça fonctionne

Créer un devis

1. Ouvrez /ggpOferta → cliquez sur Nouveau.
2. Choisissez le client (autocomplété par nom commercial).
3. Vérifiez le commercial, le contact et l'adresse de livraison (préremplis avec ceux du client).
4. Ajoutez des lignes :

• Nouveau chiffrage — ouvre le module de chiffrage, calcule le prix et crée la ligne.
• Ajouter un chiffrage existant — sélectionne des chiffrages déjà enregistrés.
• Ajouter une ligne vide — ligne manuelle : nom, description, quantité, prix.

1. Ajustez la remise et les taxes par ligne si nécessaire.
2. Enregistrer. Le système attribue le numéro de devis.

Accepter un devis → commande

1. Ouvrez le devis (ou sélectionnez-en plusieurs dans la liste) et cliquez sur Accepter.
2. Si une commande du même client existe déjà avec des lignes issues de ce devis, le système demande s'il faut combiner avec la commande existante ou en créer une nouvelle. Cela évite les doublons.
3. La commande hérite du client, du contact, du commercial, de la référence, des observations et de toutes les lignes acceptées.
4. La date de livraison est recalculée automatiquement à partir du délai de livraison de chaque chiffrage.

Acceptation partielle

Si le devis comporte plusieurs lignes et que le client n'en confirme que certaines :

1. Cochez la case uniquement sur les lignes acceptées.
2. Cliquez sur Accepter → seules ces lignes avancent.
3. Celles non cochées restent dans le devis à l'état En attente : elles pourront être acceptées plus tard ou annulées.

Passer au niveau suivant

Le bouton Accepter fait passer le document au niveau actif suivant de l'entreprise :

• Depuis un devis → génère le niveau actif suivant (OF, bon de livraison ou facture selon ce qui est activé).
• Depuis une commande → génère un bon de livraison (ou une facture, si les bons de livraison sont désactivés).
• Depuis un bon de livraison → génère une facture.

Accepter respecte les niveaux actifs : si un niveau est désactivé, il est omis. Par exemple, avec les Bons de livraison désactivés, accepter un OF crée directement la facture.

Il existe en outre deux raccourcis :

• Livrer depuis un devis ou une commande — saute directement au bon de livraison (visible uniquement si les bons de livraison sont actifs).
• Facturer depuis n'importe quel niveau — saute directement à la facture (en créant en arrière-plan les niveaux intermédiaires actifs).

Combiner avec un document existant lors de la progression

Lorsque vous faites progresser des lignes et que d'autres lignes sœurs (du même document d'origine) sont déjà rattachées à un document du niveau suivant, le système peut combiner dans ce document au lieu d'en créer un nouveau. Le comportement se décide dans Paramètres → Vente, option « Lors du passage à la phase suivante, si des lignes sœurs sont déjà rattachées à un autre document » :

Progression automatique à l'acceptation (« Lors de l'acceptation »)

Dans Paramètres → Personnalisation, l'option « Lors de l'acceptation » décide jusqu'où un document avance lorsqu'il est accepté :

La progression automatique n'agit que sur les niveaux actifs de l'entreprise : si un niveau est désactivé, il n'est pas compté. Avec usaOT et usaAlbaran sur Oui par défaut, le comportement est identique à celui d'avant, donc les clients ayant « Lors de l'acceptation » sur 1 ou 2 n'ont besoin d'aucun changement.

Champs du document

En-tête (commune aux 4 types)

Pour ne pas surcharger l'écran, l'en-tête n'affiche d'entrée que les 4 champs principaux — Client, Contact, Référence et Date de création — et masque le reste (Commercial, Traité par, Date de fin, Mode de livraison, Forme de paiement, Jour de paiement, Compte bancaire). Le bouton Plus de données les déploie ; Moins de données les replie. Les champs masqués continuent de se remplir seuls (par ex. la forme et le jour de paiement hérités du client, et le compte bancaire de la forme de paiement) même s'ils ne sont pas visibles.

Champs exclusifs à la Facture

Il n'y a pas de bouton « OF » isolé au bas du formulaire. Le pied de page a un seul bouton « Partager » (icône de partage) qui ouvre la fenêtre Partager avec toutes les sorties du document (imprimé, OF, ticket, e-mail, Direct). Dans le formulaire de Facture, l'option Imprimer l'OF apparaît désactivée (« Non disponible pour les factures. ») ; pour imprimer l'OF d'une facture, utilisez l'action Partager de la barre de la liste et choisissez Imprimer l'OF. Le bouton s'appelait auparavant « Imprimer ». Si vous cherchez le bouton Imprimer du pied du formulaire ou l'action Imprimer de la liste, c'est maintenant Partager : même emplacement, même fenêtre, avec en plus l'option Direct.

Facture simplifiée (détection automatique)

Une facture ordinaire (ni avoir, ni rectificative) est considérée comme Facture simplifiée de façon automatique, sans la cocher à la main et sans aucun interrupteur : c'est CotizaPrint qui la détecte à partir du client du document lui-même. Il suffit qu'une de ces deux conditions soit remplie :

Où cela se voit :

Pour qu'une facture cesse de sortir en simplifiée, renseignez le numéro fiscal dans la fiche du client (ou émettez-la à un client qui en a un, plutôt qu'au client générique / comptant) et régénérez l'imprimé.

Lignes du document

Chaque ligne représente un produit/service. Elle peut provenir de :

• Un chiffrage du module de chiffrage (relation 1 à 1 : chaque chiffrage = une seule ligne).
• Une saisie manuelle sans module de chiffrage.

Champs de chaque ligne

Actions sur une ligne

• Modifier le chiffrage (crayon) : ouvre le module de chiffrage pour retoucher le prix/coût. À l'enregistrement, les changements se synchronisent sur la ligne.
• Dupliquer la ligne : copie (y compris le chiffrage associé). Disponible à deux endroits : dans le formulaire du document et, dans la liste des Devis (/ggpOferta), en passant la souris sur l'État de la ligne — le bouton Dupliquer crée la copie dans le même devis.
• Supprimer la ligne : la supprime (si elle est nouvelle) ou la détache (si elle était déjà enregistrée).
• Changer la taxe : sélecteur par ligne.
• Joindre des fichiers : ajoute des observations / références.
• Réorganiser : glisser-déposer.
• Déplacer vers un autre document : glissez une ligne entre des documents du même client et du même niveau — la ligne se détache de l'origine et se rattache à la destination, elle n'est pas dupliquée.

Comportement lors du changement de client

Si vous changez le client alors que des lignes existent déjà :

• Seules les remises des lignes qui étaient à 0 % sont mises à jour (à la remise par défaut du nouveau client).
• Les lignes avec une remise manuelle sont respectées.
• Les taxes et les prix ne sont pas modifiés.

Totaux et calculs

Le système recalcule instantanément à chaque changement :

• Base imposable = somme des sous-totaux des lignes actives.
• Remise globale % = pourcentage de la remise totale par rapport au prix avant remise.
• Taxes = somme des taxes de chaque ligne (chaque ligne peut avoir son propre taux).
• Total = base imposable + taxes.
• Marge (uniquement si vous avez le droit de la voir) : pourcentage entre le coût total et le sous-total.

Les montants affichés sont arrondis à 2 décimales ; en interne, la précision complète est conservée.

Forme et jour de paiement

En choisissant le client

En sélectionnant un client dans une vente, le système remplit automatiquement sa forme et son jour de paiement. Inutile de les saisir : ils sont hérités de la fiche du client.

Compte bancaire du document

À côté de la Forme de paiement se trouve le sélecteur Compte bancaire : le compte (alias + IBAN) sur lequel ce document sera encaissé. En choisissant une forme de paiement, si le compte du document est encore vide, il se remplit automatiquement avec le compte par défaut de cette forme de paiement. Vous pouvez le changer à la main à tout moment avec l'option Sans compte ou en en choisissant un autre ; le compte que vous mettez à la main prévaut et n'est plus réécrit en changeant de forme de paiement. Le sélecteur n'affiche que les comptes actifs du catalogue de comptes bancaires.

En changeant la forme/le jour de paiement d'un client

Si vous modifiez un client et changez sa forme ou son jour de paiement, le système demande si vous voulez appliquer ce changement aux devis, OF et bons de livraison ouverts de ce client. Vous n'avez ainsi pas à passer document par document.

Prévision d'encaissement dans l'OF

Dans le formulaire de vente d'un devis, OF ou bon de livraison (pas en facture), si le document a une forme et un jour de paiement, un avis apparaît avec la « Prévision d'encaissement (estimée) » : la date à laquelle l'encaissement aurait lieu.

Elle est uniquement informative. L'effet d'encaissement réel, avec son échéance définitive, se crée au moment de la facturation.

Actions sur le document

Depuis la liste

Fenêtre « Partager » — types d'impression, téléchargement, e-mail et Direct

En cliquant sur Partager, la fenêtre Partager s'ouvre avec les options regroupées. Celles qui ne s'appliquent pas à la sélection actuelle apparaissent désactivées avec une infobulle expliquant le motif. Cette fenêtre s'appelait auparavant « Imprimer » ; les options qu'elle contient conservent leurs noms.

Impression partielle par lignes : si dans la liste vous ne cochez que certaines lignes d'un document (sans cocher la case de l'en-tête), toutes les options de la fenêtre génèrent l'imprimé/PDF uniquement avec ces lignes (les totaux de l'imprimé additionnent seulement les lignes choisies). Si vous cochez l'en-tête, le document complet est imprimé. Vous pouvez mélanger : certains en-têtes complets et, pour d'autres, seulement quelques lignes, même avec plusieurs documents à la fois.

Dans le formulaire

Celles de la liste, plus :

• Plus de données / Moins de données : déploie ou masque les champs secondaires de l'en-tête (Commercial, Date de fin, Mode de livraison, Forme de paiement, Jour de paiement, Compte bancaire). D'entrée, seuls Client, Contact, Référence et Date de création sont visibles.
• Enregistrer (disquette) : sauvegarde les changements.
• Partager (icône de partage, un seul bouton ; infobulle « Imprimer, envoyer par e-mail, télécharger ou partager par Direct. ») : enregistre le document et ouvre la fenêtre Partager pour choisir la sortie. Ce bouton s'appelait auparavant « Imprimer », et remplace les anciens boutons isolés Imprimé, Ticket, OF et Direct du pied du formulaire. Options de la fenêtre (celles qui ne s'appliquent pas apparaissent désactivées avec le motif) :

Les options pour plusieurs documents à la fois (Imprimer fusionné, Télécharger un PDF unique, Télécharger un ZIP) n'apparaissent pas ici : dans le formulaire, il n'y a qu'un seul document. Pour celles-ci, utilisez l'action Partager de la barre de la liste.

• Générer SEPA (icône de banque, uniquement dans le formulaire de Facture) : enregistre la facture, crée son effet d'encaissement s'il n'existait pas encore et ouvre l'assistant pour télécharger le fichier SEPA (Cahier 19 / prélèvement direct) de cette facture. N'apparaît que si la facture est déjà enregistrée et que l'entreprise a un compte bancaire par défaut configuré dans Paramètres → Finances. Si vous ne le voyez pas, il manque normalement un compte bancaire marqué comme par défaut dans Paramètres → Finances.
• FACTURER : émet la facture et clôture le document. S'il reste un montant en attente, demande d'abord quoi faire avec l'encaissement (voir « Encaissement à la clôture / facturation / progression »). S'appelait auparavant « Facturer et Clôturer ».
• TICKET : n'apparaît que lorsque le client paie comptant (la forme et le jour de paiement du document sont à 0 jour, encaissement immédiat). Fait exactement la même chose que FACTURER — demande pour l'encaissement en attente, facture et clôture — et ouvre en plus l'impression du ticket avant de clôturer le document, pour le remettre au client sur-le-champ. Si vous ne le voyez pas, vérifiez la forme de paiement du document : avec une échéance à jours, il ne s'affiche pas.
• Tout accepter (bouton violet) : accepte toutes les lignes en attente du document et avance au niveau suivant. S'appelait auparavant « Enregistrer Accepté ».
• Enregistrer : enregistre le document et ses lignes. Si vous avez marqué certaines lignes comme acceptées ou annulées (acceptation partielle), Enregistrer applique cette sélection : accepte celles qui sont marquées, annule celles que vous avez marquées comme annulées et n'avance au niveau suivant qu'avec elles. Si vous marquez toutes les lignes comme acceptées (ou toutes comme annulées), Enregistrer se limite à enregistrer — dans ce cas, utilisez Tout accepter ou Annuler. Cette sélection partielle avait auparavant son propre bouton, « Gérer Partiel », qui a été retiré car il faisait la même chose.
• Étape suivante (flèche) : accepte toutes les lignes (ou seulement celles marquées s'il y a une sélection).
• Annuler (bouton rouge ; affichait auparavant le nom du document, « Annuler Devis/OF/Bon de livraison/Facture ») : visible uniquement lorsqu'il y a des lignes en attente d'acceptation. Demande confirmation en indiquant combien de lignes en attente vont être annulées ; si le document a des lignes déjà acceptées, avertit qu'elles restent inchangées (seules les lignes en attente sont annulées). Une fois confirmé, marque comme annulées uniquement les lignes en attente, enregistre et ferme le formulaire sans avancer au niveau suivant ni ouvrir aucun autre document.
• Ajouter une ligne vide / un nouveau chiffrage / un chiffrage existant — les trois façons de créer des lignes.
• Encaisser (carte Encaissements) : ouvre la fenêtre d'encaissement pour enregistrer un encaissement du document. S'appelait auparavant « Paiement et Encaissement » ; l'ancien bouton « Tout encaisser » a été supprimé (la fenêtre elle-même permet d'encaisser la totalité du montant en attente).
• Dans le tableau des lignes, la Remise d'une ligne avec chiffrage se modifie en cliquant dessus : la fenêtre Remise de la ligne s'ouvre, une calculatrice avec le prix sans remise et trois champs liés — Remise (%), Montant de la remise et Total avec remise — vous remplissez celui que vous préférez, les deux autres se recalculent seuls et Appliquer enregistre la remise sur la ligne. La Taxe d'une ligne libre se change en cliquant sur son encadré de montant et de pourcentage, qui ouvre la fenêtre Changer les taxes (sur les lignes avec chiffrage, la taxe n'est pas cliquable).

Encaissement à la clôture / facturation / progression

En cliquant sur « FACTURER », sur « TICKET », en « Clôturant » une facture avec un montant en attente, ou en cliquant sur TICKET dans le module de chiffrage, le système demande d'abord — « Il reste un montant en attente d'encaissement » — et propose trois options :

• Tout encaisser — encaisse la totalité du montant en attente sans ouvrir l'écran d'encaissement : il s'enregistre seul et clôture.
• Vérifier les encaissements — ouvre la fenêtre avec le montant en attente réparti, pour l'ajuster avant d'enregistrer.
• Ne pas encaisser — n'enregistre aucun encaissement ; le document est facturé quand même. (Cette option s'appelait auparavant « Annuler ».)
• Annuler (bouton rouge du pied) — ferme l'avis sans rien faire. Quand l'avis vient du bouton TICKET du module de chiffrage, ce bouton s'appelle Ne pas générer de ticket : en cliquant dessus, ni la facture ni le ticket ne sont créés.

Détails :

• Si le client paie comptant (forme de paiement à 0 jour), l'avis l'indique et la fenêtre présélectionne le montant en attente pour tout encaisser d'un coup.
• Si le client paie à terme, la fenêtre s'ouvre sans présélection, pour que vous enregistriez un acompte partiel ou le montant que vous voulez.
• Si la facture est déjà payée à 100 %, rien n'est demandé.

Le même principe s'applique en faisant progresser un OF vers un bon de livraison ou une facture lorsque le client paie comptant et n'a pas encore payé : le système demande s'il faut enregistrer l'encaissement.

Acomptes

Vous pouvez enregistrer des encaissements (acomptes) sur un OF ou une commande avant de facturer. Au moment de la facturation, cet acompte est automatiquement compté comme encaissé dans l'effet de la facture (la ligne conserve son identité en passant de l'OF à la facture), il n'y a donc pas à le ressaisir.

Suppression en cascade

L'action Supprimer n'est plus bloquée parce que le document a généré des niveaux ultérieurs.

En supprimant, le système supprime en cascade les documents équivalents en aval (le bon de livraison et/ou la facture qui en dérivent) et son effet d'encaissement :

• S'il y a des encaissements enregistrés, demande une confirmation supplémentaire avant de supprimer.
• Respecte le verrouillage TicketBAI : une facture déjà transmise à l'administration fiscale n'est pas supprimée.
• Respecte l'autorisation « Autoriser la suppression de facture ».

États

État par ligne

État du document

Il se calcule à partir des états de ses lignes :

• En attente — aucune ligne acceptée.
• Partiel — mélange de lignes acceptées et en attente.
• Livré — toutes les lignes sont arrivées au bon de livraison.
• Facturé — toutes en facture.
• Annulé — toutes annulées.

Différences selon le plan

• TRY / STD — tout ce qui est décrit jusqu'ici.
• PRO — pas de fonction supplémentaire dans cette section.
• FULL — option Direct de la fenêtre Partager (lien + QR pour Direct, aussi bien pour le devis que pour la commande/OF, depuis la liste et depuis le formulaire), Partager l'OF avec le client et QR de suivi dans les imprimés (si le modèle l'active). Avec un autre plan, en choisissant Direct, l'avis du module verrouillé s'affiche avec ce qu'il fait et l'option de changer de plan. Rappel : Direct n'est plus un bouton du pied du formulaire : on y accède par Partager → Direct.

Autorisations

Intégrations

• Module de chiffrage — source naturelle des lignes avec prix calculé.
• Clients — apporte le contact, l'adresse, la remise et la forme de paiement.
• Paiements et Encaissements — le bouton Encaisser ouvre l'encaissement et déduit le solde en attente.
• Effets à recevoir — chaque facture génère un effet à recevoir avec son échéance (forme + jour de paiement) ; ils se consultent dans Vente → Effets à recevoir.
• TicketBAI — à l'émission d'une facture, si l'organisation a TicketBAI actif, elle est envoyée automatiquement à l'administration fiscale régionale.
• Direct (Portail client) — s'ouvre par Partager → Direct : depuis un devis, le lien public est généré pour que le client l'accepte ou le refuse (l'accepter le fait passer en ordre de fabrication) ; depuis une commande, le lien est généré pour que le client voie son état.
• Tâches / Calendrier — en acceptant une commande, chaque ligne reçoit une date de travail programmée selon le délai du chiffrage ; elle apparaît dans la section Tâches pour les opérateurs.
• E-mail — en changeant d'état, des notifications automatiques sont envoyées si des modèles et des destinataires sont configurés.

Règles importantes

• Un chiffrage = une ligne. Un chiffrage ne se répartit pas sur plusieurs lignes et plusieurs chiffrages ne se regroupent pas dans une seule ligne.
• Niveaux configurables. Le circuit n'est pas rigide : chaque entreprise active ou désactive l'OF et le Bon de livraison ; les niveaux désactivés sont sautés dans tout le circuit.
• Suppression en cascade. Supprimer un document supprime aussi les niveaux dérivés en aval et son effet d'encaissement, avec confirmation supplémentaire s'il y a des encaissements, en respectant le verrouillage TicketBAI.
• Facture clôturée = lecture seule. Pour modifier, Rouvrir la facture (cela reste enregistré). Si en plus elle a déjà été transmise à la facturation électronique, elle ne peut plus être rouverte : on corrige avec Créer une rectificative ou on annule depuis Facturation électronique.
• Numérotation automatique. Le numéro de document est généré par le système, il ne s'assigne pas à la main.
• Une seule porte de sortie : Partager. Imprimer, télécharger, envoyer par e-mail et partager par Direct passent tous par le bouton/l'action Partager (auparavant Imprimer), aussi bien dans la liste que dans le pied du formulaire. Le bouton Direct isolé du pied du formulaire n'existe plus : c'est l'option Direct à l'intérieur de cette fenêtre, disponible pour les devis et OF et avec le plan Full.
• Facture simplifiée automatique. Une facture ordinaire s'étiquette seule comme Facture simplifiée (colonne Type en fuchsia + tampon FACTURE SIMPLIFIÉE sur l'imprimé) quand son client n'a pas de numéro fiscal ou est le client générique / comptant de Paramètres → Vente. Il n'y a rien à activer ni à cocher, et cela ne dépend pas de la facturation électronique.
• Brouillons en local. Si vous ajoutez des lignes et fermez le navigateur sans enregistrer, les lignes restent dans le navigateur lui-même et réapparaissent à votre retour. Elles sont effacées à l'enregistrement du document.
• Combiner des commandes. Le système détecte quand accepter un devis créerait une commande du même client et propose de la combiner plutôt que de la dupliquer.
• Déplacer une ligne entre documents la détache de l'origine et la rattache à la destination. Elle n'est pas dupliquée.
• Changer le client ne recalcule que les remises des lignes qui étaient à 0 %.

Questions fréquentes

Q : J'ai créé un devis avec 3 lignes et on ne m'en accepte que 2. Comment je fais ?

R : Cochez la case uniquement sur les 2 lignes et cliquez sur Accepter. Une commande est créée avec ces 2 lignes ; la troisième reste dans le devis à l'état En attente. Vous pourrez l'accepter plus tard ou l'annuler si le client la refuse.

Q : J'ai changé de client sur un devis. Pourquoi certaines remises ne changent-elles pas ?

R : Seule la remise du nouveau client s'applique aux lignes qui étaient à 0 %. Si une ligne avait une remise manuelle, elle est respectée pour ne pas perdre ce qui a été négocié.

Q : Le client a annulé le travail. Comment faire pour qu'une commande/un travail ne soit plus « Accepté(e) » ?

R : Ouvrez la commande (ou le devis) et utilisez Marquer en attente pour ramener les lignes acceptées à l'état En attente, ou Annuler si le travail ne va plus se faire (les lignes annulées restent barrées et ne comptent pas dans les totaux). Les deux actions se trouvent dans la liste des Devis et Commandes et dans le formulaire. Si l'ordre de fabrication ou le bon de livraison a déjà été généré, utilisez Revenir en arrière dans la liste des Devis : cela supprime ces documents et remet le devis à En attente. S'il y a déjà une facture et que vous voulez défaire toute la chaîne, utilisez Supprimer, qui supprime en cascade les niveaux dérivés (avec confirmation supplémentaire s'il y a des encaissements, en respectant le verrouillage TicketBAI). Une facture déjà transmise à l'administration fiscale ne s'annule pas en la supprimant : il faut émettre un avoir ou une rectificative.

Q : J'ai accepté un devis par erreur. Comment le remettre à « En attente » ?

R : Dans la liste des Devis (/ggpOferta), sélectionnez le devis et cliquez sur Revenir en arrière. S'il était accepté ou déjà transformé en bon de livraison, cela supprime l'ordre de fabrication et le bon de livraison générés (demande confirmation en affichant leurs numéros) et le devis repasse à En attente ; un document contenant d'autres travaux n'est pas supprimé, seule votre ligne est détachée. Si vous l'aviez annulé et voulez le récupérer, Revenir en arrière le remet aussi à En attente. Cela fonctionne tant qu'il n'y a pas de facture : avec une facture émise, l'option n'apparaît pas et il faut émettre un avoir ou une rectificative (ou utiliser Supprimer pour effacer toute la chaîne si le document le permet encore). « Revenir en arrière » n'est pas la même chose qu'« Annuler » : Annuler invalide ; Revenir en arrière défait l'acceptation ou réactive un document annulé.

Q : Puis-je voir qui a fait le devis / qui a créé la facture (le commercial) ?

R : Oui. Chaque document porte le champ Commercial (l'utilisateur responsable), qui est par défaut celui qui l'a créé. Il apparaît dans le formulaire en cliquant sur Plus de données ; dans la liste, vous pouvez ajouter ou afficher la colonne Commercial et filtrer par elle en choisissant l'utilisateur dans sa liste déroulante (option Tous pour retirer le filtre). Si plusieurs personnes font des devis, ce champ vous dit à qui demander pour chaque document. Il existe aussi le champ Traité par (qui a traité le travail), également dans Plus de données et avec sa propre colonne dans la liste (masquée par défaut, s'active depuis le sélecteur de colonnes), avec la même liste déroulante d'utilisateurs pour filtrer.

Q : Pourquoi ne puis-je pas modifier une facture ?

R : Cela dépend de son état. Si elle est seulement clôturée (encaissée/facturée) : cliquez sur Rouvrir la facture, modifiez-la et reclôturez-la. Si elle est déjà transmise à la facturation électronique (administration fiscale) : elle ne peut plus être rouverte ni modifiée — utilisez Créer une rectificative pour corriger le montant, ou Annuler depuis Facturation électronique si vous voulez l'invalider entièrement et en faire une nouvelle.

Q : J'ai déjà transmis la facture à l'administration fiscale (TicketBAI/Verifactu) et je me suis trompé. Quelle est la marche à suivre ?

R : Une facture déclarée à l'administration fiscale ne se modifie jamais. La marche à suivre dépend de ce que vous voulez : corriger seulement la différence → Créer une rectificative → Rectifier la facture (totale ou partielle) (document négatif de −2 €, par exemple ; modifiez-le, clôturez-le et signez-le) ; l'annuler et l'émettre à nouveau avec le bon montant, sans document de différence → Créer une rectificative → Refaire la facture (avoir qui annule la facture + nouvelle facture modifiable : signez l'avoir, laissez la nouvelle avec le montant correct, clôturez-la et signez-la) ; la facture n'aurait pas dû exister (mauvais client, doublon…) → écran Facturation électronique → Annuler (notifie l'annulation à l'administration fiscale) et émettez ensuite une nouvelle facture si nécessaire.

Q : Je ne veux pas d'un document de −2 € ; je veux annuler la facture de 10 € et en émettre une de 8 €. Comment faire ?

R : Créer une rectificative → Refaire la facture : en un clic, un avoir de −10 € est généré, qui annule la facture originale (il reste clôturé, prêt à signer dans Facturation électronique), ainsi qu'une nouvelle facture modifiable qui s'ouvre aussitôt — changez son montant à 8 €, clôturez-la et signez-la comme une facture normale. Le client reçoit l'avoir et la nouvelle facture de 8 €.

Q : Le client veut retourner un travail ou il faut corriger une facture. Que dois-je faire ?

R : Depuis la facture, cliquez sur Créer une rectificative et choisissez : Rectifier la facture (totale ou partielle) crée un seul document négatif modifiable étiqueté RECTIFICATIVE — vous n'y laissez que la partie que vous retournez ou corrigez (vous avez facturé 10 € et c'était 8 € → vous le laissez à −2 €) et l'originale est conservée ; Refaire la facture crée un avoir qui annule la facture complète plus une nouvelle facture modifiable — vous la laissez avec le montant correct (8 €) et l'émettez, sans aucun document de différence. Cela fonctionne aussi avec la facture clôturée, sans la rouvrir.

Q : Quelle différence y a-t-il entre « Rectifier la facture » et « Refaire la facture » ? Laquelle utiliser dans chaque cas ?

R : Cela change ce que reçoit le client. Avec Rectifier la facture (totale ou partielle), la facture originale reste telle quelle et vous ajoutez un document négatif qui la corrige ou l'annule — utilisez-la pour les retours ou quand un document de différence vous convient (vous avez facturé 10 € et c'était 8 € → avoir de −2 € ; le client archive celle de 10 € et l'avoir). Avec Refaire la facture, l'originale est annulée par un avoir automatique et vous émettez une nouvelle facture correcte — utilisez-la quand le client doit recevoir une seule facture propre (vous annulez celle de 10 € et il en reçoit une de 8 €) ou quand la facture comporte plusieurs erreurs. Règle rapide : ça vous convient d'ajouter un document qui corrige ? → Faire un avoir. Vous voulez remplacer la facture entière ? → Refaire.

Q : En créant une rectificative, on me demande un « Motif de la rectification ». Que dois-je mettre ?

R : C'est obligatoire : l'administration fiscale exige que toute facture rectificative indique la cause qui la motive. Choisissez dans la liste celui qui convient — Retour total ou partiel de marchandise, Remise ou bonification postérieure, Modification postérieure du prix, Erreur de quantité ou de prix, Erreur dans les données fiscales, Résolution ou annulation de l'opération, Créance irrécouvrable, Procédure collective ou Autre motif. Le motif est enregistré dans le champ Référence du document (avec son code fiscal à la fin, par ex. « (R1) »), s'imprime sur le PDF (« Motif : … ») et c'est ce code R1–R5 qui est déclaré à l'émission de la facture électronique. Vous pouvez développer le texte de la Référence avant d'enregistrer, mais conservez le code « (R…) » à la fin. Si vous annulez sans choisir de motif, aucun document n'est créé.

Q : Où se trouve le bouton Créer un avoir ?

R : C'est l'option Créer une rectificative → Créer un avoir : elle crée un document négatif modifiable avec la série d'avoirs (préfixe « AB ») et l'étiquette FACTURE D'AVOIR, sans le marquer comme rectificative — pour les retours simples. Les deux autres options : Rectifier la facture (totale ou partielle) crée le document négatif avec la série de rectificatives (RF), et Refaire la facture génère automatiquement un avoir qui annule la facture complète, avec la nouvelle facture.

Q : Je veux que ma facture rectificative soit un seul document en négatif et qu'il porte la mention RECTIFICATIVE, pas AVOIR. Est-ce possible ?

R : Oui, c'est l'option Créer une rectificative → Rectifier la facture (totale ou partielle) : un seul document avec les montants en négatif, étiqueté RECTIFICATIVE et avec sa propre série de numérotation (préfixe « RF » par défaut, configurable dans les compteurs). Il référence la facture originale et peut être signé par e-Facture.

Q : Comment envoyer la rectificative à TicketBAI / la facturation électronique ?

R : Avec Rectifier la facture (totale ou partielle) : modifiez d'abord le document négatif (ne laissez que la partie que vous corrigez) et clôturez-le avec Clôturer / Facturer — ce n'est qu'alors qu'il apparaît dans l'écran Facturation électronique, d'où il se signe avec Signer TicketBAI / Signer Verifactu. Avec Refaire la facture : l'avoir annulateur naît déjà clôturé — signez-le directement dans Facturation électronique ; la nouvelle facture se signe comme une facture normale une fois que vous l'avez corrigée et clôturée. Condition dans les deux cas : la facture originale doit déjà être signée en facturation électronique — sinon, l'envoi avertit « La facture d'origine n'est pas encore signée ». Une fois envoyé, chaque document reste verrouillé et ne peut plus être modifié.

Q : L'imprimé indique-t-il qu'il s'agit d'une rectificative ou d'un avoir ?

R : Oui. Le titre du PDF indique Facture rectificative ou Facture d'avoir suivi du numéro, et en dessous un tampon de couleur — FACTURE D'AVOIR en orange ou FACTURE RECTIFICATIVE en indigo — avec « Avoir/Rectifie la facture [numéro], du [date] » identifiant la facture originale. Sur l'écran du document, le champ FACTURE D'AVOIR / FACTURE RECTIFICATIVE est surligné de la même couleur et l'ouvre en cliquant dessus. De plus, l'imprimé d'un document négatif masque les Conditions de règlement, le compte bancaire de l'entreprise, le Mode de livraison et l'Échéance (il n'y a rien à encaisser ni à livrer) ; le compte du client, le QR de facturation électronique et les montants en négatif sont conservés. Les factures normales ne changent pas, sauf si elles sont simplifiées : au même endroit, elles portent le tampon FACTURE SIMPLIFIÉE en ambre (voir « Facture simplifiée »).

Q : J'ai rectifié une facture, qu'advient-il de ses échéances (effets à recevoir) et des commissions ?

R : Elles s'ajustent seules. L'effet à recevoir de la facture originale est recalculé au net : avec une rectificative totale, il disparaît des échéances (annulé) ; avec une rectificative partielle, il reste pour le solde. Les commissions de la facture originale sont retournées proportionnellement à ce qui a été rectifié (voir le document Commissions).

Q : J'ai cliqué sur Facturer depuis un devis. La commande et le bon de livraison ont-ils été sautés ?

R : Les niveaux que votre entreprise a activés sont créés en arrière-plan. Si vous avez l'OF et le Bon de livraison activés, vous les trouvez dans /ggpPedido et /ggpAlbaran. Si vous les avez désactivés, ils ne sont pas créés : cela va directement à la facture.

Q : Je ne veux pas utiliser les bons de livraison (ou je ne veux pas utiliser les OF). Comment les retirer ?

R : Allez dans Paramètres → Personnalisation → « Flux de documents » et mettez sur Non « Utilisez-vous des Bons de livraison ? » (ou « Utilisez-vous des Ordres de fabrication ? »). Ce niveau disparaît du menu et des actions, et est sauté automatiquement lors de l'acceptation.

Q : J'ai désactivé les bons de livraison. En acceptant un OF, qu'est-ce qui se crée ?

R : La facture directement, sans passer par le bon de livraison. Le système saute tous les niveaux que vous avez désactivés.

Q : Avant, on ne pouvait pas sauter un niveau. Est-ce possible maintenant ?

R : Oui. Le circuit a cessé d'être rigide. Chaque entreprise décide si elle utilise l'OF et/ou les Bons de livraison ; ceux que vous désactivez sont omis dans tout le circuit. Par défaut, les quatre niveaux restent actifs.

Q : J'ai supprimé un devis qui avait déjà une facture. Qu'est-il arrivé à la facture ?

R : La suppression est en cascade : en supprimant le document, les niveaux dérivés (bon de livraison et/ou facture) et son effet d'encaissement sont aussi supprimés. S'il y avait des encaissements enregistrés, le système vous demande d'abord une confirmation supplémentaire. Une facture déjà transmise à TicketBAI n'est pas supprimée.

Q : En clôturant la facture, on m'a demandé s'il fallait enregistrer l'encaissement. Est-ce normal ?

R : Oui. Désormais, s'il reste un solde en attente, le système demande avant d'ouvrir la fenêtre d'encaissement. Si le client paie comptant, la fenêtre arrive avec le montant en attente présélectionné ; s'il paie à terme, elle s'ouvre vide pour que vous enregistriez ce que vous voulez. Si elle est déjà payée à 100 %, rien n'est demandé.

Q : Puis-je encaisser avant de facturer (un acompte) ?

R : Oui. Enregistrez l'encaissement sur l'OF ou la commande. Au moment de facturer, cet acompte est automatiquement compté comme encaissé dans la facture ; il n'y a pas besoin de le ressaisir.

Q : J'ai choisi un client et la forme et le jour de paiement se sont remplis. Pourquoi ?

R : Ils sont hérités automatiquement de la fiche du client en le sélectionnant. Vous pouvez les changer dans le document si ce cas est différent.

Q : J'ai changé la forme de paiement d'un client et on m'a demandé si je voulais l'appliquer à ses documents ouverts.

R : C'est exact. En modifiant la forme ou le jour de paiement d'un client, le système propose de propager le changement à ses devis, OF et bons de livraison ouverts, pour ne pas avoir à les modifier un par un.

Q : Sur l'OF, je vois une « Prévision d'encaissement ». Est-ce la date réelle d'encaissement ?

R : Non, elle est estimée et informative. Elle calcule quand l'encaissement aurait lieu selon la forme et le jour de paiement. L'effet d'encaissement réel, avec son échéance définitive, se crée à la facturation.

Q : Comment envoyer au client le lien pour qu'il voie l'état de sa commande ?

R : Deux voies, toutes deux avec le plan Full. Dans la liste, sélectionnez la commande et utilisez l'action Partager l'OF (Partager l'OF avec le client). Ou, dans la liste ou dans le formulaire de la commande, cliquez sur Partager et choisissez Direct. Les deux ouvrent la même fenêtre avec l'URL et le QR ; copiez-les ou téléchargez-les et envoyez-les par WhatsApp/e-mail. Attention : le bouton Direct isolé du pied du formulaire n'existe plus, c'est maintenant l'option Direct de la fenêtre Partager.

Q : Puis-je envoyer au client le devis pour qu'il l'accepte ou le refuse en ligne ?

R : Oui. Enregistrez le devis, cliquez sur Partager et choisissez Direct (nécessite le plan Full) : cela génère un lien et un QR que le client ouvre sur le portail Direct, où il voit le devis et peut l'accepter ou le refuser. S'il l'accepte, le devis passe automatiquement en ordre de fabrication ; s'il le refuse, il reste annulé. Cela fonctionne de la même façon depuis le formulaire du devis et depuis la liste (là, sélectionnez un seul devis ou OF).

Q : Où gérer qui reçoit les avis par e-mail quand l'état change ?

R : Dans cette même fenêtre (accessible par Partager → Direct de la commande, ou par l'action Partager l'OF avec le client), cliquez sur Avertir les contacts. Vous y voyez qui reçoit les avis, ajoutez un contact du client ou utilisez Créer un contact rapide pour en créer un nouveau (nom + e-mail), utile pour les contacts externes. Nécessite le plan Full.

Q : Le total que je vois ne correspond pas à la somme manuelle.

R : Vérifiez si une ligne est annulée (elle ne compte pas) ou si elle a une taxe différente. Les taxes peuvent varier ligne à ligne.

Q : Puis-je déplacer une ligne d'une commande à une autre ?

R : Oui, en la glissant entre des documents du même client et du même niveau. Elle n'est pas dupliquée, elle se détache de l'origine.

Q : La date de livraison a changé toute seule en acceptant le devis.

R : En acceptant, le système recalcule la date en utilisant le délai de livraison défini dans chaque chiffrage. Modifiez-la manuellement après l'acceptation si vous en voulez une autre.

Q : Je veux un seul PDF avec plusieurs bons de livraison.

R : Sélectionnez les bons de livraison dans la liste, cliquez sur Partager (l'action qui s'appelait auparavant Imprimer) et choisissez Télécharger un PDF unique : cela télécharge un seul PDF avec tous les documents (chaque document sur sa propre page).

Q : Je veux télécharger plusieurs documents à la fois.

R : Sélectionnez les documents, cliquez sur Partager et choisissez Télécharger un ZIP pour obtenir un PDF par document dans un seul fichier ZIP, ou Télécharger un PDF unique si vous les voulez fusionnés en un seul PDF.

Q : Une commande a été dupliquée en acceptant deux devis du même client.

R : Si les deux devis sont acceptés en même temps, le système détecte le client commun et propose de combiner. S'il vous a proposé de combiner et que vous avez choisi « créer nouveau », c'est pour ça qu'il y en a deux. Vérifiez-le à nouveau en acceptant.

Q : Une facture déjà clôturée m'a été payée et je n'arrive pas à la marquer comme payée / l'option d'encaissement n'apparaît pas.

R : Une facture clôturée est verrouillée pour les encaissements. Rouvrez-la d'abord (bouton Rouvrir la facture), enregistrez l'encaissement puis reclôturez-la. L'option d'encaissement n'apparaît qu'avec la facture ouverte.

Q : Je veux une seule facture avec tous les bons de livraison d'un même client (en fin de mois).

R : Dans la liste des bons de livraison, filtrez par ce client, sélectionnez tous les bons de livraison non facturés et cliquez sur Facturer (ou Accepter). Une seule facture regroupant tous ces bons de livraison est générée.

Q : J'ai supprimé une facture par erreur. Puis-je la récupérer ou réutiliser son numéro ?

R : La facture ne se récupère pas, mais le bon de livraison/OF/devis d'origine est toujours là : refacturez depuis lui pour la refaire. Le numéro supprimé ne se réutilise pas tout seul ; le compteur ne recule pas. Pour réutiliser ce numéro, allez dans Paramètres → Compteurs et ajustez le compteur, ou utilisez l'éditeur de compteurs. Pour éviter les suppressions, activez le verrouillage de suppression de facture dans Paramètres Vente.

Q : Je ne vois pas toutes mes factures, seulement les premières / il manque les dernières.

R : C'est le filtre d'état. Mettez le filtre État sur Tout pour voir aussi les clôturées. Elles n'ont pas été supprimées ; elles sont filtrées parce qu'elles sont clôturées.

Q : J'imprime l'OF depuis le devis et il sort avec le numéro du devis, pas celui de l'OF.

R : En imprimant l'OF depuis l'intérieur du devis, la numérotation du devis est utilisée. Pour obtenir le numéro d'OF, imprimez depuis l'écran des Ordres de fabrication en sélectionnant cet OF.

Q : J'ai accepté un devis mais l'OF n'apparaît pas dans le gestionnaire / je ne le trouve pas en cherchant.

R : Les OF acceptés se trouvent dans l'écran des Ordres de fabrication. Le moteur de recherche filtre par numéro d'OF, pas par numéro de devis. Recherchez par le numéro d'OF, ou utilisez le filtre d'état Accepté pour voir ce qui est en attente de livraison.

Q : Je veux une facture rapide de comptoir sans saisir les données du client (comptant).

R : Dans Paramètres → Vente, section Clients par défaut, assignez un client dans « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : ». Ensuite, dans le chiffrage, le bouton TICKET génère la facture directement à ce client ; ou dans le devis, sélectionnez ce client et cliquez sur Facturer et clôturer. Les factures de ce client sont émises en FACTURE SIMPLIFIÉE (comme celles de tout client sans numéro fiscal).

Q : Pourquoi la colonne « Type » de la liste des factures indique-t-elle « Facture simplifiée » et non « Facture » ?

R : Parce que CotizaPrint le détecte tout seul. Une facture ordinaire se marque comme Facture simplifiée (étiquette fuchsia) quand l'une de ces deux choses se produit : le client du document n'a pas de numéro fiscal (champ vide ou non valide comme NIF espagnol), ou le client est le client générique / comptant que vous avez mis dans Paramètres → Vente → « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : ». Ce n'est ni une erreur ni quelque chose que vous auriez coché : si vous voulez une facture ordinaire, renseignez le numéro fiscal dans la fiche du client ou émettez-la à un client qui en a un. Les avoirs et les rectificatives ne sont pas concernés.

Q : Comment faire une facture simplifiée ?

R : Il n'y a rien à activer : émettez la facture à un client sans numéro fiscal ou au client générique / comptant de Paramètres → Vente (champ « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : ») et la facture devient Facture simplifiée toute seule. Dans la liste, vous la verrez dans la colonne Type en fuchsia et l'imprimé portera le tampon FACTURE SIMPLIFIÉE. Le chemin rapide est le TICKET du chiffrage ou Facturer et clôturer en choisissant ce client.

Q : Sur le PDF de ma facture apparaît le tampon « FACTURE SIMPLIFIÉE ». Qu'est-ce que c'est et comment l'enlever ?

R : C'est le tampon ambre qui s'imprime sous le numéro de document, au même endroit où apparaissent FACTURE D'AVOIR et FACTURE RECTIFICATIVE. Il indique que cette facture est émise en simplifiée parce que son client n'a pas de numéro fiscal ou est le client générique / comptant. Il apparaît même si vous n'utilisez pas la facturation électronique (auparavant il n'était visible que dans l'encadré du QR). Pour qu'il n'apparaisse plus : renseignez le numéro fiscal dans la fiche du client — ou changez le client de la facture pour un qui en a un — et régénérez l'imprimé.

Q : J'ai émis une facture à un client sans numéro fiscal et elle ne sort pas comme une facture normale. Est-ce un bug ?

R : Non. Sans numéro fiscal du client, la facture est émise en Facture simplifiée : c'est ainsi qu'elle s'étiquette dans la colonne Type de la liste et qu'elle se tamponne sur l'imprimé. Si cette vente devait être une facture ordinaire complète, allez dans la fiche du client, renseignez son numéro fiscal et réimprimez le document.

Q : J'ai modifié la quantité / le prix final du devis et cela ne correspond pas au total de l'OF.

R : Le prix du chiffrage reste figé une fois enregistré. Si vous l'avez changé à la main, ouvrez le chiffrage, ajustez-le et enregistrez ; si vous avez touché une opération ou le support, en sortant il vous demandera de mettre à jour. Pour tout refaire, utilisez le bouton vert Mettre à jour (recalcule avec la configuration actuelle du produit).

Q : J'ai plusieurs chiffrages dans un devis et le client n'en accepte qu'un seul. Comment vais-je à son OF ?

R : Acceptez seulement cette ligne (case à cocher). Sur les lignes acceptées apparaît un bouton qui vous mène directement à son OF.

Q : Comment faire passer un devis en ordre de fabrication (OF) ?

R : Quand le client accepte le devis, ouvrez-le et cliquez sur Accepter (ou sélectionnez-le dans la liste de /ggpOferta et cliquez sur Accepter). Cela génère l'OF dans /ggpPedido, qui sert désormais à la production : ce qu'il faut faire, quel produit, quelles tâches et avec quelles dates/états. Avant d'accepter, vérifiez que le devis est enregistré et correct (lignes, quantités, prix), car l'OF hérite de tout cela. Si vous voulez n'en accepter qu'une partie, cochez la case des lignes que le client confirme.

Q : Comment rechercher un OF ?

R : Recherchez-le par son numéro d'OF dans l'écran des Ordres de fabrication (/ggpPedido). La liste des devis affiche des données de devis/chiffrage et peut ne pas apporter tous les champs de l'OF, alors utilisez le bon filtre selon que vous cherchez un devis, un chiffrage ou un OF. Si vous ne connaissez que le numéro de devis, le moteur de recherche de l'OF ne le trouvera pas : allez dans Ordres de fabrication et filtrez par numéro d'OF, ou utilisez le filtre d'état Accepté pour voir ce qui est en attente de livraison.

Q : Quelle différence y a-t-il entre devis, chiffrage et OF ?

R : Le devis (et les chiffrages qui le composent, un par ligne) est la proposition économique que vous envoyez au client. L'OF (Ordre de fabrication / commande) est le document interne de production qui se génère quand le client accepte. L'ordre est : vous chiffrez/devisez d'abord ; si le client accepte, vous cliquez sur Accepter et l'OF se génère/se gère. Le devis sert à vendre ; l'OF sert à fabriquer.

Q : Puis-je faire plusieurs lignes dans un devis ?

R : Oui, un devis admet plusieurs lignes (chaque chiffrage est une ligne). Si une commande comporte des travaux différents ou des livraisons à des dates différentes, envisagez de la séparer en plusieurs lignes, chiffrages ou OF pour les gérer séparément. Si vous avez besoin que chaque ligne finisse dans un bon de livraison distinct, documentez le cas avec un exemple concret et ouvrez un ticket : selon le circuit, cela peut être une amélioration à évaluer.

Q : J'ai appliqué une remise et elle ne s'affiche pas dans le devis. Que dois-je faire ?

R : Vérifiez d'abord où vous l'avez appliquée : la remise peut se trouver par ligne, dans le chiffrage, sur le produit ou sur le total, et si elle est ailleurs que là où vous regardez, elle ne s'y reflète pas. Vérifiez ensuite le modèle d'impression / PDF : confirmez que ce modèle affiche les remises, car certains ne les impriment pas même si elles sont appliquées. Si la remise est bien appliquée mais n'apparaît toujours pas dans le document, ouvrez un ticket en joignant une capture du devis et du PDF.

Q : Le client m'envoie un travail direct (par WhatsApp, etc.). Dois-je faire un devis ?

R : Pas toujours. Si le travail est déjà décidé et que vous devez seulement l'enregistrer, l'encaisser et le produire, utilisez la vente directe / ticket (client COMPTANT + bouton TICKET, ou « Facturer et clôturer ») : cela génère la facture directement et vous permet d'enregistrer l'encaissement ou de le laisser en attente. Faites un devis formel uniquement quand il faut chiffrer avant que le client accepte. Règle rapide : s'il faut négocier le prix avant → devis ; si c'est déjà conclu → ticket/vente directe.

Q : À quoi sert le Ticket de vente directe ?

R : Pour la vente directe ou le travail rapide, quand le client a déjà commandé le travail et n'a pas besoin d'un chiffrage préalable. Il génère la facture instantanément et vous aide à enregistrer l'encaissement ou à le laisser en attente. Si vous avez besoin d'une facture sans saisir toutes les données du client, utilisez le client COMPTANT + TICKET.

Q : Où voir tout ce que j'ai en attente d'encaissement ?

R : Utilisez Effets à recevoir (menu Vente → /efectosCobro) : chaque facture génère un effet avec son échéance, et vous y voyez ce qui est en attente. Vous pouvez aussi filtrer par état dans la liste des factures (une facture Clôturée = encaissée ; celles qui ne le sont pas = en attente) et consulter la Prévision d'encaissement estimée dans l'OF. Pour le solde en attente d'un client précis, regardez aussi le bouton Encaissements dans sa fiche.

Q : Comment voir les bons de livraison que je n'ai pas encore facturés ?

R : Dans la liste des bons de livraison, filtrez par état pour isoler ceux qui sont Livré mais pas Facturé. De là, vous pouvez les sélectionner et les facturer (par exemple, plusieurs bons de livraison d'un même client dans une seule facture en fin de mois).

Q : Puis-je exporter la facturation vers Excel ?

R : Oui, si vous avez l'autorisation d'exportation. Dans la liste des factures (ou du document concerné), appliquez d'abord les filtres de date et d'état dont vous avez besoin et utilisez l'action Exporter la liste : cela télécharge ce qui est filtré vers Excel. Pour des analyses et rapports de facturation plus élaborés, utilisez la section Analyse / Rapports.

Q : Comment changer le nom du client qui apparaît sur le devis, la facture ou l'OF ?

R : Le nom du client qui s'imprime (nom commercial, nom fiscal / raison sociale ou le contact) dépend des données du client et du modèle d'impression que vous utilisez sur ce document. Vérifiez la fiche du client (que le nom commercial/fiscal et le contact soient corrects) et le modèle du document. Si vous avez besoin qu'un nom précis apparaisse et que le modèle ne le permet pas, ouvrez un ticket avec une capture : cela peut être un ajustement de modèle.

Q : Comment envoyer un devis ou une facture par e-mail au client depuis la liste ?

R : Sélectionnez le document (ou plusieurs du même client) dans la liste, cliquez sur Partager et choisissez Envoyer par e-mail. Le système génère le PDF de l'imprimé et ouvre l'e-mail au client (« Envoyer un e-mail au client ») déjà préchargé avec les destinataires, le PDF joint et l'objet ; vérifiez le contenu et cliquez sur Envoyer. Vous devez avoir un modèle d'impression configuré pour ce document.

Q : J'ai cliqué sur « Envoyer par e-mail » et rien ne se passe / on m'avertit qu'il manque quelque chose.

R : Vérifiez deux choses : que tous les documents sélectionnés sont du même client (pas de mélange de clients) et qu'il existe un modèle d'impression configuré (sans lui, le PDF à joindre ne peut pas être généré).

Q : À quoi sert le bouton « Générer SEPA » de la facture ? / Comment générer le fichier SEPA d'une facture ?

R : Il se trouve au pied du formulaire de Facture (icône de banque). En cliquant dessus, CotizaPrint enregistre la facture, crée son effet d'encaissement s'il n'existait pas encore et ouvre l'assistant pour télécharger le fichier SEPA (Cahier 19 / prélèvement direct) de cette facture, prêt à envoyer à la banque. Il n'apparaît que si la facture est déjà enregistrée et que votre entreprise a un compte bancaire par défaut dans Paramètres → Finances.

Q : Je ne vois pas le bouton « Générer SEPA » sur la facture. Pourquoi ?

R : Le bouton ne s'affiche que lorsque la facture est enregistrée et que votre entreprise a un compte bancaire marqué comme par défaut. Allez dans Paramètres → Finances et, avec le sélecteur Compte par défaut, choisissez un compte du catalogue ; le bouton apparaîtra alors.

Q : Je ne vois pas les boutons « Imprimé », « Ticket » et « OF » au pied du formulaire. Où sont-ils ?

R : Ils ont été unifiés en un seul bouton « Partager » (icône de partage ; s'appelait auparavant Imprimer). Cliquez dessus et choisissez l'option dans la fenêtre Partager : Imprimer l'imprimé, Imprimer l'OF, Imprimer le ticket, Envoyer par e-mail ou Direct. Dans le formulaire de Facture, Imprimer l'OF apparaît désactivée ; pour l'OF d'une facture, utilisez l'action Partager de la liste.

Q : « Imprimer fusionné » ne fonctionne pas / je ne peux pas cliquer dessus / ça ne fait rien.

R : Cette option exige 2 documents ou plus du MÊME client. Avec un seul document sélectionné, ou avec des documents de clients différents, l'option reste bloquée (grisée) et ne peut pas être cliquée. La carte elle-même vous dit ce qui manque — « Sélectionnez au moins 2 documents du même client. » — et en cliquant dessus, cet avis s'affiche aussi. Solution : dans la liste, cochez les cases des devis (ou commandes, bons de livraison, factures) du même client, cliquez sur Partager et choisissez Imprimer fusionné. Attention : dans le formulaire d'un document, cette option n'apparaît jamais, car il n'y a qu'un seul document. Si vous voulez que chaque document garde ses propres totaux dans un seul PDF, utilisez Télécharger un PDF unique.

Q : Où est le bouton « Imprimer » ? / Je ne trouve pas le bouton Imprimer du devis.

R : Il s'appelle maintenant Partager (icône de partage). Il est au même endroit : dans la barre d'actions de la liste et au pied du formulaire du document. Il ouvre la fenêtre Partager, qui rassemble toutes les sorties du document : Imprimer séparément, Imprimer fusionné, Imprimer l'imprimé, Imprimer l'OF, Imprimer le ticket, Envoyer par e-mail, Télécharger l'imprimé, Télécharger un PDF unique, Télécharger un ZIP et Direct. Seul le nom du bouton et de la fenêtre a changé ; les options à l'intérieur s'appellent pareil.

Q : Où est le bouton « Direct » du formulaire ? Il a disparu.

R : Ce n'est plus un bouton isolé au pied du formulaire : cliquez sur Partager et choisissez Direct. Il est disponible sur les devis et OF enregistrés ; si le document n'est pas enregistré ou s'il s'agit d'un bon de livraison/facture, l'option apparaît désactivée (« Disponible pour les devis et OF enregistrés. »). Depuis la liste, c'est pareil : sélectionnez un seul devis ou OF, cliquez sur Partager et choisissez Direct (si vous en sélectionnez plusieurs, l'avis « Sélectionnez un seul devis ou OF. » s'affiche). Cela nécessite toujours le plan Full : avec un autre plan, l'avis du module s'ouvre avec ce qu'il fait et l'option de changer de plan. Pour une commande, vous avez aussi l'action directe Partager l'OF dans la liste.

Q : Direct a-t-il cessé de fonctionner / me demande-t-il de changer de plan en cliquant sur Direct ?

R : Direct est une fonction du plan Full, comme avant. Seule la façon de l'ouvrir a changé : Partager → Direct au lieu du bouton Direct du pied du formulaire. Si votre plan ne l'inclut pas, en choisissant l'option, l'avis du module verrouillé s'affiche avec ce que fait Direct et l'option de changer de plan.

Q : En imprimant l'OF d'un devis avec plusieurs chiffrages, ils sortent tous, même si je n'en sélectionne qu'un. Peut-on n'imprimer que celui choisi ?

R : Oui. Imprimer l'OF respecte la sélection : cochez la case de la ligne (pas celle de l'en-tête) et seul l'OF de ce chiffrage est imprimé. Si vous cochez l'en-tête, ou ne cochez aucune ligne, les OF de toutes les lignes du document sont imprimés.

Q : J'ai imprimé l'OF depuis le devis et l'en-tête du PDF affichait le numéro du devis, pas celui de l'OF. Pourquoi ?

R : C'était un bug, désormais corrigé. L'imprimé d'OF porte toujours le numéro de l'Ordre de fabrication, que vous imprimiez depuis Devis et chiffrages, depuis Ordres de fabrication, depuis le bon de livraison ou depuis la facture : le PDF et le nom du fichier sortent identiques dans tous les cas (OT_26-3235.pdf). Auparavant, le numéro était pris du document depuis lequel vous cliquiez sur Partager → Imprimer l'OF, donc depuis le devis, il affichait le n° de devis. Si un devis a été accepté en deux OF distincts, chaque bloc du PDF sort avec le sien.

Q : Et si j'imprime l'OF d'un devis que je n'ai pas encore accepté ?

R : Comme il n'existe pas encore d'Ordre de fabrication, le document s'identifie comme Devis avec son numéro (et le fichier sort en Presupuesto_26-4722.pdf), plutôt que d'afficher un OF qui n'existe pas encore. Dès que vous acceptez le devis et que l'OF est généré, le même imprimé sort désormais en OF avec son numéro. Le QR de suivi ne s'imprime que lorsqu'il y a déjà un Ordre de fabrication, car c'est ce que le client suit sur Direct.