Qu'est-ce que c'est
Suite de rapports et d'analyses de l'activité de l'entreprise : ventes, facturation, KPI et évolution. Elle réunit ces outils :
- Tableau de bord — l'analyse interactive configurable, avec graphiques et tableaux dynamiques. S'ouvre depuis le menu Analyse.
- Widgets sur l'Accueil — vos widgets enregistrés apparaissent sur l'écran d'accueil de l'application, chacun avec son graphique ou son chiffre.
- Rapports de facturation — rapports spécialisés (mensuel, par plage, comptable, Modelo 303, encaissements).
- Statistiques de vente — facturation annuelle détaillée mois par mois par commercial et par client.
À quoi ça sert
- Voir l'évolution des ventes en graphiques (colonnes, barres, ligne, aire, nombre KPI, camembert…).
- Garder vos widgets de métriques clés toujours à portée de vue sur l'Accueil.
- Générer des rapports de facturation prêts pour le comptable ou pour le fisc (Modelo 303).
- Contrôler les encaissements : ce qui est payé, ce qui est en attente, ce qu'il reste à facturer.
- Exporter n'importe quelle vue vers Excel ou la télécharger en PDF.
Comment ça s'utilise
- Ouvrez le menu Analyse et ouvrez le Tableau de bord.
- Cliquez sur Configurer l'analyse pour choisir métrique, opération, type de graphique, groupement et comparaison ; basculez entre Graphique et Tableau avec le bouton bascule.
- Cliquez sur Créer comme widget pour enregistrer la vue actuelle ; le widget apparaît sur votre Accueil.
- Dans les Rapports, cliquez sur Filtres pour limiter par années, mois, trimestres ou clients.
- Exporter Excel ou Exporter PDF si besoin.
Les outils
Tableau de bord
S'ouvre depuis le menu Analyse comme une analyse interactive plein écran. Vous choisissez Métrique, Opération, Type de graphique, Grouper par et, si vous voulez comparer, une Série ; vous basculez entre Graphique et Tableau. Pour enregistrer une vue comme widget, cliquez sur Créer comme widget.
Widgets sur l'Accueil
Vos widgets enregistrés s'affichent sur l'écran d'Accueil de l'application, dans une grille de cartes (chaque carte est un widget avec son graphique ou son chiffre). Si vous n'en avez encore aucun, l'Accueil affiche le message de bienvenue de CotizaPrint. Pour les gérer (renommer ou supprimer), allez dans Paramètres → Widgets.
Créer comme widget
En cliquant sur Créer comme widget dans le Tableau de bord, une petite fenêtre s'ouvre : vous saisissez le Nom du widget et, si vous voulez le partager, cochez L'ajouter dans un rôle ? et choisissez dans le menu déroulant Dans quel rôle ? l'un des rôles qui vous sont attribués. Cliquez sur Ajouter : le widget est enregistré et apparaît sur votre Accueil (ou sur celui de tous les utilisateurs de ce rôle si vous l'avez partagé). Un message confirme « Widget ajouté à votre accueil ».
Analyse interactive
Analyse interactive avec graphiques et tableaux dynamiques (appelée auparavant « Tableau de bord »). Vous choisissez une Métrique (ce que vous mesurez, axe Y), l'Opération qui la résume (Somme, Comptage ou Moyenne), un Groupement (comment vous répartissez les données, axe X) et, si vous voulez comparer, une Série. Vous basculez entre la vue Graphique et la vue Tableau avec le bouton bascule.
Rapports de facturation
Fenêtre avec des types de rapport : Factures du mois, par plage (Du / Au), Comptable (trimestriel), Modelo 303, En attente d'encaissement, Encaissées et Bons de livraison non facturés. Chaque rapport affiche des colonnes comme Date, Document, Client, Base, Taxes, Total, Encaissé, En attente et Statut.
Statistiques de vente
Tableau annuel détaillé mois par mois, en deux blocs : COMMERCIAL (facturation par vendeur) et CLIENT (facturation par portefeuille). En-tête avec la Facturation totale de l'exercice et les compteurs de Clients et Commerciaux.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte exact tel qu'il apparaît à l'écran. Pour les boutons bascule, les deux états sont documentés.
Widgets sur l'Accueil
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| (cartes de widgets) | Sur l'écran d'Accueil s'affichent vos widgets enregistrés, chacun avec son graphique ou son chiffre. Vous pouvez les glisser-déposer pour les réordonner. |
| Voir dans le Tableau de bord | Bouton avec icône d'agrandissement (coin supérieur droit de chaque carte de l'Accueil). Ouvre le Tableau de bord en affichant ce même widget en grand, avec sa même configuration (document, métrique, opération, groupement, série, dates et type de graphique), pour l'analyser en détail, changer les filtres ou l'exporter. |
| (glisser un widget) | Faites glisser une carte par son icône pour changer l'ordre de vos widgets ; l'ordre est enregistré. |
| Bienvenue CotizaPrint | Si vous n'avez encore aucun widget, l'Accueil affiche le message de bienvenue. |
Créer comme widget (fenêtre)
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Créer comme widget | Dans le Tableau de bord, reprend la configuration actuelle de l'analyse et ouvre la fenêtre pour l'enregistrer comme widget de votre Accueil. |
| Nom du widget | Titre qu'aura la carte sur l'Accueil. |
| L'ajouter dans un rôle ? | Si vous le cochez, le widget est partagé : tous les utilisateurs ayant le rôle choisi le verront. Sinon, il n'est qu'à vous. |
| Dans quel rôle ? | Menu déroulant avec les rôles qui vous sont attribués ; vous choisissez avec lequel le widget est partagé (apparaît en cochant l'option précédente). |
| Ajouter | Enregistre le widget ; il apparaît sur votre Accueil (ou sur celui de tous ceux du rôle) et le message de confirmation s'affiche. |
| Annuler | Ferme la fenêtre sans enregistrer. |
Paramètres → Widgets (gestion)
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Mes widgets | Liste de vos widgets. Chacun peut être renommé (icône modifier → saisir → confirmer) ou supprimé (icône corbeille). |
| Widgets de rôle | Liste des widgets partagés par vos rôles, avec le nom du rôle ; ils peuvent être supprimés. |
| Où l'enregistrer | Bouton bascule Mon tableau (privé) / Partager avec mon rôle (visible pour tous les utilisateurs ayant ce rôle). |
| Rôle | Sélecteur du rôle avec lequel le widget est partagé (apparaît en choisissant Partager avec mon rôle). |
| Aperçu | Affiche en direct l'allure de la carte pendant que vous modifiez la configuration. |
| Créer le widget / Enregistrer les modifications | Enregistre le widget (ou les modifications lors de la modification) et revient au tableau actualisé. |
| Annuler | Ferme le constructeur sans enregistrer. |
Analyse interactive
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Configurer l'analyse | Ouvre la fenêtre des filtres de l'analyse : Métrique, Opération (Somme / Comptage / Moyenne), Type de graphique, Grouper par, Nombre d'enregistrements, Comparer à, Période et Valeurs de comparaison. Inclut le sélecteur de document/source (Devis / Commande / Bon de livraison / Facture). C'est là que vous définissez ce que montre l'analyse. |
| Nombre d'enregistrements | Dans Configurer l'analyse, limite le nombre de catégories affichées et les classe du plus grand au plus petit selon la métrique : Top 5, Top 10, Top 20 ou Tous. Utile pour voir d'un coup d'œil les plus gros clients/produits/commerciaux sans saturer le graphique. Tous affiche toutes les catégories sans limite. Par défaut Top 10. |
| Vues rapides (en-tête pliable) | Dans Configurer l'analyse, le panneau Vues rapides (raccourcis qui chargent une analyse déjà configurée en un clic) apparaît replié à l'ouverture de la fenêtre pour laisser plus d'espace. Cliquez sur l'en-tête Vues rapides (avec la flèche) pour le déplier et voir toutes les catégories (Période actuelle, Classements de l'année, Comparatif historique, Analyse par portefeuille, Mon activité, Ma production) ; recliquez pour le replier. |
| Période | Sélecteur rapide de la plage de dates dans Configurer l'analyse : Tout l'historique, Ce mois, Ce trimestre ou Cette année. En choisir un calcule automatiquement les dates Du et Au de l'analyse ; Tout l'historique retire le filtre de dates. |
| Opération | Sélecteur de la façon dont la métrique est résumée : Somme (total), Comptage (combien) ou Moyenne. |
| Commissions (métrique) | Dans Configurer l'analyse → Métrique. Affiche le montant des commissions dues des commerciaux (module Commissions), situées dans la période selon leur date de constatation. En la choisissant, Grouper par et Comparer à se limitent à Commercial, Statut de commission, Origine de la commission, Jour, Mois, Trimestre et Année. N'apparaît que si le module Commissions est activé (plan Full et commissions actives). |
| Créer comme widget | Reprend la configuration actuelle de l'analyse et ouvre le constructeur de widgets avec ces valeurs préchargées, pour l'enregistrer comme widget du tableau. |
| Exporter vers Excel | Télécharge le tableau ou le graphique actuel au format Excel (.xlsx). |
| Bascule Graphique / Tableau | Graphique = affiche les données comme graphique (colonnes, barres, ligne, ligne lissée, aire, nombre KPI ou camembert). Tableau = affiche les données agrégées dans un tableau avec une ligne Total. |
| Groupé par | Étiquette informative qui indique par quel champ les données sont groupées à ce moment. |
| vs | Préposition qui sépare le champ de groupement du champ de série quand vous comparez deux variables. |
| lignes | Compteur du nombre de lignes de données du tableau ou du graphique actuel. |
| Aucune donnée disponible | Message qui apparaît quand l'ensemble de données sélectionné est vide. |
| Total | Ligne finale du tableau avec la somme de toutes les valeurs. |
Vues rapides de commercial (Configurer l'analyse)
Dans Configurer l'analyse, il existe des vues rapides (raccourcis) qui chargent une analyse déjà configurée en un clic. Ces deux groupes sont filtrés sur votre activité de commercial (n'affichent que vos documents).
Groupe « Mon activité (commercial) »
| Vue rapide (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Mes devis ouverts | Répartit le montant de vos devis par Statut de vente (En attente, Accepté partiel, Accepté, Clôturé, Annulé), pour voir d'un coup d'œil combien vous avez de non clôturé. |
| Conversion devis→commande | Graphique en camembert avec le nombre de vos devis par Statut de vente : combien restent en attente face aux acceptés. |
| Ma facturation mensuelle | Votre facturation (montant) mois par mois. |
| Ma marge de l'année | Votre marge mois par mois limitée à cette année. |
| En attente d'encaissement | Ce qu'il vous reste à encaisser (Total − Encaissé) par client, uniquement de vos factures. |
Groupe « Ma production »
| Vue rapide (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Mes travaux en attente | Nombre de vos travaux avec Statut de travail = En attente, par client. |
| Mes travaux du jour | Vos travaux dont la date de travail est aujourd'hui, par client. |
| Travaux en retard | Vos travaux en attente répartis en En retard / Dans les délais (en retard = date de travail passée et pas encore terminé). |
| Terminés non livrés | Vos travaux déjà terminés mais encore en attente de livraison, par client. |
| Bon de livraison en attente de facturation | Montant de vos bons de livraison pas encore facturés, par client. |
Groupe « Analyse par portefeuille » — commissions
Ces vues rapides n'apparaissent que si le module Commissions est activé (plan Full et commissions actives dans la configuration de vente).
| Vue rapide (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Commissions par commercial | Montant des commissions dues de chaque commercial, en barres et du plus grand au plus petit. Sert à voir combien touche chaque vendeur et à le soustraire du bénéfice. |
| Commissions mensuelles | Évolution mois par mois du montant des commissions dues, par date de constatation. |
Rapports de facturation
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Rapports de facturation | Ouvre la fenêtre avec les types de rapport : Factures du mois, par plage, Comptable, Modelo 303, En attente d'encaissement, Encaissées et Bons de livraison non facturés. |
| Filtres | Ouvre la fenêtre pour limiter le rapport : années, mois, trimestres ou clients, selon le type de rapport choisi. |
| Du | Sélecteur de la date initiale de la plage de factures. |
| Au | Sélecteur de la date finale de la plage de factures. |
| mois / trimestres / clients | Compteurs du nombre de mois, trimestres ou clients sélectionnés dans les filtres. |
| Bascule Trimestriel / Mensuel (Modelo 303) | Trimestriel = périodicité du Modelo 303 par trimestres. Mensuel = périodicité par mois. |
| Document | Numéro de document dans le tableau ; cliquable pour ouvrir la facture/le bon de livraison. |
| Client | Nom du client dans le tableau ; cliquable pour filtrer sur ce client. |
| Exporter PDF | Télécharge le rapport en PDF avec le style de l'entreprise (logo, totaux et pagination). |
| Exporter Excel | Télécharge les données du rapport actuel dans un fichier .xlsx. |
| Fermer | Ferme la fenêtre des rapports. |
Statistiques de vente
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Statistiques de vente | Ouvre la fenêtre avec les tableaux de facturation par COMMERCIAL et par CLIENT, avec détail mensuel. |
| Vente selon (sélecteur module) | Choisit le type de document de base de la statistique : Devis, Ordre de fabrication, Bon de livraison ou Facture. |
| Année | Champ pour choisir l'exercice fiscal de la statistique. |
| Mois en cours | Colonne mise en évidence qui marque le mois en cours dans le détail mensuel. |
| Facturation totale de l'exercice | Sous-titre avec le total global facturé sur la période choisie. |
| Clients / Commerciaux | Compteurs du nombre de clients et commerciaux ayant une facturation sur la période. |
| Aucune donnée | Message quand une section du tableau n'a pas de lignes. |
Concepts clés
Termes qui apparaissent à l'écran. L'utilisateur demande souvent « qu'est-ce que / à quoi sert X ? » avec ces mots exacts.
Du Tableau de bord et de l'Analyse interactive
- Tableau de bord : votre tableau personnel (écran
/cuadro-mando) avec vos widgets enregistrés. Chaque widget est une carte avec son graphique ou son chiffre. - Widget : chaque carte du Tableau de bord, avec son graphique ou son chiffre. Les widgets que vous voyez sont ceux que vous avez enregistrés.
- Ajouter un widget : bouton qui ouvre le constructeur de widgets pour créer et enregistrer un nouveau widget sur le tableau.
- Constructeur de widgets : la fenêtre où vous configurez un widget (nom, document, métrique, opération, graphique, groupement, série, plage de dates) avec aperçu en direct, et vous décidez dans Où l'enregistrer si c'est pour Mon tableau ou pour Partager avec mon rôle.
- Mon tableau : portée de widget privée, vous seul le voyez.
- Partager avec mon rôle : portée de widget partagée ; le voient tous les utilisateurs ayant ce rôle.
- Analyse interactive : l'analyse interactive et configurable (appelée auparavant « Tableau de bord »). C'est là que vous explorez les données avec Configurer l'analyse.
- Créer comme widget : dans l'Analyse interactive, ouvre le constructeur de widgets avec la configuration actuelle préchargée pour l'enregistrer sur le tableau.
- Métrique : le champ numérique que vous mesurez ou résumez (ex. subTotal, nombre de factures). C'est l'axe Y du graphique.
- Opération : comment la métrique est résumée : Somme, Comptage ou Moyenne.
- Groupement (Grouper par) : le champ selon lequel les données sont réparties en lignes ou catégories (par client, commercial, période…). C'est l'axe X du graphique.
- Série / Comparaison (Comparer à) : un second champ pour comparer deux variables sur le même graphique (ex. facturation par année à l'intérieur de chaque mois). Génère plusieurs lignes ou barres par catégorie.
- Nombre d'enregistrements (Top N) : combien de catégories s'affichent, classées du plus grand au plus petit selon la métrique : Top 5, Top 10, Top 20 ou Tous. Par défaut Top 10.
- Statut de vente : filtre global par situation du document : Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures.
- Type de graphique : format de visualisation : Colonnes, Barres horizontales, Ligne, Ligne lissée, Aire, Nombre (KPI) ou Camembert.
- Nombre (KPI) : affiche un seul grand chiffre avec son suffixe de devise ou d'unité, au lieu d'un graphique.
- Camembert : graphique en secteurs (pie) : répartit le total en portions par catégorie.
- Vues rapides / Préréglages : configurations d'analyse enregistrées (raccourcis), comme « Facturation du mois par client », « Top clients de l'année » ou « Comparatif historique ».
- Pivot / Tableau multidimensionnel : tableau qui croise deux dimensions (ex. client vs mois) et affiche une valeur à chaque intersection. Apparaît quand une série/comparaison est active.
- Mon activité (commercial) / Ma production : groupes de vues rapides filtrées sur votre propre activité de commercial ; n'affichent que vos documents.
- Statut de vente (groupement) : répartit les données selon la situation du document (En attente, Accepté partiel, Accepté, Clôturé, Annulé).
- Statut de travail (groupement) : répartit les données en Terminé / En attente selon que le travail est achevé ou non.
- Échéance (groupement) : répartit les travaux en En retard (date de travail passée et pas encore terminé) / Dans les délais.
- En attente d'encaissement (métrique) : ce qu'il reste à encaisser de chaque document (Total − ce qui est déjà encaissé).
- Commissions (métrique) : montant des commissions dues des commerciaux, provenant du module Commissions. Ne compte que les commissions déjà dues : celles qui ne le sont pas encore (par exemple, un document en attente d'encaissement quand la commission n'est payée que sur ce qui est encaissé) ne s'additionnent pas tant qu'elles ne sont pas dues. La date à laquelle elles se situent dans la période est la date de constatation, pas la date du document.
- Marge (métrique) ne déduit pas les commissions : la marge provient du coût des produits et ne soustrait pas ce que touchent les commerciaux. Pour connaître le bénéfice réel, il faut soustraire à la main les Commissions de la même période (visibles avec la métrique Commissions groupée par Mois ou par Commercial).
- Statut de commission (groupement) : répartit les commissions en En attente (pas encore réglée au commercial) / Payée (déjà réglée).
- Origine de la commission (groupement) : répartit les commissions selon le document qui les a générées : Commande, Bon de livraison, Facture ou Encaissement.
Des Rapports et du Modelo 303
- Rapports de facturation : module de rapports spécialisés (mensuel, par plage, trimestriel pour comptable, Modelo 303, en attente, encaissées, bons de livraison non facturés).
- Comptable — Trimestre : rapport trimestriel de factures prêt à envoyer au comptable, pensé pour l'audit et le conseil fiscal.
- Modelo 303 : déclaration trimestrielle (ou mensuelle) de TVA en Espagne. Affiche TVA collectée, TVA déductible et Résultat TVA, détaillé par taux de TVA.
- Autoliquidation de TVA : sous-titre descriptif du Modelo 303.
- Base : montant net sans taxes. Base imposable sur laquelle se calcule la TVA et le total.
- Taxes / TVA : montant de la taxe sur la valeur ajoutée (ou taxe équivalente selon le pays).
- Encaissé : quantité que le client a payée à ce jour. Provient des mouvements de paiement enregistrés.
- En attente : quantité pas encore encaissée. C'est Total − Encaissé.
- Statut : situation d'encaissement du document : Payé, Paiement partiel, En attente ou Non facturé.
- TVA collectée : TVA facturée au client sur les ventes. C'est ce que l'entreprise doit reverser au fisc.
- TVA déductible : TVA payée sur les achats. C'est ce que l'entreprise peut déduire (si elle remplit les conditions).
- Résultat TVA : différence nette entre TVA collectée et TVA déductible. Positif = dette envers le fisc ; négatif = remboursement possible.
- Taux de TVA / Tranche : pourcentage de taxe applicable (0 %, 4 %, 10 %, 21 % en Espagne, selon le produit/service).
- Quote-part : montant de TVA à payer ou à collecter dans chaque tranche.
- Déductible (Base déductible / Quote-part déductible) : partie de la TVA supportée sur les achats que l'entreprise peut soustraire de la collectée. Toutes les dépenses ne sont pas déductibles à 100 %.
Des Statistiques de vente
- Statistiques de vente : tableau annuel détaillé mois par mois par commercial (vendeur) et par client, pour détecter des tendances de facturation par portefeuille.
- Vente selon : le type de document sur lequel se calcule la statistique (Devis, Ordre de fabrication, Bon de livraison ou Facture).
Fonctions selon le plan
- Analyse des ventes : nécessite le plan Pro (badge Mín. Pro dans le menu).
- Tableau de bord et Rapport de facturation : nécessitent le plan Full (badge Mín. Full dans le menu).
- Sans le plan nécessaire, l'option du menu reste cliquable : en cliquant dessus s'ouvre un message avec le nom de l'outil, ce qu'il fait, le badge du plan requis et le bouton Changer de plan, qui mène à Plans et tarifs (
/subscription). Cliquer sur le badge Mín. Pro/Full lui-même mène aussi à/subscription.
Autorisations
- Menu général :
access_stat.
Questions fréquentes
Q : Comment basculer entre voir les données en graphique et en tableau ?
R : Utilisez le bouton bascule Graphique / Tableau de l'Analyse interactive. En Graphique, vous voyez colonnes, barres, ligne, ligne lissée, aire, nombre KPI ou camembert ; en Tableau, vous voyez les données agrégées avec la ligne Total à la fin.
Q : À quoi sert le bouton « Configurer l'analyse » ?
R : Ouvre la fenêtre de l'Analyse interactive où vous définissez ce qu'elle montre : la Métrique (ce que vous mesurez), l'Opération (Somme, Comptage ou Moyenne), le Type de graphique, Grouper par (axe X), Comparer à (la série) et la Période. La période se limite avec les préréglages rapides Ce mois / Ce trimestre / Cette année (ou Tout l'historique pour retirer le filtre de dates).
Q : Comment limiter l'analyse à ce mois, ce trimestre ou cette année ?
R : Dans Configurer l'analyse, ouvrez la section Période et choisissez Ce mois, Ce trimestre ou Cette année : les dates Du et Au se calculent seules. Pour revoir tout, choisissez Tout l'historique.
Q : Qu'est-ce que le « Tableau de bord » et en quoi diffère-t-il de l'« Analyse interactive » ?
R : Le Tableau de bord est votre tableau personnel (écran /cuadro-mando) : une grille de cartes, chacune un widget avec son graphique ou son chiffre. L'Analyse interactive est l'analyse interactive et configurable où vous explorez les données avec Configurer l'analyse.
Q : Comment ajouter un widget au Tableau de bord ?
R : Cliquez sur Ajouter un widget (sur le tableau ou sur l'état vide Votre tableau est vide). Le constructeur de widgets s'ouvre : renseignez Nom du widget, Document, Métrique, Opération, Type de graphique, Grouper par et, si vous voulez comparer, Série. Vous le verrez dans l'Aperçu en direct. Choisissez dans Où l'enregistrer entre Mon tableau ou Partager avec mon rôle et cliquez sur Créer le widget.
Q : Comment supprimer un widget du tableau ?
R : Sur chaque carte du Tableau de bord se trouve un bouton supprimer (icône corbeille). Cliquez dessus et le widget disparaît du tableau.
Q : Comment partager un widget avec mon équipe ?
R : Dans le constructeur de widgets, dans Où l'enregistrer, choisissez Partager avec mon rôle et sélectionnez le Rôle. Tous les utilisateurs ayant ce rôle verront le widget sur leur Tableau de bord. Les widgets de rôle se gèrent aussi depuis Paramètres → Widgets.
Q : Où gérer les widgets partagés d'un rôle ?
R : Dans Paramètres → Widgets (panneau Paramètres, nécessite l'autorisation des rôles et le niveau PRO). Liste les Widgets de rôle, et permet d'en créer un nouveau, de les modifier ou de les supprimer.
Q : Qu'est-ce que l'« Opération » dans l'analyse ?
R : C'est comment la métrique est résumée : Somme (total), Comptage (combien d'enregistrements) ou Moyenne. Se choisit dans Configurer l'analyse de l'Analyse interactive.
Q : Que sont les types de graphique « Nombre (KPI) » et « Camembert » ?
R : Nombre (KPI) affiche un seul grand chiffre avec son suffixe de devise ou d'unité. Camembert est un graphique en secteurs (pie) qui répartit le total en portions par catégorie. S'ajoutent à Colonnes, Barres horizontales, Ligne, Ligne lissée et Aire.
Q : Comment n'afficher que les plus gros clients (ou produits) et pas tous ?
R : Dans Configurer l'analyse, ouvrez Nombre d'enregistrements et choisissez Top 5, Top 10 ou Top 20 : le graphique n'affiche que ce nombre de catégories, classées du plus grand au plus petit selon la métrique. Choisissez Tous pour tout voir sans limite. Par défaut sur Top 10.
Q : Quelle différence y a-t-il entre « Métrique » et « Grouper par » ?
R : La Métrique est ce que vous mesurez (l'axe Y, ex. montant facturé). Grouper par est comment vous répartissez cette métrique en catégories (l'axe X, ex. par client ou par mois). Si en plus vous voulez comparer deux variables à la fois, utilisez Comparer à pour ajouter une série.
Q : Comment sortir les factures d'une plage de dates précise ?
R : Ouvrez Rapports de facturation, choisissez le rapport par plage et utilisez les sélecteurs Du et Au pour fixer les dates. Puis Exporter PDF ou Exporter Excel.
Q : Qu'est-ce que le Modelo 303 et comment le sortir ?
R : C'est l'autoliquidation de TVA en Espagne. Dans Rapports de facturation, choisissez Modelo 303 ; avec le bouton bascule Trimestriel / Mensuel, vous choisissez la périodicité. Vous verrez TVA collectée, TVA déductible et Résultat TVA par Période, plus le détail par Taux de TVA.
Q : Que signifie « Résultat TVA » ?
R : C'est la différence entre la TVA collectée (facturée sur les ventes) et la TVA déductible (payée sur les achats). Si le résultat est positif, c'est une dette envers le fisc ; s'il est négatif, un remboursement est possible.
Q : Quelle différence y a-t-il entre « Encaissé » et « En attente » ?
R : Encaissé est ce que le client a déjà payé. En attente est ce qu'il reste à encaisser (Total − Encaissé). La colonne Statut résume la situation : Payé, Paiement partiel, En attente ou Non facturé.
Q : Comment voir ce qu'il me reste à encaisser ?
R : Dans Rapports de facturation, utilisez le rapport En attente d'encaissement. La colonne En attente affiche le montant non encaissé de chaque document.
Q : Comment préparer le rapport pour mon comptable ?
R : Dans Rapports de facturation, choisissez Comptable : génère le rapport trimestriel de factures prêt à envoyer. Cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF.
Q : Comment voir combien a facturé chaque commercial ?
R : Ouvrez Statistiques de vente. Elle a deux blocs : COMMERCIAL (facturation par vendeur) et CLIENT (par portefeuille), avec détail mois par mois. Choisissez l'exercice dans Année et le type de document dans Vente selon.
Q : Pourquoi la statistique ne correspond-elle pas à mes factures ?
R : Vérifiez le sélecteur Vente selon : il peut calculer sur Devis, Ordre de fabrication ou Bon de livraison au lieu de Facture. Passez à Facture pour voir la facturation réelle.
Q : Comment exporter une analyse ou un rapport vers Excel ?
R : Dans l'Analyse interactive, cliquez sur Exporter vers Excel ; dans les Rapports, cliquez sur Exporter Excel. Télécharge la vue actuelle (tableau ou graphique) dans un fichier .xlsx.
Q : J'ai le message « Aucune donnée disponible » / « Aucune donnée ». Que se passe-t-il ?
R : L'ensemble de données sélectionné est vide pour ces filtres. Élargissez la plage de dates, vérifiez le Statut de vente et les clients/années filtrés.
Q : Puis-je cliquer sur une facture dans un rapport ?
R : Oui. Dans le tableau, la colonne Document est cliquable pour ouvrir la facture ou le bon de livraison, et Client est cliquable pour filtrer sur ce client.
Q : Qu'est-ce qu'une « vue rapide » ou preset ?
R : C'est une configuration d'analyse enregistrée (raccourci), comme « Facturation du mois par client » ou « Top clients de l'année ». Vous la chargez pour ne pas avoir à reconfigurer l'analyse à chaque fois.
Q : Où voir les rapports de ventes ?
R : Dans Analyse / Rapports (nécessite l'autorisation access_stat, niveau PRO). Réunit le Tableau de bord (tableau de widgets), l'Analyse interactive, les Rapports de facturation et les Statistiques de vente. Vous pouvez filtrer par plage de dates, client, statut (Statut de vente) et document, grouper par commercial (vendeur) et exporter vers Excel.
Q : Puis-je voir la rentabilité ou les marges dans les rapports ?
R : Oui, avec la métrique Marge dans Configurer l'analyse (groupée par mois, client, commercial…). Attention : la Marge provient du coût des produits et ne déduit pas les commissions des commerciaux, ce n'est donc pas le bénéfice final. Pour le bénéfice réel, soustrayez les Commissions de la même période (métrique Commissions). Pour la marge d'un travail précis, consultez le détail des coûts dans le module de chiffrage.
Q : Comment voir les commissions des commerciaux dans l'analyse ?
R : Dans Configurer l'analyse, choisissez la métrique Commissions et groupez par Commercial (ou par Mois, Trimestre, Année, Statut de commission ou Origine de la commission). Vous avez aussi les vues rapides Commissions par commercial et Commissions mensuelles. La métrique n'apparaît que si le module Commissions est activé (plan Full et commissions actives dans la configuration de vente).
Q : La marge a-t-elle déjà déduit les commissions ?
R : Non. La métrique Marge se calcule avec le coût des produits et ne soustrait pas les commissions des commerciaux, ce n'est donc pas le bénéfice final. Pour connaître le bénéfice réel, regardez la Marge de la période et soustrayez-lui les Commissions de la même période : mettez la métrique Commissions groupée par Mois (ou par Commercial) avec la même plage de dates et soustrayez ce montant.
Q : Pourquoi les commissions de l'analyse ne correspondent-elles pas à celles du module Commissions ?
R : La métrique Commissions ne compte que les commissions dues. Celles qui n'ont pas encore été dues (par exemple, si vous avez configuré commissionner uniquement sur ce qui est encaissé et que le document n'est pas encore encaissé) ne comptent pas tant qu'elles ne sont pas dues. De plus, chaque commission se situe dans la période selon sa date de constatation, qui peut ne pas correspondre à la date de la facture.
Q : Quelle différence y a-t-il entre « En attente » et « Payée » dans le statut de commission ?
R : En attente est la commission déjà due mais pas encore réglée au commercial. Payée est celle qui lui a déjà été réglée. Se voient en groupant la métrique Commissions par Statut de commission.
Q : Comment rechercher un ancien devis ?
R : Le moteur de recherche de devis n'est pas dans Analyse. Allez à la liste des Devis / Chiffrages (ventes) et filtrez par client, date, numéro, produit ou statut. Analyse n'utilise les devis que comme base de calcul des statistiques, pas pour en localiser un précis.