Guide pour mettre en place la gestion des stocks : à quoi sert chaque écran, dans quel ordre le paramétrer et comment la matière circule. Chaque écran dispose en outre de son document détaillé, dont le lien figure tout au long du texte.
L'idée en un schéma
Tout l'inventaire est une balance : ce que vous achetez entre, ce que vous produisez sort, et ce qui reste est votre stock.
L'essentiel : rien ne se saisit deux fois. Si vous enregistrez les achats et facturez les ventes, le solde se tient tout seul.
Le circuit complet, de l'achat au réapprovisionnement
Le circuit se referme : le réapprovisionnement génère une nouvelle commande et le cycle recommence. La ligne pointillée du catalogue indique que les supports ne déplacent aucun stock par eux-mêmes — ils définissent seulement quels articles existent.
Quel écran utiliser pour quoi
| Si vous souhaitez… | Rendez-vous dans | Document |
|---|---|---|
| Définir une nouvelle matière, son coût et son unité | Supports (/soporte) | Supports d'impression |
| Voir la matière disponible et ce qui manque | Achat → Stock d'achat | Stock d'achat |
| Commander de la matière à un fournisseur | Achat → Commandes | Commandes d'achat |
| Enregistrer la facture transmise par le fournisseur | Achats (/ggpCompra) | Achats — Factures d'achat |
| Décider quand la matière est décomptée | Configuration → Personnalisation → Configuration Achat | Configuration Achat |
| Corriger un stock qui ne tombe pas juste | Stock d'achat → action Ajuster le stock | Stock d'achat |
| Savoir quel stock minimum définir | Stock d'achat → Rapport stock minimum | Stock d'achat |
Les 7 étapes de la mise en place
Étape 1 · Préparez le catalogue
Dans Supports d'impression, pour chaque matière que vous souhaitez suivre :
- Vérifiez que le support existe et que son type est correct : feuille, rouleau ou article.
- Contrôlez ses formats (feuille/rouleau) ou ses couleurs / tailles / variantes (article). L'inventaire se tient à ce niveau, pas au niveau du support entier.
- Renseignez le Coût et l'unité (U., m², kg, ml). C'est le coût qui donne la Valorisation.
- Affectez le Fournisseur ou ses tarifs fournisseur : c'est de là que vient le fournisseur proposé au réapprovisionnement.
L'inventaire ne se tient pas par support, mais au niveau inférieur. Voici comment :
Commencez petit. Inutile d'inventorier tout le catalogue dès le premier jour : prenez les 10 à 20 matières que vous consommez le plus. Le reste s'ajoutera quand vous le souhaiterez.
Étape 2 · Décidez quand la matière est décomptée
Dans Configuration Achat, champ « Le module de consommation se calcule à partir de : ». C'est la décision qui prête le plus à confusion, d'où le schéma :
| Choix | Le stock baisse quand… | Quand le privilégier |
|---|---|---|
| Facture (par défaut) | vous émettez la facture | Le plus prudent : seul le facturé est décompté |
| Bon de livraison | vous émettez le bon de livraison | Si la matière quitte le stock à la livraison |
| Ordre de fabrication | le devis passe en commande / OF | Si vous voulez réserver la matière dès l'acceptation du travail |
| Devis | le devis est accepté | Uniquement si la quasi-totalité des devis est réalisée |
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 3 · Chargez le stock initial (comptage)
Comptez ce qui se trouve physiquement en stock. Dans Achat → Stock d'achat, sur chaque article : action Ajuster le stock → motif Fixer le solde avec la quantité comptée.
L'opération est enregistrée comme un mouvement avec son motif : l'historique explique donc d'où vient ce solde. Avec beaucoup d'articles, vous pouvez étaler le travail sur plusieurs jours : chaque article est indépendant.
Étape 4 · Définissez le stock minimum
Le Stock minimum est ce qui déclenche l'alerte. Sans lui, aucune alerte.
Deux façons de le définir :
- Manuellement : action Stock minimum sur la ligne de l'article.
- Calculé : bouton Rapport stock minimum. Il propose une valeur Recommandée à partir de votre consommation réelle, applicable ligne par ligne (Appliquer) ou en une fois (Tout appliquer).
Le rapport a besoin d'historique : le premier mois, saisissez les minimums à la main et utilisez le rapport au bout de quelques semaines.
Étape 5 · Saisissez les entrées lors des achats
Trois chemins possibles, et tous les trois ajoutent au Solde :
| Façon d'acheter | Ce que vous faites | Où |
|---|---|---|
| Avec commande formelle au fournisseur | Vous créez la commande, vous l'envoyez et, à la livraison, vous cliquez sur Réceptionner (totale ou partielle) | Commandes d'achat |
| Sans commande, seulement la facture | Vous enregistrez la facture (à la main ou en important le PDF pour que l'IA le lise) et vous rattachez ses lignes à des articles du catalogue | Factures d'achat |
| Achat ponctuel ou correction | Ajuster le stock → Entrée (+) avec un motif | Stock d'achat |
Étape 6 · Travaillez normalement : les sorties s'enregistrent seules
Aucune consommation à saisir. Lors du chiffrage, le système calcule la matière nécessaire au travail et la décompte dès l'émission du document choisi à l'étape 2.
C'est pourquoi le stock ne baisse pas au moment du devis : c'est le comportement attendu, pas un dysfonctionnement.
Étape 7 · Réapprovisionnez
Dans Achat → Stock d'achat, activez le sélecteur Uniquement sous minimum pour voir ce qui manque, puis cliquez sur Générer commande : le système crée une commande d'achat en Brouillon par fournisseur, avec la quantité manquante jusqu'au minimum, déduction faite de ce qui est déjà Attendu. L'envoi se fait ensuite depuis Commandes d'achat.
Exemple complet chiffré
Papier couché 130 g, format 70×100, à 0,18 € la feuille :
| # | Ce qui se passe | Mouvement | Solde | Valorisation |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Comptage initial : vous comptez 500 feuilles | Ajustement · Fixer le solde | 500 | 90,00 € |
| 2 | Vous fixez le stock minimum à 300 | — | 500 | 90,00 € |
| 3 | Vous facturez un travail ayant consommé 260 feuilles | Consommation −260 | 240 | 43,20 € |
| 4 | ⚠️ 240 < 300 → l'alerte Sous minimum apparaît | — | 240 | 43,20 € |
| 5 | Générer commande : vous commandez 1 000 unités au fournisseur | Attendu +1 000 | 240 | 43,20 € |
| 6 | La marchandise arrive et vous cliquez sur Réceptionner | Achat +1 000 | 1 240 | 223,20 € |
| 7 | 15 feuilles sont abîmées par l'humidité | Ajustement · Sortie −15 | 1 225 | 220,50 € |
À l'étape 5, le solde ne change pas : la commande n'est pas encore arrivée. Elle apparaît dans la colonne Attendu, et le disponible prévisionnel est de 240 + 1 000.
La routine, une fois le système en place
| Quand | Ce que vous faites | Où |
|---|---|---|
| À chaque achat | Réceptionner la commande ou enregistrer la facture du fournisseur | Commandes / Factures d'achat |
| Chaque semaine | Vérifier Uniquement sous minimum et Générer commande | Stock d'achat |
| Chaque mois | Comptage des références qui tournent le plus ; corriger avec Ajuster le stock | Stock d'achat |
| Chaque trimestre | Rapport stock minimum pour réajuster les minimums à la consommation réelle | Stock d'achat |
Vocabulaire affiché à l'écran
- Solde : stock actuel = entrées d'achat − sorties de consommation confirmées.
- Valorisation : valeur économique du stock = Solde × Coût.
- Niveau : ce à quoi se rapporte une ligne — Format (feuille/rouleau) ou Couleur / Taille / Variante (article).
- Consommation théorique : matière qu'un devis nécessiterait. Prévision, sans décompte.
- Consommation confirmée : celle qui est bien soustraite du Solde, à l'émission du document de l'étape 2.
- Attendu : quantité commandée au fournisseur et non encore reçue. Elle ne s'ajoute pas au Solde ; disponible prévisionnel = Solde + Attendu.
- Stock minimum : niveau en dessous duquel il convient de réapprovisionner ; il déclenche l'alerte « Sous minimum ». À 0, aucune alerte.
- Ajuster le stock : entrée, sortie ou fixation manuelle du solde, toujours avec un motif (comptage, casse, gâche, correction).
- Mouvements / Historique : entrées et sorties d'un article avec date, type, quantité signée, origine et solde cumulé.
- Réapprovisionnement : racheter ce qui est sous le minimum. Générer commande l'automatise.
Si quelque chose ne tombe pas juste
| Symptôme | Cause habituelle | Solution |
|---|---|---|
| Le stock ne baisse pas au moment du devis | C'est normal : le devis ne génère qu'une consommation théorique | Vérifiez quel document déclenche le décompte dans Configuration Achat |
| Le stock ne baisse jamais | Le document configuré n'est jamais émis, ou le produit n'a pas de support associé | Contrôlez l'étape 2 et l'association des supports au produit |
| Le stock ne monte pas à l'achat | La ligne de la facture n'est pas rattachée à un article du catalogue | Rattachez la ligne dans Factures d'achat, ou utilisez Ajuster le stock |
| Le solde ne correspond pas au stock physique | Gâche, casse ou consommations hors système | Comptage + Ajuster le stock → Fixer le solde avec un motif |
| Aucune alerte de réapprovisionnement | Le Stock minimum est à 0 | Définissez-le à la main ou via le Rapport stock minimum |
| Un article apparaît deux fois | Des mouvements dont l'unité est écrite différemment | Ils sont unifiés automatiquement ; vérifiez l'unité dans sa fiche |
Quel abonnement vous faut-il
| Écran | Abonnement |
|---|---|
| Supports d'impression | Tous |
| Configuration Achat | Tous |
| Factures d'achat | Full, ou module Achats et Inventaire avec n'importe quel abonnement |
| Stock d'achat · Rapport stock minimum | Full, ou module Achats et Inventaire avec n'importe quel abonnement |
| Commandes d'achat | Full, ou module Achats et Inventaire avec n'importe quel abonnement |
Sans le module, l'écran affiche sa fiche avec le bouton Souscrire à Achats et Inventaire : il est inclus dans l'abonnement Full et, avec tout autre abonnement, il s'ajoute séparément sans changer d'abonnement.
Questions fréquentes
Q : Comment fonctionne l'inventaire et comment le mettre en place ?
R : L'inventaire est une balance : Solde = achats − consommations. Pour le mettre en place : (1) préparez le catalogue des Supports avec formats/variantes, coût, unité et fournisseur ; (2) choisissez dans Configuration Achat quel document décompte la matière ; (3) chargez le stock initial avec Ajuster le stock → Fixer le solde dans Achat → Stock d'achat ; (4) définissez le Stock minimum ; (5) enregistrez les achats ; (6) travaillez normalement — les sorties se décomptent seules ; (7) réapprovisionnez avec Générer commande.
Q : Par où commencer ? / Je ne sais pas quel écran utiliser.
R : Par le catalogue des Supports : définissez les matières avec leur unité et leur coût. Ensuite, Achat → Stock d'achat est l'écran du quotidien (stocks, alertes, ajustements, réapprovisionnement) ; Commandes d'achat pour ce que vous commandez au fournisseur et Factures d'achat pour ce qu'il vous facture.
Q : Quelle est la différence entre Supports et Stock d'achat ?
R : Supports est le catalogue : quelles matières existent, avec leur coût et leur unité. Stock d'achat est l'inventaire : combien il reste de chacune, ce qu'elle vaut et ce qu'il faut réapprovisionner.
Q : Quelle est la différence entre Commande d'achat et Facture d'achat ?
R : La commande est ce que vous demandez au fournisseur, et elle ajoute du stock à la réception de la marchandise. La facture est la dépense qu'il vous transmet, et elle ajoute du stock si vous rattachez ses lignes à des articles du catalogue. Une commande peut être facturée depuis la commande elle-même.
Q : Quand la matière est-elle décomptée ?
R : À l'émission du document choisi dans « Le module de consommation se calcule à partir de : » (Configuration Achat) : Facture, Bon de livraison, Ordre de fabrication ou Devis. Avant cela, la consommation n'est qu'une prévision et ne fait pas baisser le Solde.
Q : Pourquoi mon stock ne baisse-t-il pas quand j'établis un devis ?
R : C'est normal. Le devis génère une consommation théorique (prévision). Le décompte réel a lieu à l'émission du document configuré à l'étape 2, généralement la facture.
Q : Comment charger l'inventaire initial ?
R : Comptez le stock physique puis, dans Achat → Stock d'achat, utilisez Ajuster le stock → motif Fixer le solde sur chaque article avec la quantité comptée. L'opération reste dans l'historique avec son motif.
Q : Dois-je saisir chaque consommation à la main ?
R : Non. La consommation est calculée par le système à partir des besoins de chaque travail chiffré et décomptée à l'émission du document configuré. Les ajustements manuels servent uniquement à la gâche, à la casse ou aux corrections de comptage.
Q : Le stock est-il tenu par support ou par format ?
R : Au niveau inférieur : par format pour les supports de type feuille et rouleau, et par couleur, taille ou variante pour ceux de type article. Chacun a son propre solde, son stock minimum et sa valorisation.
Q : Dois-je inventorier tout le catalogue ?
R : Non. Commencez par les matières que vous consommez le plus ; le reste peut rester à stock minimum 0 (sans alerte) et être intégré quand vous le souhaitez.
Q : Quel abonnement me faut-il ?
R : Stock d'achat, Commandes d'achat et Factures d'achat exigent l'abonnement Full. Le catalogue des Supports et la Configuration Achat sont disponibles dans tous les abonnements.