Qu'est-ce que c'est
Catalogue des règles de délai de l'encaissement : quand le paiement a lieu (comptant, à 30 jours, à 60 jours, etc.).
À ne pas confondre avec le Type ou le Moyen de paiement : les Conditions répondent à QUAND (comptant, différé) ; le Type et le Moyen répondent à AVEC QUOI (espèces, carte, virement…).
À quoi ça sert
- Définir les conditions de règlement autorisées dans votre organisation (Comptant, Virement, À 30 jours, etc.).
- Fixer le Cycle (jours de la période de paiement) associé à chaque condition pour calculer les échéances.
- Ajouter une Observation sur le document qui apparaît sur les factures, bons de livraison et autres documents.
- Affecter la condition de règlement aux clients et aux documents pour que le délai s'applique automatiquement.
Champs de la fiche
Voici les champs que vous voyez dans la fenêtre « Conditions de règlement » lors de la création ou de la modification :
| Champ (texte à l'écran) | Type | À quoi il sert | Par défaut |
|---|---|---|---|
| Nom | Texte (obligatoire) | Le nom de la condition de règlement (ex. « Comptant », « Virement », « À 30 jours »). | — |
| Type d'encaissement | Liste déroulante (facultatif) | Avec quoi le paiement est encaissé (ex. Espèces, Carte, Virement). La liste est alimentée par le catalogue modifiable des types d'encaissement que configure votre société ; ce n'est plus une liste figée. Choisissez « Non précisé » pour n'en associer aucun. À côté de la liste, le bouton + (« Ajouter un type d'encaissement ») en crée un nouveau sans quitter la fenêtre. | Non précisé |
| Cycle | Nombre (obligatoire) | Jours de la période de paiement. 0 = comptant. | 30 |
| Compte bancaire | Liste déroulante (facultatif) | Compte bancaire du catalogue associé à cette condition de règlement. Chaque option s'affiche sous la forme alias · IBAN. Son IBAN apparaît dans l'aperçu (et sur le document que voit le client). Choisissez « Sans compte » pour n'en associer aucun. Les comptes se gèrent dans Paramètres → Finances. | Sans compte |
| Observation sur le document | Texte (facultatif) | Note ou description qui apparaît sur les documents imprimés (factures, bons de livraison, etc.) pour expliquer les modalités. | Vide |
Dans le tableau / la liste, seules deux colonnes s'affichent : ID (identifiant unique, en lecture seule, généré automatiquement) et Nom. Pour voir et modifier le Cycle et l'Observation sur le document, ouvrez la ligne : la fenêtre « Conditions de règlement » s'ouvre avec tous les champs.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Utilisez le texte exact affiché à l'écran. C'est ce que vous tapez pour demander « à quoi sert le bouton X ? ».
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | Où | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Ajouter | En-tête de la liste | Ouvre la fenêtre « Conditions de règlement » pour créer une nouvelle condition. Il peut être désactivé si vous avez dépassé la limite de votre plan. |
| Importer / Exporter | En-tête de la liste | Ouvre une fenêtre pour importer des conditions de règlement depuis un fichier ou exporter les conditions actuelles. N'apparaît que si vous disposez des autorisations correspondantes (import / export). |
| Dupliquer | Action de chaque ligne | Ouvre une boîte de dialogue pour créer une copie de la condition sélectionnée. Pratique pour partir d'une condition existante et changer seulement le cycle ou le nom. |
| Supprimer | Action de chaque ligne | Ouvre une boîte de dialogue de confirmation pour effacer la condition sélectionnée. |
| ID | Colonne de la liste | Affiche l'identifiant unique de chaque condition de règlement (lecture seule, généré automatiquement). |
| Nom | Colonne de la liste | Affiche le nom de chaque condition de règlement. Cliquez sur la ligne pour ouvrir la fenêtre et modifier les autres champs. |
| Type d'encaissement | Fenêtre « Conditions de règlement » | Liste déroulante pour associer avec quoi le paiement est encaissé (ex. Espèces, Carte, Virement). Elle est alimentée par le catalogue modifiable des types d'encaissement de votre société (ce n'est plus une liste figée). Elle affiche le nom de chaque type ; option « Non précisé » pour n'en associer aucun. |
| Ajouter un type d'encaissement | Fenêtre « Conditions de règlement » (bouton + à côté de la liste Type d'encaissement) | Crée un nouveau type d'encaissement sans quitter le flux. Une fois enregistré, vous revenez à la fenêtre et le type que vous venez de créer est déjà sélectionné dans la liste Type d'encaissement. Info-bulle : « Ajouter un type d'encaissement ». |
| Compte bancaire | Fenêtre « Conditions de règlement » | Liste déroulante pour associer un compte bancaire (du catalogue Finances) à cette condition de règlement. Affiche alias · IBAN ; option « Sans compte » pour n'en associer aucun. |
| Gérer les comptes bancaires | Fenêtre « Conditions de règlement » (bouton à icône de banque, à côté de la liste Compte bancaire) | Ouvre directement Paramètres → Finances pour créer un nouveau compte bancaire sans quitter le flux. À votre retour, le compte que vous venez de créer apparaît déjà dans la liste Compte bancaire. Info-bulle : « Gérer les comptes bancaires ». |
| Vue client | Fenêtre « Conditions de règlement » | Encadré d'aperçu (sous l'Observation) qui montre ce que verra le client sur le document : le texte de l'Observation sur le document et, en dessous, l'IBAN du compte bancaire choisi. Il se met à jour instantanément quand vous changez l'observation ou le compte. |
| Enregistrer | Fenêtre « Conditions de règlement » | Enregistre la fiche dans la base de données et ferme la fenêtre. |
| Annuler | Fenêtre « Conditions de règlement » | Ferme la fenêtre sans enregistrer les modifications. |
Notions clés
- Conditions de règlement : paramétrage des conditions de paiement autorisées. Elles définissent le Nom et la période de paiement (Cycle) en jours. Elles répondent à QUAND le paiement a lieu (comptant, différé), pas au moyen utilisé.
- Cycle : nombre de jours de la période de paiement. Il sert à fixer les délais de paiement associés à une condition de règlement (ex. 30 jours). Par défaut, il vaut 30 ; mettez
0pour le comptant. - Observation sur le document : description ou note qui apparaît sur le document imprimé associé à cette condition de règlement (factures, bons de livraison). Elle sert à préciser les modalités de paiement au client.
- Type d'encaissement : avec quoi le paiement est encaissé (Espèces, Carte, Virement, etc.). Dans la fenêtre, c'est une liste déroulante alimentée par un catalogue modifiable (les types d'encaissement que configure votre société) ; ce n'est plus une liste figée. Il est facultatif (« Non précisé »). Le bouton + (« Ajouter un type d'encaissement ») à côté de la liste en crée un nouveau sans quitter la fenêtre.
- Compte bancaire : compte du catalogue Paramètres → Finances associé à la condition de règlement. Son IBAN est montré au client sur le document. Il est facultatif (« Sans compte »).
- Gérer les comptes bancaires : bouton à icône (banque) à côté de la liste Compte bancaire de la fenêtre. Il ouvre Paramètres → Finances pour créer un nouveau compte sans abandonner la fenêtre ; à votre retour, le nouveau compte est déjà dans la liste.
- Vue client : encadré d'aperçu de la fenêtre qui combine l'Observation sur le document et l'IBAN du compte sélectionné, pour voir avant d'enregistrer ce que recevra le client.
- ID : identifiant unique de chaque condition de règlement. Il est en lecture seule et généré automatiquement ; vous le voyez dans la première colonne de la liste.
Autorisations
- L'autorisation
payForm_editest requise pour modifier le catalogue. - Les boutons Importer / Exporter dépendent en outre des autorisations d'import / export de votre compte.
Comment se définit la valeur par défaut
La condition de règlement par défaut se configure dans Société → Adresse de facturation → Paramètres par défaut → Conditions de règlement. Ce catalogue n'a pas de case « par défaut ».
Questions fréquentes
Q : Comment créer une nouvelle condition de règlement ?
R : Cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre « Conditions de règlement » s'ouvre : renseignez le Nom (ex. « Virement »), le Cycle en jours et, si vous le souhaitez, l'Observation sur le document. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Si Ajouter est désactivé, vous avez atteint la limite de conditions de règlement de votre plan.
Q : Mon client paie à 60 jours date de facture. Comment le paramétrer ?
R : Créez une condition avec le Nom « 60 jours date de facture » et le Cycle 60. Affectez-la au client dans sa fiche : elle apparaîtra automatiquement sur ses factures.
Q : À quoi sert le champ « Cycle » ?
R : C'est le nombre de jours de la période de paiement. Il définit le délai associé à la condition de règlement : 30 signifie paiement à 30 jours, 0 signifie comptant. Par défaut, il vaut 30.
Q : À quoi sert « Observation sur le document » ?
R : C'est un texte facultatif imprimé sur les documents (factures, bons de livraison, etc.) pour expliquer les modalités de paiement au client. Par exemple : « Paiement par virement sous 30 jours ».
Q : À quoi sert le champ « Compte bancaire » ?
R : Il associe un compte bancaire à la condition de règlement. Dans la liste déroulante, vous choisissez l'un des comptes de votre catalogue (affichés sous la forme alias · IBAN) ; son IBAN apparaîtra sur le document que voit le client. Si vous ne voulez en associer aucun, laissez « Sans compte ». Les comptes se créent dans Paramètres → Finances.
Q : Je veux associer un compte bancaire que je n'ai pas encore créé. Comment le créer sans quitter la fenêtre ?
R : Dans la fenêtre « Conditions de règlement », à côté de la liste Compte bancaire, cliquez sur le bouton à icône de banque (« Gérer les comptes bancaires »). Il ouvre directement Paramètres → Finances, où vous créez le nouveau compte. De retour dans la fenêtre, le compte que vous venez de créer apparaît déjà dans la liste et vous pouvez le sélectionner.
Q : Comment le client voit-il l'IBAN de ma condition de règlement ?
R : Sélectionnez le Compte bancaire dans la fenêtre. Juste sous l'Observation, l'encadré « Vue client » vous montre l'aperçu : votre observation et, en dessous, IBAN : suivi du numéro du compte choisi. C'est ce que verra le client sur le document.
Q : À quoi sert le champ « Type d'encaissement » ?
R : Il indique avec quoi le paiement est encaissé (Espèces, Carte, Virement, etc.). Dans la fenêtre « Conditions de règlement », c'est une liste déroulante alimentée par le catalogue des types d'encaissement de votre société : ce n'est pas une liste figée, mais les types que vous configurez vous-même. Choisissez celui qui convient ou laissez « Non précisé » pour n'en associer aucun.
Q : Le type d'encaissement que je veux n'apparaît pas dans la liste. Comment l'ajouter ?
R : La liste Type d'encaissement n'affiche que les types du catalogue de votre société. Pour en créer un nouveau sans quitter la fenêtre, cliquez sur le bouton + (« Ajouter un type d'encaissement ») à côté de la liste : vous le créez, vous revenez à la fenêtre et le nouveau type est déjà sélectionné. (Vous pouvez aussi gérer le catalogue complet depuis Paramètres → Paramétrage.)
Q : Pourquoi le type d'encaissement n'est-il plus la liste habituelle (Virement, Prélèvement, Espèces, Autres) ?
R : Le Type d'encaissement est désormais un catalogue modifiable : au lieu d'une liste figée, vous voyez les types d'encaissement que configure votre société. Vous pouvez ainsi ajouter, renommer ou retirer ceux dont vous avez besoin. S'il vous en manque un, créez-le avec le bouton + (« Ajouter un type d'encaissement ») à côté de la liste.
Q : Comment paramétrer le « Comptant » ?
R : Créez une condition avec le Nom « Comptant » et le Cycle 0. Cela signifie que le paiement est immédiat (sans délai).
Q : À quoi sert le bouton « Dupliquer » ?
R : Il crée une copie de la condition de règlement sélectionnée. Vous gagnez du temps : vous partez d'une condition existante et changez seulement le Nom ou le Cycle. Un clic ouvre une boîte de dialogue de confirmation.
Q : Comment supprimer une condition de règlement ?
R : Sur la ligne, utilisez l'action Supprimer. Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre avant l'effacement, pour éviter les suppressions accidentelles.
Q : À quoi sert le bouton « Importer / Exporter » ?
R : Il ouvre une fenêtre pour importer des conditions de règlement depuis un fichier ou exporter celles que vous avez déjà. Il n'apparaît que si votre compte dispose des autorisations d'import / export.
Q : La liste n'affiche que l'ID et le Nom. Où voir le cycle et l'observation ?
R : Le tableau ne liste que les colonnes ID et Nom. Pour voir et modifier le Cycle et l'Observation sur le document, cliquez sur la ligne : la fenêtre « Conditions de règlement » s'ouvre avec tous les champs.
Q : Quelle est la différence entre Conditions, Type et Moyen de paiement ?
R : Conditions de règlement = quand (comptant / différé de X jours). Type de paiement = catégorie du moyen (espèces, carte, virement). Moyen de paiement = précision fine du type (Carte Visa Entreprise, terminal Stripe X). Beaucoup d'organisations n'utilisent que les Conditions + le Type.
Q : Pourquoi n'y a-t-il pas de case « par défaut » ?
R : Les catalogues de paiement (Conditions, Jour, Type, Moyen) n'ont pas de case propre. Leur valeur par défaut se configure uniquement dans l'Adresse de facturation.