Importer / Exporter des données · Manuel CotizaPrint

Q: Comment exporter un tableau vers Excel ?

Ouvrez « Importer/Exporter des données » depuis le tableau et, dans la section « Exporter les données » , cliquez sur « Exporter en Excel » . Un .xlsx se télécharge avec les données actuelles dans leur format d'origine.

Q: À quoi sert le bouton « Exporter le modèle d'import » ?

Il télécharge un Excel vide avec les bonnes colonnes pour l'import. Il vous sert de gabarit : vous remplissez vos lignes en suivant ce format, puis vous l'envoyez avec « Importer depuis Excel » . Vous êtes ainsi sûr que les colonnes correspondent.

Q: Je n'ai encore aucun enregistrement et le modèle d'import sortait vide, sans colonnes. Comment obtenir le gabarit ?

C'est réglé : « Exporter le modèle d'import » génère l'Excel avec les bons en têtes même s'il n'y a aucun enregistrement . Téléchargez le, remplissez les lignes en laissant la colonne id vide (pour créer de nouveaux enregistrements) et envoyez le avec « Importer depuis Excel » .

Q: Je ne veux pas exporter tout le tableau, seulement quelques lignes. Comment faire ?

Appliquez les filtres du tableau (état, dates, recherche, etc.) avant d'ouvrir la fenêtre. L'export — modèle compris — reprend les lignes du tableau tel qu'il est à ce moment là ; il n'exporte plus toute la base de données. Réglez les filtres de l'écran, puis exportez.

Q: Comment importer des données depuis un Excel ?

Dans la section « Importer des données » , cliquez sur « Sélectionner un fichier » , choisissez votre .xlsx, puis cliquez sur « Importer depuis Excel » . Confirmez l'avertissement « Confirmer l'importation des données ? » et attendez la fin de la « Progression de l'importation » .

Q: Le bouton « Importer depuis Excel » est grisé et je ne peux pas cliquer dessus. Pourquoi ?

Il est désactivé tant que vous n'avez pas sélectionné de fichier. Cliquez d'abord sur « Sélectionner un fichier » et choisissez un .xlsx ; il s'active alors.

Q: Quel format de fichier l'import accepte t il ?

Uniquement les fichiers Excel avec l'extension .xlsx , comme l'indique le message « Format accepté : .xlsx » . Les autres formats (.xls, .csv) ne sont pas acceptés.

Q: L'import crée t il de nouveaux enregistrements ou met il à jour ceux que j'ai déjà ?

Cela dépend du champ id de chaque ligne. Si la ligne a un id renseigné , l'enregistrement existant portant cet id est mis à jour. Si l' id est vide , un nouvel enregistrement est créé. C'est pourquoi, si vous exportez, modifiez et réimportez en conservant les id, les enregistrements sont mis à jour au lieu d'être dupliqués.

Q: Comment laisser vide un champ qui commence par « id » ?

Écrivez NULL (en majuscules) dans cette cellule de l'Excel. Les champs id\ sont des liens vers d'autres tables ; NULL les laisse sans valeur dans la base de données. Laisser la cellule vide ne revient pas toujours à NULL .

Q: Pourquoi l'import se fait il par étapes et pas d'un seul coup ?

Les données sont chargées par lots de 50 enregistrements pour ne pas surcharger le serveur. L'indicateur « Progression de l'importation » (icône de sablier) montre le pourcentage et le nombre d'enregistrements déjà traités.

Importez et exportez les données de n'importe quel tableau de CotizaPrint en Excel (.xlsx) : téléchargez-les, corrigez-les à part et réimportez-les.

De quoi s'agit-il

Un outil transversal pour exporter le contenu de n'importe quel tableau du logiciel vers Excel et importer des données depuis un fichier Excel (.xlsx). Il s'ouvre sous forme de fenêtre intitulée « Importer/Exporter des données » depuis les tableaux de l'application.

Vous pouvez sortir vos données dans un Excel, télécharger un modèle au bon format, le remplir et le réimporter pour créer ou mettre à jour des enregistrements en masse.

À quoi ça sert

Sortir des listes vers Excel pour les analyser à part ou les partager avec des tiers.
Télécharger un modèle avec les bonnes colonnes avant de préparer une importation.
Charger d'un coup de nombreux enregistrements depuis un Excel (création en masse).
Mettre à jour en masse des enregistrements existants sans les ouvrir un par un.

Mode d'emploi

Exporter

Dans le tableau, ouvrez « Importer/Exporter des données ».
Dans la section « Exporter les données », cliquez sur « Exporter en Excel » pour télécharger les données actuelles, ou sur « Exporter le modèle d'import » si vous voulez seulement le format vide.
Le fichier .xlsx se télécharge.

Importer

Dans la section « Importer des données », cliquez sur « Sélectionner un fichier » et choisissez votre .xlsx sur le disque.
Le bouton affiche alors le nom du fichier choisi.
Cliquez sur « Importer depuis Excel ».
Confirmez l'avertissement « Confirmer l'importation des données ? ».
Suivez l'avancement dans « Progression de l'importation » et consultez la liste « Résultats : » à la fin.

Boutons et actions — à quoi sert chacun

Texte exact tel qu'il apparaît dans la fenêtre « Importer/Exporter des données ».

Bouton / Contrôle (texte à l'écran)	À quoi il sert
Importer/Exporter des données	Titre de la fenêtre qui regroupe toutes les fonctions d'export et d'import.
Exporter les données	En-tête de la section d'export (icône download). Regroupe les deux boutons de téléchargement. Les lignes exportées sont celles du tableau tel que vous l'avez à l'écran, avec les filtres appliqués.
Exporter en Excel	Télécharge les données actuelles du tableau dans un fichier Excel (.xlsx) en respectant le format d'origine. N'inclut que les lignes visibles selon les filtres posés sur le tableau.
Exporter le modèle d'import	Télécharge un modèle Excel avec la structure et les colonnes correctes, à remplir avant d'importer. Respecte les filtres actifs du tableau (état, dates, etc.) au lieu d'exporter toute la base de données. S'il n'existe pas de modèle spécifique, il reprend le format de l'export normal.
Importer des données	En-tête de la section d'import (icône upload). Regroupe le sélecteur de fichier et le bouton d'import.
Sélectionner un fichier	Ouvre la boîte de dialogue du navigateur pour choisir un .xlsx sur le disque (icône attach_file). Une fois le fichier choisi, le bouton affiche son nom.
Format accepté : .xlsx	Message d'aide : seuls les fichiers Excel avec l'extension .xlsx sont acceptés.
Importer depuis Excel	Lance l'importation. Il demande d'abord une confirmation (« Confirmer l'importation des données ? »), puis envoie les enregistrements par lots de 50. Il reste désactivé tant qu'aucun fichier n'est sélectionné.
Progression de l'importation	Indicateur affiché pendant le chargement (icône hourglass_bottom, sablier). Montre le pourcentage accompli et le nombre d'enregistrements traités.
Résultats :	Liste des messages indiquant le résultat de chaque opération à la fin : enregistrements créés, mis à jour ou supprimés.

Notions clés

Importer/Exporter des données : la fenêtre transversale qui réunit les deux fonctions ; elle s'ouvre depuis les tableaux du logiciel.
Exporter en Excel : générer et télécharger un fichier .xlsx avec les données actuelles du tableau, en conservant le schéma d'origine.
Exporter le modèle d'import (modèle d'import) : un Excel avec la structure attendue (colonnes valides) qui sert de gabarit pour préparer vos données avant l'import.
Importer des données : charger des enregistrements depuis un Excel dans le logiciel. Chaque ligne est insérée ou mise à jour selon son champ id.
id (champ d'identité) : l'identifiant unique de chaque enregistrement. Si la ligne a un id renseigné, l'enregistrement existant est mis à jour ; si l'id est vide ou absent, un nouvel enregistrement est créé.
Champs id\_ : les colonnes dont le nom commence par id_ sont des liens vers d'autres tables (ex. id_cliente). Pour les laisser vides volontairement, écrivez NULL dans la cellule.
NULL : le texte NULL saisi tel quel dans une cellule est interprété comme « aucune valeur » (vide dans la base de données). Surtout utile pour les champs id_.
Lots d'importation (lots de 50) : les données sont envoyées par groupes de 50 enregistrements pour ne pas surcharger le serveur. L'avancement s'affiche en temps réel dans « Progression de l'importation ».
Résultats : le récapitulatif final de ce qui est arrivé à chaque ligne (créée, mise à jour ou supprimée).

Fonctions selon le plan / le rôle

TRY / STD / PRO / FULL : la fenêtre est disponible dans tous les plans.
Autorisations du rôle :
Exporter nécessite l'autorisation allow_Export.
Importer nécessite l'autorisation allow_Import.
Si votre utilisateur n'a pas l'autorisation correspondante, la section ne s'affiche pas ou apparaît bloquée.

Questions fréquentes

Q : Comment exporter un tableau vers Excel ?

R : Ouvrez « Importer/Exporter des données » depuis le tableau et, dans la section « Exporter les données », cliquez sur « Exporter en Excel ». Un .xlsx se télécharge avec les données actuelles dans leur format d'origine.

Q : À quoi sert le bouton « Exporter le modèle d'import » ?

R : Il télécharge un Excel vide avec les bonnes colonnes pour l'import. Il vous sert de gabarit : vous remplissez vos lignes en suivant ce format, puis vous l'envoyez avec « Importer depuis Excel ». Vous êtes ainsi sûr que les colonnes correspondent.

Q : Je n'ai encore aucun enregistrement et le modèle d'import sortait vide, sans colonnes. Comment obtenir le gabarit ?

R : C'est réglé : « Exporter le modèle d'import » génère l'Excel avec les bons en-têtes même s'il n'y a aucun enregistrement. Téléchargez-le, remplissez les lignes en laissant la colonne id vide (pour créer de nouveaux enregistrements) et envoyez-le avec « Importer depuis Excel ».

Q : Je ne veux pas exporter tout le tableau, seulement quelques lignes. Comment faire ?

R : Appliquez les filtres du tableau (état, dates, recherche, etc.) avant d'ouvrir la fenêtre. L'export — modèle compris — reprend les lignes du tableau tel qu'il est à ce moment-là ; il n'exporte plus toute la base de données. Réglez les filtres de l'écran, puis exportez.

Q : Comment importer des données depuis un Excel ?

R : Dans la section « Importer des données », cliquez sur « Sélectionner un fichier », choisissez votre .xlsx, puis cliquez sur « Importer depuis Excel ». Confirmez l'avertissement « Confirmer l'importation des données ? » et attendez la fin de la « Progression de l'importation ».

Q : Le bouton « Importer depuis Excel » est grisé et je ne peux pas cliquer dessus. Pourquoi ?

R : Il est désactivé tant que vous n'avez pas sélectionné de fichier. Cliquez d'abord sur « Sélectionner un fichier » et choisissez un .xlsx ; il s'active alors.

Q : Quel format de fichier l'import accepte-t-il ?

R : Uniquement les fichiers Excel avec l'extension .xlsx, comme l'indique le message « Format accepté : .xlsx ». Les autres formats (.xls, .csv) ne sont pas acceptés.

Q : L'import crée-t-il de nouveaux enregistrements ou met-il à jour ceux que j'ai déjà ?

R : Cela dépend du champ id de chaque ligne. Si la ligne a un id renseigné, l'enregistrement existant portant cet id est mis à jour. Si l'id est vide, un nouvel enregistrement est créé. C'est pourquoi, si vous exportez, modifiez et réimportez en conservant les id, les enregistrements sont mis à jour au lieu d'être dupliqués.

Q : Comment laisser vide un champ qui commence par « id_ » ?

R : Écrivez NULL (en majuscules) dans cette cellule de l'Excel. Les champs id\_ sont des liens vers d'autres tables ; NULL les laisse sans valeur dans la base de données. Laisser la cellule vide ne revient pas toujours à NULL.

Q : Pourquoi l'import se fait-il par étapes et pas d'un seul coup ?

R : Les données sont chargées par lots de 50 enregistrements pour ne pas surcharger le serveur. L'indicateur « Progression de l'importation » (icône de sablier) montre le pourcentage et le nombre d'enregistrements déjà traités.

Q : Où voir ce qui est arrivé à chaque ligne après l'import ?

R : Dans la liste « Résultats : » qui apparaît à la fin. Elle affiche un message par opération, indiquant si l'enregistrement a été créé, mis à jour ou supprimé.

Q : Pourquoi je ne vois pas la section d'export (ou celle d'import) ?

R : C'est une question d'autorisations. Exporter nécessite l'autorisation allow_Export et importer l'autorisation allow_Import. Si votre rôle ne les a pas, la section ne s'affiche pas. Demandez-les à votre administrateur.

Q : J'ai importé des clients, l'import indique que tout s'est bien passé, mais ils n'apparaissent pas.

R : La cause habituelle est la colonne id : pour créer de nouveaux clients, il faut laisser la colonne id vide. Si vous apportez des id qui n'existent pas ou qui entrent en conflit, la ligne n'est pas créée correctement. Utilisez Exporter le modèle d'import comme gabarit, laissez id vide et réimportez. Si une erreur apparaît à cause d'un id vide, vérifiez qu'il s'agit bien de la colonne id (et non d'un id_) et qu'elle est réellement vide.

Q : J'ai beaucoup de clients (des centaines ou des milliers) et l'import échoue.

R : Pour les gros volumes, transmettez l'Excel à votre interlocuteur CotizaPrint pour qu'il l'importe côté serveur et vous évite les erreurs de format. L'import normal fonctionne par lots de 50 ; si un lot échoue, vérifiez le format de ces lignes dans Résultats.

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