Vous venez d'entrer et vous avez tout le logiciel devant vous. Ce guide vous mène du premier jour à votre première facture, dans l'ordre qui demande le moins de temps. Chaque rubrique dispose en outre de son document détaillé, accessible par les liens du texte.
Lisez-le en entier en dix minutes. Aucune configuration n'est nécessaire pour démarrer : votre compte arrive avec un catalogue d'exemple prêt à chiffrer.
Ce que fait le logiciel, en un schéma
L'idée : vous décrivez une seule fois la façon dont travaille votre atelier (quelles matières vous utilisez, quelles machines vous avez, ce qu'elles coûtent). À partir de là, chaque devis consiste à choisir un produit et une quantité — le prix, c'est le logiciel qui le calcule.
Commencez par chiffrer, pas par configurer
L'erreur la plus courante du premier jour consiste à entrer dans Paramètres et à vouloir tout régler à la perfection avant d'avoir chiffré quoi que ce soit.
Faites l'inverse. Votre compte arrive avec des produits, des supports, des machines et des opérations déjà préconfigurés. Faites un chiffrage d'essai avec le catalogue tel quel et vous verrez comment cela fonctionne en deux minutes. Vous ajusterez ensuite les coûts à votre réalité.
Quel écran utiliser pour quoi
| Si vous voulez… | Allez à | Document |
|---|---|---|
| Calculer le prix d'un travail | Chiffrer (/cotizar) | Tableau de bord / Chiffrer |
| Créer un client | Clients (/clientes) | Clients et fournisseurs |
| Établir un devis | Devis (/ggpOferta) | Vente |
| Voir ce qui est en production | Commandes / OF (/ggpPedido) | Vente |
| Émettre une facture | Factures (/ggpFactura) | Vente |
| Changer le prix d'une matière | Support (/soporte) | Supports d'impression |
| Changer le coût d'un façonnage | Opérations (/operaciones) | Opérations |
| Changer le coût d'impression | Machines (/maquinas) | Machines d'impression |
| Créer un nouveau type de travail | Produits (/productos) | Produits |
| Mettre votre logo et vos données fiscales | Paramètres → Société → Données de la société | Données de la société |
| Voir votre chiffre d'affaires | Analyse (/analisis) — PRO+ | Analyse |
Étape 1 · Votre premier chiffrage
Sans rien configurer, avec le catalogue d'exemple.
- Ouvrez Chiffrer (
/cotizar). Vous verrez vos catégories avec les produits à l'intérieur. - Cliquez sur n'importe quel produit. Le module de chiffrage s'ouvre.
- Renseignez « Quantité » et « Format ». Laissez le reste tel quel.
- Regardez la carte « Coûts et détail » : le prix s'y trouve, avec l'origine de chaque euro.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
C'est tout : voilà un chiffrage. Si le prix ne ressemble pas au vôtre, c'est normal — les coûts du catalogue d'exemple ne sont pas ceux de votre atelier. Cela se règle à l'étape 2.
Raccourci : dans le module de chiffrage, les champs « Format/Support » et « Machine » disposent de la valeur « Optimiser ». Avec elle, le logiciel choisit la combinaison la moins chère à votre place.
Étape 2 · Saisissez vos coûts réels
C'est de là que viennent tous les prix calculés par le logiciel. Trois endroits, et les coûts sont globaux : vous les modifiez une fois et cela s'applique à tous les produits qui les utilisent.
| Où | Ce que vous y saisissez |
|---|---|
Support (/soporte) | Le prix d'achat de chaque matière, par format, couleur ou taille. Voir Supports |
Machines (/maquinas) | Ce que vous coûte une impression sur chaque machine. Voir Machines |
Opérations (/operaciones) | Le coût de chaque façonnage et de ses options. Voir Opérations |
N'effacez rien du catalogue d'exemple : renommez-le. Si votre papier porte un autre nom, changez le nom et le coût du support qui existe déjà. Le supprimer et en créer un autre vous oblige à refaire les produits qui l'utilisaient. Idem pour les machines et les opérations.
Refaites l'étape 1 après avoir touché aux coûts : le prix devrait désormais ressembler au vôtre.
Étape 3 · Les données de votre société
C'est ce qui s'imprime sur chaque PDF envoyé au client. Dix minutes, une seule fois.
- Paramètres → Société → Données de la société : « Nom commercial », « Raison sociale » et « E-mail » sont obligatoires. Téléversez ici votre logo. Cliquez sur « Enregistrer ».
- Paramètres → Paramétrage → Taxes : cliquez sur « Ajouter », renseignez « Nom », « Sigle » et « Pourcentage », puis cochez « Par défaut sur le produit » pour celle que vous utilisez toujours. Voir Taxes.
- Paramètres → Configuration → Devise et unité : symbole, décimales et séparateur, « Points » ou « Virgules ». Voir Devise et unité.
Lors de l'enregistrement d'un nouveau logo, le logiciel demande « Voulez-vous appliquer le nouveau logo à tous les modèles d'impression, aussi bien des documents que des OF ? ». Répondez « Oui » la première fois.
Avec le plan PRO, vous pouvez configurer votre propre Serveur de messagerie pour que les devis partent depuis votre domaine. Voir Serveur de messagerie.
Étape 4 · Votre premier client
- Ouvrez Clients (
/clientes), écran « Clients et fournisseurs ». - Cherchez avant de créer, pour éviter les doublons.
- Cliquez sur « Client et fournisseur ». La fiche vierge s'ouvre.
- Cochez « Client » (et « Fournisseur » si vous lui achetez aussi).
- Renseignez l'onglet « Général ». Le « Nom du contact » est obligatoire.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Saisissez toujours le « Numéro fiscal ». Si vous le laissez vide, les factures de ce client sortent en « Facture simplifiée », avec la mention correspondante sur le PDF.
Raccourci : le bouton « Ajouter un client avec l'IA » vous permet de coller la signature d'un e-mail ou une carte de visite, et crée la fiche tout seul. Vérifiez le récapitulatif et cliquez sur « Exécuter ».
Étape 5 · Du devis à la facture
Voici le circuit complet. Les quatre documents partagent le même formulaire ; ce qui change, c'est l'étape du processus où vous vous trouvez.
Créer le devis
- Ouvrez Devis (
/ggpOferta) et cliquez sur « Nouveau ». - Choisissez le « Client » en saisissant son nom.
- Ajoutez le travail avec « Nouveau chiffrage » (ouvre le module de chiffrage) ou « Ajouter un chiffrage existant » si vous l'avez déjà chiffré à l'étape 1.
- Cliquez sur « Enregistrer ». Le logiciel lui attribue son numéro.
L'envoyer au client
Cliquez sur « Partager » (icône de partage ; ce bouton s'appelait auparavant « Imprimer ») et choisissez « Envoyer par e-mail » : le PDF est généré, joint, et l'e-mail s'ouvre avec les destinataires déjà renseignés. Vous pouvez aussi utiliser « Imprimer le document » pour le télécharger, ou « Direct » pour lui envoyer un lien et un QR permettant de l'approuver en ligne (plan Full).
Quand il l'accepte
Cliquez sur « Accepter ». Le devis avance au document suivant et vous n'avez rien à ressaisir : client, lignes et prix voyagent tout seuls.
- S'il n'accepte qu'une partie, cochez la case de ces lignes et cliquez sur « Accepter ».
- Pour passer directement à la facture, « Facturer » depuis n'importe quel point.
- Pour clôturer la facture, « FACTURER » dans le formulaire ou « Clôturer / Facturer » dans la liste. S'il reste un montant dû, le logiciel vous demande si vous enregistrez l'encaissement.
- Une erreur ? « Marquer en attente » ou « Revenir en arrière » annulent la progression.
Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Si vous n'utilisez pas les bons de livraison ou les ordres de fabrication, désactivez-les dans les Paramètres et le logiciel les saute. Voir Vente.
La routine, une fois lancé
- Une demande arrive → Chiffrer → « Proposer ».
- Le devis sort → « Partager » → « Envoyer par e-mail ».
- Le client dit oui → « Accepter » → passage en production.
- Livraison et facturation → « FACTURER ».
- Fin de mois → Analyse pour voir le bilan (PRO+).
Le reste — supports, machines, opérations, produits — ne se touche que lorsque quelque chose change dans votre atelier : un papier augmente, vous achetez une machine, vous ajoutez un façonnage.
Le vocabulaire que vous verrez à l'écran
- Chiffrage : le calcul du prix d'un travail. Il vit à l'intérieur d'un devis ou seul dans le panier.
- Produit : un type de travail chiffrable (cartes de visite, bâches, tee-shirts) avec la formule de calcul de son prix.
- Support : la matière physique. C'est là que vont les coûts d'achat réels.
- Opération : un façonnage ou un procédé de fabrication (pelliculage, découpe, pliage) avec son coût.
- Graphique : chaque partie imprimable d'un produit. Une brochure peut avoir une couverture et un intérieur sur des papiers différents.
- OF (ordre de fabrication) : la commande déjà acceptée, en production. C'est ce que voit l'atelier.
- Bon de livraison : le document de la livraison, sans montant fiscal.
- Optimiser : valeur des champs « Format/Support » et « Machine » qui laisse le logiciel choisir la combinaison la moins chère.
- Facture simplifiée : celle qui sort lorsque le client n'a pas de numéro fiscal.
Si quelque chose ne colle pas
| Symptôme | Cause habituelle | Solution |
|---|---|---|
| Le prix ne ressemble pas au mien | Les coûts sont toujours ceux du catalogue d'exemple | Ajustez Supports, Machines et Opérations |
| Le PDF sort sans mon logo | Les données de la société manquent | Données de la société → téléversez le logo → « Enregistrer » → répondez « Oui » pour l'appliquer aux modèles |
| La facture indique « Facture simplifiée » | Le client n'a pas de « Numéro fiscal » | Renseignez-le sur sa fiche dans Clients |
| Je ne trouve pas un devis accepté | Il a déjà changé de niveau : il est dans les Commandes | Cherchez-le dans /ggpPedido, ou filtrez par statut dans la liste |
| J'ai touché un coût et d'autres prix ont changé | Les coûts sont globaux, c'est voulu | C'est correct : une matière augmente pour tous les produits qui l'utilisent |
| J'ai supprimé un support et un produit s'est cassé | Le produit pointait vers ce support | Renommez au lieu de supprimer ; récupérez le support ou réaffectez le produit |
| Je ne vois plus le guide « Démarrer n'a jamais été aussi simple » | Votre compte est sorti de la période d'essai | Normal. Ce guide et le reste du manuel restent disponibles en permanence |
Quel plan vous faut-il
| Pour | Plan |
|---|---|
| Chiffrer, clients, devis, commandes, bons de livraison et factures | Tous |
| Supports, machines, opérations, produits | Tous |
| Données de la société, taxes, devise | Tous |
| Serveur de messagerie propre, partage de l'OF avec le client | PRO+ |
| Analyse et statistiques de vente | PRO+ |
| Tableau de bord, rapports de facturation | Full |
Dans un plan inférieur, l'écran affiche le message du module avec le bouton Changer de plan.
Questions fréquentes
Q : Je viens d'entrer, par où je commence ?
R : Par Chiffrer (/cotizar). Choisissez un produit du catalogue d'exemple, saisissez une quantité et regardez le prix. Cela suffit à comprendre le logiciel en deux minutes. Ajustez ensuite vos coûts dans Supports, Machines et Opérations, puis les données de votre société. Aucune configuration n'est nécessaire pour commencer à tester.
Q : Combien de temps pour être opérationnel ?
R : Le premier chiffrage, deux minutes. Les données de la société et les taxes, dix. Ajuster les coûts à votre atelier est ce qui prend le plus de temps, et cela peut se faire petit à petit : commencez par les matières et les machines que vous utilisez le plus.
Q : Dois-je tout configurer avant de faire mon premier devis ?
R : Non. Votre compte arrive avec des produits, des supports, des machines et des opérations préconfigurés. Les seules choses à avoir avant d'envoyer un PDF à un client sont les données de la société et les taxes.
Q : D'où viennent les prix calculés ?
R : De trois sources qui s'additionnent : le support (la matière), la machine (l'impression) et les opérations (le façonnage). Le produit définit la formule qui les combine. Modifier un coût touche tous les produits qui l'utilisent, car les coûts sont globaux.
Q : Quelle est la différence entre produit et support ?
R : Le produit est ce que vous vendez (une carte de visite, une bâche) et contient la formule du prix. Le support est la matière avec laquelle il est fabriqué (le papier, le vinyle) et c'est là que se trouve son coût d'achat. Un même support est utilisé par de nombreux produits.
Q : Comment faire mon premier devis ?
R : Dans /ggpOferta, cliquez sur « Nouveau », choisissez le « Client », ajoutez le travail avec « Nouveau chiffrage » et cliquez sur « Enregistrer ». Pour l'envoyer, « Partager » → « Envoyer par e-mail » (le bouton « Partager » est celui qui s'appelait auparavant « Imprimer »).
Q : Comment passer d'un devis à une facture ?
R : Avec « Accepter », le document avance d'un cran à la fois (devis → commande → bon de livraison → facture), ou avec « Facturer » vous sautez directement depuis n'importe quel point. Rien à ressaisir : client, lignes et prix suivent tout seuls.
Q : Il n'existe aucun bouton « Convertir en commande », où est-il ?
R : Il s'appelle « Accepter ». C'est ce bouton qui fait passer le document au niveau suivant de la chaîne.
Q : Puis-je créer un client pendant que je fais le devis ?
R : Oui. Dans le formulaire, à côté du champ « Client », l'icône « Changer de client » ouvre une fenêtre avec l'option « Créer nouveau » (Nom, Numéro fiscal et Adresse) ainsi que « Remplir avec l'IA ». Cela dit, pour une création complète, mieux vaut passer par le chemin normal dans Clients.
Q : Pourquoi mes factures sortent-elles en « Facture simplifiée » ?
R : Parce que ce client n'a pas de « Numéro fiscal » renseigné. Complétez-le sur sa fiche et les factures suivantes sortiront normalement.
Q : Puis-je supprimer les produits et supports d'exemple et créer les miens ?
R : Mieux vaut les renommer. Changez le nom et le coût de celui qui existe déjà au lieu de le supprimer : si vous supprimez un support, les produits qui l'utilisaient ne calculent plus correctement. Cela vaut aussi pour les machines et les opérations.
Q : Dois-je utiliser les bons de livraison et les ordres de fabrication ?
R : Non. Chaque entreprise décide des niveaux qu'elle utilise. Ceux que vous désactivez sont sautés automatiquement dans toute la chaîne ; vous pouvez aller du devis à la facture directement.
Q : Où puis-je voir mon chiffre d'affaires ?
R : Dans Analyse (/analisis), avec les « Statistiques de vente » pour le comparatif mois par mois par commercial et par client. Nécessite le plan PRO+ ; le « Tableau de bord » et les « Rapports de facturation » nécessitent le plan Full. Voir Analyse.
Q : Le guide « Démarrer n'a jamais été aussi simple » a disparu de l'écran d'accueil.
R : Ce bloc de cartes ne s'affiche que pendant la période d'essai du compte. Le message « Bienvenue chez » reste toujours visible, et toute la documentation demeure disponible dans le manuel et dans le moteur de recherche de l'aide.
Q : Comment former un nouveau salarié ?
R : Avec ce même guide : les cinq étapes dans l'ordre, en commençant par un chiffrage d'essai. Pour le détail de chaque écran, chaque rubrique renvoie à son document. Pour la gestion des stocks, il existe un guide à part : Guide de l'inventaire.