De quoi s'agit-il
La modification chirurgicale du numéro d'un document précis, sans toucher aux autres. Utile pour corriger des sauts de numérotation, supprimer des doublons ou vous aligner sur un système externe.
Contrairement aux Compteurs (qui ne concernent que les documents futurs), l'Ajusteur modifie des documents déjà émis.
Disponible dans le plan PRO.
Mode d'emploi
- Choisissez le type de document à ajuster (Devis, Commande, Bon de livraison, Facture).
- Le tableau de tous les documents de ce type s'affiche, trié par numéro actuel.
- Cliquez sur le compteur de la ligne à modifier.
- Saisissez le nouveau numéro et confirmez.
Champs / colonnes
| Colonne | À quoi elle sert |
|---|---|
| ID | Identifiant interne du document. |
| Référence | Nom ou référence visible du document. |
| Date | Date de création du document (celle qui détermine l'année de la série). |
| Compteur | Le numéro actuel du document, en lecture seule. S'il y a une modification en attente sur la ligne, il apparaît barré. |
| Nouvelle valeur | Champ modifiable à côté de la valeur actuelle : saisissez-y le numéro corrigé. Les modifications restent en attente jusqu'à ce que vous cliquiez sur Enregistrer. |
Filtres
- Type de document (Devis, Commande, Bon de livraison, Facture).
- Année : filtre les documents selon leur année de création. Chaque année a sa propre série de numérotation, on travaille donc une année à la fois. L'année en cours s'affiche par défaut ; l'option Tous retire le filtre.
- Recherche par numéro, client ou référence.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte exact des contrôles affichés à l'écran lors de la configuration des compteurs. L'Ajusteur partage sa fenêtre de configuration avec les Compteurs : les champs ci-dessous sont ceux que vous remplissez pour fixer les préfixes et les valeurs de départ de chaque type de document.
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Préfixe du compteur pour devis, ordre de fabrication, bon de livraison et facture (15 caractères max.) : | Définit le préfixe placé devant les identifiants des devis, ordres de fabrication, bons de livraison et factures. 15 caractères maximum. |
| Préfixe du compteur pour les identifiants internes (15 caractères max.) : | Définit le préfixe des identifiants internes du logiciel (l'identifiant qui sert au suivi interne du document, pas celui que voit le client). 15 caractères maximum. |
| Nombre de chiffres affichés dans le compteur, ex : 8 implique 00000001-99999999 : | Règle le nombre de chiffres affichés dans les compteurs (plage : 4 à 30). Avec 8 chiffres, le numéro va de 00000001 à 99999999 ; il est complété par des zéros à gauche jusqu'à atteindre ce nombre de chiffres. |
| Compteur des devis : | Définit la valeur numérique de départ du compteur des devis (à partir de quel numéro la numérotation commence). |
| Compteur des ordres de fabrication : | Définit la valeur numérique de départ du compteur des ordres de fabrication. |
| Compteur des bons de livraison : | Définit la valeur numérique de départ du compteur des bons de livraison. |
| Compteur des factures : | Définit la valeur numérique de départ du compteur des factures. |
| Préfixe du compteur pour les identifiants des avoirs : | Définit le préfixe propre aux identifiants des avoirs (indépendant du préfixe général). |
| Préfixe du compteur pour les identifiants des factures rectificatives : | Définit le préfixe propre aux identifiants des factures rectificatives (indépendant du préfixe général). |
| Compteur des avoirs : | Définit la valeur numérique de départ du compteur des avoirs. |
| Compteur des factures rectificatives : | Définit la valeur numérique de départ du compteur des factures rectificatives. |
| Fermer | Ferme la fenêtre sans enregistrer. Ce que vous avez saisi est abandonné. |
| Enregistrer | Enregistre la configuration des compteurs et initialise le logiciel avec la nouvelle configuration. Un avertissement rappelle que les modifications ne s'appliquent qu'aux documents futurs, pas à ceux déjà générés. |
| Année | Sélecteur d'année du tableau de l'Ajusteur. N'affiche que les documents créés cette année-là (chaque année a sa série). Avec Tous, toutes les années s'affichent. |
| Proposition IA | L'IA analyse la numérotation des documents affichés à l'écran (la page chargée, avec les filtres appliqués ; si 25 documents sont affichés, elle analyse ces 25 — utilisez « Afficher » pour en charger davantage), détecte la série en vigueur (le format du document le plus récent, ex. OF000081 = préfixe OF + 6 chiffres) et propose de corriger tous ceux qui ne la respectent pas (ex. 000080 → OF000080). La proposition s'affiche pour vérification ; un clic sur Appliquer la charge comme modifications en attente, et rien n'est enregistré avant que vous cliquiez sur Enregistrer. Le numéro de chaque document est toujours conservé : seul le format est unifié. Une année précise doit être sélectionnée. |
Notions clés
Termes affichés à l'écran, que l'on demande souvent avec ces mots exacts.
- Préfixe : caractère ou chaîne de texte (15 caractères maximum) placé devant le numéro séquentiel du compteur pour former l'identifiant complet d'un document. Exemple : préfixe
FAC+ numéro00000123=FAC00000123. - Compteur : séquence numérique qui s'incrémente automatiquement pour chaque document généré (devis, factures, bons de livraison, etc.) selon son type. Chaque type de document a son propre compteur.
- Devis (Oferta) : document initial où l'on chiffre le travail ou les produits à livrer au client, identifié par un numéro qui commence par le préfixe des devis.
- Ordre de fabrication (Commande) : document qui confirme l'exécution d'un travail après acceptation du devis, avec son propre compteur et son propre identifiant.
- Bon de livraison : justificatif de livraison des biens ou services au client, avec une numérotation indépendante grâce à son compteur.
- Facture : document légal de facturation qui enregistre la vente de biens ou de services, avec son propre compteur et son identifiant.
- Avoir : document de remboursement ou de remise qui annule totalement ou partiellement une facture antérieure. Il a son propre préfixe et son propre compteur.
- Facture rectificative : document qui corrige les erreurs d'une facture antérieure sans l'annuler. Elle a son propre préfixe et son propre compteur.
- Nombre de chiffres du compteur : nombre de chiffres affichés dans le numéro séquentiel (champ « Nombre de chiffres affichés dans le compteur »). Exemple : 8 chiffres vont de
00000001à99999999. Plage admise : 4 à 30. - Identifiant interne : identifiant unique utilisé par le logiciel pour le suivi interne du document, avec un préfixe configuré séparément de l'identifiant que voit le client.
Questions fréquentes
Q : Comment changer le numéro d'une facture précise sans toucher aux autres ?
R : Dans l'Ajusteur, choisissez le type Facture, repérez la ligne dans le tableau, cliquez sur son Compteur actuel, saisissez le nouveau numéro et confirmez. Seul ce document est modifié. Le logiciel vous prévient si le nouveau numéro est déjà pris par une autre facture.
Q : Deux factures portent le même numéro à la suite d'une erreur. Je peux corriger cela ici ?
R : Oui. Repérez la facture en double et donnez-lui le prochain numéro libre. Le logiciel vous prévient si ce nouveau numéro est lui aussi déjà utilisé.
Q : À quoi sert le champ « Nombre de chiffres affichés dans le compteur » ?
R : Il définit combien de chiffres s'affichent dans le numéro du document. Avec 8, les numéros vont de 00000001 à 99999999 (complétés par des zéros à gauche). La plage admise va de 4 à 30 chiffres. C'est le format visuel de la numérotation : il ne change pas la valeur du compteur.
Q : Quelle est la différence entre le « Préfixe du compteur pour devis, ordre de fabrication, bon de livraison et facture » et le « Préfixe du compteur pour les identifiants internes » ?
R : Le premier forme l'identifiant que voit le client sur les devis, ordres de fabrication, bons de livraison et factures. Le second concerne les identifiants internes que le logiciel utilise pour son propre suivi. Les deux acceptent 15 caractères maximum et se configurent séparément.
Q : À quoi servent les préfixes et compteurs des « avoirs » et des « factures rectificatives » ?
R : Ils permettent de numéroter ces documents dans une série à part, distincte des factures normales. Un avoir annule totalement ou partiellement une facture antérieure ; une facture rectificative corrige des erreurs sans l'annuler. Chacun a son « Préfixe du compteur pour les identifiants des… » et son « Compteur des… » pour démarrer la numérotation où vous le souhaitez.
Q : À partir de quel numéro un type de document sera-t-il numéroté ?
R : Vous le fixez dans le champ « Compteur des… » correspondant (devis, ordres de fabrication, bons de livraison, factures, avoirs ou factures rectificatives). La valeur saisie est le point de départ de cette série.
Q : J'ai cliqué sur « Enregistrer » dans la configuration des compteurs. Mes documents existants changent-ils ?
R : Non. Enregistrer initialise le logiciel avec la nouvelle configuration, mais les modifications ne s'appliquent qu'aux documents futurs. Pour corriger des documents passés un par un, utilisez l'Ajusteur (tableau + clic sur le compteur de la ligne).
Q : Je suis passé du 50 au 55. Je peux renuméroter toutes les factures ?
R : C'est possible mais délicat sur le plan fiscal. Renuméroter des factures déjà émises peut avoir des conséquences légales. Consultez un conseiller avant toute modification en masse.
Q : J'ai besoin que ma facture FAC100 devienne 2025-0100.
R : Sélectionnez la facture, ouvrez la fenêtre et changez le numéro ou le préfixe. Pensez aussi à ajuster le préfixe global dans Compteurs si le changement concerne toutes les factures.
Q : Le bouton « Fermer » enregistre-t-il ce que j'ai saisi ?
R : Non. Fermer abandonne les modifications et ferme la fenêtre. Pour conserver la configuration, utilisez Enregistrer.
Q : Mes devis ont des numérotations mélangées (certains avec préfixe, d'autres sans, avec un nombre de zéros variable). Comment les unifier ?
R : Dans l'Ajusteur, sélectionnez le type de document et l'Année (chaque année a sa série), puis cliquez sur Proposition IA. L'IA détecte la série en vigueur à partir du dernier document et propose de corriger tous les précédents (ex. si le dernier est OF000081, elle propose 000080 → OF000080). Vérifiez la liste, cliquez sur Appliquer puis sur Enregistrer.
Q : La Proposition IA change-t-elle les numéros de mes documents ?
R : Non. Elle conserve le numéro de chaque document et unifie seulement le format (préfixe et zéros à gauche) avec la série en vigueur. De plus, elle n'enregistre rien d'elle-même : les corrections restent en attente jusqu'à ce que vous les vérifiiez et les enregistriez. Vous pouvez lui donner une autre instruction (ex. un autre préfixe) en l'écrivant dans l'assistant.
Q : Est-ce que cela change quelque chose dans TicketBAI ou auprès de l'AEAT ?
R : La numérotation locale est mise à jour, mais TicketBAI a déjà transmis la facture avec le numéro d'origine. La modifier ici n'envoie aucune notification à la Diputación foral. Si la facture a déjà été transmise, évitez de changer son numéro.