O que é
Edição cirúrgica do número de um documento concreto, sem afetar o resto. Útil para corrigir saltos de numeração, eliminar duplicados ou sincronizar com sistemas externos.
Ao contrário de Contadores (que só afeta documentos futuros), o Ajustador altera documentos já emitidos.
Disponível no plano PRO.
Como se usa
- Escolha o tipo de documento a ajustar (Orçamento, Encomenda, Guia de remessa, Fatura).
- Aparece a tabela com todos os documentos desse tipo, ordenados pelo número atual.
- Clique no contador da linha que quer alterar.
- Introduza o número novo e confirme.
Campos / colunas
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| ID | Identificador interno do documento. |
| Referência | Nome ou referência visível do documento. |
| Data | Data de criação do documento (a que decide o ano da série). |
| Contador | O número atual do documento, só de leitura. Se houver uma alteração pendente na linha, é mostrado riscado. |
| Novo valor | Campo editável ao lado do valor atual: escreva aqui o número corrigido. As alterações ficam pendentes até clicar em Guardar. |
Filtros
- Tipo de documento (Orçamento, Encomenda, Guia de remessa, Fatura).
- Ano: filtra os documentos pelo seu ano de criação. Cada ano leva a sua própria série de numeração, por isso trabalha-se um ano de cada vez. Por predefinição aparece o ano atual; a opção Todos retira o filtro.
- Pesquisa por número, cliente ou referência.
Botões e ações — para que serve cada um
Texto literal dos controlos que vê no ecrã ao configurar os contadores. O Ajustador partilha o modal de configuração com Contadores: os campos abaixo são os que preenche para fixar prefixos e valores de arranque de cada tipo de documento.
| Botão / Controlo (texto no ecrã) | Para que serve |
|---|---|
| Prefixo do contador para orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa e fatura (máx. 15 caracteres): | Estabelece o prefixo que precede os IDs dos documentos de orçamento, ordens de trabalho, guias de remessa e faturas. Máximo 15 caracteres. |
| Prefixo do contador para os ids internos (máx. 15 caracteres): | Estabelece o prefixo dos identificadores internos do sistema (o ID com que o sistema segue o documento por dentro, não o que o cliente vê). Máximo 15 caracteres. |
| Quantidade de unidades mostrada no contador, ex.: 8 implica 00000001-99999999: | Configura quantos dígitos são mostrados nos contadores (intervalo: 4 a 30). Com 8 dígitos o número vai de 00000001 a 99999999; preenche com zeros à esquerda até chegar a essa quantidade de dígitos. |
| Contador para os orçamentos: | Estabelece o valor numérico inicial do contador de orçamentos (a partir de que número começa a numerar). |
| Contador para as ordens de trabalho: | Estabelece o valor numérico inicial do contador de ordens de trabalho. |
| Contador para as guias de remessa: | Estabelece o valor numérico inicial do contador de guias de remessa. |
| Contador para as faturas: | Estabelece o valor numérico inicial do contador de faturas. |
| Prefixo do contador para os ids das notas de crédito: | Estabelece o prefixo específico dos IDs das notas de crédito (independente do prefixo geral). |
| Prefixo do contador para os ids das faturas retificativas: | Estabelece o prefixo específico dos IDs das faturas retificativas (independente do prefixo geral). |
| Contador para as notas de crédito: | Estabelece o valor numérico inicial do contador de notas de crédito. |
| Contador para as faturas retificativas: | Estabelece o valor numérico inicial do contador de faturas retificativas. |
| Fechar | Fecha o modal sem guardar alterações. O que escreveu é descartado. |
| Guardar | Guarda a configuração de contadores e inicializa o sistema com a nova configuração. Um aviso lembra que as alterações só se aplicam a documentos futuros, não aos já gerados. |
| Ano | Seletor de ano na tabela do Ajustador. Mostra apenas os documentos criados nesse ano (cada ano tem a sua série). Com Todos veem-se todos os anos. |
| Proposta IA | A IA analisa a numeração dos documentos que vê no ecrã (a página carregada, com os filtros aplicados; se vir 25, analisa esses 25 — use "Mostrar" para carregar mais), deteta a série em vigor (o formato do documento mais recente, ex. OF000081 = prefixo OF + 6 dígitos) e propõe corrigir todos os que não a seguem (ex. 000080 → OF000080). A proposta é mostrada para rever; ao clicar em Aplicar, as correções são carregadas como alterações pendentes e nada fica guardado até clicar em Guardar. Conserva sempre o número de cada documento, apenas unifica o formato. Requer ter um ano concreto selecionado. |
Conceitos-chave
Termos que aparecem no ecrã e que o utilizador costuma perguntar com estas palavras exatas.
- Prefixo: carácter ou cadeia de texto (máximo 15 caracteres) que se antepõe ao número sequencial do contador para formar o ID completo de um documento. Exemplo: prefixo
FAC+ número00000123=FAC00000123. - Contador: sequência numérica que se incrementa automaticamente a cada documento gerado (orçamentos, faturas, guias de remessa, etc.) conforme o seu tipo. Cada tipo de documento leva o seu próprio contador.
- Orçamento (proposta): documento inicial onde se orçamenta o trabalho ou os produtos a entregar ao cliente, identificado com um ID que começa pelo prefixo do orçamento.
- Ordem de trabalho (Encomenda): documento que confirma a execução de um trabalho depois de aceite o orçamento, com o seu próprio contador e identificador.
- Guia de remessa: comprovativo de entrega de bens ou serviços ao cliente, com numeração independente através do seu contador.
- Fatura: documento legal de faturação que regista a venda de bens ou serviços, com o seu próprio contador e ID.
- Nota de crédito: documento de devolução ou desconto que anula total ou parcialmente uma fatura anterior. Tem prefixo e contador próprios.
- Fatura retificativa: documento que corrige erros de uma fatura anterior sem a anular. Tem prefixo e contador próprios.
- Unidade de contador: quantidade de dígitos mostrada no número sequencial do contador (campo "Quantidade de unidades mostrada no contador"). Exemplo: 8 dígitos mostra de
00000001até99999999. Intervalo admitido: 4 a 30. - ID interno: identificador único que o sistema usa para o seguimento interno do documento, com prefixo configurado à parte do ID que o cliente vê.
Perguntas frequentes
Como mudo o número de uma fatura concreta sem tocar nas outras?
No Ajustador escolha o tipo Fatura, localize a linha na tabela, clique no seu Contador atual, escreva o número novo e confirme. Só esse documento é alterado. O sistema avisa se o número novo já estiver ocupado por outra fatura.
Tenho duas faturas com o mesmo número por engano. Resolvo isso aqui?
Sim. Localize a duplicada e mude-lhe o número para o seguinte livre. O sistema avisa-o se o número novo também já estiver a ser usado.
Para que serve o campo "Quantidade de unidades mostrada no contador"?
Define quantos dígitos são mostrados no número do documento. Se colocar 8, os números vão de 00000001 a 99999999 (preenchidos com zeros à esquerda). O intervalo admitido é de 4 a 30 dígitos. É o formato visual da numeração, não altera o valor do contador.
Qual é a diferença entre o "Prefixo do contador para orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa e fatura" e o "Prefixo do contador para os ids internos"?
O primeiro forma o ID que o cliente vê em orçamentos, ordens de trabalho, guias de remessa e faturas. O segundo é para os identificadores internos que o sistema usa no seu próprio seguimento. Ambos admitem no máximo 15 caracteres e configuram-se em separado.
Para que servem os prefixos e contadores das "notas de crédito" e das "faturas retificativas"?
Permitem numerar esses documentos com uma série própria, distinta das faturas normais. Uma nota de crédito anula total ou parcialmente uma fatura anterior; uma fatura retificativa corrige erros sem a anular. Cada uma tem o seu "Prefixo do contador para os ids..." e o seu "Contador para as..." para arrancar a numeração onde precisar.
A partir de que número começa a numerar um tipo de documento?
Fixa-o no campo "Contador para os/as..." correspondente (orçamentos, ordens de trabalho, guias de remessa, faturas, notas de crédito ou retificativas). O valor que escrever é o ponto de arranque dessa série.
Cliquei em "Guardar" na configuração de contadores. Mudam os documentos que já tinha?
Não. Guardar inicializa o sistema com a nova configuração, mas as alterações só se aplicam a documentos futuros. Para corrigir documentos históricos um a um use o Ajustador (tabela + clique no contador da linha).
Saltei do 50 para o 55. Posso renumerar todas as faturas?
É possível, mas delicado em termos fiscais. Renumerar faturas já emitidas pode ter consequências legais. Consulte um contabilista antes de o fazer em massa.
Preciso que a minha fatura FAC100 passe a ser 2025-0100.
Selecione a fatura, abra o modal e altere o número/prefixo. Pondere também ajustar o prefixo global em Contadores se a alteração se aplicar a todas.
O botão "Fechar" guarda o que escrevi?
Não. Fechar descarta as alterações e fecha o modal. Para conservar a configuração use Guardar.
Os meus orçamentos têm numerações misturadas (uns com prefixo, outros sem ele, com zeros diferentes). Como os unifico?
No Ajustador selecione o tipo de documento e o Ano (cada ano leva a sua série) e clique em Proposta IA. A IA deteta a série em vigor pelo último documento e propõe a correção de todos os anteriores (ex. se o último for OF000081, propõe 000080 → OF000080). Reveja a lista, clique em Aplicar e depois em Guardar.
A Proposta IA altera os números dos meus documentos?
Não. Conserva o número de cada documento e apenas unifica o formato (prefixo e zeros à esquerda) com a série em vigor. Além disso não guarda nada por si só: as correções ficam como alterações pendentes que o utilizador revê e guarda. Pode dar-lhe outra instrução (ex. outro prefixo) escrevendo-a no próprio assistente.
Isto altera alguma coisa no TicketBAI ou na AEAT?
A numeração local é atualizada, mas o TicketBAI já enviou a fatura com o número original. Alterá-lo aqui não notifica de volta a administração fiscal foral. Se a fatura já estiver enviada, evite alterar o seu número.