Encomendas de Compra

O que é

Módulo para gerir as encomendas de compra a fornecedores: que material se pede, a quem, a que preço e quando chega. Cobre o ciclo completo encomenda → envio ao fornecedor → receção da mercadoria (total ou parcial) → fatura de compra, com entrada automática em stock ao receber.

Acede-se pelo menu Compra → Encomendas (rota /pedido-compra). Requer o plano Full.

Para que serve

• Registar encomendas a fornecedores com linhas de artigos do catálogo (com a sua tarifa de fornecedor) ou linhas livres.
• Enviar a encomenda ao fornecedor por email com o PDF em anexo.
• Receber a mercadoria quando chega, total ou parcialmente: as quantidades recebidas somam-se ao stock automaticamente e podem atualizar o custo do artigo e a tarifa do fornecedor com o preço real pago.
• Faturar a encomenda: gera a fatura de compra (rascunho) com as linhas da encomenda, pronta a rever em /ggpCompra.
• Ver o stock entrante (o encomendado e ainda não recebido) no ecrã de inventário.

Fluxo completo: encomenda → receção → fatura

1. Criar a encomenda (Rascunho): botão Novo, escolher fornecedor e adicionar linhas. Ao escolher um artigo do catálogo preenchem-se automaticamente preço, referência do fornecedor e data prevista a partir da sua tarifa de fornecedor.
2. Enviar ao fornecedor: gera o PDF e manda-o por email ao fornecedor. A encomenda passa a estado Enviado e guarda a data de envio.
3. Receber: quando chega a mercadoria, a ação Receber abre o modal de receção. Indica-se quanto chegou de cada linha e o preço real. As quantidades recebidas entram no stock; se se receber tudo a encomenda passa a Recebido, se faltar parte fica Recebido parcial (pode receber-se em várias vezes).
4. Faturar: cria a fatura de compra em rascunho com as linhas da encomenda e marca-a como Faturado. Também se pode associar a encomenda a partir de uma fatura de compra já criada (ver Faturas de Compra).

Estados da encomenda

Estrutura do ecrã

Lista (/pedido-compra)

Tabela com uma linha por encomenda. Colunas: Nº documento, Data, Fornecedor, Referência, Data prevista, Total, Receção (barra de progresso com a quantidade recebida sobre a encomendada) e Estado (distintivo). Não há coluna de ações: ao selecionar uma ou várias linhas (caixa à esquerda), os botões de ação aparecem em cima, no cabeçalho da tabela — tal como nos ecrãs de venda. Com uma só linha selecionada aparecem todas as ações (Editar, Imprimir, Enviar ao fornecedor, Receber, Confirmar entrega, Faturar, Anular); com várias linhas ficam apenas as que admitem várias encomendas (Faturar e Anular). O duplo clique numa linha também abre o formulário da encomenda.

Formulário da encomenda (modal)

Três blocos: Dados da encomenda (fornecedor, contacto, referência, data prevista), Linhas (um cartão por linha) e Totais (subtotal, impostos por tipo e total). No cabeçalho vê-se o distintivo do estado. Com a encomenda Faturada (ou com o módulo bloqueado por plano) o formulário fica só de leitura.

Em cada linha pode escolher-se um artigo do catálogo (suporte e a sua medida/cor/tamanho/variante): o sistema preenche automaticamente preço, referência do fornecedor, unidade e data prevista a partir da tarifa de fornecedor (usa a marcada como preferida; se não houver, a primeira ativa desse fornecedor). Também se pode deixar a linha livre (sem artigo), escrevendo o conceito à mão.

Junto a Adicionar linha está o botão Reposição automática: com um fornecedor escolhido, adiciona de uma vez as linhas de todos os artigos desse fornecedor que estão abaixo do seu stock mínimo, com a quantidade que falta (o défice) já calculada. Ver a secção seguinte.

Reposição automática

O botão Reposição automática do formulário preenche a encomenda com o que falta repor do fornecedor escolhido:

1. Procura os artigos do catálogo com stock mínimo definido cujo fornecedor é o da encomenda. O fornecedor de cada artigo decide-se por esta cadeia: tarifa preferida do artigo → única tarifa do artigo → Fornecedor da ficha do suporte.
2. Calcula o défice de cada um: stock mínimo − disponível, onde o disponível é o saldo atual mais o entrante (encomendado a fornecedores e ainda não recebido), consolidado na unidade natural do artigo (as medidas com largura e altura convertem entre m² e unidades tal como o inventário).
3. Mostra uma confirmação com o número de linhas a adicionar e, ao aceitar, cria uma linha por artigo com a quantidade = défice, o preço da tarifa do fornecedor (ou o custo do artigo se não houver tarifa), a referência do fornecedor e o imposto por defeito do fornecedor.

Os artigos que já estão como linha da encomenda não se duplicam. Se não houver nada a repor desse fornecedor, avisa-se e não se adiciona nada. O botão desativa-se sem fornecedor escolhido e não aparece com a encomenda em só leitura.

Modal de receção

Abre-se com Receber. Mostra linha a linha o encomendado, o recebido até agora e o pendente, com um campo de quantidade a receber (por defeito o pendente) e o preço real pago. Por linha com artigo há duas caixas: atualizar o custo do artigo e atualizar a tarifa do fornecedor com esse preço real (vêm marcadas só se o preço diferir do da encomenda). Se a encomenda ainda estiver em Rascunho, o modal avisa antes de confirmar.

Botões e ações — para que serve cada um

Texto literal tal como aparece no ecrã.

Lista

As ações aparecem no cabeçalho da tabela ao selecionar linhas com a caixa à esquerda.

Formulário da encomenda

Modal de receção

Conceitos-chave

• Encomenda de compra: documento que se envia a um fornecedor a pedir material. Não é a fatura: a fatura de compra regista-se quando o fornecedor fatura (pode gerar-se a partir da encomenda com Faturar).
• Receção: registo da mercadoria que chega de uma encomenda. Cada receção soma as quantidades ao stock e acumula o recebido por linha. Pode fazer-se em várias vezes (receção parcial).
• Receção parcial: chegada de apenas parte do que foi encomendado. A encomenda fica em Recebido parcial e pode voltar a usar-se Receber quando chegar o resto.
• Tarifa de fornecedor: preço, referência, quantidade mínima e prazo de entrega que um fornecedor oferece para um artigo concreto do catálogo (uma medida, cor, tamanho ou variante de um suporte). Gere-se com o botão Fornecedores dentro do artigo, em Suportes de impressão. A encomenda usa-a para preencher automaticamente preço e referência, e a receção pode atualizá-la com o preço real.
• Fornecedor preferido: nas tarifas de um artigo, o fornecedor marcado com a estrela. É o que é proposto por defeito ao encomendar esse artigo.
• Stock entrante: quantidade encomendada e ainda não recebida (encomendas Enviadas ou em Recebido parcial). Vê-se na coluna Entrante de Stock de compra.
• Linha livre: linha da encomenda sem artigo do catálogo (conceito escrito à mão). Ao recebê-la não mexe em stock nem em tarifas, só acumula o recebido.
• Data prevista: data estimada de chegada da mercadoria. Ao escolher um artigo com tarifa propõe-se hoje + o prazo de entrega do fornecedor.
• Preço real: preço unitário efetivamente pago, indicado ao receber. Pode divergir do preço da encomenda e serve para atualizar custo e tarifa.
• Reposição automática: ação do formulário da encomenda que adiciona em bloco os artigos do fornecedor que estão abaixo do seu stock mínimo, com quantidade = défice (stock mínimo − saldo − entrante, na unidade natural do artigo).
• Défice: o que falta até ao stock mínimo de um artigo, descontando o que já há em armazém e o que está encomendado a caminho. É a quantidade que a reposição automática propõe (e Gerar encomenda em Stock de compra).

Funcionalidades consoante o plano / perfil

• Módulo Compras e Inventário: incluído no plano Full e contratável à parte com qualquer outro plano. Sem ele, o ecrã mostra a ficha do módulo com o distintivo Full e o botão Subscrever Compras e Inventário (leva a /subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario); o menu Compra → Encomendas está visível para todos.

Perguntas frequentes

Como faço uma encomenda de material a um fornecedor?

Em Compra → Encomendas clique em Novo, escolha o fornecedor e adicione linhas com Adicionar linha (artigo do catálogo ou conceito livre). Guardar deixa-a em Rascunho; Enviar manda-a por email ao fornecedor com o PDF. Também pode gerar-se automaticamente a partir do inventário com Gerar encomenda (ver Stock de compra).

Como preencho a encomenda com tudo o que falta repor de um fornecedor?

No formulário da encomenda, com o fornecedor escolhido, clique em Reposição automática (junto a Adicionar linha). Adiciona uma linha por cada artigo desse fornecedor que está abaixo do seu stock mínimo, com a quantidade que falta até ao mínimo (descontando o que já está encomendado a caminho), o seu preço de tarifa e a sua referência. Confirme o número de linhas e reveja antes de guardar ou enviar. Os artigos já presentes na encomenda não se duplicam.

Clico em Reposição automática e diz-me que não há artigos a repor.

Significa que nenhum artigo cujo fornecedor seja o da encomenda está abaixo do seu stock mínimo (contando o material a caminho). Verifique se os artigos têm Stock mínimo definido e se o seu fornecedor coincide: decide-se pela tarifa preferida do artigo, pela única tarifa que tenha ou, na sua falta, pelo campo Fornecedor da ficha do suporte.

Tenho o orçamento do fornecedor em PDF. Posso criar a encomenda sem o escrever à mão?

Sim. Em Compra → Encomendas clique em Carregar documento e carregue o PDF ou uma fotografia do orçamento, proposta, proforma ou encomenda antiga. Clique em Processar IA: cria-se uma encomenda em Rascunho com o fornecedor (se o seu NIF coincidir com um dos seus fornecedores), a referência e as linhas do documento. As linhas cuja referência do fornecedor coincide com uma tarifa ou com a referência de um artigo do catálogo chegam já associadas ao artigo. No final abre-se a encomenda para a rever e completar o que faltar.

Chegou toda a encomenda tal como foi pedida. Tenho de preencher o modal de receção?

Não. Use Confirmar entrega (na lista com a encomenda selecionada, ou no botão do formulário): recebe de uma vez tudo o que estava pendente ao preço previsto da encomenda, soma o stock e passa a encomenda a Recebido. Não mexe em custos nem tarifas porque o preço não mudou. Se chegou com outro preço ou só em parte, use Receber.

Chegou a mercadoria. Como a registo?

Na lista selecione a linha da encomenda (caixa à esquerda) e clique em Receber no cabeçalho da tabela. Indique a quantidade que chegou de cada linha e o preço real, e clique em Confirmar receção: as quantidades somam-se ao stock e a encomenda passa a Recebido (ou Recebido parcial se faltar parte).

Só chegou parte da encomenda. O que faço?

Registe o que chegou com Receber. A encomenda fica em Recebido parcial e poderá voltar a usar Receber quando chegar o resto — o modal mostra sempre o que está pendente por linha.

Como converto a encomenda em fatura de compra?

Com a ação Faturar (selecionando a encomenda — ou várias do mesmo fornecedor — na lista, ou a partir do botão do formulário). Cria-se uma fatura de compra em rascunho em /ggpCompra com as linhas da encomenda — as que têm artigo do catálogo chegam à fatura associadas a esse artigo (ícone de ligação) —, pronta a rever e registar. Também pode fazer-se ao contrário: ao criar uma fatura de compra desse fornecedor, o ecrã propõe Associar as suas encomendas pendentes.

De onde saem o preço e a referência ao escolher um artigo?

Da tarifa de fornecedor do artigo para o fornecedor da encomenda (a marcada como preferida, ou a única ativa). As tarifas gerem-se com o botão Fornecedores dentro de cada medida/cor/tamanho/variante do suporte.

O fornecedor cobrou-me um preço diferente do da encomenda. Atualiza-se alguma coisa?

Sim. No modal de receção indique o preço real: se diferir do da encomenda, as caixas de atualizar custo e tarifa vêm marcadas, e ao confirmar atualizam-se o custo do artigo e a tarifa desse fornecedor.

Posso eliminar uma encomenda já enviada?

Não. Eliminar só está disponível no estado Rascunho, para conservar a rastreabilidade. As encomendas enviadas ou recebidas anulam-se.

Onde vejo o que tenho encomendado e ainda não chegou?

Em Compra → Stock de compra, coluna Entrante: soma o que está pendente de receber das encomendas Enviadas e em Recebido parcial de cada artigo.

Não vejo o módulo de Encomendas ou os botões não fazem nada.

Vem incluído no plano Full e, com qualquer outro plano, contrata-se como módulo à parte sem mudar de plano: o ecrã mostra a ficha do módulo com o botão Subscrever Compras e Inventário, que leva a /subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario.