O que é
Envio automático de emails de aviso quando acontecem eventos-chave no fluxo comercial: aceitar um orçamento, finalizar uma OT, entregar uma guia de remessa.
Todo o módulo de Notificação requer o plano FULL.
Para que serve
- Avisar a sua equipa por email no momento em que um cliente aceita um orçamento.
- Avisar quando se finaliza uma ordem de trabalho (todos os passos terminados).
- Avisar quando se entrega uma guia de remessa ao cliente.
- Receber todos os dias, ao terminar a jornada, o fecho de caixa com tudo o que se recebeu (só no plano FULL).
- Decidir quem recebe esses avisos (um ou vários endereços de correio).
Como se usa
A configuração abre-se como uma janela (modal). Lá dentro:
- No campo "Listagem de correio a enviar separada por ',':" escreva os endereços que devem receber os avisos, separados por vírgulas. Ex.
admin@empresa.com, chefe@empresa.com. - Ponha em Ativado os avisos que quiser receber (aceitar orçamento, finalizar ordem de trabalho, entregar guia de remessa) e deixe em Desativado os que não quiser.
- Se quiser o fecho de caixa diário, vá a Turno de caixa (
/caja) → Definições de caixa → Resumo diário por correio e ponha em Ativado o toggle Enviar o fecho de caixa por correio em Enviar todas as jornadas, escolha em Hora de fim de jornada a hora a que fecha (por defeito 20:00) e em Dias de jornada os dias em que trabalha (por defeito Segunda a sexta). - Clique em Guardar para conservar as alterações. Se não quiser guardar, clique em Fechar.
Se algum dia quiser o fecho antes da hora (ou repeti-lo), vá a Definições → Função Especial e execute "Enviar o fecho de caixa de hoje": manda o resumo na hora, sem esperar pelo fim da jornada e independentemente dos dias configurados.
Opções
| Campo | Tipo | Para que serve |
|---|---|---|
| Listagem de correio a enviar separada por ',': | Texto (separados por vírgulas) | Para quem se enviam as notificações. Ex. admin@empresa.com, chefe@empresa.com. |
| Ativar notificação por correio quando se aceita um orçamento: | Toggle | Envia email quando um cliente aceita um orçamento. |
| Ativar notificação por correio quando se finaliza uma ordem de trabalho: | Toggle | Envia email quando se completa uma ordem de trabalho. |
| Ativar notificação por correio quando se entrega uma guia de remessa: | Toggle | Envia email quando se entrega uma guia de remessa ao cliente. |
Atenção: o fecho de caixa diário por correio NÃO se configura aqui. Vive no ecrã Turno de caixa (/caja), dentro da janela Definições de caixa, secção Resumo diário por correio. Ver mais abaixo.
Fecho de caixa diário por correio — configura-se na Caixa, não aqui
Chega-se pelo menu Venda → Turno de caixa, botão de configuração do ecrã, janela
Definições de caixa, secção Resumo diário por correio.
| Campo (texto no ecrã) | Tipo | Para que serve |
|---|---|---|
| Enviar o fecho de caixa por correio | Não enviar / Enviar todas as jornadas | Ativa o envio automático do resumo do que se recebeu no dia. |
| Hora de fim de jornada | Seletor de hora | A hora a que fecha o dia; a essa hora sai o correio. |
| Dias de jornada | Seletor | Os dias em que trabalha. O fecho só é enviado nesses dias. |
| Correio de destino | Texto | Para quem se manda o fecho. Sem correio de destino o fecho não é enviado, mesmo estando ativado — o próprio ecrã avisa disso. |
Este fecho tem o seu próprio correio de destino: não usa a Listagem de correio a enviar separada por ',' deste ecrã de Notificação.
Botões e ações — para que serve cada um
Texto literal tal como aparece na janela de configuração. Os toggles têm dois estados: Ativado e Desativado.
| Botão / Controlo (texto no ecrã) | Para que serve |
|---|---|
| Listagem de correio a enviar separada por ',': | Campo de texto onde escreve a lista de endereços de email, separados por vírgulas, que vão receber as notificações dos eventos que tiver ativados. |
| Ativar notificação por correio quando se aceita um orçamento: | Toggle. Ativado = envia-se email quando um cliente aceita um orçamento. Desativado = esse aviso não é enviado. |
| Ativar notificação por correio quando se finaliza uma ordem de trabalho: | Toggle. Ativado = envia-se email quando se completa uma ordem de trabalho. Desativado = esse aviso não é enviado. |
| Ativar notificação por correio quando se entrega uma guia de remessa: | Toggle. Ativado = envia-se email quando se entrega uma guia de remessa ao cliente. Desativado = esse aviso não é enviado. |
| Guardar | Guarda as alterações da configuração (os endereços de correio e os toggles em Ativado/Desativado). |
| Fechar | Fecha a janela de configuração sem guardar as alterações. |
Conceitos-chave
- Notificação por correio: aviso que o programa envia por email num momento-chave do fluxo (aceitação de orçamento, fim de ordem de trabalho, entrega de guia de remessa). São avisos internos, para a sua equipa, não para o cliente.
- Orçamento: documento inicial que um cliente aceita para se avançar com a ordem de trabalho.
- Ordem de Trabalho: projeto ou tarefa que se gera depois de um orçamento ser aceite.
- Guia de remessa: documento de entrega/envio que acompanha os produtos ou serviços até ao cliente.
- Ativado / Desativado: os dois estados de cada toggle. Em Ativado o aviso correspondente é enviado; em Desativado não.
- Listagem de correios separada por vírgulas: forma de indicar vários destinatários num único campo, escrevendo os endereços uns a seguir aos outros separados por vírgulas.
- Fecho de caixa: resumo de tudo o que se recebeu numa jornada, agrupado por método de pagamento (dinheiro, cartão, transferência…) e por tipo de pagamento, com o valor e o número de operações de cada grupo, mais o total do dia. Chega por email à hora que indicar. É informativo: não bloqueia nada nem obriga a confirmar a conferência de caixa.
- Fim de jornada: a hora a que dá por fechado o dia de trabalho. Escolhe-a em Hora de fim de jornada e é o momento em que se envia o fecho de caixa.
- Dias de jornada: os dias da semana em que trabalha. O fecho de caixa só é enviado nesses dias. Escolhe-se em Dias de jornada entre Segunda a sexta, Segunda a sábado e Todos os dias.
- Método de pagamento: a forma como se recebeu (dinheiro, cartão, transferência…). Configura-se em Definições → Método de pagamento.
- Tipo de pagamento: a classificação que dá ao movimento (recebimento, adiantamento, devolução…). Configura-se em Definições → Tipo de pagamento.
- Operações: número de recebimentos registados. No fecho de caixa aparece entre parênteses junto ao valor de cada grupo e como total do dia.
Requisitos
- Ter configurado o Servidor de correio. Sem SMTP a funcionar, as notificações não saem.
- Plano FULL.
Permissões
- Requer
auto_edit.
Perguntas frequentes
Como escolho quem recebe os avisos por email?
No campo "Listagem de correio a enviar separada por ',':" escreva os endereços, separados por vírgulas. Ex. admin@empresa.com, chefe@empresa.com, comercial@empresa.com. Depois clique em Guardar.
Para que serve o botão "Guardar"?
Guarda as alterações que fez na configuração: os endereços de correio da listagem e os toggles que deixou em Ativado ou Desativado. Se não clicar em Guardar, as alterações não ficam.
Para que serve o botão "Fechar"?
Fecha a janela de configuração sem guardar. Use-o se abriu a janela mas não quer conservar nenhuma alteração.
Como ativo o aviso quando um cliente aceita um orçamento?
Ponha em Ativado o toggle "Ativar notificação por correio quando se aceita um orçamento:" e clique em Guardar. A partir daí, sempre que um cliente aceite um orçamento é enviado um email para os endereços da listagem.
O que acontece se deixar um toggle em "Desativado"?
Esse aviso concreto não é enviado. Cada evento (aceitar orçamento, finalizar ordem de trabalho, entregar guia de remessa) tem o seu próprio toggle, por isso pode ativar uns e deixar outros em Desativado.
Posso acrescentar vários destinatários?
Sim. No campo "Listagem de correio a enviar separada por ',':" separe os emails por vírgula: admin@empresa.com, chefe@empresa.com, comercial@empresa.com.
O que é uma "guia de remessa" e quando chega o seu aviso?
A guia de remessa é o documento de entrega que acompanha os produtos ou serviços até ao cliente. Se tiver em Ativado o toggle "Ativar notificação por correio quando se entrega uma guia de remessa:", é enviado um email quando a guia de remessa é entregue.
Ativei as notificações mas não chega nenhum email.
Verifique o Servidor de correio: tem de estar em Estado: Ativo com o SMTP correto. Clique em Testar correio aí para confirmar. Reveja também se o campo de correios não está vazio e se o toggle do evento está em Ativado.
O email também é recebido pelo cliente?
Não. Estas notificações são internas (para a sua equipa). Para enviar ao cliente, use os Modelos de correio associados a cada documento.
Como personalizo o conteúdo do email de notificação?
O corpo e as cores configuram-se no Servidor de correio (secção de personalização visual). As notificações seguem esse modelo.
Como ativo o fecho de caixa diário?
Precisa do plano FULL. Vá a Turno de caixa (/caja) → Definições de caixa → Resumo diário por correio e ponha em Ativado o toggle Enviar o fecho de caixa por correio em Enviar todas as jornadas, escolha a hora em Hora de fim de jornada (por defeito 20:00) e clique em Guardar. Indique também o Correio de destino: sem ele não se envia nada, mesmo estando ativado.
Existe um botão para fechar a caixa?
Não há um fecho de caixa que seja preciso "confirmar" nem uma conferência para acertar: os recebimentos registam-se durante o dia e à hora indicada recebe o resumo por correio automaticamente. O que existe é um envio manual: em Definições → Função Especial, a ação "Enviar o fecho de caixa de hoje" manda o resumo na hora, sem esperar pela hora de fim de jornada.
Como envio o fecho de caixa agora mesmo, sem esperar?
Vá a Definições → Função Especial e execute "Enviar o fecho de caixa de hoje". Pede confirmação e envia o resumo dos recebimentos de hoje para o Correio de destino configurado na caixa. Funciona em qualquer dia, mesmo que não esteja entre os Dias de jornada configurados, e também se hoje não houver recebimentos (nesse caso o correio indica-o).
Posso receber o fecho só de segunda a sexta?
Sim, é o que vem por defeito. Em Dias de jornada escolha Segunda a sexta. Se abrir ao sábado, ponha Segunda a sábado; se trabalha todos os dias, Todos os dias.
Chega-me o fecho de caixa ao fim de semana e não trabalho nesses dias.
Mude Dias de jornada para Segunda a sexta (ou Segunda a sábado) e clique em Guardar. Nos dias que ficarem de fora não se envia o fecho, mesmo que nesse dia se tenha registado algum recebimento.
Que informação traz o fecho de caixa?
Os recebimentos desse dia agrupados por método de pagamento e tipo de pagamento — por exemplo "Dinheiro · Recebimento: 320,00 € (5)", onde o número entre parênteses são as operações — e no fim o Total do dia com o número total de operações.
A que horas chega o fecho de caixa?
À hora que tiver escolhido em Hora de fim de jornada (das 00:00 às 23:00, por defeito 20:00). É enviado à hora certa.
Não me chegou o fecho de caixa de hoje.
Dois motivos normais: hoje não estar entre os "Dias de jornada:" configurados (por defeito só de segunda a sexta), ou nesse dia não se ter registado nenhum recebimento (não se enviam fechos em branco). Se houve recebimentos e era dia de jornada, verifique se o toggle está em Ativado, se o campo de correios não está vazio, se a Hora de fim de jornada é a correta e se o Servidor de correio está em Estado: Ativo. Para forçar o envio agora, use "Enviar o fecho de caixa de hoje" em Definições → Função Especial.
Quem recebe o fecho de caixa?
Os mesmos endereços do campo "Listagem de correio a enviar separada por ',':" que usam os restantes avisos. Não tem destinatários próprios.
Porque não vejo a opção de fecho de caixa?
É uma função do plano FULL. Com um plano inferior vê-a marcada com a etiqueta do plano necessário mas não pode ativá-la; para a usar é preciso subir de perfil.
O fecho de caixa não bate certo com os recebimentos que registei.
O fecho agrupa pela data atribuída a cada recebimento, não pelo dia em que o registou. Se registar hoje um recebimento com a data de ontem, entra no fecho de ontem, não no de hoje. Reveja a data dos recebimentos no ecrã de Pagamentos e Recebimentos.