Qu'est-ce que c'est
L'envoi automatique d'e-mails d'avertissement lorsque des événements clés se produisent dans le circuit commercial : acceptation d'un devis, fin d'un OF, livraison d'un bon de livraison.
L'ensemble du module Notification exige le plan FULL.
À quoi ça sert
- Prévenir votre équipe par e-mail au moment où un client accepte un devis.
- Prévenir lorsqu'un ordre de fabrication est terminé (toutes les étapes achevées).
- Prévenir lorsqu'un bon de livraison est remis au client.
- Recevoir chaque jour, en fin de journée, la clôture de caisse avec tout ce qui a été encaissé (plan FULL uniquement).
- Décider qui reçoit ces avertissements (une ou plusieurs adresses e-mail).
Comment l'utiliser
La configuration s'ouvre dans une fenêtre (modale). À l'intérieur :
- Dans le champ « Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' : », saisissez les adresses qui doivent recevoir les avertissements, séparées par des virgules. Ex.
admin@empresa.com, jefe@empresa.com. - Mettez sur Activé les avertissements que vous souhaitez recevoir (acceptation de devis, fin d'ordre de fabrication, livraison de bon de livraison) et laissez sur Désactivé les autres.
- Si vous souhaitez la clôture de caisse quotidienne, allez dans Session de caisse (
/caja) → Paramètres de caisse → Résumé quotidien par e-mail, mettez sur Activé le sélecteur Envoyer la clôture de caisse par e-mail sur Envoyer chaque journée, choisissez dans Heure de fin de journée l'heure à laquelle vous fermez (20:00 par défaut) et dans Jours ouvrés les jours où vous travaillez (Du lundi au vendredi par défaut). - Cliquez sur Enregistrer pour conserver les modifications. Si vous ne voulez pas enregistrer, cliquez sur Fermer.
Si un jour vous voulez la clôture avant l'heure (ou la renvoyer), allez dans Paramètres → Fonction spéciale et exécutez « Envoyer la clôture de caisse du jour » : le résumé part immédiatement, sans attendre la fin de journée et quels que soient les jours configurés.
Options
| Champ | Type | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' : | Texte (séparé par des virgules) | À qui sont envoyées les notifications. Ex. admin@empresa.com, jefe@empresa.com. |
| Activer la notification par e-mail lorsqu'un devis est accepté : | Sélecteur | Envoie un e-mail lorsqu'un client accepte un chiffrage (devis). |
| Activer la notification par e-mail lorsqu'un ordre de fabrication est terminé : | Sélecteur | Envoie un e-mail lorsqu'un ordre de fabrication est achevé. |
| Activer la notification par e-mail lorsqu'un bon de livraison est livré : | Sélecteur | Envoie un e-mail lorsqu'un bon de livraison est remis au client. |
Attention : la clôture de caisse quotidienne par e-mail NE se configure PAS ici. Elle se trouve dans l'écran Session de caisse (/caja), dans la fenêtre Paramètres de caisse, section Résumé quotidien par e-mail. Voir plus bas.
Clôture de caisse quotidienne par e-mail — elle se configure dans Caisse, pas ici
On y accède depuis le menu Vente → Session de caisse, bouton de paramètres de l'écran, fenêtre
Paramètres de caisse, section Résumé quotidien par e-mail.
| Champ (texte à l'écran) | Type | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Envoyer la clôture de caisse par e-mail | Ne pas envoyer / Envoyer chaque journée | Active l'envoi automatique du résumé de ce qui a été encaissé dans la journée. |
| Heure de fin de journée | Sélecteur d'heure | L'heure à laquelle vous terminez la journée ; l'e-mail part à cette heure-là. |
| Jours ouvrés | Sélecteur | Les jours où vous travaillez. La clôture n'est envoyée que ces jours-là. |
| E-mail de destination | Texte | À qui la clôture est envoyée. Sans e-mail de destination, la clôture n'est pas envoyée, même si elle est activée — l'écran vous le signale. |
Cette clôture a son propre e-mail de destination : elle n'utilise pas la Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' de
cet écran de Notification.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte tel qu'il apparaît dans la fenêtre de configuration. Les sélecteurs ont deux états : Activé et Désactivé.
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' : | Champ de texte où vous saisissez la liste des adresses e-mail, séparées par des virgules, qui recevront les notifications des événements activés. |
| Activer la notification par e-mail lorsqu'un devis est accepté : | Sélecteur. Activé = un e-mail est envoyé lorsqu'un client accepte un devis (chiffrage). Désactivé = cet avertissement n'est pas envoyé. |
| Activer la notification par e-mail lorsqu'un ordre de fabrication est terminé : | Sélecteur. Activé = un e-mail est envoyé lorsqu'un ordre de fabrication est achevé. Désactivé = cet avertissement n'est pas envoyé. |
| Activer la notification par e-mail lorsqu'un bon de livraison est livré : | Sélecteur. Activé = un e-mail est envoyé lorsqu'un bon de livraison est remis au client. Désactivé = cet avertissement n'est pas envoyé. |
| Enregistrer | Enregistre les modifications de la configuration (les adresses e-mail et les sélecteurs sur Activé/Désactivé). |
| Fermer | Ferme la fenêtre de configuration sans enregistrer les modifications. |
Notions clés
- Notification par e-mail : avertissement que le système envoie par e-mail à un moment clé du circuit (acceptation d'un devis, fin d'un ordre de fabrication, livraison d'un bon de livraison). Ce sont des avertissements internes, destinés à votre équipe, pas au client.
- Devis : document de chiffrage initial que le client accepte pour lancer l'ordre de fabrication.
- Ordre de fabrication : projet ou tâche généré après l'acceptation d'un devis.
- Bon de livraison : document de livraison/expédition qui accompagne les produits ou services remis au client.
- Activé / Désactivé : les deux états de chaque sélecteur. Sur Activé, l'avertissement correspondant est envoyé ; sur Désactivé, il ne l'est pas.
- Liste d'e-mails séparés par des virgules : façon d'indiquer plusieurs destinataires dans un seul champ, en écrivant les adresses les unes après les autres, séparées par des virgules.
- Clôture de caisse : résumé de tout ce qui a été encaissé dans une journée, regroupé par moyen de paiement (espèces, carte, virement…) et par type de paiement, avec le montant et le nombre d'opérations de chaque groupe, plus le total du jour. Il arrive par e-mail à l'heure que vous indiquez. Il est informatif : il ne bloque rien et n'exige pas de valider le comptage.
- Fin de journée : l'heure à laquelle vous considérez la journée de travail comme terminée. Vous la choisissez dans Heure de fin de journée ; c'est à ce moment-là que la clôture de caisse est envoyée.
- Jours ouvrés : les jours de la semaine où vous travaillez. La clôture de caisse n'est envoyée que ces jours-là. Vous les choisissez dans Jours ouvrés parmi Du lundi au vendredi, Du lundi au samedi et Tous les jours.
- Moyen de paiement : la façon dont l'encaissement a été réglé (espèces, carte, virement…). Il se configure dans Paramètres → Moyen de paiement.
- Type de paiement : la catégorie que vous donnez au mouvement (encaissement, acompte, remboursement…). Il se configure dans Paramètres → Type de paiement.
- Opérations : nombre d'encaissements enregistrés. Dans la clôture de caisse, il apparaît entre parenthèses à côté du montant de chaque groupe et comme total du jour.
Prérequis
- Avoir configuré le Serveur de messagerie. Sans SMTP opérationnel, les notifications ne partent pas.
- Plan FULL.
Autorisations
- Nécessite
auto_edit.
Questions fréquentes
Q : Comment choisir qui reçoit les avertissements par e-mail ?
R : Dans le champ « Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' : », saisissez les adresses, séparées par des virgules. Ex. admin@empresa.com, jefe@empresa.com, comercial@empresa.com. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Q : À quoi sert le bouton « Enregistrer » ?
R : Il enregistre les modifications apportées à la configuration : les adresses e-mail de la liste et les sélecteurs laissés sur Activé ou Désactivé. Si vous ne cliquez pas sur Enregistrer, les modifications ne sont pas conservées.
Q : À quoi sert le bouton « Fermer » ?
R : Il ferme la fenêtre de configuration sans enregistrer. Utilisez-le si vous avez ouvert la fenêtre mais ne voulez conserver aucune modification.
Q : Comment activer l'avertissement lorsqu'un client accepte un devis ?
R : Mettez sur Activé le sélecteur « Activer la notification par e-mail lorsqu'un devis est accepté : » et cliquez sur Enregistrer. À partir de là, chaque fois qu'un client accepte un devis, un e-mail est envoyé aux adresses de la liste.
Q : Que se passe-t-il si je laisse un sélecteur sur « Désactivé » ?
R : Cet avertissement précis n'est pas envoyé. Chaque événement (acceptation de devis, fin d'ordre de fabrication, livraison de bon de livraison) a son propre sélecteur : vous pouvez donc en activer certains et laisser les autres sur Désactivé.
Q : Puis-je ajouter plusieurs destinataires ?
R : Oui. Dans le champ « Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' : », séparez les adresses par une virgule : admin@empresa.com, jefe@empresa.com, comercial@empresa.com.
Q : Qu'est-ce qu'un « bon de livraison » et quand arrive son avertissement ?
R : Le bon de livraison est le document qui accompagne les produits ou services remis au client. Si le sélecteur « Activer la notification par e-mail lorsqu'un bon de livraison est livré : » est sur Activé, un e-mail est envoyé lorsque le bon de livraison est remis.
Q : J'ai activé les notifications mais aucun e-mail n'arrive.
R : Vérifiez le Serveur de messagerie : il doit être en État : Actif avec un SMTP correct. Cliquez sur Tester l'e-mail à cet endroit pour le confirmer. Vérifiez aussi que le champ des e-mails n'est pas vide et que le sélecteur de l'événement est sur Activé.
Q : Le client reçoit-il aussi l'e-mail ?
R : Non. Ces notifications sont internes (pour votre équipe). Pour écrire au client, utilisez les Modèles d'e-mail associés à chaque document.
Q : Comment personnaliser le contenu de l'e-mail de notification ?
R : Le corps et les couleurs se configurent dans le Serveur de messagerie (section de personnalisation visuelle). Les notifications suivent ce modèle.
Q : Comment activer la clôture de caisse quotidienne ?
R : Il vous faut le plan FULL. Allez dans Session de caisse (/caja) → Paramètres de caisse → Résumé quotidien par e-mail, mettez sur Activé le sélecteur Envoyer la clôture de caisse par e-mail sur Envoyer chaque journée, choisissez l'heure dans Heure de fin de journée (20:00 par défaut) et cliquez sur Enregistrer. Indiquez aussi l'E-mail de destination : sans lui, rien n'est envoyé, même si l'option est activée.
Q : Y a-t-il un bouton pour clôturer la caisse ?
R : Il n'y a pas de clôture de caisse à « valider » ni de comptage à équilibrer : les encaissements s'enregistrent pendant la journée et, à l'heure indiquée, vous recevez automatiquement le résumé par e-mail. Ce que vous avez en revanche, c'est un envoi manuel : dans Paramètres → Fonction spéciale, l'action « Envoyer la clôture de caisse du jour » envoie le résumé immédiatement, sans attendre l'heure de fin de journée.
Q : Comment envoyer la clôture de caisse tout de suite, sans attendre ?
R : Allez dans Paramètres → Fonction spéciale et exécutez « Envoyer la clôture de caisse du jour ». Une confirmation vous est demandée, puis le résumé des encaissements du jour part vers l'E-mail de destination configuré dans la caisse. Cela fonctionne n'importe quel jour, même s'il ne fait pas partie des Jours ouvrés configurés, et aussi s'il n'y a eu aucun encaissement aujourd'hui (dans ce cas, l'e-mail l'indique).
Q : Puis-je recevoir la clôture uniquement du lundi au vendredi ?
R : Oui, c'est le réglage par défaut. Dans Jours ouvrés, choisissez Du lundi au vendredi. Si vous ouvrez le samedi, mettez Du lundi au samedi ; si vous travaillez tous les jours, Tous les jours.
Q : Je reçois la clôture de caisse le week-end alors que je ne travaille pas ces jours-là.
R : Passez Jours ouvrés sur Du lundi au vendredi (ou Du lundi au samedi) et cliquez sur Enregistrer. Les jours exclus, la clôture n'est pas envoyée, même si un encaissement a été enregistré ce jour-là.
Q : Quelles informations contient la clôture de caisse ?
R : Les encaissements du jour regroupés par moyen de paiement et type de paiement — par exemple « Espèces · Encaissement : 320,00 € (5) », où le chiffre entre parenthèses correspond au nombre d'opérations — et, à la fin, le Total du jour avec le nombre total d'opérations.
Q : À quelle heure arrive la clôture de caisse ?
R : À l'heure choisie dans Heure de fin de journée (de 00:00 à 23:00, 20:00 par défaut). Elle est envoyée à l'heure pile.
Q : Je n'ai pas reçu la clôture de caisse d'aujourd'hui.
R : Deux raisons normales : aujourd'hui ne fait pas partie des « Jours ouvrés : » configurés (par défaut, seulement du lundi au vendredi), ou aucun encaissement n'a été enregistré ce jour-là (aucune clôture vide n'est envoyée). S'il y a eu des encaissements et que c'était un jour ouvré, vérifiez que le sélecteur est sur Activé, que le champ des e-mails n'est pas vide, que l'Heure de fin de journée est la bonne et que le Serveur de messagerie est en État : Actif. Pour forcer l'envoi tout de suite, utilisez « Envoyer la clôture de caisse du jour » dans Paramètres → Fonction spéciale.
Q : Qui reçoit la clôture de caisse ?
R : Les mêmes adresses que celles du champ « Liste des e-mails à envoyer séparés par ',' : », utilisées par les autres avertissements. Elle n'a pas de destinataires propres.
Q : Pourquoi est-ce que je ne vois pas l'option de clôture de caisse ?
R : C'est une fonction du plan FULL. Avec un plan inférieur, vous la voyez marquée du badge du plan requis mais vous ne pouvez pas l'activer ; pour l'utiliser, il faut changer de plan.
Q : La clôture de caisse ne correspond pas aux encaissements que j'ai enregistrés.
R : La clôture regroupe les encaissements selon la date attribuée à chacun, pas selon le jour où vous l'avez saisi. Si vous saisissez aujourd'hui un encaissement daté d'hier, il entre dans la clôture d'hier, pas dans celle d'aujourd'hui. Vérifiez la date des encaissements dans l'écran Paiements et encaissements.