Serveur de messagerie (SMTP)

De quoi s'agit-il

Configuration du serveur SMTP pour que l'application puisse envoyer des e-mails avec votre domaine (factures, notifications, modèles d'e-mail).

Sans SMTP configuré et actif, aucun e-mail ne part de l'application.

Disponible avec le plan PRO.

À quoi ça sert

• Connecter votre propre serveur de messagerie (ou utiliser le serveur par défaut de CotizaPrint) pour envoyer des e-mails depuis la plateforme.
• Personnaliser l'apparence des e-mails : préfixe et suffixe de l'objet, en-tête, corps, pied, mise en page et couleur de marque.
• Rédiger et envoyer des e-mails à la main depuis les flux de gestion (chiffrage, commande, facture) avec destinataires, pièces jointes et corps HTML.
• Vérifier que la configuration fonctionne avant de commencer à envoyer pour de vrai.

Mode d'emploi

Le module comporte trois écrans (fenêtres), tous accessibles depuis Paramètres avec le plan PRO :

1. Configuration de la messagerie électronique — configurer le serveur SMTP. Autorisation mailServer_edit.
2. Configuration des modèles d'e-mail — personnaliser l'apparence des e-mails. Autorisation mailTemplate_edit.
3. Envoi d'e-mail — rédiger et envoyer un e-mail. Il s'ouvre depuis un flux de gestion (par exemple quand vous envoyez un chiffrage ou une facture au client).

Étapes habituelles :

1. Ouvrez Configuration de la messagerie électronique et activez l'interrupteur Serveur personnalisé si vous voulez utiliser votre propre serveur.
2. Remplissez Serveur SMTP, Port SMTP, Authentification SMTP, Utilisateur SMTP et Mot de passe SMTP.
3. Cliquez sur Tester l'e-mail : vous recevez un e-mail de test sur votre compte. S'il arrive, tout va bien.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. (Facultatif) Ouvrez Configuration des modèles d'e-mail et réglez le préfixe et le suffixe de l'objet, l'en-tête, le corps, le pied, le Style et la Couleur.

Configuration SMTP

Personnalisation visuelle des e-mails

Elle se règle depuis Configuration des modèles d'e-mail.

Ce modèle est le cadre de tous les e-mails qui partent de l'entreprise : l'objet, l'en-tête, le

corps et le pied qui entourent chaque devis, ordre de fabrication, bon de livraison ou facture que vous envoyez.

L'éditeur a deux modes, et vous passez de l'un à l'autre avec le bouton du pied : Mode simple (celui

par défaut : vous choisissez la mise en page et la couleur sans toucher au code) et Mode avancé (vous modifiez le HTML à la main).

Boutons et actions — à quoi sert chacun

Texte tel qu'il apparaît à l'écran. Pour les interrupteurs, les deux états sont décrits.

Fenêtre « Configuration de la messagerie électronique »

Fenêtre « Configuration des modèles d'e-mail »

Fenêtre « Envoi d'e-mail »

Notions clés

• Serveur personnalisé : utiliser votre propre serveur SMTP au lieu du serveur par défaut de CotizaPrint. Il faut les données de connexion (adresse, port, utilisateur, mot de passe) et, le cas échéant, le certificat.
• SMTP : protocole standard d'envoi des e-mails. CotizaPrint utilise un serveur SMTP (le vôtre ou celui par défaut) pour envoyer factures, notifications et autres messages.
• TLS : protocole de chiffrement de la connexion SMTP. Il s'utilise généralement sur le port 587.
• SSL : protocole de chiffrement de la connexion SMTP. Il s'utilise généralement sur le port 465. Plus ancien que TLS mais encore courant.
• Serveur de certificat : serveur qui valide l'identité de la connexion par certificat numérique. Si vous le laissez vide, c'est le Serveur SMTP qui est utilisé.
• Préfixe / Suffixe du titre : textes fixes ajoutés automatiquement au début ou à la fin de l'objet de chaque e-mail. Ex. : le préfixe [CotizaPrint] fait que Devis 2026 s'affiche [CotizaPrint] Devis 2026.
• Mode simple / Mode avancé : les deux façons de modifier le modèle. En Mode simple, vous choisissez la mise en page (Style), la Couleur et l'Espacement sans toucher au code ; en Mode avancé, vous écrivez le HTML du modèle à la main. Vous passez de l'un à l'autre avec le bouton du pied de l'éditeur.
• Corps de l'e-mail : contenu principal du message. Il accepte le HTML (gras, couleurs, tableaux, images).
• Texte d'aperçu (preheader) : courte phrase d'aperçu qui s'affiche à côté de l'objet dans la boîte de réception de certaines messageries, avant l'ouverture du message. Elle sert d'« accroche » pour donner envie au client de l'ouvrir.
• CC (copie carbone) : adresse qui reçoit une copie visible de l'e-mail. Les autres destinataires voient qui est en CC.
• Cci (copie cachée / BCC) : adresse qui reçoit l'e-mail sans apparaître aux autres destinataires. Dans CotizaPrint, elle inclut automatiquement l'adresse de l'utilisateur connecté.
• Contacts : base d'adresses des clients, fournisseurs et utilisateurs dans CotizaPrint. Elle permet de choisir plusieurs adresses d'un coup sans les saisir.
• Saisie automatique des contacts dans les destinataires : dès que vous tapez dans les champs de destinataire (à partir de 2 caractères), des suggestions de contacts apparaissent, à ajouter d'un clic. Dans À, seuls les contacts du client du document sont suggérés ; dans CC et Cci, la recherche porte sur tous les contacts du compte qui ont une adresse e-mail, par correspondance de l'adresse. Les suggestions n'incluent jamais les adresses déjà ajoutées.
• Pièce jointe : fichiers (images, PDF, documents) envoyés avec l'e-mail. Plusieurs par e-mail, hébergés dans le cloud.
• E-mail de test : e-mail de validation que CotizaPrint envoie à votre propre compte pour vérifier que la configuration du serveur SMTP fonctionne.

Fonctions selon le plan / le rôle

• PRO : débloque la configuration du serveur SMTP (mailServer_edit), la configuration des modèles (mailTemplate_edit) et l'envoi d'e-mails.
• TRY / STD : non disponibles.
• Autorisations de rôle : mailServer_edit pour la fenêtre du serveur ; mailTemplate_edit pour la fenêtre des modèles.

Questions fréquentes

Q : Quel SMTP dois-je utiliser ?

R : Celui de votre fournisseur de messagerie. Gmail : smtp.gmail.com port 465 SSL. Outlook 365 : smtp.office365.com port 587 TLS. Serveur propre : demandez à votre administrateur. Saisissez-le dans le champ Serveur SMTP avec Serveur personnalisé activé.

Q : Je ne connais ni le serveur ni le port de ma messagerie. Comment configurer ça simplement ?

R : Utilisez le sélecteur Fournisseur de messagerie au début de la section Serveur SMTP : choisissez votre fournisseur (Gmail/Google Workspace, Outlook/Microsoft 365, Zoho, Yahoo, IONOS, OVH) et l'application remplit toute seule le Serveur SMTP, le Port SMTP et l'Authentification SMTP. Il ne vous reste qu'à saisir l'Utilisateur SMTP et le Mot de passe SMTP (pensez à utiliser un mot de passe d'application avec Gmail, Outlook ou Yahoo). Si votre fournisseur n'est pas dans la liste, choisissez Configuration manuelle et remplissez les champs avec les données qu'il vous communique.

Q : À quoi sert l'interrupteur « Serveur personnalisé » ?

R : Sur ON, vous utilisez votre propre serveur SMTP (les champs Serveur SMTP, Port, Utilisateur, Mot de passe, etc. apparaissent, avec une icône de cadenas). Sur OFF, vous utilisez le serveur de messagerie par défaut de CotizaPrint, sans saisir de données de connexion.

Q : À quoi sert le bouton « Tester l'e-mail » ?

R : Il envoie un e-mail de test à votre propre compte (celui de l'utilisateur connecté) pour vérifier que le serveur SMTP est bien configuré. S'il vous parvient, ça fonctionne. Il reste désactivé tant que le formulaire n'est pas valide.

Q : J'ai voulu cliquer sur « Enregistrer » et il est désactivé / grisé.

R : Le bouton Enregistrer ne s'active que si vous avez modifié quelque chose et que le formulaire est valide. Vérifiez que vous avez rempli les champs obligatoires (Serveur SMTP, Port SMTP, Utilisateur SMTP, Mot de passe SMTP) si Serveur personnalisé est actif.

Q : Que dois-je mettre dans « Serveur de certificat » ?

R : L'adresse du serveur qui valide la connexion par certificat. C'est facultatif : si vous le laissez vide, CotizaPrint considère qu'il s'agit du même que le Serveur SMTP. Dans la plupart des cas, vous pouvez le laisser vide.

Q : Quelle différence entre TLS et SSL dans « Authentification SMTP » ?

R : Ce sont deux protocoles de chiffrement. TLS va généralement avec le port 587 et SSL avec le 465. Choisissez celui qu'indique votre fournisseur de messagerie et mettez le port correspondant dans Port SMTP.

Q : Gmail refuse la connexion avec mon mot de passe.

R : Gmail exige un mot de passe d'application (pas celui de votre compte). Générez-le depuis la sécurité de votre compte Google et utilisez-le dans Mot de passe SMTP.

Q : J'ai testé l'e-mail et j'obtiens l'erreur 535.

R : Identifiant ou mot de passe incorrect. Vérifiez Utilisateur SMTP et Mot de passe SMTP. Si vous utilisez Gmail, assurez-vous d'utiliser un mot de passe d'application.

Q : Comment personnaliser l'apparence des e-mails (mise en page et couleur) ?

R : Ouvrez Configuration des modèles d'e-mail. En Mode simple, choisissez la forme dans Style (Classique, Moderne, Minimal, En-tête latéral, Ticket de caisse, Blocs de couleur ou Sans mise en page), la teinte dans Couleur — ou cliquez sur Personnalisé et utilisez Choisissez votre couleur de marque pour mettre la vôtre — et réglez l'Espacement. Cliquez sur Enregistrer.

Q : Puis-je modifier le HTML de l'e-mail à la main ?

R : Oui. Cliquez sur Mode avancé dans le pied de l'éditeur : HTML du modèle apparaît. Les balises que vous pouvez insérer se trouvent au-dessus du champ. Pour revenir à l'éditeur visuel, cliquez sur Mode simple.

Q : Comment faire apparaître les données de ma société dans le pied de l'e-mail ?

R : Activez + Données de la société (pied) : il devient ✓ Données de la société (pied) et Données de la société à afficher : apparaît pour choisir celles qui s'affichent. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Q : À quoi servent le préfixe et le suffixe de l'objet ?

R : Ce sont des textes fixes ajoutés à l'objet de tous les e-mails. Le Préfixe de l'objet se place devant et le Suffixe de l'objet derrière. Objet obtenu : vous montre le résultat. Ex. : avec le préfixe [CotizaPrint], l'objet Devis 2026 devient [CotizaPrint] Devis 2026.

Q : Comment ajouter plusieurs destinataires à un e-mail ?

R : Dans la fenêtre Envoi d'e-mail, saisissez l'adresse dans À (ou dans CC / Cci) et appuyez sur Entrée ou virgule : elle devient une étiquette. Recommencez pour en ajouter d'autres. Pour en retirer une, cliquez sur la croix de son étiquette. CC et Cci restent masqués tant que vous ne cliquez pas sur + CC / + Cci. L'icône Contacts ouvre le carnet d'adresses de CotizaPrint pour en choisir plusieurs d'un coup. Si une adresse est mal écrite, son étiquette s'affiche en rouge.

Q : Comment rédiger l'objet ou le corps de l'e-mail avec l'IA ?

R : Dans la fenêtre Envoi d'e-mail (celle qui s'ouvre quand vous envoyez l'e-mail au client), chaque champ de texte a son bouton IA : dans Titre (l'objet), dans Texte d'aperçu (preheader) et dans Corps. Chacun ouvre l'Assistant IA pour rédiger uniquement ce champ à partir du document et du client. Si vous préférez que l'IA écrive tout l'e-mail d'un coup (objet + aperçu + corps), utilisez le bouton Assistant IA du pied de fenêtre. Disponible à partir du plan Pro.

Q : Qu'est-ce que le « Texte d'aperçu (preheader) » de l'e-mail ?

R : C'est la courte phrase d'aperçu que certaines messageries affichent à côté de l'objet dans la boîte de réception, avant l'ouverture du message. Elle a son propre bouton IA pour la rédiger. Elle est facultative.

Q : Que fait « Réinitialiser le modèle » dans l'envoi d'e-mail ?

R : Il recompose l'objet avec le préfixe et le suffixe configurés et rétablit le corps d'origine de l'e-mail, en annulant les modifications faites à la main ou par l'IA.

Q : Comment chercher un contact en tapant dans CC ou Cci ?

R : Commencez à taper (à partir de 2 caractères) dans CC ou Cci : CotizaPrint cherche parmi tous les contacts du compte qui ont une adresse e-mail, par correspondance de l'adresse, et propose des suggestions à ajouter d'un clic. Les suggestions excluent les adresses que vous avez déjà ajoutées. Dans le champ À, la saisie automatique ne suggère que les contacts du client du document.

Q : Pourquoi « À » ne me propose-t-il pas les mêmes contacts que CC / Cci ?

R : C'est voulu. À ne suggère que les contacts du client du document (le destinataire habituel). CC et Cci cherchent parmi tous les contacts du compte qui ont une adresse e-mail, au cas où vous voudriez mettre en copie quelqu'un d'un autre client.

Q : Quelle différence entre CC et Cci ?

R : CC est une copie visible : les autres destinataires voient qui est en copie. Cci est une copie cachée : la personne reçoit l'e-mail sans que les autres le voient. Le Cci inclut automatiquement votre propre adresse (celle de l'utilisateur connecté).

Q : Comment joindre un fichier (PDF, image) ?

R : Dans la fenêtre Envoi d'e-mail, importez les fichiers dans la section Pièce jointe ; vous pouvez en mettre plusieurs, chacun dans son propre champ d'import. Ils sont hébergés dans le cloud et partent avec l'e-mail.

Q : L'objet de l'e-mail (champ « Titre ») se remplit tout seul. Pourquoi ?

R : Le Titre se compose automatiquement en concaténant le préfixe + l'objet + le suffixe configurés dans le modèle. Vous pouvez le modifier si nécessaire.

Q : Je ne peux pas cliquer sur « Envoyer ».

R : Le bouton Envoyer reste désactivé tant que le formulaire n'est pas valide. Vérifiez qu'il y a au moins un destinataire valide dans À et que l'objet et le corps sont remplis.

Q : Où ce SMTP est-il utilisé ?

R : Partout : notifications automatiques, envoi des factures et des devis au client, récupération du mot de passe, alertes des tickets, etc. Et pour les envois manuels depuis la fenêtre Envoi d'e-mail.

Q : À l'envoi, j'obtiens à la fois « erreur » et « envoyé correctement ». Je ne comprends pas.

R : L'« erreur » apparaît quand l'envoi passe par le serveur par défaut de CotizaPrint parce que votre propre serveur SMTP n'est pas correctement configuré. Si vous recevez l'avis avec le préfixe [ERREUR DE CONFIGURATION DU SERVEUR DE MESSAGERIE], l'e-mail est parti par le serveur de secours, pas par le vôtre. Configurez correctement votre Serveur personnalisé et testez avec Tester l'e-mail.

Q : Quand le client répond à l'e-mail, la réponse arrive chez CotizaPrint au lieu de m'arriver à moi.

R : Si l'e-mail est parti par le serveur de CotizaPrint (sans SMTP propre), la réponse du client va dans la boîte de CotizaPrint. La solution consiste à configurer votre Serveur personnalisé pour que les envois partent de votre propre adresse ; ainsi, les réponses vous arrivent directement.

Q : J'ai une erreur de certificat SSL à l'envoi (Hostname/IP does not match certificate's altnames).

R : Le certificat de votre serveur de messagerie ne correspond pas à l'hôte configuré. C'est un problème du fournisseur de votre serveur SMTP ; signalez-le-lui. En attendant, vous pouvez essayer un autre port ou un autre hôte indiqué par votre fournisseur.