Qu'est-ce que c'est
Les données de votre organisation qui apparaissent sur tous les documents émis (devis, factures, OF, bons de livraison) et dans les e-mails.
Elles se modifient depuis une fenêtre qui charge les données enregistrées et les présente organisées en une Identité visuelle (logo + dénominations) et deux sections : 01 Dénomination et 02 Contact.
À quoi ça sert
- Placer le logo et les noms de la société qui s'impriment sur les devis, les factures et les bons de livraison.
- Enregistrer le numéro d'identification fiscale (CIF, NIF, DNI ou NIE) que l'administration exige pour facturer.
- Centraliser les coordonnées (téléphones, e-mail, site web) qui figurent sur les documents.
Champs
| Champ | Type | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Logo | Téléversement | Image de marque envoyée dans le cloud et imprimée sur les documents et les e-mails. Facultatif. |
| Nom commercial | Texte | Nom de marque sous lequel la société exerce. Obligatoire. Visible sur les documents. |
| Raison sociale | Texte | Dénomination légale complète selon l'immatriculation. Obligatoire. Visible sur les documents. |
| Numéro d'identification fiscale | Texte | CIF, NIF, DNI ou NIE de la société. Facultatif. Validé comme document ibéro-latino-américain (IberoLatam). |
| Téléphone fixe | Texte | Téléphone fixe de contact. Facultatif. |
| Téléphone portable | Texte | Téléphone portable de contact. Facultatif. |
| Texte | Adresse e-mail professionnelle de contact. Obligatoire et unique dans le logiciel. | |
| Adresse du site web | Texte | URL du site web de la société. Facultatif. |
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte exact que voit l'utilisateur dans la fenêtre Données de la société.
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi ça sert |
|---|---|
| Logo | Envoyer le logo de la société dans le cloud pour l'utiliser sur les documents émis. |
| Nom commercial | Définir le nom commercial sous lequel la société exerce. Obligatoire, visible sur les documents. |
| Raison sociale | Définir la raison sociale légale de la société selon l'immatriculation. Obligatoire, visible sur les documents. |
| Numéro d'identification fiscale | Saisir le CIF, NIF, DNI ou NIE de la société. Validé comme document IberoLatam. Facultatif. |
| Téléphone fixe | Définir le numéro de téléphone fixe de contact professionnel. Facultatif. |
| Téléphone portable | Définir le numéro de téléphone portable de contact professionnel. Facultatif. |
| Définir l'adresse e-mail professionnelle de contact. Obligatoire et vérifiée comme unique dans le logiciel. | |
| Adresse du site web | Définir l'URL du site web de la société. Facultatif. |
| Annuler | Fermer la fenêtre sans enregistrer les modifications faites dans le formulaire. |
| Enregistrer | Valider le formulaire et enregistrer toutes les données de la société. Reste désactivé tant qu'il y a des erreurs (champs obligatoires vides ou e-mail en double). |
| AJOUTER LE LOGO À TOUS LES MODÈLES EN UNE FOIS (avertissement à l'enregistrement avec un nouveau logo) | Si vous avez changé le Logo et cliquez sur Enregistrer, une question apparaît : « Voulez-vous appliquer le nouveau logo à tous les modèles d'impression, aussi bien des documents que des OF ? ». Avec Oui, le nouveau logo est placé d'un seul coup sur tous les modèles de documents imprimés (devis, commandes, bons de livraison, factures) et d'OF ; avec Non, les modèles conservent le logo qu'ils avaient. |
Concepts clés
Termes tels qu'ils apparaissent à l'écran.
- Identité : section qui regroupe le Logo et les dénominations (Nom commercial + Raison sociale) pour qu'ils figurent sur les documents émis. C'est le « visage » de la société sur les devis, les factures et les bons de livraison.
- Logo : image de marque envoyée dans le cloud, qui apparaît sur les documents émis par la société (devis, factures, bons de livraison).
- Nom commercial : dénomination commerciale ou de marque sous laquelle la société exerce son activité. Il peut différer de la raison sociale.
- Raison sociale : nom légal de la société enregistré au registre du commerce ou auprès de l'administration fiscale.
- Numéro d'identification fiscale : identifiant fiscal unique. Il peut s'agir d'un CIF (société), d'un NIF/DNI (personne physique) ou d'un NIE (résident étranger). L'administration l'exige pour facturer.
- E-mail (professionnel) : adresse de contact de la société. Elle doit être unique dans le logiciel : elle ne peut pas être utilisée par deux sociétés.
Autorisations
- Nécessite
company_edit.
Questions fréquentes
Q : Où change-t-on le logo de la facture ?
R : Ici, dans Logo. C'est la même image que sur les devis, les factures, les OF et les e-mails. Si vous voulez un logo différent pour un modèle précis, remplacez-le depuis Modèles de documents imprimés.
Q : Comment mettre le nouveau logo sur tous les modèles à la fois ?
R : Changez le Logo ici et cliquez sur Enregistrer. La question AJOUTER LE LOGO À TOUS LES MODÈLES EN UNE FOIS apparaît : répondez Oui et le logo s'applique d'un coup à tous les modèles d'impression, aussi bien des documents (devis, commandes, bons de livraison, factures) que des OF. Inutile de les modifier un par un.
Q : J'ai changé le logo mais les modèles gardent l'ancien. Pourquoi ?
R : À l'enregistrement, vous avez répondu Non (ou fermé la question) quand il vous a été proposé d'appliquer le logo à tous les modèles. Revenez dans Données de la société, téléversez à nouveau le logo et cliquez sur Enregistrer pour que la question vous soit reposée, ou changez-le modèle par modèle depuis Modèles de documents imprimés.
Q : Quel poids maximal peut avoir le logo ?
R : Mieux vaut un fichier léger (< 200 Ko) pour ne pas alourdir les PDF et les e-mails. Formats : PNG, JPG, SVG. Le Logo est envoyé dans le cloud dès que vous le sélectionnez.
Q : À quoi sert le bouton « Enregistrer » ?
R : Il valide le formulaire et enregistre toutes les données de la société. S'il y a des erreurs (un champ obligatoire vide ou un e-mail déjà utilisé), le bouton Enregistrer reste désactivé tant que vous ne les corrigez pas.
Q : Quels champs sont obligatoires ?
R : Nom commercial, Raison sociale et E-mail. Les autres (Logo, Numéro d'identification fiscale, Téléphone fixe, Téléphone portable, Adresse du site web) sont facultatifs.
Q : Quelle différence entre « Nom commercial » et « Raison sociale » ?
R : Le Nom commercial est la marque sous laquelle vous travaillez face au client ; la Raison sociale est le nom légal enregistré. Ils peuvent être identiques ou non. Les deux sont obligatoires et figurent sur les documents.
Q : Que dois-je saisir dans « Numéro d'identification fiscale » ?
R : L'identifiant fiscal de la société : CIF pour une société, NIF/DNI pour une personne physique ou NIE pour un résident étranger. Le logiciel vérifie le format (document IberoLatam). Le champ est facultatif, mais l'administration l'exige pour facturer.
Q : On me dit que l'e-mail existe déjà. Pourquoi ?
R : L'E-mail professionnel doit être unique dans le logiciel : il ne peut pas être utilisé par une autre société. Saisissez une adresse différente et le bouton Enregistrer s'activera.
Q : J'ai changé le nom commercial. Est-ce que ça touche les factures déjà émises ?
R : Non. Les factures émises conservent le nom qu'elles avaient au moment de leur impression. Seules les nouvelles utilisent le nom actuel.
Q : J'ai ouvert la fenêtre, j'ai modifié et je le regrette. Comment sortir sans enregistrer ?
R : Cliquez sur Annuler. La fenêtre se ferme et les modifications du formulaire sont abandonnées, sans toucher à ce qui était enregistré.