De quoi s'agit-il
Les comportements par défaut du module Vente : ce qui s'affiche, ce qui est permis, ce qui est filtré, quels clients sont présélectionnés, quand s'ouvre la fenêtre après acceptation, etc.
Elle s'ouvre dans une fenêtre intitulée Vente qui regroupe toutes les options de configuration. Chaque option utilise l'un de trois types de contrôle : une liste déroulante (Select), un champ numérique ou une recherche de client (Autocomplete). Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer pour que les modifications s'appliquent.
À quoi ça sert
- Décider si l'on peut supprimer des factures depuis l'interface de vente.
- Décider si l'on peut modifier des chiffrages verrouillés.
- Définir la date d'échéance par défaut des nouvelles ventes.
- Choisir l'affichage du tableau de la liste des ventes (vue, hauteur de ligne, arbre produit).
- Fixer les filtres d'état et de date appliqués à l'ouverture du module.
- Contrôler ce qui se passe lors du passage d'une étape à une autre et si la fenêtre de l'étape suivante s'ouvre.
- Attribuer des clients par défaut pour les tickets et pour les nouvelles ventes.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte tel qu'il apparaît dans la fenêtre Vente. Pour les options de type liste déroulante, leurs valeurs sont documentées ; pour les champs numériques, leur unité.
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Fermer | Ferme la fenêtre de configuration sans enregistrer les modifications. |
| Enregistrer | Enregistre les modifications apportées à la configuration de vente. |
| Activer l'option de suppression des factures : | Active ou désactive la possibilité de supprimer des factures depuis l'interface de vente. Activé = les factures peuvent être supprimées. Désactivé = les factures ne peuvent pas être supprimées depuis l'interface. |
| Activer l'option de modification des chiffrages même verrouillés : | Autorise ou empêche la modification des chiffrages quand ils sont verrouillés. Activé = les chiffrages verrouillés peuvent être modifiés. Désactivé = le verrouillage est respecté. |
| Date d'échéance par défaut : | Définit le nombre de jours par défaut pour la date d'échéance des nouvelles ventes (unité : jours). |
| Vue par défaut du tableau du module vente : | Détermine si, à l'ouverture du module de vente, c'est la Vue simple ou la Vue complète qui s'affiche par défaut. |
| Hauteur de chaque ligne du tableau vente (0 = automatique) : | Définit la hauteur en pixels de chaque ligne du tableau de vente. Avec 0, la hauteur est calculée automatiquement. |
| Vue en arbre produit : | Active ou désactive l'affichage hiérarchique des produits en arbre. Options : Activée / Désactivée. |
| Filtre par défaut sur l'état de vente : | Détermine quels états de vente (devis, commande, bon de livraison, facture) s'affichent par défaut à l'ouverture du module de ventes. |
| Filtre par défaut sur la date : | Définit la période appliquée par défaut à la liste des ventes. Options : Ne pas appliquer de filtre / Depuis le début de cette année / Sur les 12 derniers mois / Depuis le début de l'année dernière / Sur les 6 derniers mois. |
| Au passage à l'étape suivante, s'il existe des lignes sœurs déjà liées à un autre document : | Décide quoi faire quand des lignes sœurs sont déjà liées lors d'une transformation d'étape. Toujours en créer un nouveau = crée un nouveau document de destination même s'il existe des lignes sœurs dans un autre. Toujours fusionner avec l'existant = fusionne avec le document de destination existant. Demander à chaque fois = ouvre une fenêtre avec toute la chaîne de documents de la ligne (couleurs par type, groupes Du même document / D'une autre branche fusionnables et traçabilité à titre informatif) pour choisir avec lequel fusionner ou en créer un nouveau. |
| Ouvrir la fenêtre de l'étape suivante après acceptation : | Contrôle si la fenêtre de l'étape suivante s'ouvre automatiquement après l'acceptation de la transformation. Non = elle ne s'ouvre pas. Uniquement dans la fenêtre = elle s'ouvre seulement si l'acceptation a été faite depuis la fenêtre. Aussi avec l'acceptation rapide = elle s'ouvre aussi bien depuis la fenêtre que lors de l'acceptation rapide depuis la ligne. |
| Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : <span style="display:inline-block;background:#fef3c7;color:#92400e;padding:2px 6px;border-radius:4px;font-size:.65rem;font-weight:600;">PRO</span> | Attribue le client générique / comptant : le client par défaut au nom duquel est facturée l'impression d'un ticket (vente au comptoir sans les coordonnées du client). Nécessite l'abonnement PRO. À l'activation, une facture est créée avec le client attribué. Son message d'information rappelle que les factures de ce client sont émises en FACTURE SIMPLIFIÉE, comme celles de tout client sans CIF/NIF. Désactivé = pas de client par défaut pour le ticket. Auparavant, ce champ s'appelait simplement « Client par défaut pour l'impression du ticket : ». |
| Client par défaut à la création d'une nouvelle vente : | Sélectionne automatiquement un client quand un nouveau document de vente est lancé. Désactivé = pas de client par défaut pour une nouvelle vente. |
Clients par défaut et facture simplifiée
La section Clients par défaut de la fenêtre Vente contient les deux clients par défaut :
| Champ (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : | Le client générique / comptant au nom duquel est facturée la vente au comptoir / le ticket, sans avoir à saisir les coordonnées du client. Nécessite l'abonnement PRO. |
| Client par défaut à la création d'une nouvelle vente : | Le client déjà sélectionné quand vous ouvrez un nouveau document de vente. |
Les factures émises au client générique / comptant sortent en FACTURE SIMPLIFIÉE. Vous n'avez rien à cocher : CotizaPrint le détecte tout seul. Ce même message apparaît sous le champ dans l'écran de configuration.
Une facture ordinaire (ni avoir, ni facture rectificative) est marquée comme Facture simplifiée dès que l'une de ces deux conditions est remplie :
- Le client du document n'a pas de CIF/NIF (champ vide ou non valide en tant que NIF espagnol).
- Le client du document est le client générique / comptant défini dans ce champ.
Dans ce cas, voici ce que vous voyez :
- Dans la liste des Factures (
/ggpFactura), la colonne Type affiche Facture simplifiée avec un badge fuchsia au lieu de Facture. - Sur le document PDF, sous le numéro de document, apparaît le tampon FACTURE SIMPLIFIÉE en ambre, là où figuraient déjà FACTURE D'AVOIR et FACTURE RECTIFICATIVE. Il apparaît même si votre organisation n'utilise pas la facturation électronique.
Les avoirs et les factures rectificatives ne sont pas concernés.
Notions clés
- Vue simple : mode d'affichage du tableau de vente qui ne montre que les données essentielles (plus compact).
- Vue complète : mode d'affichage du tableau de vente qui montre toutes les données disponibles, y compris les détails supplémentaires.
- Vue en arbre produit : mode d'organisation hiérarchique des produits dans la vente. Il peut être laissé Activée ou Désactivée.
- État de vente : les états possibles d'un document de vente (devis, commande, bon de livraison, facture, etc.). C'est ce que filtre Filtre par défaut sur l'état de vente.
- Étape : phase ou transformation d'un document (devis → commande → bon de livraison → facture).
- Lignes sœurs : lignes d'un document qui proviennent de la même ligne d'un document précédent et qui peuvent être liées au même document de destination. Ce sont elles que concerne l'option Au passage à l'étape suivante.
- Chiffrage : élément de configuration du prix et des caractéristiques au sein d'une vente. Il peut être verrouillé pour empêcher les modifications ; le verrouillage se contourne avec Activer l'option de modification des chiffrages même verrouillés.
- Ticket : justificatif de vente rapide qui peut être lié à un Client par défaut. Disponible avec l'abonnement PRO. À son utilisation, une facture est générée automatiquement avec le client attribué, et elle est émise en Facture simplifiée.
- Client par défaut : client attribué par défaut pour certaines opérations. Il y en a deux : celui de l'impression du ticket (client générique / comptant) et celui de la nouvelle vente.
- Client générique / comptant : le client par défaut de la vente au comptoir, celui que vous attribuez dans « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : ». Il sert à facturer sans saisir les coordonnées du client ; ses factures sortent en Facture simplifiée.
- Facture simplifiée : facture ordinaire (ni avoir, ni facture rectificative) que CotizaPrint marque automatiquement comme simplifiée parce que son client n'a pas de CIF/NIF ou est le client générique / comptant. Elle se reconnaît à l'étiquette Facture simplifiée en fuchsia dans la colonne Type de la liste des Factures et au tampon FACTURE SIMPLIFIÉE sur le document imprimé. Elle ne dépend pas de la facturation électronique et n'a pas besoin d'être activée.
- CIF/NIF : numéro fiscal espagnol du client, dans sa fiche. S'il est vide ou n'est pas un NIF espagnol valide, ses factures sont émises en Facture simplifiée.
- Échéance : nombre de jours qui fixe la date d'expiration par défaut des documents de vente. Il est défini par Date d'échéance par défaut.
Autorisations
- Nécessite
auto_edit.
Questions fréquentes
Q : Le système ne me laisse pas supprimer de factures. Comment l'activer ?
R : Par sécurité, c'est bloqué par défaut. Passez Activer l'option de suppression des factures : à Activé et cliquez sur Enregistrer. Dès lors, vous pourrez supprimer des factures depuis l'interface de vente.
Q : À quoi sert « Activer l'option de modification des chiffrages même verrouillés : » ?
R : Elle permet de modifier un chiffrage même s'il est verrouillé. Le verrouillage empêche de modifier des chiffrages qui ne devraient plus changer. Si vous l'activez, ils pourront être modifiés malgré le verrouillage ; utilisez-la avec prudence et désactivez-la de nouveau une fois terminé.
Q : Comment changer le nombre de jours d'échéance par défaut des nouvelles ventes ?
R : Dans Date d'échéance par défaut :, saisissez le nombre de jours souhaité (l'unité est le jour) et cliquez sur Enregistrer. Cette valeur s'appliquera par défaut aux nouvelles ventes.
Q : Je veux que le tableau des ventes soit plus compact à l'ouverture.
R : Dans Vue par défaut du tableau du module vente :, choisissez Vue simple, qui n'affiche que les champs essentiels. Si vous préférez voir tous les détails, choisissez Vue complète.
Q : À quoi sert « Hauteur de chaque ligne du tableau vente (0 = automatique) : » ?
R : Elle définit la hauteur en pixels de chaque ligne du tableau de vente. Si vous la laissez à 0, la hauteur est calculée automatiquement. Augmentez la valeur si vous voulez des lignes plus hautes.
Q : Je veux qu'à l'ouverture de Ventes, seules les ventes depuis l'an dernier s'affichent.
R : Dans Filtre par défaut sur la date :, choisissez Depuis le début de l'année dernière. Et dans Filtre par défaut sur l'état de vente :, cochez uniquement les états qui vous intéressent (par exemple facture). À chaque ouverture, la liste sera filtrée ainsi.
Q : Que fait « Vue en arbre produit : » ?
R : Elle active ou désactive l'affichage hiérarchique des produits en arbre. Réglez-la sur Activée pour voir les produits en arbre, ou sur Désactivée pour la vue normale.
Q : Au passage à l'étape suivante, que se passe-t-il s'il y a des lignes sœurs déjà liées à un autre document ?
R : C'est vous qui décidez dans Au passage à l'étape suivante, s'il existe des lignes sœurs déjà liées à un autre document :. Avec Toujours en créer un nouveau, un nouveau document de destination est généré même s'il existe des lignes sœurs dans un autre. Avec Toujours fusionner avec l'existant, la fusion se fait avec le document de destination qui existe déjà. Avec Demander à chaque fois, une fenêtre s'ouvre avec toute la chaîne de documents de la ligne (couleurs par type, regroupés en Du même document / D'une autre branche fusionnables et traçabilité à titre informatif) pour que vous choisissiez avec lequel fusionner, en créer un nouveau ou annuler.
Q : J'accepte une transformation et je ne veux pas que la fenêtre de l'étape suivante s'ouvre.
R : Dans Ouvrir la fenêtre de l'étape suivante après acceptation :, choisissez Non. Si vous la voulez uniquement quand vous acceptez depuis la fenêtre, utilisez Uniquement dans la fenêtre ; si vous la voulez aussi avec l'acceptation rapide depuis la ligne, utilisez Aussi avec l'acceptation rapide.
Q : Mes ventes sont toujours pour le même client. Comment le présélectionner ?
R : Dans Client par défaut à la création d'une nouvelle vente :, sélectionnez ce client. Quand vous lancerez un nouveau document de vente, il sera déjà présélectionné. Si vous n'en voulez aucun, laissez Désactivé.
Q : À quoi sert « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : » ?
R : Il attribue le client générique / comptant : le client au nom duquel vous facturez quand vous imprimez un ticket, pour vendre au comptoir sans saisir les coordonnées du client. Il nécessite l'abonnement PRO. À l'activation, une facture est créée avec le client attribué. Si aucun client n'est attribué, le ticket est inutilisable (un message vous rappelle de sélectionner un client par défaut). Les factures de ce client sont émises en FACTURE SIMPLIFIÉE, comme celles de tout client sans CIF/NIF ; c'est ce que rappelle le message sous le champ.
Q : Le champ du ticket s'appelle autrement maintenant, il a changé de place ?
R : Non, il est au même endroit : Paramètres → Vente, section Clients par défaut. Seul le nom a changé : avant il indiquait « Client par défaut pour l'impression du ticket : » et maintenant il indique « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : », pour qu'il soit clair que ce client est le client générique du comptoir et que ses factures sortent en FACTURE SIMPLIFIÉE.
Q : Pourquoi les factures du client de comptoir sortent-elles en « Facture simplifiée » ?
R : Parce que c'est le client générique / comptant que vous avez défini dans « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : », et CotizaPrint marque automatiquement ses factures comme Facture simplifiée. C'est la même chose pour tout client sans CIF/NIF. Cela se voit dans la colonne Type de la liste des Factures (étiquette fuchsia) et au tampon FACTURE SIMPLIFIÉE sur le document imprimé. Il n'existe aucun interrupteur pour le désactiver : si vous voulez une facture ordinaire, émettez-la à un client dont le CIF/NIF est renseigné dans sa fiche.
Q : Comment configurer CotizaPrint pour faire des factures simplifiées ?
R : Il n'y a rien à configurer à part. Il suffit d'émettre la facture à un client sans CIF/NIF, ou d'attribuer dans Paramètres → Vente → « Client par défaut pour l'impression du ticket (client générique / comptant) : » le client de comptoir et de lui facturer (bouton TICKET du chiffrage ou Facturer et clôturer dans le devis). La facture est étiquetée Facture simplifiée et son document imprimé porte le tampon FACTURE SIMPLIFIÉE. Pensez à cliquer sur Enregistrer quand vous changez le client par défaut.
Q : J'ai le message « Pour activer l'option ticket, vous devez sélectionner un client par défaut ! Une "facture" sera créée avec le client attribué. » Qu'est-ce que ça veut dire ?
R : C'est un message d'information : la fonction ticket a besoin d'un client attribué dans Client par défaut pour l'impression du ticket :. Dès que vous l'aurez sélectionné, chaque ticket générera automatiquement une facture au nom de ce client.
Q : J'ai des clients qui paient comptant et d'autres à terme. Comment je le configure ici ?
R : Cela ne se configure pas ici, mais dans chaque client : chaque client a ses propres conditions et son propre jour de règlement. Celui qui paie comptant a des conditions à 0 jour ; celui qui paie à terme, des conditions avec un délai. Quand vous sélectionnez le client dans une vente, ses conditions de règlement se remplissent automatiquement et le système calcule l'échéance (et la prévision d'encaissement) en conséquence. La configuration Vente est globale ; ce qui change d'un client à l'autre, ce sont ses conditions et son jour de règlement.