De quoi s'agit-il
Module pour enregistrer les factures d'achat (celles que l'entreprise reçoit de ses fournisseurs). Chaque facture d'achat comporte un en-tête (fournisseur, dates, catégories fiscales) et une ou plusieurs lignes (libellé, quantité, prix, taxe, % déductible).
Vous pouvez saisir les factures à la main ou les importer (PDF ou photo) pour que l'IA en extraie les données automatiquement et laisse un brouillon à vérifier.
C'est une fonction du plan Full : dans les plans inférieurs, la rubrique apparaît mais les boutons restent inactifs.
À quoi ça sert
- Tenir le registre des dépenses et des achats auprès des fournisseurs.
- Classer chaque facture par Catégorie fiscale (type d'opération au regard de la TVA) et par Catégorie de dépense (poste comptable).
- Calculer la base imposable, la TVA sur les achats et la retenue IRPF de chaque facture.
- Importer le PDF ou la photo de la facture et laisser l'IA remplir le fournisseur, les dates, les montants et les lignes.
- Rattacher les lignes de la facture à des supports du catalogue pour mettre à jour le coût d'achat de ces supports avec le prix réellement payé.
- Alimenter les rapports fiscaux (registre de la TVA sur les achats) de la rubrique Analyse.
Structure de l'écran
Liste (/ggpCompra)
Tableau avec une ligne par facture d'achat. Colonnes :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Origine | Mode de création : Manuelle, PDF (IA), Photo (IA) ou XML. |
| Statut | Badge : Brouillon / Enregistrée / Annulée. |
| Fournisseur | Nom commercial du fournisseur. |
| N° de facture | Numéro de facture du fournisseur. |
| Date | Date de la facture. |
| Échéance | Date d'échéance (s'il y en a une). |
| Fiscalité | Catégorie fiscale (type d'opération de TVA). |
| Catégorie | Catégorie de dépense comptable. |
| Base | Base imposable cumulée des lignes. |
| TVA | TVA sur les achats cumulée. |
| Total | Total des lignes. |
En haut de la liste se trouvent les boutons Importer des factures et Nouveau. Un double-clic sur une ligne ouvre le formulaire de cette facture. Le menu d'actions du tableau propose Supprimer.
Formulaire de facture (fenêtre)
Il s'ouvre quand vous créez ou modifiez une facture. Il comporte trois blocs :
- En-tête — fournisseur, n° de facture, référence, dates (facture, réception, échéance), Catégorie fiscale, Catégorie de dépense, % Retenue IRPF et Montant IRPF.
- Lignes — une carte par ligne avec libellé, description, quantité, prix unitaire, taxe et % déductible. Les lignes créées avec Ajouter un achat de support restent liées à un article du catalogue et affichent une icône de lien à côté du numéro de ligne (l'infobulle indique à quel article elles sont liées).
- Totaux — base imposable, TVA, retenue IRPF (s'il y en a une) et total.
Si la facture est un brouillon créé par l'IA, un bandeau « Brouillon extrait par l'IA. Vérifiez les données et confirmez-le pour l'enregistrer. » s'affiche, avec l'étiquette Brouillon IA.
Si le fournisseur de la facture a des commandes d'achat en attente (envoyées ou reçues et non facturées), le formulaire affiche un avis indiquant combien il y en a, avec le bouton Lier, qui ouvre la liste de ces commandes (numéro, date et total) pour associer celle que vous choisissez à la facture ; la commande passe à Facturée. Les commandes déjà liées apparaissent dans un avis vert avec leurs numéros. Tant que la facture n'est pas enregistrée, l'avis indique qu'il faut d'abord l'enregistrer. Pour lier plusieurs commandes, répétez Lier. Voir Commandes d'achat.
Fenêtre « Importer des factures d'achat »
Zone pour glisser ou sélectionner une ou plusieurs factures (PDF ou photo), avec une file d'attente qui affiche l'état de chaque fichier et le bouton Traiter par IA.
Fenêtre « Mettre à jour le coût des supports »
Elle apparaît après l'enregistrement ou la confirmation d'une facture dont les lignes correspondent à des supports du catalogue. Elle liste chaque correspondance (Exacte ou Partielle) avec le coût actuel → nouveau coût et permet de mettre à jour le coût de ces supports.
Les correspondances sont détectées grâce à la référence fournisseur enregistrée dans le support, mais aussi grâce aux tarifs fournisseur du fournisseur de la facture (sa propre référence par article) : si la ligne correspond à un tarif, la mise à jour du coût met aussi à jour le prix de ce tarif. Si la facture a des commandes d'achat liées, la fenêtre prévient par « Stock déjà enregistré à la réception de la commande » et l'interrupteur d'ajout au stock est décoché, pour ne pas dupliquer les quantités déjà entrées à la réception de la commande.
Pour les correspondances de type Format, un interrupteur Ajouter au stock indique en plus la quantité et l'unité qui seront enregistrées. S'il reste coché, l'application ne se contente pas de mettre à jour le coût du support : elle ajoute aussi cette quantité au stock du format (entrée de stock). Cela ne concerne que les formats ; les correspondances de couleur, de variante ou de taille ne mettent à jour que le coût. L'entrée n'est pas dupliquée si cette ligne de facture a déjà généré le mouvement de stock.
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte tel qu'il apparaît à l'écran.
Liste
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Importer des factures | Ouvre la fenêtre pour importer des PDF ou des photos de factures et les traiter par IA. Visible avec le module Achats et Inventaire (inclus dans Full ou souscrit séparément). |
| Nouveau | Crée à la main une facture d'achat vide. Visible avec le module Achats et Inventaire (inclus dans Full ou souscrit séparément). |
| Souscrire à Achats et Inventaire | Apparaît à la place de la liste quand vous n'avez pas le module (fiche « Module d'achats » avec le badge Full) : vous mène à Plans et tarifs (/subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario) pour l'ajouter sans changer de plan. |
| Annuler (menu d'actions du tableau) | Passe les factures sélectionnées à Annulée et déduit du stock les quantités que ces factures avaient ajoutées (les entrées créées par « Ajouter au stock »). Demande confirmation. Réactiver la facture ensuite n'ajoute pas de nouveau le stock : il faut réappliquer « Ajouter au stock ». |
| Supprimer (menu d'actions du tableau) | Supprime les factures sélectionnées et leurs lignes. Déduit aussi du stock les quantités qu'elles avaient ajoutées. Demande confirmation. |
| Double-clic sur une ligne | Ouvre le formulaire de cette facture. |
| ? (icône d'aide, à côté du titre de l'écran) | Ouvre le Guide visuel de l'inventaire dans un nouvel onglet : explique le cycle inventaire → consommation → achat, à quoi sert chaque section et les 7 étapes pour le mettre en place. Présent sur les trois écrans du module achat (Stock d'achat, Commandes d'achat et Factures d'achat). |
Formulaire de facture
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Ajouter une ligne | Ajoute une nouvelle ligne à la facture (un bouton se trouve en haut du bloc des lignes et un autre en pied de fenêtre). |
| Joindre un fichier / Changer de fichier | Joint (ou remplace) le PDF, l'image ou le XML de la facture. Le texte devient « Changer de fichier » s'il y en a déjà un. |
| Ouvrir dans un onglet | Ouvre le fichier joint de la facture dans un nouvel onglet. |
| Retirer le fichier (icône corbeille) | Détache le fichier joint de la facture. |
| Ajouter un achat de support | Ouvre une fenêtre pour ajouter une ligne liée à un article du catalogue : vous choisissez le Support et son Format / couleur / variante / taille, la quantité et le prix unitaire (prérempli avec le tarif du fournisseur s'il existe ; sinon, avec le coût du catalogue). Il faut avoir choisi au préalable le fournisseur de la facture. La ligne créée porte la référence du fournisseur et une icône de lien. |
| Format / couleur / variante / taille | Sélecteur de la fenêtre « Ajouter un achat de support » : choisit le niveau précis du support (son format, sa couleur, sa variante ou sa taille) que vous achetez. |
| Lier (avis de commandes en attente) | Ouvre la liste des commandes d'achat en attente du fournisseur (numéro, date et total) pour en associer une à la facture ; la commande passe à Facturée. Répétez pour en lier plusieurs. La facture doit être enregistrée. |
| Supprimer | Supprime la facture entière (uniquement quand vous modifiez une facture existante). Demande confirmation. |
| Annuler | Ferme le formulaire sans enregistrer. |
| Enregistrer | Enregistre la facture et ses lignes. Après l'enregistrement, cherche les correspondances avec les supports. |
| Confirmer et enregistrer | Uniquement sur les brouillons de l'IA : enregistre, passe la facture à Enregistrée et la marque comme vérifiée. Remplace le bouton Enregistrer tant que la facture est un brouillon. |
| Icône corbeille sur une ligne | Supprime cette ligne. |
Fenêtre « Importer des factures d'achat »
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Facture (zone d'import) | Glissez ou sélectionnez un ou plusieurs fichiers (PDF ou photo). Plusieurs fichiers sont acceptés. |
| Traiter par IA | Lance l'extraction par IA des fichiers de la file qui sont à l'état « Importé ». N'apparaît que s'il y en a en attente. |
| Fermer | Ferme la fenêtre. Recharge la liste s'il y a eu des changements. |
| Icône × sur un fichier de la file | Retire ce fichier de la file (uniquement s'il est encore « Importé »). |
Fenêtre « Mettre à jour le coût des supports »
| Bouton / Action (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Icône coche/radio sur chaque ligne | Coche ou décoche cette correspondance pour la mettre à jour. |
| Ajouter au stock (interrupteur, uniquement pour les correspondances de type Format) | Affiche la quantité et l'unité qui seront enregistrées. S'il reste coché, l'application de la correspondance ajoute cette quantité au stock du format (entrée de stock) en plus de mettre à jour le coût. N'apparaît que sur les formats ; l'entrée n'est pas dupliquée si cette ligne a déjà généré le mouvement. |
| Mettre à jour (par ligne) | Applique immédiatement le nouveau coût à ce support précis (et ajoute le stock si Ajouter au stock est coché). |
| Mettre à jour les coûts (N) | Applique le nouveau coût à toutes les correspondances cochées (N = nombre de lignes cochées). |
| Annuler | Ferme sans appliquer celles qui restent en attente. |
Notions clés
- Facture d'achat : document que l'entreprise reçoit d'un fournisseur. C'est ce que vous enregistrez ici ; vous ne l'émettez pas, vous l'enregistrez pour suivre la dépense et la TVA sur les achats.
- Origine du document : comment la facture a été créée — Manuelle (à la main), PDF (IA), Photo (IA) ou XML.
- Statut de l'achat : Brouillon (extraite par l'IA, non confirmée), Enregistrée (confirmée et valide) ou Annulée.
- Brouillon IA : facture que l'IA a extraite d'un PDF ou d'une photo et qui attend votre vérification. Ouvrez-la et cliquez sur Confirmer et enregistrer pour qu'elle passe à Enregistrée.
- Catégorie fiscale : type d'opération au regard de la TVA. Options : Opération courante, Bien d'investissement, Acquisition intracommunautaire, Importation (hors UE), Autoliquidation, Non déductible.
- Catégorie de dépense : classement comptable de la dépense. Options : Marchandises, Matières premières, Autres approvisionnements, Travaux réalisés par d'autres entreprises, Loyers, Réparations et entretien, Honoraires de professionnels indépendants, Transports, Assurances, Services bancaires, Publicité, Fournitures (eau, énergie), Fournitures de bureau, Logiciels et licences, Véhicule et carburant, Déplacements et frais de repas, Impôts et taxes, Autres dépenses.
- % déductible (par ligne) : pourcentage de la TVA de cette ligne qui est déductible (100 % par défaut). Utile pour les dépenses partiellement déductibles.
- Retenue IRPF : si le fournisseur applique une retenue, indiquez le % Retenue IRPF (le montant est calculé sur la base) ou directement le Montant IRPF. La retenue est soustraite du total.
- Ligne liée à un article (icône de lien) : ligne créée avec Ajouter un achat de support, associée à un support du catalogue (à son format, sa couleur, sa variante ou sa taille précis). À l'enregistrement, sa correspondance avec le support est directe et exacte (elle ne dépend pas d'une comparaison de textes) et permet de mettre à jour le coût d'achat, le tarif du fournisseur et d'ajouter le stock avec le prix et la quantité réels de la facture.
- Correspondance Exacte / Partielle : à l'enregistrement, le système compare le libellé et la description des lignes libres avec la référence fournisseur enregistrée dans les supports. Exacte = le texte correspond entièrement ; Partielle = le texte contient la référence. Les exactes sont précochées. Les lignes liées à un article ne passent pas par cette comparaison : elles génèrent directement leur correspondance exacte.
- Ajouter au stock : option de la fenêtre « Mettre à jour le coût des supports » pour les correspondances de type Format. À l'application, en plus de mettre à jour le coût, la quantité de la ligne de facture s'ajoute au stock du format (entrée de stock). Formats uniquement ; n'affecte ni la couleur, ni la variante, ni la taille. Pas de doublon si cette ligne a déjà enregistré l'entrée.
- Annuler une facture (et annulation du stock) : quand vous annulez ou supprimez une facture d'achat, les quantités que cette facture avait ajoutées au support (via « Ajouter au stock ») sont déduites automatiquement pour ne pas laisser de stock fantôme. Si vous réactivez plus tard la facture annulée, le stock n'est pas ajouté de nouveau tout seul ; il faut réappliquer « Ajouter au stock » depuis la fenêtre « Mettre à jour le coût des supports ».
Mode d'emploi
Créer une facture à la main
- Dans
/ggpCompra, cliquez sur Nouveau. - Choisissez le Fournisseur (saisie assistée par nom commercial ; uniquement les clients marqués comme fournisseur).
- Remplissez N° de facture fournisseur, Date de facture et Date de réception (obligatoires) et, le cas échéant, Échéance.
- Choisissez la Catégorie fiscale (obligatoire) et, si vous le souhaitez, la Catégorie de dépense.
- Ajoutez des lignes avec Ajouter une ligne (libellé, quantité, prix unitaire et taxe) ou avec Ajouter un achat de support (ligne liée à un article du catalogue, avec le tarif du fournisseur prérempli).
- Enregistrer.
Importer des factures et laisser l'IA les lire
- Cliquez sur Importer des factures.
- Glissez ou sélectionnez un ou plusieurs PDF ou photos dans la zone Facture.
- Cliquez sur Traiter par IA. Chaque fichier passe par les états : Importé → Traitement IA → Brouillon IA prêt / Brouillon créé / Doublon / Erreur.
- Fermer. La liste se rafraîchit et les factures apparaissent en Brouillon.
- Ouvrez chaque brouillon, vérifiez les données et cliquez sur Confirmer et enregistrer.
Fonctions selon le plan / le rôle
- FULL : module complet (import, extraction par IA, enregistrement, rattachement aux supports).
- Inclus dans le plan Full et souscriptible séparément avec n'importe quel plan (Standard, Pro ou Full). Sans le module, l'écran affiche la fiche « Module d'achats » (ce que fait le module, badge Full et bouton Souscrire à Achats et Inventaire qui mène à
/subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario). - Le menu Achat (Facture et Inventaire) est visible et cliquable pour tout le monde ; le badge Full à côté de chaque option indique le plan qui l'inclut, pas une condition pour y souscrire.
Questions fréquentes
Q : Où est-ce que j'active le module Achats ? Je ne le vois pas.
R : Achats n'a pas d'interrupteur « activer » : le menu Achat → Facture (route /ggpCompra) est toujours visible dans l'en-tête. Ce qui le débloque, c'est le module Achats et Inventaire, inclus dans le plan Full et souscriptible séparément avec n'importe quel autre plan : si vous ne l'avez pas, en entrant vous verrez la fiche « Module d'achats » avec le badge Full et le bouton Souscrire à Achats et Inventaire, qui l'ajoute depuis /subscription sans changer de plan. Le moment où la consommation est décomptée et le coût horaire se règlent à part dans Configuration Achat (ce n'est pas l'activation du module).
Q : Comment importer une facture d'achat pour ne pas la saisir à la main ?
R : Dans /ggpCompra, cliquez sur Importer des factures, glissez le PDF ou la photo dans la zone Facture et cliquez sur Traiter par IA. L'IA crée un brouillon avec les données extraites. Ouvrez ensuite le brouillon, vérifiez-le et cliquez sur Confirmer et enregistrer. Nécessite le plan PRO.
Q : J'ai importé une facture avec l'IA. Pourquoi apparaît-elle en « Brouillon » ?
R : Les factures extraites par l'IA restent en Brouillon jusqu'à ce que vous les vérifiiez. Ouvrez-la, contrôlez que le fournisseur, les dates, les montants et les lignes sont corrects, puis cliquez sur Confirmer et enregistrer pour qu'elle passe à Enregistrée.
Q : Le fournisseur de la facture importée n'existait pas. Que se passe-t-il ?
R : À l'ouverture du brouillon, si l'IA a détecté un numéro fiscal absent de vos fournisseurs, le système vous demande s'il faut créer ce fournisseur avec les données extraites (nom, numéro fiscal, adresse, contact). S'il existait déjà comme client, il est marqué comme fournisseur et assigné automatiquement.
Q : Comment rattacher une ligne de la facture à un support pour mettre à jour son coût ?
R : Deux méthodes. La directe : créez la ligne avec Ajouter un achat de support — vous choisissez le support et son Format / couleur / variante / taille, et la ligne reste liée à cet article (icône de lien) ; à l'Enregistrer, sa correspondance dans la fenêtre Mettre à jour le coût des supports est exacte et déjà cochée. L'automatique : pour les lignes saisies à la main, le système compare le libellé et la description avec la référence fournisseur enregistrée dans le support et avec les tarifs fournisseur de ce fournisseur. Dans les deux cas, cochez les correspondances dans la fenêtre et cliquez sur Mettre à jour les coûts.
Q : Comment ajouter à la facture un article de mon catalogue avec son prix fournisseur ?
R : Choisissez d'abord le Fournisseur de la facture, puis cliquez sur Ajouter un achat de support. Dans la fenêtre, sélectionnez le Support et son Format / couleur / variante / taille, la quantité et le prix unitaire — prérempli avec le tarif de ce fournisseur s'il existe (et sa référence), sinon avec le coût du catalogue. La ligne créée reste liée à l'article (icône de lien à côté du numéro de ligne) et, à l'enregistrement, met directement à jour son coût, le tarif et, s'il s'agit d'un format, le stock.
Q : Puis-je ajouter les quantités au stock en enregistrant une facture d'achat, et pas seulement mettre à jour le coût ?
R : Oui, pour les lignes qui correspondent à un format d'un support. Dans la fenêtre Mettre à jour le coût des supports, ces correspondances ont l'interrupteur Ajouter au stock (il affiche la quantité et l'unité qui seront enregistrées). S'il reste coché, Mettre à jour met à jour le coût et ajoute cette quantité au stock du format (entrée de stock). Cela ne concerne que les formats ; couleur, variante et taille ne mettent à jour que le coût. L'entrée n'est pas dupliquée si cette ligne de facture l'a déjà générée.
Q : J'ai reçu la facture d'une commande d'achat passée au fournisseur. Comment les relier ?
R : Deux méthodes. Depuis la commande : dans /pedido-compra, utilisez Facturer, qui crée la facture d'achat en brouillon avec ses lignes. Depuis la facture : quand vous choisissez le fournisseur, s'il a des commandes en attente, un avis apparaît avec le bouton Lier pour les associer (la facture doit être enregistrée). Dans les deux cas, la commande passe à Facturée et la fenêtre des supports prévient par « Stock déjà enregistré à la réception de la commande » pour ne pas dupliquer les quantités.
Q : La facture met-elle aussi à jour les prix des tarifs fournisseur ?
R : Oui. Les lignes sont aussi comparées aux tarifs fournisseur de ce fournisseur (sa référence par article) ; quand vous appliquez Mettre à jour les coûts dans la fenêtre, les correspondances avec un tarif mettent aussi à jour le prix du tarif avec celui de la facture.
Q : Quelle différence entre une correspondance « Exacte » et « Partielle » dans la fenêtre des supports ?
R : Exacte signifie que le texte de la ligne correspond entièrement à la référence fournisseur du support ; elle est précochée. Partielle signifie que le texte contient seulement cette référence ; elle n'est pas précochée, à vous de la cocher si vous voulez l'appliquer.
Q : Comment indiquer une retenue IRPF sur une facture d'achat ?
R : Dans l'en-tête, remplissez % Retenue IRPF (le montant est calculé sur la base imposable) ou saisissez directement le Montant IRPF. La retenue est soustraite du total de la facture.
Q : À quoi sert le champ « % déductible » d'une ligne ?
R : Il indique quel pourcentage de la TVA de cette ligne est déductible (100 % par défaut). Utilisez-le pour les dépenses partiellement déductibles.
Q : Qu'est-ce que la « Catégorie fiscale » et pourquoi est-elle obligatoire ?
R : C'est le type d'opération au regard de la TVA (opération courante, bien d'investissement, acquisition intracommunautaire, importation, autoliquidation ou non déductible). Elle est obligatoire parce qu'elle classe la facture pour les rapports de TVA sur les achats.
Q : J'ai importé deux fois la même facture. Que se passe-t-il ?
R : Au traitement par IA, si le système détecte qu'elle existe déjà, le fichier est marqué Doublon et aucune autre facture n'est créée.
Q : Puis-je joindre le PDF à une facture que je saisis à la main ?
R : Oui. Dans le formulaire, cliquez sur Joindre un fichier (le bouton devient « Changer de fichier » s'il y en a déjà un). Ensuite, Ouvrir dans un onglet vous permet de le consulter et Retirer le fichier de le détacher.
Q : Je n'arrive pas à utiliser Achats. Pourquoi ?
R : C'est une fonction du plan Full. Dans les plans inférieurs, la rubrique est visible mais Importer des factures et Nouveau restent inactifs. Il vous faut aussi l'autorisation access_compra.