Compras — Faturas de Compra

O que é

Módulo para registar as faturas de compra (as que a empresa recebe dos seus fornecedores). Cada fatura de compra tem um cabeçalho (fornecedor, datas, categorias fiscais) e uma ou várias linhas (conceito, quantidade, preço, imposto, % dedutível).

As faturas podem ser inseridas manualmente ou carregadas (PDF ou foto) para que a IA extraia os dados automaticamente e deixe um rascunho para revisão.

É uma funcionalidade do plano Full: em planos inferiores a secção aparece, mas os botões ficam inativos.

Para que serve

• Manter o registo das despesas e compras a fornecedores.
• Classificar cada fatura por Categoria Fiscal (tipo de operação para efeitos de IVA) e Categoria de Despesa (conceito contabilístico).
• Calcular a base tributável, o IVA suportado e a retenção de IRS de cada fatura.
• Carregar o PDF/foto da fatura para que a IA preencha fornecedor, datas, valores e linhas.
• Emparelhar linhas da fatura com suportes do catálogo para atualizar o custo de compra desses suportes com o preço real pago.
• Alimentar os relatórios fiscais (livro de IVA suportado) da secção de Análise.

Estrutura do ecrã

Listagem (/ggpCompra)

Tabela com uma linha por fatura de compra. Colunas:

No cabeçalho da listagem estão os botões Carregar faturas e Novo. Duplo clique numa linha abre o formulário dessa fatura. No menu de ações da tabela está Eliminar.

Formulário da fatura (modal)

Abre-se ao criar ou editar uma fatura. Tem três blocos:

1. Cabeçalho — fornecedor, nº de fatura, referência, datas (fatura, receção, vencimento), Categoria Fiscal, Categoria de Despesa, % Retenção de IRS e Valor de IRS.
2. Linhas — um cartão por linha com conceito, descrição, quantidade, preço unitário, imposto e % dedutível. As linhas criadas com Adicionar compra de suporte ficam vinculadas a um artigo do catálogo e mostram um ícone de ligação junto ao número da linha (a dica indica a que artigo estão vinculadas).
3. Totais — base tributável, IVA, retenção de IRS (se houver) e total.

Se a fatura for um rascunho criado por IA, aparece uma barra "Rascunho extraído por IA. Reveja os dados e confirme-o para o registar." e uma etiqueta Rascunho IA.

Se o fornecedor da fatura tiver encomendas de compra pendentes (enviadas ou recebidas e não faturadas), o formulário mostra um aviso com quantas há e o botão Vincular, que abre a lista dessas encomendas (número, data e total) para associar a escolhida à fatura; a encomenda passa a Faturada. As encomendas já vinculadas mostram-se num aviso verde com os seus números. Com a fatura ainda por guardar, o aviso indica que é preciso guardá-la primeiro. Para vincular várias encomendas repete-se Vincular. Ver Encomendas de Compra.

Modal "Carregar faturas de compra"

Zona para arrastar/selecionar uma ou várias faturas (PDF ou foto), com uma fila que mostra o estado de cada ficheiro e o botão Processar IA.

Modal "Atualizar custo de suportes"

Aparece depois de guardar/confirmar uma fatura cujas linhas coincidem com suportes do catálogo. Lista cada coincidência (Exata ou Parcial) com o custo atual → custo novo e permite atualizar o custo desses suportes.

As coincidências detetam-se pela referência de fornecedor guardada no suporte e também pelas tarifas de fornecedor do fornecedor da fatura (a sua referência própria por artigo): se a linha coincidir com uma tarifa, ao atualizar o custo também se atualiza o preço dessa tarifa. Se a fatura tiver encomendas de compra vinculadas, o modal avisa com "Stock já registado na receção da encomenda" e o interruptor de somar ao stock vem desmarcado, para não duplicar as existências que já entraram ao receber a encomenda.

Para as coincidências do tipo Medida há ainda um interruptor Somar ao stock que mostra a quantidade e unidade que serão registadas. Se ficar marcado, ao aplicar não só se atualiza o custo do suporte: também soma essa quantidade às existências da medida (entrada de stock). Só se aplica a medidas; as coincidências de cor, variante ou tamanho só atualizam o custo. Não duplica a entrada se essa linha de fatura já gerou o movimento de stock.

Botões e ações — para que serve cada um

Texto literal tal como aparece no ecrã.

Listagem

Formulário da fatura

Modal "Carregar faturas de compra"

Modal "Atualizar custo de suportes"

Conceitos-chave

• Fatura de compra: documento que a empresa recebe de um fornecedor. É o que se regista aqui; não se emite, regista-se para controlo de despesa e IVA suportado.
• Origem do documento: como foi criada a fatura — Manual (à mão), PDF (IA), Foto (IA) ou XML.
• Estado da compra: Rascunho (extraída por IA, por confirmar), Registada (confirmada/válida) ou Anulada.
• Rascunho IA: fatura que a IA extraiu de um PDF/foto e que fica pendente de revisão. É preciso abri-la e clicar em Confirmar e registar para que passe a Registada.
• Categoria Fiscal: tipo de operação para efeitos de IVA. Opções: Operação corrente, Bem de investimento, Aquisição intracomunitária, Importação (extra-UE), Inversão do sujeito passivo, Não dedutível.
• Categoria de Despesa: classificação contabilística da despesa. Opções: Mercadorias, Matérias-primas, Outros aprovisionamentos, Trabalhos de outras empresas, Rendas, Reparações e conservação, Profissionais independentes, Transportes, Seguros, Serviços bancários, Publicidade, Fornecimentos, Material de escritório, Software e licenças, Veículo e combustível, Viagens e ajudas de custo, Tributos, Outras despesas.
• % Dedutível (por linha): percentagem do IVA dessa linha que é dedutível (100 % por defeito). Serve para despesas parcialmente dedutíveis.
• Retenção de IRS: se o fornecedor aplicar retenção, indica-se a % Retenção de IRS (calcula o valor sobre a base) ou diretamente o Valor de IRS. A retenção é subtraída do total.
• Linha vinculada a um artigo (ícone de ligação): linha criada com Adicionar compra de suporte, associada a um suporte do catálogo (à sua medida, cor, variante ou tamanho concretos). Ao guardar, a sua coincidência com o suporte é direta e exata (não depende de comparar textos) e permite atualizar o custo de compra, a tarifa do fornecedor e somar o stock com o preço e a quantidade reais da fatura.
• Coincidência Exata / Parcial: ao guardar, o sistema compara o conceito/descrição das linhas livres com a referência de fornecedor guardada nos suportes. Exata = o texto coincide por completo; Parcial = o texto contém a referência. As exatas vêm pré-marcadas. As linhas vinculadas a um artigo não passam por esta comparação: geram a sua coincidência exata diretamente.
• Somar ao stock: opção do modal "Atualizar custo de suportes" para as coincidências do tipo Medida. Ao aplicar, além de atualizar o custo, soma às existências da medida a quantidade da linha de fatura (entrada de stock). Só medidas; não afeta cor, variante nem tamanho. Não duplica se essa linha já registou a entrada.
• Anular fatura (e reversão de stock): ao anular ou eliminar uma fatura de compra, as existências que essa fatura tinha somado ao suporte (via "Somar ao stock") são descontadas automaticamente para que não fique stock fantasma. Se mais tarde se reativar a fatura anulada, o stock não volta a somar-se sozinho; é preciso reaplicar "Somar ao stock" a partir do modal "Atualizar custo de suportes".

Como se usa

Criar uma fatura manualmente

1. Em /ggpCompra clicar em Novo.
2. Escolher o Fornecedor (autocompletar por nome comercial; só clientes marcados como fornecedor).
3. Preencher Nº fatura fornecedor, Data fatura e Data receção (obrigatórios) e, se aplicável, Vencimento.
4. Escolher Categoria Fiscal (obrigatória) e, opcional, Categoria de Despesa.
5. Adicionar linhas com Adicionar linha (conceito, quantidade, preço unitário e imposto) ou com Adicionar compra de suporte (linha vinculada a um artigo do catálogo, com a tarifa do fornecedor pré-carregada).
6. Guardar.

Carregar faturas e deixar que a IA as leia

1. Clicar em Carregar faturas.
2. Arrastar ou selecionar um ou vários PDFs/fotos na zona Fatura.
3. Clicar em Processar IA. Cada ficheiro passa pelos estados: Carregado → A processar IA → Rascunho IA pronto / Rascunho criado / Duplicada / Erro.
4. Fechar. A listagem atualiza-se e as faturas aparecem como Rascunho.
5. Abrir cada rascunho, rever os dados e clicar em Confirmar e registar.

Funcionalidades por plano / perfil

• FULL: módulo completo (carregar, extrair com IA, registar, emparelhar suportes).
• Incluído no plano Full e subscrevível à parte com qualquer plano (Estândar, Pro ou Full). Sem o módulo, o ecrã mostra a ficha "Módulo de compras" (o que faz o módulo, distintivo Full e botão Subscrever Compras e Inventário, que leva a /subscription?planes=MOD&extra=comprasInventario).
• O menu Compra (Fatura e Inventário) está visível e é clicável para todos; o distintivo Full junto a cada opção indica o plano que o traz incluído, não um requisito para o subscrever.

Perguntas frequentes

Onde ativo o módulo de Compras? Não o vejo.

Compras não tem um interruptor de "ativar": o menu Compra → Fatura (rota /ggpCompra) está sempre visível no cabeçalho. O que o desbloqueia é o módulo Compras e Inventário, incluído no plano Full e subscrevível à parte com qualquer outro plano: se não o tiver, ao entrar verá a ficha "Módulo de compras" com o distintivo Full e o botão Subscrever Compras e Inventário, que o adiciona a partir de /subscription sem subir de plano. Quando se desconta o consumo e o custo por hora ajusta-se à parte em Definições de Compra (não é a ativação do módulo).

Como carrego uma fatura de compra para não a ter de escrever à mão?

Em /ggpCompra clique em Carregar faturas, arraste o PDF ou a foto para a zona Fatura e clique em Processar IA. A IA cria um rascunho com os dados extraídos. Depois abra o rascunho, reveja e clique em Confirmar e registar. Requer o plano PRO.

Carreguei uma fatura com IA. Porque aparece como "Rascunho"?

As faturas extraídas por IA ficam em estado Rascunho até serem revistas. Abra-a, verifique se o fornecedor, as datas, os valores e as linhas estão corretos e clique em Confirmar e registar para que passe a Registada.

O fornecedor da fatura carregada não existia. O que acontece?

Ao abrir o rascunho, se a IA detetou um NIF que não está nos seus fornecedores, o sistema pergunta se deve criar esse fornecedor com os dados extraídos (nome, NIF, morada, contacto). Se já existia como cliente, marca-o como fornecedor e atribui-o automaticamente.

Como emparelho uma linha da fatura com um suporte para atualizar o seu custo?

Dois caminhos. O direto: crie a linha com Adicionar compra de suporte — escolhe o suporte e a sua Medida / cor / variante / tamanho, e a linha fica vinculada a esse artigo (ícone de ligação), pelo que ao Guardar a sua coincidência no modal Atualizar custo de suportes é exata e vem marcada. O automático: nas linhas escritas à mão, o sistema compara o conceito/descrição com a referência de fornecedor guardada no suporte e com as tarifas de fornecedor desse fornecedor. Em ambos os casos, marque as coincidências no modal e clique em Atualizar custos.

Como adiciono à fatura um artigo do meu catálogo com o seu preço de fornecedor?

Escolha primeiro o Fornecedor da fatura e clique em Adicionar compra de suporte. No modal seleciona o Suporte e a sua Medida / cor / variante / tamanho, a quantidade e o preço unitário — pré-carregado com a tarifa desse fornecedor se existir (e a sua referência), ou com o custo do catálogo caso contrário. A linha criada fica vinculada ao artigo (ícone de ligação junto ao número da linha) e ao guardar atualiza diretamente o seu custo, a tarifa e, se for uma medida, o stock.

Posso somar as existências ao registar uma fatura de compra, e não só atualizar o custo?

Sim, para as linhas que coincidem com uma medida de um suporte. No modal Atualizar custo de suportes, essas coincidências têm o interruptor Somar ao stock (mostra a quantidade e unidade que serão registadas). Se o deixar marcado, ao Atualizar atualiza-se o custo e soma-se essa quantidade às existências da medida (entrada de stock). Só se aplica a medidas; cor, variante e tamanho só atualizam o custo. Não duplica a entrada se essa linha de fatura já a gerou.

Recebi a fatura de uma encomenda de compra que fiz ao fornecedor. Como as relaciono?

Dois caminhos. A partir da encomenda: em /pedido-compra use Faturar, que cria a fatura de compra em rascunho com as suas linhas. A partir da fatura: ao escolher o fornecedor, se tiver encomendas pendentes aparece um aviso com o botão Vincular para as associar (a fatura tem de estar guardada). Em ambos os casos a encomenda passa a Faturada e o modal de suportes avisa "Stock já registado na receção da encomenda" para não duplicar existências.

A fatura atualiza também os preços das tarifas de fornecedor?

Sim. As linhas comparam-se também com as tarifas de fornecedor desse fornecedor (a sua referência por artigo); ao aplicar Atualizar custos no modal, as coincidências com tarifa atualizam também o preço da tarifa com o da fatura.

Qual é a diferença entre coincidência "Exata" e "Parcial" no modal de suportes?

Exata significa que o texto da linha coincide por completo com a referência de fornecedor do suporte; vem pré-marcada. Parcial significa que o texto apenas contém essa referência; não vem pré-marcada, marque-a se quiser aplicá-la.

Como indico uma retenção de IRS numa fatura de compra?

No cabeçalho preencha a % Retenção de IRS (calcula o valor sobre a base tributável) ou escreva diretamente o Valor de IRS. A retenção é subtraída do total da fatura.

Para que serve o campo "% Dedutível" de uma linha?

Indica que percentagem do IVA dessa linha é dedutível (100 % por defeito). Use-o em despesas parcialmente dedutíveis.

O que é a "Categoria Fiscal" e porque é obrigatória?

É o tipo de operação para efeitos de IVA (operação corrente, bem de investimento, aquisição intracomunitária, importação, inversão do sujeito passivo ou não dedutível). É obrigatória porque classifica a fatura para os relatórios de IVA suportado.

Carreguei a mesma fatura duas vezes. O que acontece?

Ao processar com IA, se deteta que já existe, o ficheiro fica marcado como Duplicada e não cria outra fatura.

Posso anexar o PDF a uma fatura que estou a inserir manualmente?

Sim. No formulário clique em Carregar ficheiro (passa a "Alterar ficheiro" se já houver um). Depois pode Abrir num separador para o ver ou Remover ficheiro para o desvincular.

Não me deixa usar Compras. Porquê?

É uma funcionalidade do plano Full. Em planos inferiores a secção vê-se, mas Carregar faturas e Novo ficam inativos. Também é preciso a permissão access_compra.