O que é
Utilitário transversal para exportar o conteúdo de qualquer tabela do programa para Excel e importar dados a partir de um ficheiro Excel (.xlsx). Abre-se como uma janela (modal) intitulada "Importar/Exportar Dados" a partir das tabelas da aplicação.
Permite tirar os seus dados para um Excel, descarregar um modelo com o formato correto, preenchê-lo e voltar a carregá-lo para criar ou atualizar registos em massa.
Para que serve
- Tirar listagens para Excel, para análise externa ou para as partilhar com terceiros.
- Descarregar um modelo com as colunas corretas antes de preparar uma importação.
- Carregar muitos registos de uma vez a partir de um Excel (criação em massa).
- Atualizar registos existentes em massa, sem entrar num a um.
Como se usa
Exportar
- Na tabela, abra "Importar/Exportar Dados".
- Na secção "Exportar dados" clique em "Exportar Excel" para descarregar os dados atuais, ou em "Exportar Modelo para Importar" se quiser apenas o formato vazio.
- O ficheiro .xlsx é descarregado.
Importar
- Na secção "Importar dados" clique em "Selecionar ficheiro" e escolha o seu .xlsx no disco.
- O botão passa a mostrar o nome do ficheiro escolhido.
- Clique em "Importar a partir de Excel".
- Confirme no aviso "Confirmar a importação de dados?".
- Acompanhe o avanço em "Progresso da importação" e reveja a lista "Resultados:" no final.
Botões e ações — para que serve cada um
Texto literal tal como aparece na janela "Importar/Exportar Dados".
| Botão / Controlo (texto no ecrã) | Para que serve |
|---|---|
| Importar/Exportar Dados | Título da janela que reúne todas as funções de exportação e importação. |
| Exportar dados | Cabeçalho da secção de exportar (ícone download). Agrupa os dois botões de descarga. Exportam-se as linhas da tabela tal como a tem agora, com os filtros que tiver aplicados. |
| Exportar Excel | Descarrega os dados atuais da tabela para um ficheiro Excel (.xlsx), respeitando o formato original. Só inclui as linhas visíveis segundo os filtros que tiver na tabela. |
| Exportar Modelo para Importar | Descarrega um modelo Excel com a estrutura e as colunas corretas, para que o preencha antes de importar. Respeita os filtros ativos da tabela (estado, datas, etc.) em vez de despejar toda a base de dados. Se não houver modelo específico, usa o mesmo formato da exportação normal. |
| Importar dados | Cabeçalho da secção de importar (ícone upload). Agrupa o seletor de ficheiro e o botão de importar. |
| Selecionar ficheiro | Abre a caixa de diálogo do navegador para escolher um .xlsx no disco (ícone attach_file). Depois de o escolher, o botão mostra o nome do ficheiro selecionado. |
| Formato admitido: .xlsx | Aviso de ajuda: só se aceitam ficheiros Excel com extensão .xlsx. |
| Importar a partir de Excel | Lança a importação. Primeiro pede confirmação ("Confirmar a importação de dados?") e depois carrega os registos em lotes de 50. Está desativado enquanto não houver um ficheiro selecionado. |
| Progresso da importação | Indicador que aparece durante o carregamento (ícone hourglass_bottom, ampulheta). Mostra a percentagem concluída e quantos registos foram processados. |
| Resultados: | Lista de mensagens com o resultado de cada operação no final: registos criados, atualizados ou eliminados. |
Conceitos-chave
- Importar/Exportar Dados: a janela transversal que reúne ambas as funções; abre-se a partir das tabelas do programa.
- Exportar Excel: gerar e descarregar um ficheiro .xlsx com os dados atuais da tabela, conservando o esquema original.
- Exportar Modelo para Importar (modelo para importar): um Excel com a estrutura esperada (colunas válidas) que serve de molde para preparar os seus dados antes de importar.
- Importar dados: carregar registos de um Excel para o sistema. Cada linha é inserida ou atualizada consoante o seu campo id.
- id (campo de identidade): o identificador único de cada registo. Se a linha tiver id com valor, o registo existente é atualizado; se o id estiver vazio ou ausente, cria-se um registo novo.
- Campos id\_: as colunas cujo nome começa por
id_são relações com outras tabelas (ex.id_cliente). Para as deixar vazias de propósito, escrevaNULLna célula. - NULL: o texto literal
NULLnuma célula é interpretado como "sem valor" (vazio na base de dados). Útil sobretudo nos camposid_. - Lotes de importação (lotes de 50): os dados são carregados em grupos de 50 registos para não sobrecarregar o servidor. O avanço é mostrado em tempo real em "Progresso da importação".
- Resultados: o resumo final do que aconteceu a cada linha (criada, atualizada ou eliminada).
Funções segundo o plano / perfil
- TRY / STD / PRO / FULL: a janela está disponível em todos os planos.
- Permissões de perfil:
- Exportar exige a permissão
allow_Export. - Importar exige a permissão
allow_Import. - Se o seu utilizador não tiver a permissão correspondente, essa secção não é mostrada ou aparece bloqueada.
Perguntas frequentes
Como exporto uma tabela para Excel?
Abra "Importar/Exportar Dados" a partir da tabela e, na secção "Exportar dados", clique em "Exportar Excel". É descarregado um .xlsx com os dados atuais no seu formato original.
Para que serve o botão "Exportar Modelo para Importar"?
Descarrega um Excel vazio com as colunas corretas para importar. Use-o como molde: preenche as suas linhas seguindo esse formato e depois carrega-o com "Importar a partir de Excel". Assim garante que as colunas coincidem.
Ainda não tenho nenhum registo e o modelo de importação saía vazio / sem colunas. Como consigo o molde?
Já está resolvido: "Exportar Modelo para Importar" gera o Excel com os cabeçalhos corretos mesmo que não haja nenhum registo. Descarregue-o, preencha as linhas deixando a coluna id vazia (para criar novos) e carregue-o com "Importar a partir de Excel".
Não quero exportar a tabela toda, só algumas linhas. Como faço?
Aplique os filtros da tabela (estado, datas, pesquisa, etc.) antes de abrir a janela. A exportação — modelo incluído — tira as linhas da tabela tal como a tem nesse momento, já não despeja toda a base de dados. Ajuste os filtros do ecrã e depois exporte.
Como importo dados a partir de um Excel?
Na secção "Importar dados" clique em "Selecionar ficheiro", escolha o seu .xlsx e depois em "Importar a partir de Excel". Confirme o aviso "Confirmar a importação de dados?" e espere que termine o "Progresso da importação".
O botão "Importar a partir de Excel" está a cinzento e não consigo clicar. Porquê?
Está desativado até selecionar um ficheiro. Clique primeiro em "Selecionar ficheiro" e escolha um .xlsx; aí fica ativo.
Que formato de ficheiro aceita a importação?
Só Excel com extensão .xlsx, como indica o aviso "Formato admitido: .xlsx". Outros formatos (.xls, .csv) não são aceites.
A importação cria registos novos ou atualiza os que já tenho?
Depende do campo id de cada linha. Se a linha trouxer um id com valor, atualiza o registo existente com esse id. Se o id estiver vazio, cria um registo novo. Por isso, se exportar, editar e voltar a importar conservando os id, estes são atualizados em vez de duplicados.
Como deixo vazio um campo que começa por "id_"?
Escreva NULL (em maiúsculas) nessa célula do Excel. Os campos id\_ são relações com outras tabelas; pôr NULL deixa-os sem valor na base de dados. Deixar a célula em branco nem sempre equivale a NULL.
Porque é que a importação vai por partes e não de uma vez?
Os dados são carregados em lotes de 50 registos para não sobrecarregar o servidor. O indicador "Progresso da importação" (ícone de ampulheta) mostra a percentagem e quantos já foram processados.
Onde vejo o que aconteceu a cada linha depois de importar?
Na lista "Resultados:" que aparece no final. Mostra uma mensagem por operação, indicando se o registo foi criado, atualizado ou eliminado.
Porque é que não vejo a secção de exportar (ou a de importar)?
É uma questão de permissões. Exportar precisa da permissão allow_Export e importar da permissão allow_Import. Se o seu perfil não as tiver, essa secção não é mostrada. Peça-as ao administrador.
Importei clientes, diz que foram importados bem, mas depois não aparecem.
A causa habitual é a coluna id: para criar clientes novos é preciso deixar a coluna id vazia. Se trouxer ids que não existem ou que colidem, a linha não é criada corretamente. Use Exportar Modelo para Importar como molde, deixe o id vazio e volte a carregar. Se der erro por id vazio, verifique que é a coluna id (não um id_) e que está mesmo vazia.
Tenho muitos clientes (centenas/milhares) e a importação dá-me erro.
Para volumes grandes, envie o Excel ao seu agente para que o importem a partir do back e evite erros de formato. A importação normal vai em lotes de 50; se um lote falhar, reveja o formato dessas linhas em Resultados.