Qué es
Utilidad transversal para exportar el contenido de cualquier tabla del software a Excel e importar datos desde un archivo Excel (.xlsx). Se abre como ventana (modal) titulada "Importar/Exportar Datos" desde las tablas de la app.
Permite sacar tus datos a un Excel, descargar una plantilla con el formato correcto, rellenarla y volver a subirla para crear o actualizar registros en masa.
Para qué sirve
- Sacar listados a Excel para análisis externo o compartirlos con terceros.
- Descargar una plantilla con las columnas correctas antes de preparar una importación.
- Cargar muchos registros de golpe desde un Excel (alta masiva).
- Actualizar registros existentes en masa sin entrar uno por uno.
Cómo se usa
Exportar
- En la tabla, abre "Importar/Exportar Datos".
- En la sección "Exportar datos" pulsa "Exportar Excel" para bajar los datos actuales, o "Exportar Plantilla para Importar" si solo quieres el formato vacío.
- Se descarga el archivo .xlsx.
Importar
- En la sección "Importar datos" pulsa "Seleccionar archivo" y elige tu .xlsx del disco.
- El botón cambia su etiqueta al nombre del archivo elegido.
- Pulsa "Importar desde Excel".
- Confirma en el aviso "¿Confirmar la importación de datos?".
- Sigue el avance en "Progreso de importación" y revisa el listado "Resultados:" al terminar.
Botones y acciones — para qué sirve cada uno
Texto literal tal como aparece en la ventana "Importar/Exportar Datos".
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Importar/Exportar Datos | Título de la ventana que agrupa todas las funciones de exportación e importación. |
| Exportar datos | Encabezado de la sección de exportar (icono download). Agrupa los dos botones de descarga. Se exportan las filas de la tabla tal como la tienes ahora, con los filtros que tengas aplicados. |
| Exportar Excel | Descarga los datos actuales de la tabla a un archivo Excel (.xlsx) respetando el formato original. Solo incluye las filas visibles según los filtros que tengas puestos en la tabla. |
| Exportar Plantilla para Importar | Descarga una plantilla Excel con la estructura y columnas correctas, para que la rellenes antes de importar. Respeta los filtros activos de la tabla (estado, fechas, etc.) en vez de volcar toda la base de datos. Si no hay plantilla específica, usa el mismo formato que la exportación normal. |
| Importar datos | Encabezado de la sección de importar (icono upload). Agrupa el selector de archivo y el botón de importar. |
| Seleccionar archivo | Abre el diálogo del navegador para elegir un .xlsx del disco (icono attach_file). Tras elegirlo, el botón muestra el nombre del archivo seleccionado. |
| Formato admitido: .xlsx | Aviso de ayuda: solo se aceptan archivos Excel con extensión .xlsx. |
| Importar desde Excel | Lanza la importación. Primero pide confirmación ("¿Confirmar la importación de datos?") y luego sube los registros en lotes de 50. Está deshabilitado mientras no haya un archivo seleccionado. |
| Progreso de importación | Indicador que aparece durante la carga (icono hourglass_bottom, reloj de arena). Muestra el porcentaje completado y cuántos registros se han procesado. |
| Resultados: | Lista de mensajes con el resultado de cada operación al terminar: registros creados, actualizados o borrados. |
Conceptos clave
- Importar/Exportar Datos: la ventana transversal que reúne ambas funciones; se abre desde las tablas del software.
- Exportar Excel: generar y descargar un archivo .xlsx con los datos actuales de la tabla, conservando el esquema original.
- Exportar Plantilla para Importar (plantilla para importar): un Excel con la estructura esperada (columnas válidas) que sirve de molde para preparar tus datos antes de importar.
- Importar datos: cargar registros desde un Excel al sistema. Cada fila se inserta o actualiza según su campo id.
- id (campo de identidad): el identificador único de cada registro. Si la fila tiene id con valor, se actualiza el registro existente; si el id está vacío o ausente, se crea un registro nuevo.
- Campos id\_: las columnas cuyo nombre empieza por
id_son relaciones a otras tablas (ej.id_cliente). Para dejarlas vacías a propósito, escribeNULLen la celda. - NULL: el texto literal
NULLen una celda se interpreta como "sin valor" (vacío en la base de datos). Útil sobre todo en los camposid_. - Lotes de importación (lotes de 50): los datos se suben en grupos de 50 registros para no sobrecargar el servidor. El avance se muestra en tiempo real en "Progreso de importación".
- Resultados: el resumen final de qué pasó con cada fila (creada, actualizada o borrada).
Funciones según plan / rol
- TRY / STD / PRO / FULL: la ventana está disponible en todos los planes.
- Permisos de rol:
- Exportar requiere el permiso
allow_Export. - Importar requiere el permiso
allow_Import. - Si tu usuario no tiene el permiso correspondiente, esa sección no se muestra o aparece bloqueada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo exporto una tabla a Excel?
Abre "Importar/Exportar Datos" desde la tabla y, en la sección "Exportar datos", pulsa "Exportar Excel". Se descarga un .xlsx con los datos actuales en su formato original.
¿Para qué sirve el botón "Exportar Plantilla para Importar"?
Descarga un Excel vacío con las columnas correctas para importar. Lo usas como molde: rellenas tus filas siguiendo ese formato y luego lo subes con "Importar desde Excel". Así te aseguras de que las columnas coinciden.
No tengo ningún registro todavía y la plantilla de importar salía vacía / sin columnas. ¿Cómo consigo el molde?
Ya está resuelto: "Exportar Plantilla para Importar" genera el Excel con las cabeceras correctas aunque no haya ningún registro. Descárgalo, rellena las filas dejando la columna id vacía (para crear nuevos) y súbelo con "Importar desde Excel".
No quiero exportar toda la tabla, solo algunas filas. ¿Cómo lo hago?
Aplica los filtros de la tabla (estado, fechas, buscador, etc.) antes de abrir la ventana. La exportación —incluida la plantilla— saca las filas de la tabla tal como la tienes en ese momento, ya no vuelca toda la base de datos. Ajusta los filtros de la pantalla y luego exporta.
¿Cómo importo datos desde un Excel?
En la sección "Importar datos" pulsa "Seleccionar archivo", elige tu .xlsx, y luego "Importar desde Excel". Confirma el aviso "¿Confirmar la importación de datos?" y espera a que termine el "Progreso de importación".
El botón "Importar desde Excel" está en gris y no puedo pulsarlo. ¿Por qué?
Está deshabilitado hasta que selecciones un archivo. Pulsa primero "Seleccionar archivo" y elige un .xlsx; entonces se activa.
¿Qué formato de archivo admite la importación?
Solo Excel con extensión .xlsx, como indica el aviso "Formato admitido: .xlsx". Otros formatos (.xls, .csv) no se aceptan.
¿La importación crea registros nuevos o actualiza los que ya tengo?
Depende del campo id de cada fila. Si la fila trae un id con valor, actualiza el registro existente con ese id. Si el id está vacío, crea un registro nuevo. Por eso, si exportas, editas y vuelves a importar conservando los id, se actualizan en vez de duplicarse.
¿Cómo dejo vacío un campo que empieza por "id_"?
Escribe NULL (en mayúsculas) en esa celda del Excel. Los campos id\_ son relaciones a otras tablas; poner NULL los deja sin valor en la base de datos. Dejar la celda en blanco no siempre equivale a NULL.
¿Por qué la importación va por partes y no de golpe?
Los datos se cargan en lotes de 50 registros para no sobrecargar el servidor. El indicador "Progreso de importación" (icono de reloj de arena) muestra el porcentaje y cuántos llevas procesados.
¿Dónde veo qué pasó con cada fila tras importar?
En el listado "Resultados:" que aparece al terminar. Muestra un mensaje por operación indicando si el registro se creó, se actualizó o se borró.
¿Por qué no veo la sección de exportar (o la de importar)?
Es cuestión de permisos. Exportar necesita el permiso allow_Export e importar el permiso allow_Import. Si tu rol no los tiene, esa sección no se muestra. Pídeselos al administrador.
Importé clientes, dice que se importaron bien, pero luego no aparecen.
La causa habitual es la columna id: para crear clientes nuevos hay que dejar la columna id vacía. Si traes ids que no existen o chocan, la fila no se crea correctamente. Usa Exportar Plantilla para Importar como molde, deja id vacío y vuelve a subir. Si sale error por id vacío, revisa que sea la columna id (no un id_) y que esté realmente vacía.
Tengo muchos clientes (cientos/miles) y la importación me da error.
Para volcados grandes, pasa el Excel a tu agente para que lo importen desde el back y evites errores de formato. La importación normal va en lotes de 50; si un lote falla, revisa el formato de esas filas en Resultados.