Qué es
Alta, edición y eliminación de las personas que pueden entrar en la organización. Cada usuario tiene su correo, contraseña, datos de contacto y uno o varios roles que definen qué puede hacer.
Para qué sirve
- Dar de alta a las personas del equipo que necesitan acceso al sistema.
- Editar los datos de un usuario existente (nombre, teléfono, roles).
- Asignar y quitar roles para controlar qué puede hacer cada uno.
- Activar la verificación en dos pasos (2FA) para reforzar la seguridad del acceso (planes FLL).
- Reenviar el correo de reseteo de contraseña a un usuario.
- Eliminar usuarios que ya no forman parte de la organización.
- Importar o exportar la lista de usuarios mediante Excel.
Cómo se usa
- En la pantalla principal de Configuración, pulsa el tile Usuarios para abrir la lista.
- Para crear uno nuevo, pulsa Añadir y rellena el formulario (correo, nombre, apellidos, teléfono, rol).
- Para editar uno existente, pulsa sobre su fila: se abre el mismo formulario con el correo ya bloqueado.
- Pulsa Guardar para confirmar. Si el usuario es nuevo, recibe un correo para establecer su contraseña.
- Usa el icono Eliminar (rojo) de la fila para borrar un usuario.
Campos del usuario
| Campo (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Correo Electrónico | Dirección de correo del usuario. Es el identificador único del sistema y no se puede editar al modificar un usuario existente. |
| Teléfono | Número de teléfono de contacto del usuario. |
| Nombre | Nombre del usuario. |
| Primer apellido | Apellido paterno del usuario. |
| Segundo apellido | Apellido materno del usuario. |
| Rol | Selecciona y gestiona los roles asignados al usuario; permite añadir y eliminar roles. Define qué puede hacer en el sistema. Ver Roles y permisos. |
| Verificación en dos pasos (2FA) | Activa o desactiva la autenticación de dos factores para este usuario. Solo en planes FLL. |
Botones y acciones — para qué sirve cada uno
Texto literal en pantalla. Para el toggle se documentan los dos estados.
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Usuarios (tile en Configuración) | Abre la pantalla de gestión de usuarios de la organización desde el menú de configuración. |
| Añadir | Abre el modal para crear un usuario nuevo. Aparece deshabilitado si ya se alcanzó el límite de usuarios del plan. |
| Verificación en dos pasos (2FA) (Desactivado / Activado) | Toggle de autenticación de dos factores. Desactivado: el usuario entra solo con correo y contraseña. Activado: se le pide un segundo factor al iniciar sesión. Disponible solo en planes FLL; en planes menores se muestra como cápsula informativa con aviso de upgrade en lugar del interruptor. |
| Cambiar Contraseña | Envía un correo al usuario para que resetee su contraseña. Solo visible al editar un usuario existente (no en el propio perfil). El administrador nunca ve la contraseña. |
| Guardar | Guarda los cambios del usuario. Si es nuevo, además envía el correo para establecer la contraseña. |
| Cancelar | Cierra el modal sin guardar cambios. |
| Eliminar (icono rojo de la fila) | Borra un usuario de la lista. Requiere confirmación. No permite borrar tu propio usuario ni el último usuario de la organización. |
| Importar / Exportar | Abre el diálogo para importar usuarios desde un Excel o exportar la lista actual a Excel. |
Conceptos clave
- Verificación en dos pasos (2FA): autenticación de dos factores que añade una capa extra de seguridad al acceso. Tras el correo y la contraseña, pide un segundo factor. Disponible en planes FLL; los planes menores necesitan upgrade para activarla.
- Rol: conjunto de permisos que define qué acciones puede realizar el usuario en el sistema. Un usuario puede tener varios roles asignados a la vez (se gestionan en el campo Rol con sus acciones de añadir/eliminar).
- Límite de usuarios: número máximo de usuarios que permite crear el plan de suscripción. Si se alcanza, el botón Añadir queda bloqueado y no se pueden crear más sin ampliar el plan (es posible un upgrade automático con usuarios adicionales).
- Reseteo de contraseña: restablecimiento seguro de la contraseña mediante un enlace enviado al correo del usuario. Al crear un usuario nuevo, el sistema envía este correo automáticamente; en un usuario existente lo lanzas con Cambiar Contraseña.
- Plan FLL: plan de suscripción superior (Full) que desbloquea funcionalidades premium como 2FA, notificaciones y log de actividad.
Límites por plan
| Plan | Máximo de usuarios |
|---|---|
| TRY | Limitado |
| STD | 5 |
| PRO | 10 |
| FULL | Sin límite |
Cuando alcanzas el límite, el botón Añadir se deshabilita y el sistema avisa al pasar el cursor (tooltip dinámico). El toggle 2FA solo está disponible en planes FLL; en planes menores aparece una cápsula informativa con aviso de upgrade.
Permisos
- Requiere
user_editpara gestionar usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo doy de alta / creo / añado un usuario nuevo?
Ve a la sección de usuarios de la organización (tile Usuarios en Configuración) y usa la opción de añadir usuario (Añadir). Rellena Correo Electrónico, Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Teléfono y asigna al menos un Rol acorde a su función (ventas/comercial, producción/operario, administración, supervisión…). Pulsa Guardar: el usuario recibe un correo para establecer su contraseña. Si el botón Añadir no aparece o está deshabilitado, o bien has llegado al límite de usuarios de tu plan, o bien tu usuario no tiene permiso de administrador para gestionar usuarios: revisa tus permisos con el administrador de la organización o abre un ticket. Para elegir el rol adecuado, ver Roles y permisos.
Me aparece un aviso de permisos al hacer una acción (p. ej. "Debes asignar el permiso de operario o supervisor"). ¿Qué hago?
Tu usuario no tiene el permiso suficiente para esa acción. Revisa los roles y permisos del usuario (operario, supervisor, administrador u otro según vuestra configuración) y asígnale el que corresponda en el campo Rol del usuario. Si no sabes qué permiso asignar, contacta con el administrador de la organización o abre un ticket. El asistente de IA no puede cambiar permisos automáticamente. Para crear o ajustar roles, ver Roles y permisos (o usa Añadir perfil preterminado para partir de una plantilla).
Acabo de crear un usuario, ¿qué le pasa?
Le llega un correo con un enlace para fijar su contraseña (reseteo de contraseña). Hasta que lo abra y la fije, no puede entrar.
¿Para qué sirve el botón "Cambiar Contraseña"?
Envía al usuario un correo para que resetee su propia contraseña. Solo aparece al editar un usuario existente (no en tu propio perfil) y el administrador nunca ve la contraseña.
¿Qué es la "Verificación en dos pasos (2FA)" y cómo la activo?
Es la autenticación de dos factores: además del correo y la contraseña, pide un segundo factor al iniciar sesión, lo que refuerza la seguridad. En el formulario del usuario pon el toggle Verificación en dos pasos (2FA) en Activado. Solo está disponible en planes FLL; en planes menores verás una cápsula informativa con aviso de upgrade en vez del interruptor.
¿Cómo asigno o quito roles a un usuario?
En el formulario del usuario usa el campo Rol: añade o elimina los roles que necesites. Un usuario puede tener varios roles a la vez; cada rol es un conjunto de permisos que define qué puede hacer. Ver Roles y permisos.
¿Puedo cambiarle el correo a un usuario?
No. El Correo Electrónico es el identificador único y queda bloqueado al editar. Crea un usuario nuevo con el correo correcto y elimina el antiguo.
No puedo eliminar a un usuario, ¿por qué?
El icono Eliminar no permite borrar tu propia cuenta ni el último usuario de la organización (mínimo debe quedar 1). Inicia sesión con otro administrador para eliminar la cuenta que necesites.
Alcancé el límite de usuarios de mi plan, ¿qué hago?
El botón Añadir se deshabilita al llegar al límite. Mejora de plan en Suscripción o elimina usuarios que ya no usen el sistema. En algunos casos es posible un upgrade automático con usuarios adicionales.
¿Cómo importo o exporto la lista de usuarios?
Pulsa Importar / Exportar: el diálogo te permite importar usuarios desde un archivo Excel o exportar la lista actual a Excel.
¿Qué pasa con los documentos creados por un usuario eliminado?
Se conservan: quedan asociados al ID histórico del usuario. No se borra ningún dato.
El correo para cambiar la contraseña del usuario nuevo no llega.
El sistema sí lo envía; revisa la carpeta de spam/correo no deseado del buzón. Si aun así no aparece, vuelve a pulsar Cambiar Contraseña para reenviarlo o comenta con tu agente.
Tengo empleados sin correo individual (p. ej. el guillotinista). ¿Puedo crear un usuario sin correo?
El correo es el identificador único y obligatorio, no se puede dejar vacío. Alternativas: usar un buzón compartido (no consume licencia) para esos usuarios, o pasar a tu agente una lista de correos ficticios + contraseña para que los den de alta desde el back. Ten en cuenta que con cuentas ficticias no podrás cambiar la contraseña tú mismo después.
Me sale "Debes asignar el permiso de operario o supervisor para gestionar tareas".
Ese usuario necesita el rol Supervisor u Operario para entrar al gestor de tareas. Asígnaselo en el campo Rol; si no tienes esos roles, créalos en Roles y permisos (o usa Añadir perfil preterminado).