Qué es
Gestión completa de la cartera de clientes de la empresa.
El módulo se titula "Clientes y Proveedores" porque un mismo registro puede ser cliente, proveedor o ambos a la vez. Tiene tres niveles: el listado de clientes, el modal de edición de cada ficha (con sus pestañas) y el log de actividades para leads.
Para qué sirve
- Crear, editar y consultar fichas de cliente.
- Guardar contactos y direcciones por cliente.
- Registrar actividades e interacciones.
- Marcar clientes como lead para seguimiento comercial (PRO).
Cómo se usa
- Entrar en
/clientes. - Usar buscador y filtros de las columnas (por ejemplo Comercial o Estado) para localizar un cliente.
- Pulsar Cliente y Proveedor para crear uno nuevo, o pulsar sobre la fila para editar.
- En el modal se trabaja por pestañas: General, Finanza, Venta, Actividades y Estadística (cada una aparece según el tipo de registro y el plan).
- Pulsar Guardar para conservar los cambios o Cancelar para salir sin guardar.
Estructura de la pantalla
- Listado "Clientes y Proveedores": tabla con todos los registros. Ordena por ID descendente por defecto. Permite seleccionar varias filas y aplicar acciones en bloque (Duplicar, Estado, Eliminar).
- Modal "Cliente / Proveedor": la ficha completa, organizada en pestañas.
- Log de actividades: sub-aplicación dentro de la pestaña Actividades para registrar llamadas, emails, reuniones y visitas (solo leads, plan PRO).
Las pestañas y botones del modal cambian según el registro:
- Finanza y el botón Cobros solo aparecen si el registro está marcado como Cliente.
- Actividades solo aparece si está marcado como Lead (CRM), el cliente ya existe y el plan es PRO.
- Estadística solo aparece si el cliente ya existe y se tiene el permiso de estadística.
- Los botones Borrar y Cobros solo aparecen cuando la ficha ya está guardada (tiene ID).
Forma y día de pago del cliente
Cada cliente puede tener asignada una forma de pago y un día de pago, que definen cómo y cuándo se le cobra. Se configuran en la pestaña Finanza, sección Forma De Pago.
- Al seleccionar el cliente en una venta (presupuesto, OT, albarán o factura), su forma y día de pago se rellenan automáticamente en el documento. Puedes cambiarlos en ese documento concreto si hace falta.
- Al modificar un cliente y cambiar su forma o día de pago, el sistema te pregunta si quieres aplicar el cambio a los documentos abiertos de ese cliente (presupuestos, OT y albaranes pendientes). Responde Sí para actualizarlos todos de golpe, o No para que el cambio solo afecte a las ventas futuras.
Botones y acciones — para qué sirve cada uno
Texto literal tal como aparece en pantalla.
Listado "Clientes y Proveedores"
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente y Proveedor | Abre el modal en blanco para crear un nuevo registro de cliente y/o proveedor. |
| Añadir cliente con IA | Abre el agente IA (ventana centrada) para crear o modificar clientes describiéndolos en lenguaje natural, con sus contactos y direcciones. Puedes pegar texto libre (email, firma de correo, tarjeta de visita, datos sueltos o un listado) o pedirle directamente lo que quieres ("crea el cliente Acme con este NIF y dirección"). El agente muestra un resumen de los clientes que va a crear/modificar y solo los guarda cuando pulsas Ejecutar. Para modificar, nombra el cliente; si hay varias coincidencias te pregunta cuál. Ver Asistente IA. |
| Importar / Exportar | Despliega el menú para importar o exportar datos en lote. |
| Importar / Exportar → Cliente | Importa o exporta la lista de clientes. |
| Importar / Exportar → Contacto | Importa o exporta los contactos. |
| Importar / Exportar → Dirección | Importa o exporta las direcciones. |
| Duplicar (menú de acciones) | Crea una copia de los clientes seleccionados. |
| Estado (menú de acciones) | Cambia el estado (Activado / Desactivado) de los clientes seleccionados. |
| Eliminar (menú de acciones) | Borra los clientes seleccionados. |
| Columna ID | Identificador único del cliente. Ordena la tabla (desc por defecto). |
| Columna Comercial | Filtra el listado por el usuario comercial asignado. |
| Columna Estado | Filtra por clientes Activados o Desactivados. |
Modal "Cliente / Proveedor" — botones de pie
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Activado (cabecera) | Estado del cliente cuando está operativo (icono check, fondo verde). Pulsa para alternar. |
| Desactivado (cabecera) | Estado del cliente cuando está inactivo (icono cancelar, fondo gris). Los inactivos no salen en las listas normales. |
| Guardar | Guarda la ficha completa: datos del cliente, contactos y direcciones. |
| Cancelar | Cierra el modal sin guardar cambios. |
| Borrar | Elimina el cliente. Solo aparece si la ficha ya existe. |
| Al día | Botón de cobros en verde cuando el cliente no tiene cobros pendientes. |
| Cobros | Botón de cobros cuando el cliente sí tiene importe pendiente; muestra el total y abre el cobro. |
Pestañas del modal
| Pestaña (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| General | Datos básicos, contactos, direcciones y datos de facturación. |
| Finanza | Forma de pago, datos bancarios, mandato de remesas y cobros pendientes. Solo si es Cliente. |
| Venta | Descuento del cliente y observaciones que salen en los impresos de venta. Solo si es Cliente. |
| Actividades | Registro de interacciones del comercial. Solo si es Lead y plan PRO. |
| Estadística | Datos estadísticos del cliente. Solo si la ficha existe y hay permiso. |
Pestaña General
| Campo / Botón (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente (checkbox) | Marca el registro como cliente (compra a la empresa). |
| Proveedor (checkbox) | Marca el registro como proveedor (vende a la empresa). |
| Lead (CRM) (checkbox) | Marca el registro como lead para seguimiento. Requiere plan PRO. |
| Nombre comercial | Denominación comercial bajo la que opera el cliente. |
| Comercial | Selecciona el usuario comercial responsable. |
| Actividad | Sector económico del cliente (autocompletar). |
| Cómo nos conoció? | Canal por el que el cliente llegó a la empresa. |
| Web | Sitio web del cliente. |
| Observaciones | Notas libres sobre el cliente. |
| Nombre del Contacto | Nombre de la persona de contacto (obligatorio). |
| Móvil / Teléfono / Fax | Teléfonos del contacto. |
| Email del contacto. | |
| Cargo / Categoria | Puesto y categoría del contacto. |
| Contacto (botón) | Añade otro contacto a la ficha. |
| Eliminar (botón, en contacto) | Quita ese contacto de la ficha. |
| Nombre fiscal | Razón social para facturación. |
| Dirección fiscal / CP / Poblacion / Provincia / País | Dirección de facturación. |
| NIF | NIF/CIF para facturación. Si lo dejas vacío (o no es un NIF español válido), las facturas de ese cliente se emiten como Factura simplificada: en el listado de Facturas la columna Tipo las muestra en fucsia y el impreso lleva el sello FACTURA SIMPLIFICADA. Rellénalo para que salgan como factura ordinaria. |
| Impuesto | Impuesto predeterminado del cliente. |
| Nombre de dirección | Identificador de una dirección adicional. |
| Tipo de vía | Tipo de vía (Calle, Avenida, etc.). |
| Dirección / Número / CP / Poblacion / Provincia / País | Datos de la dirección. |
| Dirección (botón) | Añade otra dirección a la ficha. |
| Icono wrong_location | Elimina esa dirección de la ficha. |
Pestaña Finanza
| Campo / Botón (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Forma de pago | Método de cobro acordado con el cliente. |
| Día de pago | Día del mes en que vence el pago. |
| Idioma | Idioma del cliente. |
| Numero de cuenta bancaria | IBAN o cuenta del cliente. |
| BIC/SWIFT | Código internacional del banco. |
| Nombre del Banco | Banco del cliente. |
| Moneda | Moneda de transacción. |
| Referencia del Mandato | Identificador del mandato SEPA. |
| Tipo del Mandato / Tipo del Pago Mandato | Datos del mandato de remesas. |
| Vencimiento / Fecha Firma | Fechas del mandato. |
| Riesgo cliente | Nivel de riesgo asignado al cliente. |
| DIR3 Oficina Contable / DIR3 Órgano Gestor / DIR3 Unidad Tramitadora | Apartado Facturae: códigos DIR3 del organismo público (ayuntamiento, diputación, etc.) para facturarle electrónicamente. Los facilita el propio organismo. Necesarios para el botón Firmar FacturaE de e-Factura. |
| Cobrar | Abre el cobro con el cliente preseleccionado (sección Cobros pendientes). |
Pestaña Venta
| Campo (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Descuento Cliente | Porcentaje de descuento que se aplica por defecto en sus ventas. |
| Observación visible en Presupuesto | Texto que aparece en los presupuestos del cliente. |
| Observación visible en OT | Texto que aparece en las órdenes de trabajo. |
| Observación visible en Albarán | Texto que aparece en los albaranes. |
| Observación visible en Factura | Texto que aparece en las facturas. |
Pestaña Actividades (Lead, PRO)
| Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo (todos) | Filtra las actividades por tipo (llamada, email, reunión, visita). |
| Buscar texto... | Busca texto dentro de las actividades. |
| Añadir nueva actividad... | Campo para escribir una nueva actividad. |
| Añadir | Guarda la actividad escrita. |
Conceptos clave
- Cliente y Proveedor: un mismo registro puede actuar como cliente (compra a la empresa) y/o proveedor (vende a la empresa). Se marca con los checkboxes Cliente y Proveedor.
- Lead (CRM): prospecto o potencial cliente para seguimiento comercial. Requiere plan PRO y habilita la pestaña Actividades.
- Nombre comercial: denominación con la que el cliente opera en el mercado.
- Nombre fiscal: razón social registrada que sale en facturas y documentos oficiales.
- NIF: número de identificación fiscal del cliente (CIF para empresas). Un cliente sin NIF/CIF hace que sus facturas se emitan como Factura simplificada.
- Factura simplificada: factura ordinaria (no abono, no rectificativa) que CotizaPrint marca sola como simplificada porque el cliente del documento no tiene CIF/NIF o es el cliente genérico / contado de Configuración → Venta. Se ve en la columna Tipo del listado de Facturas (fucsia) y como sello FACTURA SIMPLIFICADA en el impreso. Ver Venta.
- Datos de Facturación: nombre fiscal, dirección fiscal, NIF e impuesto predeterminado. Es lo que se vuelca en los documentos de venta. Está separado del bloque Básico para mayor claridad.
- Comercial: usuario responsable de la relación con el cliente.
- Forma de pago / Día de pago: cómo y cuándo se cobra. Se propagan automáticamente a los documentos abiertos del cliente.
- Mandato para remesas bancarias: autorización del cliente para domiciliar sus facturas por SEPA.
- BIC/SWIFT: código internacional del banco para transferencias.
- Cobros pendientes: importe total de documentos del cliente que aún no están cobrados por completo.
- Descuento Cliente: porcentaje que se aplica automáticamente en presupuestos y pedidos del cliente.
- Actividad: sector económico del cliente (comercio, industria, servicios…), para segmentar.
- Cómo nos conoció?: canal por el que el cliente llegó a la empresa.
- Actividades: histórico de interacciones del comercial con el cliente (llamadas, emails, reuniones, visitas). Solo para leads (PRO).
- Tipo de vía: clasificación de la vía de una dirección (Calle, Avenida, Plaza, Carretera…).
- Estado (cliente): Activado (operativo) o Desactivado (inactivo; no sale en las listas normales).
- Riesgo cliente: nivel de riesgo asignado al cliente para control financiero.
Funciones según plan
- PRO: checkbox Lead (CRM) y pestaña Actividades habilitados.
Permisos
- Requiere
access_cliente. - La pestaña Estadística requiere además el permiso de estadística (
access_stat).
Preguntas frecuentes
¿Puedo poner un descuento por defecto a un cliente (incluso 0)?
Sí. En la ficha del cliente, pestaña Venta, sección Condición de Venta, rellena Descuento Cliente (en %). Ese descuento se aplica automáticamente a las líneas nuevas de sus presupuestos/ventas. Si quieres que un cliente no lleve descuento, deja Descuento Cliente en 0. Al cambiar el cliente de un documento, solo se recalcula el descuento de las líneas que estaban a 0 % (las que tienen descuento manual se respetan).
¿Puedo crear categorías de clientes o agruparlos por categoría?
No hay un sistema de categorías/grupos de clientes como tal. Lo más parecido es el campo Actividad de la ficha (para anotar el sector/actividad del cliente) y los filtros y buscador del listado para segmentar (por comercial, estado, etc.). Si necesitas agrupar clientes por una categoría propia para informes o filtrado, abre un ticket describiendo el caso: es una mejora a valorar.
¿Cómo creo un cliente nuevo?
En el listado pulsa Cliente y Proveedor. Se abre el modal en blanco; rellena al menos el Nombre comercial y los datos del Nombre del Contacto, marca Cliente y/o Proveedor, y pulsa Guardar.
¿Puedo crear o modificar clientes con IA?
Sí. Pulsa Añadir cliente con IA en el listado (o el botón IA de la cabecera, icono de estrellas ✨) para abrir el agente IA. Descríbele en lenguaje natural lo que quieres: crear uno o varios clientes (puedes pegar emails, firmas de correo, tarjetas de visita o datos sueltos y los detecta por separado, con sus contactos y direcciones), o modificar uno existente nombrándolo. El agente muestra un resumen y solo crea/modifica cuando pulsas Ejecutar; si nombras un cliente y hay varias coincidencias, te pregunta cuál. Ver Asistente IA.
Las facturas de este cliente me salen como "Factura simplificada". ¿Por qué?
Porque el cliente no tiene CIF/NIF: el campo NIF de su ficha (bloque Datos de Facturación) está vacío o no es un NIF español válido. Cuando pasa eso, CotizaPrint marca sus facturas ordinarias como Factura simplificada — etiqueta fucsia en la columna Tipo del listado de Facturas y sello FACTURA SIMPLIFICADA en el impreso, aunque no uses facturación electrónica. Para que salgan como factura ordinaria, abre la ficha del cliente, rellena el NIF, pulsa Guardar y vuelve a generar el impreso. Lo mismo ocurre con el cliente genérico / contado configurado en Configuración → Venta, aunque tenga NIF. Ver Venta.
¿Cómo hago que un registro sea cliente y proveedor a la vez?
En la pestaña General marca los dos checkboxes: Cliente y Proveedor. El mismo registro funcionará para compras y ventas.
¿Para qué sirve el botón "Cliente y Proveedor"?
Abre el modal "Cliente / Proveedor" vacío para dar de alta un nuevo registro.
¿Cómo importo o exporto mis clientes?
Pulsa Importar / Exportar en el listado y elige qué quieres mover: Cliente, Contacto o Dirección.
¿Qué es un "Lead" y cómo lo activo?
Un lead es un potencial cliente para seguimiento comercial. Marca el checkbox Lead (CRM) en la pestaña General. Requiere plan PRO y habilita la pestaña Actividades.
¿Por qué no veo la pestaña "Finanza"?
La pestaña Finanza y el botón de cobros solo aparecen si el registro está marcado como Cliente. Marca el checkbox Cliente y guarda.
¿Por qué no veo la pestaña "Actividades"?
Aparece solo cuando el registro está marcado como Lead (CRM), la ficha ya está guardada y el plan es PRO.
¿Para qué sirve el botón "Cobros" (o "Al día") del modal?
Muestra la situación de cobros del cliente. Si está Al día (verde) no tiene pendientes; si pone Cobros tiene importe pendiente y, al pulsarlo, abre el cobro con el cliente ya seleccionado. Solo aparece en clientes ya guardados.
Cambié la forma de pago del cliente, ¿afecta a sus OT ya abiertas?
Solo si respondes Sí a la pregunta que aparece al guardar. Si respondes No, las OT y documentos abiertos mantienen su forma/día de pago anterior y el cambio se aplica únicamente a las ventas nuevas.
Cambié la forma de pago en una venta concreta, ¿se modifica la ficha del cliente?
No. Cambiar la forma o el día de pago dentro de un documento afecta solo a ese documento; la ficha del cliente no cambia.
¿Cómo aplico un descuento fijo a un cliente?
En la pestaña Venta, rellena Descuento Cliente con el porcentaje. Se aplicará automáticamente en sus presupuestos y pedidos.
¿Dónde pongo un texto que salga siempre en las facturas de un cliente?
En la pestaña Venta, usa Observación visible en Factura (y sus equivalentes para Presupuesto, OT y Albarán).
¿Cómo añado varios contactos o direcciones a un cliente?
En la pestaña General, pulsa el botón Contacto para sumar otro contacto y el botón Dirección para sumar otra dirección. Para quitarlos usa Eliminar (contacto) o el icono wrong_location (dirección).
¿Cómo desactivo un cliente sin borrarlo?
Abre su ficha y pulsa el estado de la cabecera para dejarlo en Desactivado, o selecciónalo en el listado y usa la acción Estado. Los desactivados no salen en las listas normales pero conservan su histórico.
¿Para qué sirve el "Mandato para remesas bancarias"?
Es la autorización del cliente para domiciliar sus facturas por SEPA. En la pestaña Finanza rellenas Referencia del Mandato, Tipo del Mandato, Fecha Firma y demás datos bancarios.
¿De dónde sale el número de cuenta que aparece en el presupuesto/factura?
Del texto de observación de la forma de pago asignada al cliente, no de un campo propio del cliente. Si quieres que en transferencia salga tu cuenta y en recibo domiciliado la del cliente, configúralo en el texto de cada forma de pago. Ver Formas de pago.
No me deja elegir la forma de pago del cliente, solo sale "giro 30 días".
Tienes que crear primero los tipos de forma de pago que uses; hasta entonces solo aparece la opción por defecto. Créalos en Formas de pago y luego selecciona la que toque en la ficha del cliente.
Cambié la dirección de un cliente y en los documentos sale otra / la antigua.
Suele ser que tienes clientes duplicados y el documento se hizo con otra ficha. Revisa el listado, evita duplicados y comprueba que editas el cliente correcto (mismo id que el del documento).
¿Cómo elijo el contacto correcto de un cliente que tiene varios?
Un cliente puede tener varios contactos (los añades con el botón Contacto en la pestaña General). Cuando vayas a generar o enviar un documento, revisa en tres sitios qué contacto se está usando: el contacto seleccionado en el presupuesto (o en la venta), el de la ficha del cliente y el del documento concreto que vas a enviar. Algunos documentos toman los datos del contacto principal del cliente si no se ha especificado otro contacto. Si seleccionas un contacto y el documento acaba usando otro distinto, abre un ticket con una captura para que lo revisemos.
¿Dónde configuro las notificaciones por email (avisos de OT, albarán, factura, estado o cobro)?
Revisa el apartado de notificaciones / configuración de CotizaPrint. Las notificaciones por email pueden depender de varios niveles: la organización, el usuario, el cliente o el estado del trabajo, por lo que la opción concreta varía según el aviso. Si no encuentras dónde activar el aviso que buscas, abre el asistente o un ticket indicando qué notificación quieres (por ejemplo: OT, albarán, factura, cambio de estado o cobro) para orientarte al sitio exacto.
¿Cómo creo un cliente y lo dejo asociado al presupuesto?
Antes de crear, busca el cliente en el listado para no duplicarlo; si no existe, créalo (botón Cliente y Proveedor), completa sus datos básicos y guarda. Para que quede en su historial, selecciona ese cliente en el presupuesto al cotizar: así la venta queda ligada a su ficha. (La selección del cliente en el documento se hace desde el presupuesto/venta, ver ventas.)
¿Dónde veo los presupuestos y documentos de un cliente?
Desde el módulo de Presupuestos / Ventas filtrando por ese cliente ves su historial: cotizaciones, OT, albaranes y facturas. Desde la ficha del cliente, los botones Al día / Cobros muestran lo pendiente de cobro y la pestaña Estadística sus datos. El listado de ventas por cliente vive en ventas.
Si cambio el cliente en un presupuesto, ¿cambia también en la OT?
Depende del flujo. Si el presupuesto ya generó la OT, cambiar el cliente en el presupuesto puede requerir actualizar también la OT. Si ves que no se actualiza y debería, documenta el caso con una captura y abre un ticket. (No confundir con la propagación de forma/día de pago, que sí tiene su propia lógica al guardar el cliente.)
¿A qué correo se envía un presupuesto o factura y puedo elegirlo?
El envío usa el email del contacto del cliente. Revisa en la ficha que el contacto correcto tenga su email, y al enviar selecciona ese contacto si la pantalla lo permite. Si el cliente tiene varios contactos y no te deja elegir el correo en el envío, puede ser una mejora de experiencia: indícalo en un ticket. (El envío del documento se hace desde ventas; esto es distinto de las notificaciones automáticas por email.)