Contadores (numeración)

Qué es

Numeración secuencial de los documentos comerciales: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y sus variantes (abonos, rectificativas).

Para qué sirve

• Definir el prefijo que aparece antes del número en cada documento (ej. FAC, 2025-).
• Fijar el valor actual de cada contador, para que el siguiente documento empiece en el número que tú decidas.
• Elegir cuántos dígitos se muestran (los ceros a la izquierda).
• Dar numeración propia y separada a las facturas de abono y a las rectificativas (requisito fiscal habitual).

Cómo se usa

1. Pulsa tu nombre de usuario (arriba a la derecha) para abrir Configuración y pulsa Contadores: se abre la ventana Contador. Desde e-Factura, el botón Series de factura abre la misma ventana.
2. Escribe los prefijos y el valor actual de cada contador.
3. Ajusta la cantidad de dígitos si quieres más o menos ceros a la izquierda.
4. Pulsa Guardar.
5. Lee el aviso que aparece: los cambios solo afectan a documentos futuros.

Prefijos

Sección Prefijos de la ventana. Cada tipo de documento tiene su propio prefijo.

Contadores de documentos

Cada tipo lleva su contador independiente. El backend lo incrementa automáticamente al crear cada documento; aquí solo defines su valor actual.

Facturas de abono y rectificativas

Las facturas de abono (devolución) y las rectificativas (corrección) llevan su propia secuencia y su propio prefijo, separados de las facturas normales. Sus prefijos están en la sección Prefijos; sus contadores, en la sección Facturas de abono y rectificativas.

Series de factura (hasta 5)

Las facturas normales pueden numerarse en hasta 5 series, cada una con su nombre, su prefijo y su contador. Ejemplo: Serie 1 · General para la facturación habitual y Serie 2 · Mostrador con prefijo T para los tickets.

• Serie 1 es la de siempre (antes Prefijo contador para las facturas y Contador para las facturas). Con plan Full o facturación electrónica sale en su propia sección Serie de factura 1 con nombre, prefijo y próximo número. Está siempre activa; sin nombre se llama «General».
• Series 2 a 5: disponibles con el plan Full o con el módulo de facturación electrónica contratado (cualquiera: TicketBAI, VERIFACTU, FacturaE o los de Latinoamérica). Sin ninguno de los dos se ven bloqueadas con el aviso «Disponible con el plan Full o el módulo de facturación electrónica.»*
• Los abonos y las rectificativas no cambian: siguen con su contador y su prefijo propios, sea cual sea la serie de la factura original.

Reglas al guardar:

• Dos series activas no pueden tener el mismo prefijo, ni uno que sea el otro seguido de números (F y F1): darían el mismo número. Tampoco pueden coincidir con el prefijo de abonos o rectificativas.
• Si el próximo número ya lo tiene otra factura de la serie, el sistema lo salta y usa el siguiente libre: nunca repite un número.
• Con varios usuarios facturando a la vez no hay números repetidos ni huecos: el número se asigna en el momento de guardar la factura.

Botones y acciones — para qué sirve cada uno

Conceptos clave

• Contador: número secuencial que se incrementa automáticamente cada vez que se crea un presupuesto, orden de trabajo, albarán o factura. El valor actual se configura a mano en este módulo.
• Prefijo: texto que aparece antes del número del contador. Ej. si el prefijo es FAC y el contador es 001, el documento se identifica como FAC001.
• Id interno: identificador único del sistema para referencias internas. Es distinto del ID de documento visible al cliente (presupuesto, factura, etc.).
• Factura de abono: documento que rectifica un cargo previo (devuelve dinero al cliente). Tiene su propio contador independiente y su propio prefijo.
• Factura rectificativa: documento que corrige errores o modificaciones de una factura anterior sin alterar la original. Tiene su propio contador independiente y su propio prefijo.
• Dígitos del contador: cuántas cifras se muestran en el número, rellenando con ceros a la izquierda. Ej. 8 dígitos → 00000001. Rango de 4 a 30.
• Aplica solo a documentos futuros: cambiar un contador o prefijo aquí no reescribe los documentos ya emitidos; solo afecta a los que se creen después. Para retocar un documento concreto ya generado se usa el Ajustador de contadores.

Aviso al guardar

Cuando pulsas Guardar aparece un aviso recordándote que los cambios solo afectan a documentos futuros. Los documentos ya emitidos mantienen su número.

Permisos

• Requiere contador_edit.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cambio el prefijo de mis facturas?

Con plan Full o facturación electrónica, en la sección Serie de factura 1 cambia Prefijo de la serie (máx 15 caracteres). Sin ellos, en la sección Prefijos cambia Prefijo contador para las facturas (máx 15 caracteres). Pulsa Guardar. Cada documento tiene su prefijo: presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y pedidos de compra se cambian en sus propios campos de Prefijos.

Mi numeración va por FAC123 y necesito que sea 2025-0001.

Pon 2025- como prefijo de las facturas (Prefijo de la serie en Serie de factura 1, o Prefijo contador para las facturas si no tienes series). En Cantidad de unidad mostrado en el contador elige 4. Después ajusta el número: Próximo número de la serie en la serie 1, o Contador para las facturas (el siguiente será este + 1; pon 0 para empezar en 2025-0001).

¿Para qué sirve el campo "Cantidad de unidad mostrado en el contador"?

Define cuántos dígitos se muestran en el número, rellenando con ceros a la izquierda. Ej. 8 muestra desde 00000001 hasta 99999999. Admite de 4 a 30 dígitos.

¿Qué es un "Id interno" y en qué se diferencia del número de factura?

El Id interno es el identificador del sistema para referencias internas; no es lo que ve el cliente. El número de documento (presupuesto, factura...) es el visible. Su prefijo se configura en Prefijo contador para los ids internos (máx 15 caracteres).

¿Para qué sirve el botón "Guardar"?

Guarda los cambios de la configuración de contadores y muestra un aviso confirmando que aplican solo a documentos futuros. Los documentos ya emitidos conservan su número.

¿Para qué sirve el botón "Cerrar"?

Cierra la ventana de configuración sin guardar. Si has cambiado algo y no quieres aplicarlo, usa Cerrar en lugar de Guardar.

Quiero que mis abonos tengan numeración propia, distinta a las facturas normales.

Es lo normal. En Prefijo contador para los ids de las facturas de abonos pon AB- y en Contador para las facturas de abonos el siguiente abono que vayas a emitir. Los abonos llevarán AB-001, AB-002, independientes de las facturas normales.

¿Las rectificativas necesitan numeración propia?

Sí, fiscalmente. Por eso tienen Prefijo contador para los ids de las facturas de rectificativas y Contador para las facturas de rectificativas separados. Configura RF- o R- y su contador.

Si cambio un contador a un número menor, ¿se reescriben las facturas ya hechas?

No, pero provoca colisión. Si pones el contador en 1 y ya emitiste FAC0001, la siguiente factura intentará crear otro FAC0001. Usa siempre números mayores o consulta antes con soporte.

Salté un número por error o quiero corregir un documento concreto.

Desde aquí no se puede (este módulo solo cambia los futuros). Para ajustar un documento ya generado usa el Ajustador de contadores (requiere PRO).

Cambié los contadores pero los documentos antiguos siguen igual.

Es lo esperado. Los cambios aplican solo a documentos futuros; los ya emitidos mantienen su número. Por eso aparece el aviso al pulsar Guardar.

Pongo el prefijo 26/ para el año y me sale dos veces el "26" (26/26...).

El prefijo es solo texto visual que se antepone al número; no se guarda como parte de la serie. Si tu numeración ya incluía el año, al añadir 26/ se duplica. La recomendación es no meter el año en el prefijo sino en el contador: 2025 → 25XXXXXXXX o 5XXXXXX. Así cada año cambias el contador sin duplicar dígitos.

Cada año quiero reiniciar la numeración y cambiar el prefijo, pero sin afectar a los documentos de años anteriores.

El prefijo no se guarda por documento, así que al cambiarlo afecta a la visualización de todos. Lo habitual en ERPs es incorporar el año dentro del contador (ej. 26000001) y poner el contador a cero al inicio del año. Para reordenar series ya creadas, usa el editor/ajustador de contadores.

Se me duplicó un número de factura.

Suele venir de un reseteo de contador por debajo de lo ya emitido, o de un volcado de datos. Comprueba en qué número está el contador frente a la última factura real y ajústalo a un número mayor. Para los documentos ya duplicados, usa el Ajustador de contadores.

¿Puedo numerar las ventas de mostrador en una serie y las facturas normales en otra?

Sí, con el plan Full o el módulo de facturación electrónica. En Configuración → Contadores, en Serie de factura 2, pon el nombre (p. ej. Mostrador), un prefijo (p. ej. T) y el Próximo número de la serie, y pulsa Guardar. Con el nombre puesto la serie ya queda activa. A partir de entonces, cada vez que se crea una factura se pregunta en qué serie va.

¿Cuántas series puedo tener?

Hasta 5: la serie 1 (la de siempre) y las series 2 a 5.

No me deja tocar las series 2 a 5.

Son del plan Full o del módulo de facturación electrónica. Con cualquiera de los dos se desbloquean.

¿Por qué no me pregunta la serie al facturar?

Solo pregunta si tienes más de una serie activa (una serie 2-5 está activa cuando tiene nombre) y plan Full o facturación electrónica. Con una sola, la factura va directa a la serie 1.

¿En qué serie van los abonos y las rectificativas?

En la suya de siempre (Contador para las facturas de abonos / de rectificativas), sea cual sea la serie de la factura original.