Qué es
Numeración secuencial de los documentos comerciales: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y sus variantes (abonos, rectificativas).
Para qué sirve
- Definir el prefijo que aparece antes del número en cada documento (ej.
FAC,2025-). - Fijar el valor actual de cada contador, para que el siguiente documento empiece en el número que tú decidas.
- Elegir cuántos dígitos se muestran (los ceros a la izquierda).
- Dar numeración propia y separada a las facturas de abono y a las rectificativas (requisito fiscal habitual).
Cómo se usa
- Abre el módulo desde Configuración → Contadores.
- Escribe los prefijos y el valor actual de cada contador.
- Ajusta la cantidad de dígitos si quieres más o menos ceros a la izquierda.
- Pulsa Guardar.
- Lee el aviso que aparece: los cambios solo afectan a documentos futuros.
Prefijos generales
| Campo | Tipo | Para qué sirve | Default |
|---|---|---|---|
| Prefijo contador para presupuesto, orden de trabajo, albarán y factura (máx 15 caracteres) | Texto (máx 15) | Caracteres que preceden al número en presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y facturas. Ej. FAC00001, 2025-0001. | # |
| Prefijo contador para los ids internos (máx 15 caracteres) | Texto (máx 15) | Prefijo para los identificadores internos del sistema (no visible al cliente en los documentos). | # |
| Cantidad de unidad mostrado en el contador, ej: 8 implica 00000001-99999999 | Número (4 a 30) | Cuántos dígitos se muestran en el número. Ej. 8 → 00000001 hasta 99999999. | 8 |
Contadores por tipo de documento
Cada tipo lleva su contador independiente. El backend lo incrementa automáticamente al crear cada documento; aquí solo defines su valor actual.
| Documento | Campo (texto en pantalla) | Qué hace |
|---|---|---|
| Presupuesto | Contador para los presupuesto | Valor actual del contador de presupuestos/ofertas. El próximo será este + 1. |
| Orden de trabajo (OT) | Contador para los ordenes de trabajo | Valor actual del contador de órdenes de trabajo. El próximo será este + 1. |
| Albarán | Contador para los albaranes | Valor actual del contador de albaranes. El próximo será este + 1. |
| Factura normal | Contador para las facturas | Valor actual del contador de facturas normales. El próximo será este + 1. |
Variantes especiales de factura
Las facturas de abono (devolución) y las rectificativas (corrección) llevan su propia secuencia y su propio prefijo, separados de las facturas normales.
| Campo (texto en pantalla) | Tipo | Para qué sirve | Default |
|---|---|---|---|
| Prefijo contador para los ids de las facturas de abonos | Texto (máx 15) | Prefijo que aparece en las facturas de abono. | AB |
| Contador para las facturas de abonos | Número | Valor actual de la secuencia de abonos. El próximo será este + 1. | 1 |
| Prefijo contador para los ids de las facturas de rectificativas | Texto (máx 15) | Prefijo que aparece en las facturas rectificativas. | RF |
| Contador para las facturas de rectificativas | Número | Valor actual de la secuencia de rectificativas. El próximo será este + 1. | 1 |
Botones y acciones — para qué sirve cada uno
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| Prefijo contador para presupuesto, orden de trabajo, albarán y factura (máx 15 caracteres) | Establece el prefijo que aparecerá antes del número en presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y facturas. Máximo 15 caracteres. |
| Prefijo contador para los ids internos (máx 15 caracteres) | Establece el prefijo para los identificadores internos del sistema (referencia interna, no visible al cliente). Máximo 15 caracteres. |
| Cantidad de unidad mostrado en el contador, ej: 8 implica 00000001-99999999 | Define cuántos dígitos se muestran en el contador (ej. 8 dígitos = 00000001 hasta 99999999). Rango de 4 a 30 dígitos. |
| Contador para los presupuesto | Define el valor actual del contador de presupuestos/ofertas. Se incrementa automáticamente al crear nuevos presupuestos. |
| Contador para los ordenes de trabajo | Define el valor actual del contador de órdenes de trabajo. Se incrementa automáticamente al crear nuevas órdenes. |
| Contador para los albaranes | Define el valor actual del contador de albaranes. Se incrementa automáticamente al crear nuevos albaranes. |
| Contador para las facturas | Define el valor actual del contador de facturas normales. Se incrementa automáticamente al crear nuevas facturas. |
| Prefijo contador para los ids de las facturas de abonos | Establece el prefijo que aparecerá en las facturas de abono. Máximo 15 caracteres. |
| Contador para las facturas de abonos | Define el valor actual del contador de facturas de abono. Se incrementa automáticamente al crear nuevas facturas de abono. |
| Prefijo contador para los ids de las facturas de rectificativas | Establece el prefijo que aparecerá en las facturas rectificativas. Máximo 15 caracteres. |
| Contador para las facturas de rectificativas | Define el valor actual del contador de facturas rectificativas. Se incrementa automáticamente al crear nuevas facturas rectificativas. |
| Cerrar | Cierra la configuración de contadores sin guardar los cambios. |
| Guardar | Guarda los cambios en la configuración de contadores y muestra un aviso confirmando que los cambios aplican solo a documentos futuros. |
Conceptos clave
- Contador: número secuencial que se incrementa automáticamente cada vez que se crea un presupuesto, orden de trabajo, albarán o factura. El valor actual se configura a mano en este módulo.
- Prefijo: texto que aparece antes del número del contador. Ej. si el prefijo es
FACy el contador es001, el documento se identifica comoFAC001. - Id interno: identificador único del sistema para referencias internas. Es distinto del ID de documento visible al cliente (presupuesto, factura, etc.).
- Factura de abono: documento que rectifica un cargo previo (devuelve dinero al cliente). Tiene su propio contador independiente y su propio prefijo.
- Factura rectificativa: documento que corrige errores o modificaciones de una factura anterior sin alterar la original. Tiene su propio contador independiente y su propio prefijo.
- Dígitos del contador: cuántas cifras se muestran en el número, rellenando con ceros a la izquierda. Ej. 8 dígitos →
00000001. Rango de 4 a 30. - Aplica solo a documentos futuros: cambiar un contador o prefijo aquí no reescribe los documentos ya emitidos; solo afecta a los que se creen después. Para retocar un documento concreto ya generado se usa el Ajustador de contadores.
Aviso al guardar
Cuando pulsas Guardar aparece un aviso recordándote que los cambios solo afectan a documentos futuros. Los documentos ya emitidos mantienen su número.
Permisos
- Requiere
contador_edit.
Preguntas frecuentes
¿Cómo cambio el prefijo de mis facturas?
En Prefijo contador para presupuesto, orden de trabajo, albarán y factura (máx 15 caracteres) escribe el texto que quieras (máx 15 caracteres) y pulsa Guardar. Ese prefijo se usa para presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y facturas normales.
Mi numeración va por FAC123 y necesito que sea 2025-0001.
En Prefijo contador para presupuesto, orden de trabajo, albarán y factura pon 2025-. En Cantidad de unidad mostrado en el contador pon 4. En Contador para las facturas pon 0 (o el número que toque). El siguiente saldrá 2025-0001.
¿Para qué sirve el campo "Cantidad de unidad mostrado en el contador"?
Define cuántos dígitos se muestran en el número, rellenando con ceros a la izquierda. Ej. 8 muestra desde 00000001 hasta 99999999. Admite de 4 a 30 dígitos.
¿Qué es un "Id interno" y en qué se diferencia del número de factura?
El Id interno es el identificador del sistema para referencias internas; no es lo que ve el cliente. El número de documento (presupuesto, factura...) es el visible. Su prefijo se configura en Prefijo contador para los ids internos (máx 15 caracteres).
¿Para qué sirve el botón "Guardar"?
Guarda los cambios de la configuración de contadores y muestra un aviso confirmando que aplican solo a documentos futuros. Los documentos ya emitidos conservan su número.
¿Para qué sirve el botón "Cerrar"?
Cierra la ventana de configuración sin guardar. Si has cambiado algo y no quieres aplicarlo, usa Cerrar en lugar de Guardar.
Quiero que mis abonos tengan numeración propia, distinta a las facturas normales.
Es lo normal. En Prefijo contador para los ids de las facturas de abonos pon AB- y en Contador para las facturas de abonos el siguiente abono que vayas a emitir. Los abonos llevarán AB-001, AB-002, independientes de las facturas normales.
¿Las rectificativas necesitan numeración propia?
Sí, fiscalmente. Por eso tienen Prefijo contador para los ids de las facturas de rectificativas y Contador para las facturas de rectificativas separados. Configura RF- o R- y su contador.
Si cambio un contador a un número menor, ¿se reescriben las facturas ya hechas?
No, pero provoca colisión. Si pones el contador en 1 y ya emitiste FAC0001, la siguiente factura intentará crear otro FAC0001. Usa siempre números mayores o consulta antes con soporte.
Salté un número por error o quiero corregir un documento concreto.
Desde aquí no se puede (este módulo solo cambia los futuros). Para ajustar un documento ya generado usa el Ajustador de contadores (requiere PRO).
Cambié los contadores pero los documentos antiguos siguen igual.
Es lo esperado. Los cambios aplican solo a documentos futuros; los ya emitidos mantienen su número. Por eso aparece el aviso al pulsar Guardar.
Pongo el prefijo 26/ para el año y me sale dos veces el "26" (26/26...).
El prefijo es solo texto visual que se antepone al número; no se guarda como parte de la serie. Si tu numeración ya incluía el año, al añadir 26/ se duplica. La recomendación es no meter el año en el prefijo sino en el contador: 2025 → 25XXXXXXXX o 5XXXXXX. Así cada año cambias el contador sin duplicar dígitos.
Cada año quiero reiniciar la numeración y cambiar el prefijo, pero sin afectar a los documentos de años anteriores.
El prefijo no se guarda por documento, así que al cambiarlo afecta a la visualización de todos. Lo habitual en ERPs es incorporar el año dentro del contador (ej. 26000001) y poner el contador a cero al inicio del año. Para reordenar series ya creadas, usa el editor/ajustador de contadores.
Se me duplicó un número de factura.
Suele venir de un reseteo de contador por debajo de lo ya emitido, o de un volcado de datos. Comprueba en qué número está el contador frente a la última factura real y ajústalo a un número mayor. Para los documentos ya duplicados, usa el Ajustador de contadores.