Qué es
Pantalla para llevar el control del dinero cobrado. Se abre la caja al empezar indicando el dinero con el que arrancas, se van registrando los cobros durante el turno, y al final se cierra la caja contando el dinero real. La pantalla te dice cuánto debería haber y, si no coincide, guarda la diferencia.
Cada caja se define por las formas de pago que recoge, así que puedes llevar por separado la caja de efectivo, la caja de TPV y la caja de banco. Cada cobro entra solo en la caja que tenga su forma de pago.
Está en el menú Venta → Caja (/caja). Disponible solo en el plan Full: con un plan inferior la pantalla muestra un aviso con el distintivo del plan requerido.
Para qué sirve
- Saber en todo momento cuánto dinero debería haber en cada caja.
- Separar el dinero por dónde entra: efectivo en el cajón, tarjeta en el datáfono, transferencias en el banco.
- Ver los cobros del turno desglosados por forma de pago.
- Detectar descuadres al cerrar: si falta o sobra, queda registrado con la diferencia exacta.
- Registrar el dinero que entra o sale sin ser una venta: retiradas, gastos pagados de la caja, aportes.
- Consultar el historial de cierres, con resumen semanal y mensual.
Cómo activarlo
El módulo viene desactivado de fábrica:
- Entra en Caja desde el menú Venta (
/caja), con plan Full. - La página muestra la pantalla "Módulo de caja" con el botón Activar caja.
- Púlsalo y el módulo queda activo.
También se activa desde Configuración → Caja, con la opción Activar el módulo de caja.
Cómo se usa
1. Crear las cajas y decirles qué recogen
Pulsa Configuración. Ahí se gestiona todo de una vez:
- Pulsa Crear caja (junto al título de la sección), escribe el Nombre de la caja y confirma. Lo habitual es una por tipo de dinero: "Efectivo", "TPV", "Banco".
- En cada caja, marca las formas de pago que recoge. Los cobros con esas formas de pago entrarán en ella y contarán en su recuento.
- Si asignas una forma de pago que ya recogía otra caja, se te ofrece moverla: una forma de pago solo puede estar en una caja, o el mismo cobro se contaría dos veces.
Si una forma de pago se queda sin caja, la pantalla lo avisa: sus cobros no entrarán en ningún recuento.
2. Abrir la caja
Al empezar el turno, escribe en Importe inicial el dinero con el que arrancas (el cambio que dejas en el cajón) y pulsa Abrir caja.
3. Durante el turno
Cobra con normalidad desde las pantallas de venta: no hay que indicar nada, cada cobro entra solo en la caja que tenga su forma de pago. Arriba verás cuatro indicadores que se actualizan:
- Importe inicial — con lo que abriste.
- Cobrado en el turno — todo lo cobrado con las formas de pago de esta caja.
- Movimientos — el saldo de entradas y salidas manuales.
- Debería haber en caja — lo que tienes que encontrar al contar.
Debajo, la tabla Cobros por forma de pago desglosa cada forma de pago con su número de operaciones y su importe.
Si cobras con la caja cerrada, ese cobro no se pierde: lo recoge el siguiente turno de su caja al abrirlo, y la pantalla te avisa. El dinero está en el cajón, así que tiene que aparecer en algún recuento.
4. Registrar un movimiento (opcional)
Si sacas o metes dinero sin que sea una venta, pulsa Movimiento, elige Salida (retirada, gasto) o Entrada (aporte), pon el importe y un concepto, y guarda. El movimiento ajusta lo que debería haber en caja.
5. Cerrar la caja
Cuenta el dinero del cajón y escríbelo en Dinero contado. Debajo verás al momento si cuadra, si sobra o si falta, y cuánto. Pulsa Cerrar caja y confirma.
El turno se cierra aunque no cuadre: la diferencia se guarda como descuadre y queda visible en el historial. Puedes añadir Observaciones para explicar el motivo.
6. Consultar los cierres anteriores
Al final de la pantalla, Cierres anteriores lista todos los turnos de esa caja, esté abierta o cerrada. Cada línea empieza por su Estado, para ver de un vistazo cómo acabó el día:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Cuadrada | Lo contado coincidió con lo esperado. |
| Sobra | Había más dinero del esperado. La diferencia sale en positivo. |
| Falta | Había menos dinero del esperado. La diferencia sale en negativo. |
| Abierto | Es el turno en curso, todavía sin contar. |
Junto al estado se ven la apertura, el cierre, el importe inicial, el esperado, el contado, la diferencia y las observaciones que se anotaron al cerrar. La cabecera resume cuántos cierres hay y cuántos tuvieron diferencia.
Cada fila tiene los botones Editar y Eliminar:
- Editar abre el turno para corregir sus fechas, importes y observaciones. Del turno abierto solo se edita la apertura.
- Eliminar borra el turno y sus movimientos (con confirmación). Si el turno tiene cobros, se pregunta qué hacer con ellos: meterlos en el turno abierto (si es el turno inmediatamente posterior), guardarlos para el siguiente turno (los recoge la próxima apertura de fechas cercanas) o dejarlos fuera de los recuentos. Si entre el turno borrado y el actual hay otros turnos, los cobros quedan fuera y el periodo se puede reconstruir con Añadir turno. Los cobros nunca se borran: siguen en sus documentos.
Con Añadir turno (en la cabecera del historial) se registra un cierre manual a cualquier fecha: fecha y hora de apertura y cierre, importe inicial, esperado, contado y observaciones. La diferencia se calcula sola.
Qué cuenta para el recuento
Todo lo cobrado con las formas de pago de esa caja. Si la caja de TPV recoge Tarjeta y Bizum, su recuento es el total del datáfono, que contrastas contra su liquidación; si la caja de efectivo recoge Efectivo, su recuento es el dinero del cajón.
Por eso importa qué formas de pago tiene asignada cada caja: es lo que decide dónde cae cada cobro. Se configura en Configuración, dentro de la propia pantalla de Caja.
Si al cerrar te sale un descuadre grande y siempre en la misma dirección, revisa las formas de pago de esa caja: es la causa más habitual.
Además, cada forma de pago puede marcarse como efectivo directamente en la Configuración de caja, en la sección Formas de pago (también desde Configuración → Parametrización → Método de pago, con la opción Es efectivo). Sirve para distinguir en el desglose el dinero físico del digital: solo el efectivo cuenta en el recuento del cajón.
Método de pago con el que arranca un cobro
En la sección Formas de pago de la Configuración de caja se elige con qué método de pago sale rellenado un cobro nuevo:
- El de la ficha del cliente — usa el método habitual guardado en la ficha del cliente. Si el cliente no tiene método fijado, se usa el último de este equipo.
- El último usado en este equipo — repite el último método con el que se cobró desde este equipo/navegador.
La preferencia vale para toda la empresa; el último método usado se recuerda en cada equipo/navegador. Al editar un cobro ya guardado se respeta siempre su método original.
Ocultar una caja
Si una caja ya no se usa, no se borra: se oculta. En la Configuración de caja, cada caja tiene el botón Ocultar (pide confirmación):
- La caja desaparece de la pantalla de Caja, pero su historial de cierres se conserva.
- Suelta sus formas de pago, para que puedas asignarlas a otra caja.
- No se puede ocultar una caja con el turno abierto: ciérralo antes.
- La caja oculta sigue visible en la Configuración con el distintivo Oculta y el botón Mostrar la reactiva cuando quieras.
Una caja sin ningún turno registrado sí se puede borrar del todo con el botón Eliminar (con confirmación). Si tiene turnos, la app lo impide y remite a Ocultar.
Resumen diario por correo
En Configuración → Caja puedes activar el envío del cierre de caja por correo al final de cada jornada, con el desglose de los cobros del día:
- Enviar por correo el cierre de caja al final de cada jornada — activa el envío.
- Hora de fin de jornada — a qué hora se manda.
- Días de jornada — Lunes a viernes, Lunes a sábado o Todos los días. Los demás días no se envía.
- Qué incluir en el resumen — marca si quieres ver además las ofertas, pedidos, albaranes y facturas cerradas ese día. Puedes marcar los cuatro.
Este apartado estaba antes en Configuración → Notificación; ahora vive junto al resto de opciones de caja.
Botón / Acción → para qué sirve
| Botón / Acción | Para qué sirve |
|---|---|
| Activar caja | Activa el módulo la primera vez. |
| Configuración | Abre la ventana única donde se gestionan todas las cajas, sus formas de pago y el aviso por correo. |
| Nueva caja / Crear caja | Crea otra caja (por ejemplo una para efectivo y otra para TPV). |
| Renombrar | Cambia el nombre de una caja. |
| Ocultar | Deshabilita la caja sin borrarla: deja de mostrarse, suelta sus formas de pago y conserva su historial. |
| Mostrar | Reactiva una caja oculta. |
| Eliminar (en Configuración de caja) | Borra del todo una caja sin turnos registrados. Con turnos, usar Ocultar. |
| Formas de pago en efectivo (sección de Configuración de caja) | Marca qué métodos cuentan como dinero físico; los marcados muestran "· Efectivo". |
| Método de pago de un cobro nuevo (sección de Configuración de caja) | Elige con qué método sale rellenado un cobro nuevo. |
| Añadir turno | Registra un cierre manual a cualquier fecha, con sus importes y observaciones. |
| Editar (en Cierres anteriores) | Corrige fechas, importes y observaciones de un turno. |
| El de la ficha del cliente | El cobro nuevo sale con el método habitual del cliente; si no tiene, con el último usado en este equipo. |
| El último usado en este equipo | El cobro nuevo repite el último método con el que se cobró desde este equipo. |
| Cierres / Semanal / Mensual | Cambia la vista del historial: cierre a cierre, agrupado por semana o por mes. |
| Abrir caja | Empieza el turno con el importe inicial indicado. |
| Importe inicial | Dinero con el que arrancas el turno. |
| Movimiento | Abre el formulario para registrar una entrada o salida de dinero que no es una venta. |
| Entrada (aporte) | Dinero que metes en la caja. Suma a lo esperado. |
| Salida (retirada, gasto) | Dinero que sacas de la caja. Resta de lo esperado. |
| Actualizar | Vuelve a leer los cobros del turno y recalcula. |
| Dinero contado | Lo que has contado realmente al cerrar. |
| Observaciones | Nota libre para explicar un descuadre. |
| Cerrar caja | Cierra el turno y guarda el descuadre si lo hay. |
| Eliminar (en Cierres anteriores) | Borra ese cierre del historial, con confirmación. Los cobros del turno no se tocan. |
| Es efectivo (en Método de pago) | Marca si ese medio de cobro entra físicamente en la caja. |
Glosario / Conceptos clave
- Turno — periodo entre abrir y cerrar la caja. Normalmente coincide con la jornada, pero puedes abrir y cerrar varias veces al día.
- Importe inicial (o base de caja) — dinero con el que empieza el turno.
- Debería haber en caja (esperado) — importe inicial + cobros en efectivo + entradas − salidas.
- Dinero contado — lo que realmente hay al contar el cajón.
- Descuadre — diferencia entre contado y esperado. Positivo = sobra; negativo = falta.
- Movimiento de caja — entrada o salida de dinero que no procede de una venta.
- Es efectivo — marca del método de pago que indica si ese cobro entra físicamente en la caja.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cerrar la caja si no cuadra?
Sí. El turno se cierra igual y la diferencia se guarda como descuadre, indicando si sobra o falta. Usa Observaciones para dejar el motivo.
¿Por qué el total cobrado no coincide con lo que debería haber en caja?
Porque al esperado se le suma el importe inicial y los movimientos manuales (entradas y salidas), además de los cobros.
Cobré y no aparece en ninguna caja.
Esa forma de pago no está asignada a ninguna caja. Márcala en Configuración, dentro de la pantalla de Caja.
Cobré con la caja cerrada. ¿Se pierde ese dinero?
No. Ese cobro lo recoge el siguiente turno de su caja al abrirlo, y verás un aviso al abrir.
¿Puedo tener dos cajas abiertas a la vez?
Sí. Cada caja lleva su turno y su recuento por separado, así que puedes tener abierta la de efectivo y la de TPV al mismo tiempo.
¿Puede una forma de pago estar en dos cajas?
No: el mismo cobro se contaría dos veces. Si la asignas a otra caja, se te ofrece moverla.
¿Cómo veo cómo ha ido la semana o el mes?
En el apartado de cierres, con los botones Semanal y Mensual.
¿Puedo borrar un cierre del historial?
Sí, también el turno abierto. Cada fila tiene el botón Eliminar (pide confirmación). Si el turno tiene cobros, eliges si pasan al turno abierto, quedan para el siguiente o se quedan fuera de los recuentos; los cobros nunca se borran de sus documentos.
Me equivoqué en un cierre, ¿puedo corregirlo o recrearlo?
Sí. Editar corrige fechas, importes y observaciones. Añadir turno crea un cierre manual a la fecha que necesites.
¿Cómo borro una caja que ya no uso?
No se borra: se oculta desde la Configuración de caja, con el botón Ocultar. Conserva su historial y puedes reactivarla con Mostrar. Si tiene el turno abierto, ciérralo antes.
¿Puedo elegir con qué método de pago sale un cobro nuevo?
Sí, en la sección Formas de pago de la Configuración de caja: el de la ficha del cliente (si no tiene, el último usado) o el último usado en este equipo.
¿Dónde configuro el correo del cierre de caja?
En Configuración → Caja. Antes estaba en Configuración → Notificación.