Qué es
Edición quirúrgica del número de un documento concreto, sin afectar al resto. Útil para corregir saltos de numeración, eliminar duplicados o sincronizar con sistemas externos.
A diferencia de Contadores (que solo afecta a documentos futuros), el Ajustador modifica documentos ya emitidos.
Disponible en plan PRO.
Cómo se usa
- Pulsa tu nombre de usuario (arriba a la derecha) para abrir Configuración y, en el panel Ajustador masivo, pulsa Configurar Serie.
- Elige el documento a ajustar: Presupuesto, Orden de trabajo, Albarán o Factura. Con varias series de factura activas, se pregunta además ¿Qué serie quieres ajustar?.
- Se abre Ajustador de Contador — Presupuesto (o el documento que elijas) con los documentos del año actual, los más recientes primero.
- Escribe el número corregido en Nuevo valor de cada fila que quieras cambiar. La fila se marca y arriba sale «N cambios pendientes».
- Pulsa Guardar. Para deshacer lo escrito antes de guardar, pulsa Descartar.
Campos / columnas
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| ID | Identificador interno del documento. |
| Referencia | Nombre o referencia visible del documento. |
| Fecha | Fecha de creación del documento (la que decide el año de la serie). |
| Contador | El número actual del documento, solo lectura. Si hay un cambio pendiente en la fila, se muestra tachado. |
| Nuevo valor | Input editable al lado del valor actual: escribe aquí el número corregido. Los cambios quedan pendientes hasta pulsar Guardar. |
Filtros
- Tipo de documento (Presupuesto, Orden de trabajo, Albarán, Factura), elegido al abrir Configurar Serie.
- Año: filtra los documentos por su año de creación. Cada año lleva su propia serie de numeración, así que se trabaja un año cada vez. Por defecto aparece el año actual; la opción Todos quita el filtro. Ofrece los últimos 10 años.
- Buscar: busca por el número del documento (lo que sale en Contador).
Botones y acciones — para qué sirve cada uno
Texto literal de los controles del Ajustador. Los prefijos, los dígitos y el número de arranque de cada documento no están aquí: se cambian en la ventana Contadores y solo afectan a los documentos futuros.
| Botón / Control (texto en pantalla) | Para qué sirve |
|---|---|
| ① Configurar Serie (panel Ajustador masivo de Configuración) | Abre la elección del documento a ajustar. Plan PRO y permiso de contadores; sin ellos la casilla sale bloqueada. |
| ② Presupuesto | Abre el Ajustador de Contador — Presupuesto. |
| ③ Orden de trabajo | Abre el Ajustador de Contador — Orden de trabajo. |
| ④ Albarán | Abre el Ajustador de Contador — Albarán. |
| ⑤ Factura | Abre el Ajustador de Contador — Factura. Con varias series de factura activas, antes pregunta ¿Qué serie quieres ajustar?: una serie, Abonos y rectificativas o Todas las facturas. |
| ⑥ Cancelar (ventana Configurar Serie) | Cierra la ventana sin abrir el ajustador. |
| ⑦ Año | Selector de año en la tabla del Ajustador. Muestra solo los documentos creados ese año (cada año tiene su serie). Con Todos se ven todos los años. |
| ⑧ Buscar | Filtra la tabla por el número del documento (Contador). |
| ⑨ Propuesta IA | La IA analiza la numeración de los documentos que ves en pantalla (la página cargada, con los filtros aplicados; si se ven 25 analiza esos 25 — usa "Mostrar" para cargar más), detecta la serie vigente (el formato del documento más reciente, ej. OF000081 = prefijo OF + 6 dígitos) y propone corregir todos los que no la siguen (ej. 000080 → OF000080). La propuesta se muestra para revisar; al pulsar Aplicar se cargan como cambios pendientes y nada se guarda hasta pulsar Guardar. Conserva siempre el número de cada documento, solo unifica el formato. Requiere tener un año concreto seleccionado. |
| ⑩ Exportar Excel | Descarga un Excel con el id y el número de todos los documentos del tipo y año elegidos, para corregirlos en bloque. |
| ⑪ Importar Excel | Sube ese Excel corregido: cada fila con id y número nuevo pasa a cambio pendiente («Importadas N filas para guardar»). No guarda nada hasta pulsar Guardar. |
| ⑫ Contador (columna) | Número actual del documento, solo lectura. Si la fila tiene un cambio pendiente, sale tachado. |
| ⑬ Nuevo valor (columna) | Escribe aquí el número corregido. La fila se marca como cambio pendiente. |
| ⑭ Mostrar | Filas por página: 25, 50, 100 o 200. Al abrir marca 50, las filas que carga la tabla; al cambiarlo, la tabla vuelve a la primera página. |
| ⑮ Siguiente / Anterior | Pasan de página cuando hay más documentos que filas por página. |
| ⑯ Cancelar | Cierra el ajustador sin guardar. Los cambios pendientes se pierden. |
| ⑰ Guardar | Guarda todos los cambios pendientes. Está apagado mientras no hay ninguno. Si un número ya lo tiene otro documento, avisa «Ese número ya existe» y no guarda. |
| Descartar | Sale junto al aviso «N cambios pendientes» y deshace todo lo escrito sin guardar. |
Conceptos clave
Términos que aparecen en pantalla y que el usuario suele preguntar con estas palabras exactas.
- Prefijo: carácter o cadena de texto (máximo 15 caracteres) que se antepone al número secuencial del contador para formar el ID completo de un documento. Ejemplo: prefijo
FAC+ número00000123=FAC00000123. - Contador: secuencia numérica que se incrementa automáticamente para cada documento generado (presupuestos, facturas, albaranes, etc.) según su tipo. Cada tipo de documento lleva su propio contador.
- Presupuesto (Oferta): documento inicial donde se cotiza el trabajo o productos a entregar al cliente, identificado con un ID que empieza con el prefijo del presupuesto.
- Orden de trabajo (Pedido): documento que confirma la ejecución de un trabajo tras aceptarse el presupuesto, con su propio contador e identificador.
- Albarán: comprobante de entrega de bienes o servicios al cliente, con numeración independiente mediante su contador.
- Factura: documento legal de facturación que registra la venta de bienes o servicios, con su propio contador e ID.
- Factura de abono: documento de devolución o descuento que anula total o parcialmente una factura anterior. Tiene prefijo y contador propios.
- Factura rectificativa: documento que corrige errores de una factura anterior sin anularla. Tiene prefijo y contador propios.
- Unidad de contador: cantidad de dígitos que se muestran en el número secuencial del contador (campo "Cantidad de unidad mostrado en el contador"). Ejemplo: 8 dígitos muestra desde
00000001hasta99999999. Rango admitido: 4 a 30. - ID interno: identificador único que usa el sistema para el seguimiento interno del documento, con prefijo configurado por separado del ID que ve el cliente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo cambio el número de una factura concreta sin tocar las demás?
En Configuración → Ajustador masivo → Configurar Serie elige Factura, localiza la fila (puedes usar Buscar con su número), escribe el número nuevo en Nuevo valor y pulsa Guardar. Solo se modifica ese documento. El sistema avisa si el número nuevo ya está ocupado por otra factura.
Tengo dos facturas con el mismo número por un error. ¿Lo arreglo aquí?
Sí. Localiza la duplicada y cámbiale el número al siguiente libre. El sistema te avisa si el nuevo número también está usado.
¿Para qué sirve el campo "Cantidad de unidad mostrado en el contador"?
Ese campo no está en el Ajustador sino en la ventana Contadores. Define cuántos dígitos se muestran en el número del documento. Si pones 8, los números van de 00000001 a 99999999 (se rellenan con ceros a la izquierda). El rango admitido es de 4 a 30 dígitos. Es el formato visual de la numeración, no cambia el valor del contador.
¿Qué diferencia hay entre el "Prefijo contador para presupuesto, orden de trabajo, albarán y factura" y el "Prefijo contador para los ids internos"?
Los dos están en la ventana Contadores, no en el Ajustador. Hoy cada documento tiene su propio prefijo (Prefijo contador para los presupuestos, … para las ordenes de trabajo, … para los albaranes…), que forma el número que ve el cliente. El Prefijo contador para los ids internos es para los identificadores internos que usa el sistema para su propio seguimiento. Todos admiten máximo 15 caracteres.
¿Para qué sirven los prefijos y contadores de "facturas de abonos" y "facturas de rectificativas"?
Permiten numerar esos documentos con una serie propia, distinta de las facturas normales. Una factura de abono anula total o parcialmente una factura anterior; una factura rectificativa corrige errores sin anularla. Cada una tiene su "Prefijo contador para los ids..." y su "Contador para las facturas de..." en la ventana Contadores para arrancar la numeración donde necesites. En el Ajustador, con varias series de factura, las corriges eligiendo Abonos y rectificativas.
¿Desde qué número empezará a numerar un tipo de documento?
Lo fijas en la ventana Contadores, en el campo "Contador para los..." correspondiente (presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes, facturas, abonos o rectificativas). El valor que escribas es el punto de arranque de esa serie. El Ajustador solo corrige documentos ya creados.
Pulsé "Guardar" en la configuración de contadores. ¿Cambian los documentos que ya tenía?
No. Guardar inicializa el sistema con la nueva configuración, pero los cambios solo aplican a documentos futuros. Para corregir documentos históricos usa el Ajustador: escribe el número en Nuevo valor de cada fila y pulsa Guardar, o hazlo en bloque con Exportar Excel / Importar Excel.
Salté del 50 al 55. ¿Puedo renumerar todas las facturas?
Es posible pero delicado fiscalmente. Renumerar facturas ya emitidas puede tener consecuencias legales. Consulta con un asesor antes de hacerlo masivo.
Necesito que mi factura FAC100 sea 2025-0100.
En el Ajustador de Factura, busca FAC100, escribe 2025-0100 en Nuevo valor y pulsa Guardar. Si el cambio aplica a todas las facturas futuras, ajusta también el prefijo en Contadores.
¿El botón "Cancelar" guarda lo que escribí?
No. Cancelar (igual que la X de la ventana) cierra el ajustador y descarta los cambios pendientes. Para conservarlos usa Guardar.
Tengo que cambiar muchos números. ¿Tengo que hacerlo fila a fila?
No. Pulsa Exportar Excel, corrige la columna del número en el Excel (sin tocar el id), y súbelo con Importar Excel: las filas pasan a cambios pendientes («Importadas N filas para guardar»). Revísalas y pulsa Guardar.
Mis presupuestos tienen numeraciones mezcladas (unos con prefijo, otros sin él, con distintos ceros). ¿Cómo los unifico?
En el Ajustador selecciona el tipo de documento y el Año (cada año lleva su serie) y pulsa Propuesta IA. La IA detecta la serie vigente por el último documento y propone la corrección de todos los anteriores (ej. si el último es OF000081, propone 000080 → OF000080). Revisa la lista, pulsa Aplicar y después Guardar.
¿La Propuesta IA cambia los números de mis documentos?
No. Conserva el número de cada documento y solo unifica el formato (prefijo y ceros a la izquierda) con la serie vigente. Además no guarda nada por sí sola: las correcciones quedan como cambios pendientes que tú revisas y guardas. Puedes darle otra instrucción (ej. otro prefijo) escribiéndola en el propio asistente.
¿Esto cambia algo en TicketBAI o en la AEAT?
La numeración local se actualiza, pero TicketBAI ya envió la factura con el número original. Cambiarlo aquí no notifica de vuelta a la diputación. Si la factura ya está enviada, evita modificar su número.
Tengo varias series de factura. ¿Cómo ajusto solo una?
En Configurar Serie → Factura se pregunta ¿Qué serie quieres ajustar?: elige una serie, Abonos y rectificativas o Todas las facturas. El ajustador solo muestra las facturas de lo elegido.
Al guardar me sale «Ese número ya existe».
Otro documento ya tiene ese número (también cuenta el mismo número con distintos ceros, p. ej. F012 y F00012). Elige otro número; no se guarda nada hasta que lo cambies, y los cambios que hiciste siguen en pantalla.