O que é
Numeração sequencial dos documentos comerciais: orçamentos, encomendas, guias de remessa, faturas e as suas variantes (notas de crédito, faturas retificativas).
Para que serve
- Definir o prefixo que aparece antes do número em cada documento (ex.
FAC,2025-). - Fixar o valor atual de cada contador, para que o documento seguinte comece no número que quiser.
- Escolher quantos dígitos se mostram (os zeros à esquerda).
- Dar numeração própria e separada às notas de crédito e às faturas retificativas (exigência fiscal habitual).
Como se usa
- Abra o módulo em Definições → Contadores.
- Escreva os prefixos e o valor atual de cada contador.
- Ajuste a quantidade de dígitos se quiser mais ou menos zeros à esquerda.
- Clique em Guardar.
- Leia o aviso que aparece: as alterações só afetam documentos futuros.
Prefixos gerais
| Campo | Tipo | Para que serve | Predefinição |
|---|---|---|---|
| Prefixo do contador para orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa e fatura (máx. 15 caracteres) | Texto (máx. 15) | Caracteres que precedem o número em orçamentos, ordens de trabalho, guias de remessa e faturas. Ex. FAC00001, 2025-0001. | # |
| Prefixo do contador para os ids internos (máx. 15 caracteres) | Texto (máx. 15) | Prefixo dos identificadores internos do sistema (não visível ao cliente nos documentos). | # |
| Quantidade de dígitos mostrada no contador, ex.: 8 implica 00000001-99999999 | Número (4 a 30) | Quantos dígitos se mostram no número. Ex. 8 → 00000001 até 99999999. | 8 |
Contadores por tipo de documento
Cada tipo tem o seu contador independente. O backend incrementa-o automaticamente ao criar cada documento; aqui só se define o seu valor atual.
| Documento | Campo (texto no ecrã) | O que faz |
|---|---|---|
| Orçamento | Contador dos orçamentos | Valor atual do contador de orçamentos/propostas. O próximo será este + 1. |
| Ordem de trabalho (OT) | Contador das ordens de trabalho | Valor atual do contador de ordens de trabalho. O próximo será este + 1. |
| Guia de remessa | Contador das guias de remessa | Valor atual do contador de guias de remessa. O próximo será este + 1. |
| Fatura normal | Contador das faturas | Valor atual do contador de faturas normais. O próximo será este + 1. |
Variantes especiais de fatura
As notas de crédito (devolução) e as faturas retificativas (correção) têm a sua própria sequência e o seu próprio prefixo, separados das faturas normais.
| Campo (texto no ecrã) | Tipo | Para que serve | Predefinição |
|---|---|---|---|
| Prefixo do contador para os ids das notas de crédito | Texto (máx. 15) | Prefixo que aparece nas notas de crédito. | AB |
| Contador das notas de crédito | Número | Valor atual da sequência de notas de crédito. O próximo será este + 1. | 1 |
| Prefixo do contador para os ids das faturas retificativas | Texto (máx. 15) | Prefixo que aparece nas faturas retificativas. | RF |
| Contador das faturas retificativas | Número | Valor atual da sequência de faturas retificativas. O próximo será este + 1. | 1 |
Botões e ações — para que serve cada um
| Botão / Controlo (texto no ecrã) | Para que serve |
|---|---|
| Prefixo do contador para orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa e fatura (máx. 15 caracteres) | Estabelece o prefixo que aparecerá antes do número em orçamentos, ordens de trabalho, guias de remessa e faturas. Máximo 15 caracteres. |
| Prefixo do contador para os ids internos (máx. 15 caracteres) | Estabelece o prefixo dos identificadores internos do sistema (referência interna, não visível ao cliente). Máximo 15 caracteres. |
| Quantidade de dígitos mostrada no contador, ex.: 8 implica 00000001-99999999 | Define quantos dígitos se mostram no contador (ex. 8 dígitos = 00000001 até 99999999). Intervalo de 4 a 30 dígitos. |
| Contador dos orçamentos | Define o valor atual do contador de orçamentos/propostas. Incrementa-se automaticamente ao criar novos orçamentos. |
| Contador das ordens de trabalho | Define o valor atual do contador de ordens de trabalho. Incrementa-se automaticamente ao criar novas ordens. |
| Contador das guias de remessa | Define o valor atual do contador de guias de remessa. Incrementa-se automaticamente ao criar novas guias de remessa. |
| Contador das faturas | Define o valor atual do contador de faturas normais. Incrementa-se automaticamente ao criar novas faturas. |
| Prefixo do contador para os ids das notas de crédito | Estabelece o prefixo que aparecerá nas notas de crédito. Máximo 15 caracteres. |
| Contador das notas de crédito | Define o valor atual do contador de notas de crédito. Incrementa-se automaticamente ao criar novas notas de crédito. |
| Prefixo do contador para os ids das faturas retificativas | Estabelece o prefixo que aparecerá nas faturas retificativas. Máximo 15 caracteres. |
| Contador das faturas retificativas | Define o valor atual do contador de faturas retificativas. Incrementa-se automaticamente ao criar novas faturas retificativas. |
| Fechar | Fecha a configuração de contadores sem guardar as alterações. |
| Guardar | Guarda as alterações na configuração de contadores e mostra um aviso a confirmar que as alterações se aplicam apenas a documentos futuros. |
Conceitos-chave
- Contador: número sequencial que se incrementa automaticamente cada vez que se cria um orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa ou fatura. O valor atual configura-se à mão neste módulo.
- Prefixo: texto que aparece antes do número do contador. Ex. se o prefixo for
FACe o contador for001, o documento identifica-se comoFAC001. - Id interno: identificador único do sistema para referências internas. É diferente do ID de documento visível ao cliente (orçamento, fatura, etc.).
- Nota de crédito: documento que retifica um débito anterior (devolve dinheiro ao cliente). Tem o seu próprio contador independente e o seu próprio prefixo.
- Fatura retificativa: documento que corrige erros ou alterações de uma fatura anterior sem mexer na original. Tem o seu próprio contador independente e o seu próprio prefixo.
- Dígitos do contador: quantos algarismos se mostram no número, preenchendo com zeros à esquerda. Ex. 8 dígitos →
00000001. Intervalo de 4 a 30. - Aplica-se apenas a documentos futuros: alterar um contador ou prefixo aqui não reescreve os documentos já emitidos; só afeta os que forem criados depois. Para retocar um documento concreto já gerado usa-se o Ajustador de contadores.
Aviso ao guardar
Quando clica em Guardar aparece um aviso a lembrar que as alterações só afetam documentos futuros. Os documentos já emitidos mantêm o seu número.
Permissões
- Requer
contador_edit.
Perguntas frequentes
Como altero o prefixo das minhas faturas?
Em Prefixo do contador para orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa e fatura (máx. 15 caracteres) escreva o texto que quiser (máx. 15 caracteres) e clique em Guardar. Esse prefixo é usado para orçamentos, ordens de trabalho, guias de remessa e faturas normais.
A minha numeração vai em FAC123 e preciso que seja 2025-0001.
Em Prefixo do contador para orçamento, ordem de trabalho, guia de remessa e fatura ponha 2025-. Em Quantidade de dígitos mostrada no contador ponha 4. Em Contador das faturas ponha 0 (ou o número que for). O seguinte sairá 2025-0001.
Para que serve o campo "Quantidade de dígitos mostrada no contador"?
Define quantos dígitos se mostram no número, preenchendo com zeros à esquerda. Ex. 8 mostra desde 00000001 até 99999999. Admite de 4 a 30 dígitos.
O que é um "Id interno" e em que se distingue do número de fatura?
O Id interno é o identificador do sistema para referências internas; não é o que o cliente vê. O número de documento (orçamento, fatura...) é o visível. O seu prefixo configura-se em Prefixo do contador para os ids internos (máx. 15 caracteres).
Para que serve o botão "Guardar"?
Guarda as alterações da configuração de contadores e mostra um aviso a confirmar que se aplicam apenas a documentos futuros. Os documentos já emitidos conservam o seu número.
Para que serve o botão "Fechar"?
Fecha a janela de configuração sem guardar. Se alterou alguma coisa e não a quer aplicar, use Fechar em vez de Guardar.
Quero que as minhas notas de crédito tenham numeração própria, diferente das faturas normais.
É o normal. Em Prefixo do contador para os ids das notas de crédito ponha AB- e em Contador das notas de crédito a próxima nota de crédito que vá emitir. As notas de crédito levarão AB-001, AB-002, independentes das faturas normais.
As faturas retificativas precisam de numeração própria?
Sim, fiscalmente. Por isso têm Prefixo do contador para os ids das faturas retificativas e Contador das faturas retificativas separados. Configure RF- ou R- e o respetivo contador.
Se puser um contador num número mais baixo, as faturas já feitas são reescritas?
Não, mas provoca colisão. Se puser o contador em 1 e já emitiu FAC0001, a fatura seguinte vai tentar criar outro FAC0001. Use sempre números maiores ou consulte antes o suporte.
Saltei um número por engano ou quero corrigir um documento concreto.
A partir daqui não é possível (este módulo só altera os futuros). Para ajustar um documento já gerado use o Ajustador de contadores (requer PRO).
Alterei os contadores mas os documentos antigos continuam iguais.
É o esperado. As alterações aplicam-se apenas a documentos futuros; os já emitidos mantêm o seu número. Por isso aparece o aviso ao clicar em Guardar.
Ponho o prefixo 26/ para o ano e sai-me duas vezes o "26" (26/26...).
O prefixo é apenas texto visual que se antepõe ao número; não fica guardado como parte da série. Se a sua numeração já incluía o ano, ao acrescentar 26/ fica duplicado. A recomendação é não meter o ano no prefixo mas sim no contador: 2025 → 25XXXXXXXX ou 5XXXXXX. Assim muda o contador todos os anos sem duplicar dígitos.
Todos os anos quero reiniciar a numeração e mudar o prefixo, mas sem afetar os documentos de anos anteriores.
O prefixo não fica guardado por documento, por isso ao alterá-lo afeta a visualização de todos. O habitual nos ERP é incorporar o ano dentro do contador (ex. 26000001) e pôr o contador a zero no início do ano. Para reordenar séries já criadas, use o editor/ajustador de contadores.
Ficou-me um número de fatura duplicado.
Costuma vir de uma reposição do contador abaixo do que já foi emitido, ou de uma importação de dados. Verifique em que número está o contador face à última fatura real e ajuste-o para um número maior. Para os documentos já duplicados, use o Ajustador de contadores.