De quoi s'agit-il
Création, modification et suppression des personnes qui peuvent se connecter à l'organisation. Chaque utilisateur a son e-mail, son mot de passe, ses coordonnées et un ou plusieurs rôles qui définissent ce qu'il peut faire.
À quoi sert-il
- Créer les comptes des membres de l'équipe qui ont besoin d'accéder au système.
- Modifier les données d'un utilisateur existant (nom, téléphone, rôles).
- Attribuer et retirer des rôles pour contrôler ce que chacun peut faire.
- Activer la vérification en deux étapes (2FA) pour renforcer la sécurité de l'accès (plans FLL).
- Renvoyer à un utilisateur l'e-mail de réinitialisation du mot de passe.
- Supprimer les utilisateurs qui ne font plus partie de l'organisation.
- Importer ou exporter la liste des utilisateurs via Excel.
Comment l'utiliser
- Sur l'écran principal des Paramètres, cliquez sur la tuile Utilisateurs pour ouvrir la liste.
- Pour en créer un nouveau, cliquez sur Ajouter et remplissez le formulaire (e-mail, prénom, noms de famille, téléphone, rôle).
- Pour en modifier un existant, cliquez sur sa ligne : le même formulaire s'ouvre, avec l'e-mail déjà verrouillé.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Si l'utilisateur est nouveau, il reçoit un e-mail pour définir son mot de passe.
- Utilisez l'icône Supprimer (rouge) de la ligne pour effacer un utilisateur.
Champs de l'utilisateur
| Champ (texte à l'écran) | À quoi sert-il |
|---|---|
| Adresse e-mail | Adresse e-mail de l'utilisateur. C'est l'identifiant unique du système et elle ne peut pas être modifiée lorsque vous éditez un utilisateur existant. |
| Téléphone | Numéro de téléphone de contact de l'utilisateur. |
| Prénom | Prénom de l'utilisateur. |
| Premier nom de famille | Premier nom de famille de l'utilisateur (nom paternel). |
| Second nom de famille | Second nom de famille de l'utilisateur (nom maternel). |
| Rôle | Sélectionne et gère les rôles attribués à l'utilisateur ; permet d'ajouter et de retirer des rôles. Il définit ce qu'il peut faire dans le système. Voir Rôles et autorisations. |
| Vérification en deux étapes (2FA) | Active ou désactive l'authentification à deux facteurs pour cet utilisateur. Uniquement dans les plans FLL. |
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte tel qu'il apparaît à l'écran. Pour l'interrupteur, les deux états sont décrits.
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi sert-il |
|---|---|
| Utilisateurs (tuile dans Paramètres) | Ouvre l'écran de gestion des utilisateurs de l'organisation depuis le menu des paramètres. |
| Ajouter | Ouvre la fenêtre de création d'un nouvel utilisateur. Il apparaît désactivé si la limite d'utilisateurs du plan est déjà atteinte. |
| Vérification en deux étapes (2FA) (Désactivé / Activé) | Interrupteur d'authentification à deux facteurs. Désactivé : l'utilisateur se connecte uniquement avec son e-mail et son mot de passe. Activé : un second facteur lui est demandé à la connexion. Disponible uniquement dans les plans FLL ; dans les plans inférieurs, une pastille d'information invitant à changer de plan s'affiche à la place de l'interrupteur. |
| Changer le mot de passe | Envoie un e-mail à l'utilisateur pour qu'il réinitialise son mot de passe. Visible uniquement lorsque vous modifiez un utilisateur existant (pas dans votre propre profil). L'administrateur ne voit jamais le mot de passe. |
| Enregistrer | Enregistre les modifications de l'utilisateur. S'il est nouveau, envoie en plus l'e-mail pour définir le mot de passe. |
| Annuler | Ferme la fenêtre sans enregistrer les modifications. |
| Supprimer (icône rouge de la ligne) | Retire un utilisateur de la liste. Une confirmation est demandée. Il ne permet pas de supprimer votre propre utilisateur ni le dernier utilisateur de l'organisation. |
| Importer / Exporter | Ouvre la boîte de dialogue pour importer des utilisateurs depuis un fichier Excel ou exporter la liste actuelle vers Excel. |
Notions clés
- Vérification en deux étapes (2FA) : authentification à deux facteurs qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire à l'accès. Après l'e-mail et le mot de passe, elle demande un second facteur. Disponible dans les plans FLL ; les plans inférieurs doivent changer de plan pour l'activer.
- Rôle : ensemble d'autorisations qui définit les actions que l'utilisateur peut réaliser dans le système. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles en même temps (ils se gèrent dans le champ Rôle avec ses actions d'ajout/retrait).
- Limite d'utilisateurs : nombre maximum d'utilisateurs que le plan d'abonnement permet de créer. Une fois atteinte, le bouton Ajouter est bloqué et vous ne pouvez plus en créer sans étendre votre plan (un passage automatique avec des utilisateurs supplémentaires est possible).
- Réinitialisation du mot de passe : redéfinition sécurisée du mot de passe via un lien envoyé à l'e-mail de l'utilisateur. À la création d'un nouvel utilisateur, le système envoie cet e-mail automatiquement ; pour un utilisateur existant, vous le déclenchez avec Changer le mot de passe.
- Plan FLL : plan d'abonnement supérieur (Full) qui débloque des fonctionnalités premium comme la 2FA, les notifications et le journal d'activité.
Limites par plan
| Plan | Nombre maximum d'utilisateurs |
|---|---|
| TRY | Limité |
| STD | 5 |
| PRO | 10 |
| FULL | Illimité |
Lorsque vous atteignez la limite, le bouton Ajouter se désactive et le système vous prévient au survol (info-bulle dynamique). L'interrupteur 2FA n'est disponible que dans les plans FLL ; dans les plans inférieurs, une pastille d'information invitant à changer de plan s'affiche.
Autorisations
- Nécessite
user_editpour gérer les utilisateurs.
Questions fréquentes
Q : Comment créer / ajouter un nouvel utilisateur ?
R : Allez dans la section des utilisateurs de l'organisation (tuile Utilisateurs dans Paramètres) et utilisez l'option d'ajout d'utilisateur (Ajouter). Remplissez Adresse e-mail, Prénom, Premier nom de famille, Second nom de famille, Téléphone et attribuez au moins un Rôle adapté à sa fonction (ventes/commercial, production/opérateur, administration, supervision…). Cliquez sur Enregistrer : l'utilisateur reçoit un e-mail pour définir son mot de passe. Si le bouton Ajouter n'apparaît pas ou est désactivé, soit vous avez atteint la limite d'utilisateurs de votre plan, soit votre utilisateur n'a pas l'autorisation d'administrateur pour gérer les utilisateurs : vérifiez vos autorisations avec l'administrateur de l'organisation ou ouvrez un ticket. Pour choisir le bon rôle, voir Rôles et autorisations.
Q : Un avertissement d'autorisation apparaît quand je fais une action (par ex. « Vous devez attribuer l'autorisation d'opérateur ou de superviseur »). Que faire ?
R : Votre utilisateur n'a pas l'autorisation suffisante pour cette action. Vérifiez les rôles et autorisations de l'utilisateur (opérateur, superviseur, administrateur ou autre selon votre configuration) et attribuez-lui celui qui convient dans le champ Rôle de l'utilisateur. Si vous ne savez pas quelle autorisation attribuer, contactez l'administrateur de l'organisation ou ouvrez un ticket. L'assistant IA ne peut pas modifier les autorisations automatiquement. Pour créer ou ajuster des rôles, voir Rôles et autorisations (ou utilisez Ajouter un profil par défaut pour partir d'un modèle).
Q : Je viens de créer un utilisateur, que se passe-t-il pour lui ?
R : Il reçoit un e-mail avec un lien pour définir son mot de passe (réinitialisation du mot de passe). Tant qu'il ne l'a pas ouvert et n'a pas défini son mot de passe, il ne peut pas se connecter.
Q : À quoi sert le bouton « Changer le mot de passe » ?
R : Il envoie à l'utilisateur un e-mail pour qu'il réinitialise lui-même son mot de passe. Il n'apparaît que lorsque vous modifiez un utilisateur existant (pas dans votre propre profil) et l'administrateur ne voit jamais le mot de passe.
Q : Qu'est-ce que la « Vérification en deux étapes (2FA) » et comment l'activer ?
R : C'est l'authentification à deux facteurs : en plus de l'e-mail et du mot de passe, elle demande un second facteur à la connexion, ce qui renforce la sécurité. Dans le formulaire de l'utilisateur, mettez l'interrupteur Vérification en deux étapes (2FA) sur Activé. Elle n'est disponible que dans les plans FLL ; dans les plans inférieurs, vous verrez une pastille d'information invitant à changer de plan à la place de l'interrupteur.
Q : Comment attribuer ou retirer des rôles à un utilisateur ?
R : Dans le formulaire de l'utilisateur, utilisez le champ Rôle : ajoutez ou retirez les rôles dont vous avez besoin. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles à la fois ; chaque rôle est un ensemble d'autorisations qui définit ce qu'il peut faire. Voir Rôles et autorisations.
Q : Puis-je changer l'e-mail d'un utilisateur ?
R : Non. L'Adresse e-mail est l'identifiant unique et elle est verrouillée en modification. Créez un nouvel utilisateur avec la bonne adresse et supprimez l'ancien.
Q : Je ne peux pas supprimer un utilisateur, pourquoi ?
R : L'icône Supprimer ne permet pas d'effacer votre propre compte ni le dernier utilisateur de l'organisation (il doit en rester au moins 1). Connectez-vous avec un autre administrateur pour supprimer le compte voulu.
Q : J'ai atteint la limite d'utilisateurs de mon plan, que faire ?
R : Le bouton Ajouter se désactive quand la limite est atteinte. Passez à un plan supérieur dans Abonnement ou supprimez les utilisateurs qui n'utilisent plus le système. Dans certains cas, un passage automatique avec des utilisateurs supplémentaires est possible.
Q : Comment importer ou exporter la liste des utilisateurs ?
R : Cliquez sur Importer / Exporter : la boîte de dialogue vous permet d'importer des utilisateurs depuis un fichier Excel ou d'exporter la liste actuelle vers Excel.
Q : Que deviennent les documents créés par un utilisateur supprimé ?
R : Ils sont conservés : ils restent associés à l'identifiant historique de l'utilisateur. Aucune donnée n'est effacée.
Q : L'e-mail pour définir le mot de passe du nouvel utilisateur n'arrive pas.
R : Le système l'envoie bien ; vérifiez le dossier spam / courrier indésirable de la boîte de réception. S'il n'apparaît toujours pas, cliquez à nouveau sur Changer le mot de passe pour le renvoyer ou parlez-en à votre conseiller.
Q : J'ai des employés sans e-mail personnel (par ex. le massicotier). Puis-je créer un utilisateur sans e-mail ?
R : L'e-mail est l'identifiant unique et obligatoire, il ne peut pas rester vide. Solutions possibles : utiliser une boîte partagée (qui ne consomme pas de licence) pour ces utilisateurs, ou transmettre à votre conseiller une liste d'adresses fictives + mot de passe pour qu'il les crée côté serveur. Sachez qu'avec des comptes fictifs, vous ne pourrez pas changer vous-même le mot de passe par la suite.
Q : J'ai le message « Vous devez attribuer l'autorisation d'opérateur ou de superviseur pour gérer les tâches ».
R : Cet utilisateur a besoin du rôle Superviseur ou Opérateur pour accéder au gestionnaire de tâches. Attribuez-le-lui dans le champ Rôle ; si vous n'avez pas ces rôles, créez-les dans Rôles et autorisations (ou utilisez Ajouter un profil par défaut).