De quoi s'agit-il
La fenêtre d'encaissement (intitulée Enregistrer un encaissement) dans laquelle vous notez combien le client vous a payé sur une facture (ou sur une commande pas encore facturée, en acompte). Ce n'est pas un écran à part entière : elle s'ouvre depuis l'écran Effets à recevoir (menu Vente), depuis une facture, ou quand vous clôturez/facturez une vente avec un solde restant dû. Pour voir et filtrer toutes les échéances d'encaissement, utilisez l'écran Effets à recevoir.
À quoi ça sert
- Noter les encaissements reçus des clients.
- Noter les paiements effectués aux fournisseurs.
- Enregistrer des acomptes sur un ordre de fabrication ou une commande avant d'émettre la facture.
- Voir ce qui reste dû et le rapprocher de chaque facture.
- Consulter d'un coup d'œil l'historique complet des encaissements d'une facture.
Comment l'utiliser
- Ouvrez la fenêtre d'encaissement : depuis l'écran Effets à recevoir (clic sur une ligne ou sur Gérer les encaissements), depuis une facture, ou quand vous clôturez/facturez une vente avec un solde restant dû.
- Dans la fenêtre Enregistrer un encaissement, vérifiez le récapitulatif de l'effet (Montant / Encaissé / Reste dû / Date de paiement) et, si vous créez un encaissement, choisissez le client et le type de document (bascule OF / Bon de livraison / Facture).
- Saisissez le montant encaissé dans le champ Payer de chaque ligne (ou utilisez la répartition automatique) et cliquez sur Enregistrer.
La fenêtre d'encaissement
Quand vous enregistrez un encaissement, la fenêtre Enregistrer un encaissement s'ouvre. Elle est divisée en plusieurs zones :
1. Effet à recevoir (en haut)
Si la facture a un Effet à recevoir, un en-tête affiche le récapitulatif :
- Montant total de l'effet.
- Encaissé jusqu'à présent.
- Reste dû (ce qu'il reste à encaisser).
- Date de paiement (échéance de l'effet).
Vous savez ainsi d'un coup d'œil combien le client doit payer et pour quand, sans quitter la fenêtre.
2. En-tête de l'encaissement (client et document)
Vous choisissez le Client, le type de document avec la bascule OF / Bon de livraison / Facture, et vous renseignez Date d'encaissement, Type de paiement et Moyen de paiement.
3. Répartition des montants
Si vous voulez répartir un montant entre plusieurs lignes automatiquement, saisissez le Montant à répartir (ou le Pourcentage (%)) et choisissez le mode avec la bascule Équitable / Séquentiel. Vous disposez aussi des boutons Tout payer et Effacer pour les actions rapides.
4. Tableau des lignes (au milieu)
Le tableau dans lequel vous enregistrez l'encaissement, ligne par ligne. Chaque ligne affiche Ligne, Total, Payé, Reste dû et le champ Payer où vous saisissez ce que vous encaissez. Dans Actions, vous trouvez les icônes Payer la totalité, Tout rembourser et Effacer de chaque ligne. Un clic sur le nom de la Ligne déplie l'Historique des encaissements de cette ligne.
Le montant à encaisser par ligne est plafonné au reste dû. Vous ne pouvez pas encaisser plus que ce qu'il reste sur cette ligne : le système ne vous laisse pas dépasser le montant restant dû.
5. Historique consolidé (en bas)
La section Encaissements effectués liste, avec son compteur, tous les encaissements déjà enregistrés sur la facture (Date, Montant, Type de paiement, Moyen de paiement), réunis au même endroit. De là, vous pouvez Modifier ou Supprimer un encaissement précis.
Acomptes (encaisser avant de facturer)
Vous pouvez enregistrer des encaissements sur un ordre de fabrication ou une commande avant de les facturer. C'est un acompte.
- Quand vous facturez cette commande, l'acompte est automatiquement compté comme encaissé dans l'effet à recevoir de la facture.
- La ligne conserve son identifiant en passant de l'OF à la facture : c'est pourquoi l'encaissement précédent suit sans que vous ayez à le noter de nouveau.
Remarque fiscale : enregistrer l'encaissement en interne relève de votre gestion. L'obligation d'émettre une facture d'acompte (avec TVA) ne concerne que ceux qui facturent avec TVA, et sort du périmètre de cet écran.
Proposer l'encaissement à la clôture ou à la facturation
Quand vous clôturez ou facturez une vente qui a encore un montant restant dû, le système vous pose d'abord la question : « Souhaitez-vous enregistrer l'encaissement maintenant ? ». La fenêtre d'encaissement ne s'ouvre que si vous répondez oui (elle ne s'ouvre plus d'office).
Comportement selon les conditions de règlement du client :
| Situation | Ce que fait le système |
|---|---|
| Le client paie comptant (conditions de règlement à 0 jour) | La fenêtre présélectionne le montant restant dû (encaissement complet). |
| Le client paie à terme | Elle s'ouvre sans présélection, pour que vous puissiez noter un acompte partiel. |
| Facture déjà encaissée à 100 % | Aucune question. |
| Vous passez de l'OF au bon de livraison/à la facture, client au comptant et rien de payé | Le système demande aussi si vous voulez enregistrer l'encaissement. |
Boutons et actions — à quoi sert chacun
Texte tel qu'il apparaît à l'écran. Pour les bascules, leurs deux options sont documentées.
Comment s'ouvre la fenêtre d'encaissement
La fenêtre Enregistrer un encaissement n'a pas d'écran-liste propre. Elle s'ouvre depuis :
| Point d'accès | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Effets à recevoir → clic sur une ligne ou sur Gérer les encaissements | Ouvre la fenêtre d'encaissement de cette facture. C'est la voie principale pour voir les échéances et encaisser. |
| Depuis une facture | Ouvre la fenêtre d'encaissement de cette facture précise. |
| À la clôture / facturation d'une vente avec un solde restant dû | Le système demande « Souhaitez-vous enregistrer l'encaissement maintenant ? » ; si vous acceptez, la fenêtre s'ouvre. |
Fenêtre « Enregistrer un encaissement » — en-tête et effet
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Enregistrer un encaissement | Titre de la fenêtre où l'on enregistre ou modifie un encaissement. |
| Effet à recevoir | En-tête avec le récapitulatif de l'effet de la facture (seulement s'il existe). |
| Montant | (Récapitulatif de l'effet) Montant total de l'effet à recevoir. |
| Encaissé | (Récapitulatif de l'effet) Montant déjà encaissé sur l'effet. |
| Reste dû | (Récapitulatif de l'effet) Montant qu'il reste à encaisser sur l'effet. |
| Date de paiement | (Récapitulatif de l'effet) Date d'échéance de l'effet. |
| Client | Recherche pour sélectionner le client de l'encaissement. Tapez le nom et choisissez dans la liste. |
| OF | Bascule : filtre les documents du client par Ordre de fabrication (commande). |
| Bon de livraison | Bascule : filtre les documents du client par Bon de livraison. |
| Facture | Bascule : filtre les documents du client par Facture. |
| Date d'encaissement | Date à laquelle l'encaissement a lieu. |
| Type de paiement | Classement de l'encaissement (Virement, Espèces, Chèque...). Obligatoire. |
| Moyen de paiement | Forme précise du paiement (Carte, Prélèvement...). Obligatoire. |
Fenêtre « Enregistrer un encaissement » — répartition des montants
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Montant à répartir | Somme totale que vous voulez répartir automatiquement entre les lignes restant dues. |
| Pourcentage (%) | Pourcentage à appliquer dans la répartition. Il se calcule tout seul quand vous modifiez le montant (et inversement). |
| Équitable / Séquentiel | Bascule du mode de répartition. Équitable = applique le même pourcentage du reste dû à chaque ligne. Séquentiel = remplit les lignes une par une, dans l'ordre, jusqu'à épuiser le montant. |
| Tout payer | Marque toutes les lignes restant dues comme entièrement payées. |
| Effacer | Remet à zéro le montant à encaisser de toutes les lignes. |
| Effacer le montant | Remet le montant à zéro quand il n'y a qu'une seule ligne. |
Fenêtre « Enregistrer un encaissement » — tableau des lignes
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Ligne | Nom de la ligne (article/service). Un clic déplie ou replie son historique des encaissements. |
| Total | Montant total d'origine de la ligne. |
| Payé | Montant déjà encaissé sur la ligne. |
| Reste dû | Montant qu'il reste à encaisser sur la ligne (Total − Payé). |
| Payer | Champ où vous saisissez ce que vous encaissez sur cette ligne. Plafonné au reste dû. |
| Actions | Colonne avec les icônes d'action rapide de chaque ligne (voir ci-dessous). |
| Payer la totalité (icône) | Remplit le champ Payer de la ligne avec tout son reste dû. |
| Tout rembourser (icône) | Rembourse / annule tout ce qui a été encaissé sur la ligne. N'apparaît que si la ligne a déjà un montant payé. |
| Effacer (icône) | Remet à zéro le montant à encaisser sur cette ligne. |
| Voir les paiements / Masquer les paiements (icône) | Déplie (Voir les paiements) ou replie (Masquer les paiements) l'historique des encaissements de la ligne. |
| Récapitulatif | Dernière ligne du tableau avec les totaux généraux (Total, Payé, Reste dû, Payer). |
Fenêtre « Enregistrer un encaissement » — historique d'une ligne
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Date | Date de l'encaissement enregistré. |
| Montant | Montant de cet encaissement. |
| Type de paiement | Type de paiement de cet encaissement. |
| Moyen de paiement | Moyen de paiement de cet encaissement. |
| Modifier (icône) | Modifie l'encaissement directement sur la ligne (édition en ligne). |
| Supprimer (icône) | Supprime cet encaissement. Demande une confirmation. |
| Enregistrer (icône) | Valide les modifications de l'édition en ligne de l'encaissement. |
| Annuler (icône) | Abandonne l'édition en ligne de l'encaissement. |
| Aucun paiement enregistré | Message qui s'affiche quand la ligne dépliée n'a encore aucun encaissement. |
Fenêtre « Enregistrer un encaissement » — section consolidée et pied de page
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Encaissements effectués | Section avec l'historique de tous les encaissements du document, avec son compteur. |
| Imprimer | Ouvre le sélecteur d'impression du document que vous encaissez, avec trois options : Imprimer le document, Imprimer le ticket (factures uniquement) et Envoyer par e-mail. Vous remettez ainsi le justificatif sans quitter l'encaissement. Désactivé tant qu'aucun document ni aucune ligne ne sont chargés. |
| Enregistrer | Enregistre l'encaissement et ferme la fenêtre. Désactivé s'il manque des champs obligatoires. |
| Annuler | Ferme la fenêtre sans enregistrer. |
Fenêtre « Partager » ouverte depuis le bouton Imprimer de l'encaissement
Le bouton de la fenêtre d'encaissement s'appelle toujours Imprimer ; la fenêtre qu'il ouvre s'intitule Partager (c'est la même fenêtre que dans la liste des ventes, où il était auparavant écrit « Imprimer »). Depuis l'encaissement, seules ces trois options apparaissent — ni téléchargements multiples ni Direct.
| Bouton / Contrôle (texte à l'écran) | À quoi il sert |
|---|---|
| Imprimer le document | Document imprimé avec ses lignes, avec le modèle d'impression par défaut. |
| Imprimer le ticket | Impression au format ticket. Disponible uniquement pour les factures ; sur les commandes et les bons de livraison, il s'affiche comme Disponible uniquement pour les factures. |
| Envoyer par e-mail | Ouvre l'e-mail au client avec le PDF du document en pièce jointe. |
Notions clés
- Paiement / Encaissement : enregistrement d'une somme reçue d'un client (ou payée à un fournisseur), liée à une ou plusieurs lignes de facture, de commande, de bon de livraison ou de devis.
- Effet à recevoir : document qui regroupe plusieurs encaissements d'une même facture, avec sa date d'échéance et son état (en attente, partiel, encaissé, échu). Son récapitulatif apparaît dans l'en-tête de la fenêtre.
- Ligne (de paiement) : chaque ligne d'un document qui représente un article ou un service. Elle peut avoir des encaissements partiels ou totaux.
- Montant à répartir : somme que vous voulez répartir automatiquement entre plusieurs lignes restant dues, par Pourcentage (%) ou de façon Séquentielle.
- Répartition équitable (bascule Équitable) : répartit en appliquant le même pourcentage du reste dû à chaque ligne qui a un solde.
- Répartition séquentielle (bascule Séquentiel) : remplit les lignes une par une, dans l'ordre, jusqu'à épuiser le montant ou solder le reste dû de chacune.
- Reste dû : ce qu'il reste à encaisser sur une ligne. Reste dû = Total − Payé. Le système ne laisse jamais encaisser plus que le reste dû.
- Type de paiement : classement de l'encaissement (Virement, Espèces, Chèque...).
- Moyen de paiement : forme précise du paiement (Carte bancaire, Prélèvement...).
- Historique des encaissements : le sous-tableau qui liste tous les encaissements partiels d'une ligne (Date, Montant, Type de paiement, Moyen de paiement). Il se déplie avec Voir les paiements et permet de Modifier ou de Supprimer chaque encaissement.
- Encaissements effectués : l'historique consolidé avec tous les encaissements du document, réunis en bas de la fenêtre.
- Client : l'entité qui paie (débiteur). Vous la sélectionnez pour voir ses documents avec un solde restant dû.
- OF / Bon de livraison / Facture : les trois types de document de vente entre lesquels vous passez avec la bascule. OF = Ordre de fabrication (commande), Bon de livraison et Facture.
Autorisations
- Nécessite
access_pay.
Voir aussi
- Effets à recevoir (
/efectosCobro, menu Vente) : liste toutes les échéances d'encaissement des factures, avec des indicateurs d'ancienneté et des filtres. Un clic sur une ligne ouvre cette même fenêtre d'encaissement.
Questions fréquentes
Q : Comment j'enregistre un nouvel encaissement ?
R : Ouvrez la fenêtre Enregistrer un encaissement depuis Effets à recevoir (clic sur la ligne ou sur Gérer les encaissements), depuis une facture, ou quand vous facturez/clôturez une vente. Choisissez le Client, le type de document avec la bascule OF / Bon de livraison / Facture, renseignez Date d'encaissement, Type de paiement et Moyen de paiement, saisissez ce que vous encaissez dans le champ Payer de chaque ligne et cliquez sur Enregistrer.
Q : Où est l'écran Paiements et encaissements / où se trouve l'effet à recevoir ?
R : L'ancien écran « Paiements et encaissements » a été remplacé par Effets à recevoir (menu Vente). Vous y voyez toutes les échéances d'encaissement avec leurs indicateurs et leurs filtres ; l'encaissement s'enregistre en ouvrant cette fenêtre depuis une ligne ou depuis Gérer les encaissements.
Q : Est-ce que je peux imprimer la facture ou le ticket depuis l'encaissement lui-même ?
R : Oui. Dans la fenêtre Enregistrer un encaissement, cliquez sur Imprimer et choisissez entre Imprimer le document, Imprimer le ticket (uniquement si vous encaissez une facture) ou Envoyer par e-mail. C'est le modèle d'impression par défaut qui est utilisé, le même que depuis la liste des documents : vous pouvez donc remettre le justificatif au client sans fermer l'encaissement. Si le bouton est désactivé, c'est que la fenêtre n'a pas encore de document ni de lignes chargés : choisissez d'abord le client et le type de document.
Q : À quoi sert le bouton « Tout payer » ?
R : Il marque d'un coup toutes les lignes restant dues comme entièrement payées, en remplissant leur champ Payer avec le reste dû. Pratique quand le client règle la facture en entier.
Q : À quoi servent les bascules « Équitable » et « Séquentiel » ?
R : Ce sont les deux modes de répartition du Montant à répartir entre les lignes. Équitable applique le même pourcentage du reste dû à chaque ligne qui a un solde. Séquentiel remplit les lignes une par une, dans l'ordre, jusqu'à épuiser le montant.
Q : Comment répartir un montant entre plusieurs lignes sans tout saisir ligne par ligne ?
R : Saisissez la somme dans Montant à répartir (ou un Pourcentage (%)) et choisissez le mode avec la bascule Équitable / Séquentiel. Le système répartit automatiquement entre les lignes restant dues.
Q : Est-ce que je peux encaisser plus que ce que le client doit sur une ligne ?
R : Non. Le champ Payer de chaque ligne est plafonné au Reste dû de cette ligne.
Q : Quelle différence entre « Type de paiement » et « Moyen de paiement » ?
R : Le Type de paiement est le classement général (Virement, Espèces, Chèque...). Le Moyen de paiement est la forme précise (Carte bancaire, Prélèvement...). Les deux sont obligatoires pour enregistrer un encaissement.
Q : Comment voir les encaissements précédents d'une ligne ?
R : Cliquez sur le nom de la Ligne ou sur l'icône Voir les paiements. L'historique se déplie avec Date, Montant, Type de paiement et Moyen de paiement. Pour le replier, utilisez Masquer les paiements. Si la ligne n'a aucun encaissement, vous verrez Aucun paiement enregistré.
Q : Comment modifier ou supprimer un encaissement déjà enregistré ?
R : Dans l'historique de la ligne (ou dans Encaissements effectués), utilisez l'icône Modifier pour le changer directement sur la ligne (puis Enregistrer ou Annuler) ou l'icône Supprimer pour l'effacer (une confirmation est demandée).
Q : À quoi sert « Tout rembourser » ?
R : C'est l'icône de la colonne Actions qui rembourse / annule tout ce qui a été encaissé sur cette ligne. Elle n'apparaît que si la ligne a déjà un montant payé.
Q : Qu'est-ce que l'« Effet à recevoir » que je vois en haut de la fenêtre ?
R : C'est le récapitulatif de la facture : Montant, Encaissé, Reste dû et Date de paiement (échéance). Il n'apparaît que si la facture a un effet à recevoir. Pour voir toutes les échéances, utilisez l'écran Effets à recevoir (menu Vente).
Q : J'ai encaissé un acompte sur l'OF. Dois-je le noter de nouveau à la facturation ?
R : Non. À la facturation, cet acompte apparaît déjà compté comme encaissé dans l'effet de la facture.
Q : Où voir tous les encaissements d'une facture en une seule fois ?
R : Dans la section Encaissements effectués, en bas de la fenêtre, avec le compteur d'enregistrements.
Q : Pourquoi le système me demande parfois si je veux encaisser et parfois non ?
R : Il ne pose la question que s'il reste un montant dû. Si la facture est déjà encaissée à 100 %, aucune question.
Q : J'ai cliqué sur Payer la totalité par erreur. Comment annuler ?
R : Avec l'icône Effacer de cette même ligne : elle vide le champ Payer et la ligne revient sans montant. Payer la totalité ne fait que remplir ce champ, il n'encaisse rien : tant que vous n'avez pas enregistré l'encaissement, aucun mouvement n'est enregistré, vous pouvez donc aussi fermer la fenêtre sans enregistrer et il n'en restera aucune trace. C'est la même chose pour annuler Tout rembourser. Inutile de toucher aux filtres ou aux états pour cela.