Compras — Facturas de Compra

Qué es

Módulo para registrar las facturas de compra (las que recibe la empresa de sus proveedores). Cada factura de compra tiene una cabecera (proveedor, fechas, categorías fiscales) y una o varias líneas (concepto, cantidad, precio, impuesto, % deducible).

Las facturas se pueden meter a mano o subirlas (PDF o foto) para que la IA extraiga los datos automáticamente y deje un borrador a revisar.

Es una función de plan PRO+: en planes inferiores el apartado aparece pero los botones quedan inertes.

Para qué sirve

• Llevar el registro de los gastos y compras a proveedores.
• Clasificar cada factura por Categoría Hacienda (tipo de operación a efectos de IVA) y Categoría de gasto (concepto contable).
• Calcular base imponible, IVA soportado y retención de IRPF de cada factura.
• Subir el PDF/foto de la factura y que la IA rellene proveedor, fechas, importes y líneas.
• Emparejar líneas de la factura con soportes del catálogo para actualizar el coste de compra de esos soportes con el precio real pagado.
• Alimentar los informes fiscales (libro de IVA soportado) del apartado de Análisis.

Estructura de la pantalla

Listado (/ggpCompra)

Tabla con una fila por factura de compra. Columnas:

En la cabecera del listado están los botones Subir facturas y Nuevo. Doble clic en una fila abre el formulario de esa factura. Desde el menú de acciones de la tabla está Eliminar.

Formulario de factura (modal)

Se abre al crear o editar una factura. Tiene tres bloques:

1. Cabecera — proveedor, nº de factura, referencia, fechas (factura, recepción, vencimiento), Categoría Hacienda, Categoría de gasto, % Retención IRPF e Importe IRPF.
2. Líneas — una tarjeta por línea con concepto, descripción, cantidad, precio unitario, impuesto y % deducible. Las líneas creadas con Añadir compra de soporte quedan vinculadas a un artículo del catálogo y muestran un icono de enlace junto al número de línea (el tooltip indica a qué artículo están vinculadas).
3. Totales — base imponible, IVA, retención IRPF (si la hay) y total.

Si la factura es un borrador creado por IA, aparece un banner "Borrador extraído por IA. Revisa los datos y confírmalo para registrarlo." y una etiqueta Borrador IA.

Si el proveedor de la factura tiene pedidos de compra pendientes (enviados o recibidos y sin facturar), el formulario muestra un aviso con cuántos hay y el botón Vincular, que abre la lista de esos pedidos (número, fecha y total) para asociar el elegido a la factura; el pedido pasa a Facturado. Los pedidos ya vinculados se muestran en un aviso verde con sus números. Con la factura aún sin guardar, el aviso indica que hay que guardarla primero. Para vincular varios pedidos se repite Vincular. Ver Pedidos de Compra.

Modal "Subir facturas de compra"

Zona para arrastrar/seleccionar una o varias facturas (PDF o foto), con una cola que muestra el estado de cada archivo y el botón Procesar IA.

Modal "Actualizar coste de soportes"

Aparece tras guardar/confirmar una factura cuyas líneas coinciden con soportes del catálogo. Lista cada coincidencia (Exacta o Parcial) con el coste actual → coste nuevo y permite actualizar el coste de esos soportes.

Las coincidencias se detectan por la referencia de proveedor guardada en el soporte y también por las tarifas de proveedor del proveedor de la factura (su referencia propia por artículo): si la línea coincide con una tarifa, al actualizar el coste también se actualiza el precio de esa tarifa. Si la factura tiene pedidos de compra vinculados, el modal avisa con "Stock ya registrado en la recepción del pedido" y el toggle de sumar stock viene desmarcado, para no duplicar las existencias que ya entraron al recibir el pedido.

Para las coincidencias de tipo Medida hay además un toggle Sumar al stock que muestra la cantidad y unidad que se registrarán. Si se deja marcado, al aplicar no solo se actualiza el coste del soporte: además suma esa cantidad a las existencias de la medida (entrada de stock). Solo aplica a medidas; las coincidencias de color, variante o talla solo actualizan el coste. No duplica la entrada si esa línea de factura ya generó el movimiento de stock.

Botones y acciones — para qué sirve cada uno

Texto literal tal como aparece en pantalla.

Listado

Formulario de factura

Modal "Subir facturas de compra"

Modal "Actualizar coste de soportes"

Conceptos clave

• Factura de compra: documento que recibe la empresa de un proveedor. Es lo que se registra aquí; no se emite, se registra para control de gasto e IVA soportado.
• Origen del documento: cómo se creó la factura — Manual (a mano), PDF (IA), Foto (IA) o XML.
• Estado de la compra: Borrador (extraída por IA, sin confirmar), Registrada (confirmada/válida) o Anulada.
• Borrador IA: factura que la IA extrajo de un PDF/foto y que queda pendiente de revisión. Hay que abrirla y pulsar Confirmar y registrar para que pase a Registrada.
• Categoría Hacienda: tipo de operación a efectos de IVA. Opciones: Operación corriente, Bien de inversión, Adquisición intracomunitaria, Importación (extra-UE), Inversión del sujeto pasivo, No deducible.
• Categoría de gasto: clasificación contable del gasto. Opciones: Mercaderías, Materias primas, Otros aprovisionamientos, Trabajos de otras empresas, Alquileres, Reparaciones y conservación, Profesionales independientes, Transportes, Seguros, Servicios bancarios, Publicidad, Suministros, Material de oficina, Software y licencias, Vehículo y combustible, Viajes y dietas, Tributos, Otros gastos.
• % Deducible (por línea): porcentaje del IVA de esa línea que es deducible (100 % por defecto). Sirve para gastos parcialmente deducibles.
• Retención IRPF: si el proveedor aplica retención, se indica el % Retención IRPF (calcula el importe sobre la base) o directamente el Importe IRPF. La retención se resta del total.
• Línea vinculada a un artículo (icono de enlace): línea creada con Añadir compra de soporte, asociada a un soporte del catálogo (a su medida, color, variante o talla concretos). Al guardar, su coincidencia con el soporte es directa y exacta (no depende de comparar textos) y permite actualizar el coste de compra, la tarifa del proveedor y sumar el stock con el precio y la cantidad reales de la factura.
• Coincidencia Exacta / Parcial: al guardar, el sistema compara el concepto/descripción de las líneas libres con la referencia de proveedor guardada en los soportes. Exacta = el texto coincide entero; Parcial = el texto contiene la referencia. Las exactas vienen premarcadas. Las líneas vinculadas a un artículo no pasan por esta comparación: generan su coincidencia exacta directamente.
• Sumar al stock: opción del modal "Actualizar coste de soportes" para las coincidencias de tipo Medida. Al aplicar, además de actualizar el coste, suma a las existencias de la medida la cantidad de la línea de factura (entrada de stock). Solo medidas; no afecta a color, variante ni talla. No duplica si esa línea ya registró la entrada.
• Anular factura (y reversión de stock): al anular o eliminar una factura de compra, las existencias que esa factura había sumado al soporte (vía "Sumar al stock") se descuentan automáticamente para que no quede stock fantasma. Si más tarde se reactiva la factura anulada, el stock no se vuelve a sumar solo; hay que reaplicar "Sumar al stock" desde el modal "Actualizar coste de soportes".

Cómo se usa

Crear una factura a mano

1. En /ggpCompra pulsar Nuevo.
2. Elegir el Proveedor (autocompletado por nombre comercial; solo clientes marcados como proveedor).
3. Rellenar Nº factura proveedor, Fecha factura y Fecha recepción (obligatorios) y, si procede, Vencimiento.
4. Elegir Categoría Hacienda (obligatoria) y, opcional, Categoría de gasto.
5. Añadir líneas con Añadir línea (concepto, cantidad, precio unitario e impuesto) o con Añadir compra de soporte (línea vinculada a un artículo del catálogo, con la tarifa del proveedor precargada).
6. Guardar.

Subir facturas y dejar que la IA las lea

1. Pulsar Subir facturas.
2. Arrastrar o seleccionar uno o varios PDFs/fotos en la zona Factura.
3. Pulsar Procesar IA. Cada archivo pasa por los estados: Subido → Procesando IA → Borrador IA listo / Borrador creado / Duplicada / Error.
4. Cerrar. El listado se refresca y aparecen las facturas como Borrador.
5. Abrir cada borrador, revisar los datos y pulsar Confirmar y registrar.

Funciones según plan / rol

• FULL: módulo completo (subir, extraer con IA, registrar, emparejar soportes).
• Planes inferiores a Full: la pantalla muestra el aviso "Módulo de compras" (qué hace el módulo, distintivo Mín. Full y botón Subir de perfil que lleva a /subscription).
• El menú Compra (Factura e Inventario) es visible y clicable para todos; la etiqueta Mín. Full junto a cada opción también lleva a /subscription.

Preguntas frecuentes

¿Dónde activo el módulo de Compras? No lo veo.

Compras no tiene un interruptor de "activar": el menú Compra → Factura (ruta /ggpCompra) está siempre visible en la cabecera. Lo que lo desbloquea es el plan Full: con un plan inferior, al entrar verás el aviso "Módulo de compras" con la etiqueta Mín. Full y el botón Subir de perfil para ampliar el plan desde /subscription. Lo de cuándo se descuenta el consumo y el coste por hora se ajusta aparte en Configuración Compra (no es la activación del módulo).

¿Cómo subo una factura de compra para no teclearla a mano?

En /ggpCompra pulsa Subir facturas, arrastra el PDF o la foto en la zona Factura y pulsa Procesar IA. La IA crea un borrador con los datos extraídos. Luego abre el borrador, revisa y pulsa Confirmar y registrar. Requiere plan PRO.

Subí una factura con IA. ¿Por qué aparece como "Borrador"?

Las facturas extraídas por IA quedan en estado Borrador hasta que las revisas. Ábrela, comprueba que proveedor, fechas, importes y líneas son correctos y pulsa Confirmar y registrar para que pase a Registrada.

El proveedor de la factura subida no existía. ¿Qué pasa?

Al abrir el borrador, si la IA detectó un NIF que no está en tus proveedores, el sistema pregunta si crear ese proveedor con los datos extraídos (nombre, NIF, dirección, contacto). Si ya existía como cliente, lo marca como proveedor y lo asigna automáticamente.

¿Cómo emparejo una línea de la factura con un soporte para actualizar su coste?

Dos caminos. El directo: crea la línea con Añadir compra de soporte — eliges el soporte y su Medida / color / variante / talla, y la línea queda vinculada a ese artículo (icono de enlace), así que al Guardar su coincidencia en el modal Actualizar coste de soportes es exacta y viene marcada. El automático: en las líneas escritas a mano, el sistema compara el concepto/descripción con la referencia de proveedor guardada en el soporte y con las tarifas de proveedor de ese proveedor. En ambos casos, marca las coincidencias en el modal y pulsa Actualizar costes.

¿Cómo añado a la factura un artículo de mi catálogo con su precio de proveedor?

Elige primero el Proveedor de la factura y pulsa Añadir compra de soporte. En el modal seleccionas el Soporte y su Medida / color / variante / talla, la cantidad y el precio unitario — precargado con la tarifa de ese proveedor si existe (y su referencia), o con el coste del catálogo si no. La línea creada queda vinculada al artículo (icono de enlace junto al número de línea) y al guardar actualiza directamente su coste, la tarifa y, si es una medida, el stock.

¿Puedo sumar las existencias al registrar una factura de compra, no solo actualizar el coste?

Sí, para las líneas que coinciden con una medida de un soporte. En el modal Actualizar coste de soportes, esas coincidencias tienen el toggle Sumar al stock (muestra la cantidad y unidad que se registrarán). Si lo dejas marcado, al Actualizar se actualiza el coste y se suma esa cantidad a las existencias de la medida (entrada de stock). Solo aplica a medidas; color, variante y talla solo actualizan el coste. No duplica la entrada si esa línea de factura ya la generó.

Recibí la factura de un pedido de compra que hice al proveedor. ¿Cómo los relaciono?

Dos caminos. Desde el pedido: en /pedido-compra usa Facturar, que crea la factura de compra en borrador con sus líneas. Desde la factura: al elegir el proveedor, si tiene pedidos pendientes aparece un aviso con el botón Vincular para asociarlos (la factura debe estar guardada). En ambos casos el pedido pasa a Facturado y el modal de soportes avisa "Stock ya registrado en la recepción del pedido" para no duplicar existencias.

¿La factura actualiza también los precios de las tarifas de proveedor?

Sí. Las líneas se comparan además con las tarifas de proveedor de ese proveedor (su referencia por artículo); al aplicar Actualizar costes en el modal, las coincidencias con tarifa actualizan también el precio de la tarifa con el de la factura.

¿Qué diferencia hay entre coincidencia "Exacta" y "Parcial" en el modal de soportes?

Exacta significa que el texto de la línea coincide por completo con la referencia de proveedor del soporte; viene premarcada. Parcial significa que el texto solo contiene esa referencia; no viene premarcada, la marcas tú si quieres aplicarla.

¿Cómo indico una retención de IRPF en una factura de compra?

En la cabecera rellena % Retención IRPF (calcula el importe sobre la base imponible) o escribe directamente el Importe IRPF. La retención se resta del total de la factura.

¿Para qué sirve el campo "% Deducible" de una línea?

Indica qué porcentaje del IVA de esa línea es deducible (100 % por defecto). Úsalo en gastos parcialmente deducibles.

¿Qué es la "Categoría Hacienda" y por qué es obligatoria?

Es el tipo de operación a efectos de IVA (operación corriente, bien de inversión, adquisición intracomunitaria, importación, inversión del sujeto pasivo o no deducible). Es obligatoria porque clasifica la factura para los informes de IVA soportado.

Subí la misma factura dos veces. ¿Qué pasa?

Al procesar con IA, si detecta que ya existe, el archivo se marca como Duplicada y no crea otra factura.

¿Puedo adjuntar el PDF a una factura que estoy metiendo a mano?

Sí. En el formulario pulsa Subir archivo (pasa a "Cambiar archivo" si ya hay uno). Luego puedes Abrir en pestaña para verlo o Quitar archivo para desvincularlo.

No me deja usar Compras. ¿Por qué?

Es una función de plan PRO+. En planes inferiores el apartado se ve pero Subir facturas y Nuevo quedan inertes. También necesitas el permiso access_compra.