Venta — Ofertas, Pedidos, Albaranes, Facturas

Qué es

Módulo unificado que gestiona toda la cadena documental comercial: Oferta → Pedido (OT) → Albarán → Factura. Es el núcleo del software: aquí se crean, aceptan, entregan, facturan y cobran los trabajos.

Los cuatro tipos comparten el mismo formulario; lo que cambia es el nivel en la cadena, el prefijo de numeración, el color del estado y qué acciones están disponibles.

Para qué sirve

• Hacer presupuestos a clientes y convertirlos en pedidos cuando los aceptan.
• Llevar el control de qué está pendiente, qué está en producción, qué está entregado y qué está facturado.
• Emitir facturas (normales, abonos y rectificativas), enviarlas a Hacienda vía TicketBAI y registrar los cobros.
• Compartir el estado de un pedido con el cliente final mediante un enlace público.

Los cuatro tipos de documento

El orden general es Oferta → Pedido (OT) → Albarán → Factura, pero el flujo NO es rígido ni todos los niveles son obligatorios: cada empresa decide si usa Órdenes de Trabajo y/o Albaranes. Los niveles que estén desactivados se saltan automáticamente en todo el flujo. Ver la sección siguiente.

Niveles activos por empresa

En Configuración → Personalización → "Flujo de documentos" hay dos interruptores:

Por defecto ambos están activados (Sí), así que el flujo completo de 4 niveles es el comportamiento estándar.

Cuando un nivel está desactivado:

• No aparece en el menú, ni su listado, ni su ruta, ni sus columnas ni sus acciones.
• Se salta al avanzar. Ejemplo: si una empresa desactiva Albaranes, al Aceptar una OT se crea directamente la Factura, sin pasar por albarán.

Esto permite adaptar el software a cada negocio: quien solo factura puede dejar Oferta → Factura; quien necesita producción y entrega usa los cuatro niveles.

Cómo se usa

Crear un presupuesto

1. Entrar en /ggpOferta → pulsar Nuevo.
2. Elegir el cliente (autocompletado por nombre comercial).
3. Comprobar comercial, contacto y dirección de entrega (se rellenan con los del cliente).
4. Añadir líneas:

• Nueva cotización — abre el cotizador, calcula precio y crea la línea.
• Añadir cotización existente — selecciona cotizaciones ya guardadas.
• Añadir línea vacía — línea manual: nombre, descripción, cantidad, precio.

1. Ajustar descuento e impuestos por línea si procede.
2. Guardar. El sistema asigna el número de presupuesto.

Aceptar una oferta → pedido

1. Abrir la oferta (o seleccionar varias en el listado) y pulsar Aceptar.
2. Si ya existe un pedido del mismo cliente con líneas que vinieron de esta oferta, el sistema pregunta si combinar con el pedido existente o crear uno nuevo. Esto evita duplicados.
3. El pedido hereda cliente, contacto, comercial, referencia, observaciones y todas las líneas aceptadas.
4. La fecha de entrega se recalcula automáticamente desde el plazo de entrega de cada cotización.

Aceptación parcial

Si la oferta tiene varias líneas y el cliente solo confirma algunas:

1. Marcar el checkbox solo en las líneas aceptadas.
2. Pulsar Aceptar → solo esas líneas avanzan.
3. Las no marcadas quedan en la oferta como Pendiente: se pueden aceptar después o cancelar.

Avanzar al siguiente nivel

El botón Aceptar lleva el documento al siguiente nivel activo de la empresa:

• Desde una oferta → genera el siguiente nivel activo (OT, albarán o factura según lo que esté activado).
• Desde un pedido → genera albarán (o factura, si los albaranes están desactivados).
• Desde un albarán → genera factura.

Aceptar respeta los niveles activos: si un nivel está desactivado, se omite. Por ejemplo, con Albaranes desactivados, aceptar una OT crea directamente la factura.

Existen además dos atajos:

• Albaranar desde oferta o pedido — salta directo al albarán (solo visible si los albaranes están activos).
• Facturar desde cualquier nivel — salta directo a factura (creando los intermedios que estén activos en segundo plano).

Combinar con un documento existente al avanzar

Cuando avanzas líneas y otras líneas hermanas (del mismo documento de origen) ya están enlazadas a un documento del siguiente nivel, el sistema puede combinar en ese documento en lugar de crear uno nuevo. El comportamiento lo decides en Configuración → Venta, opción "Al pasar a la siguiente fase, si existen líneas hermanas ya enlazadas a otro documento":

Avance automático al aceptar ("Al aceptar")

En Configuración → Personalización la opción "Al aceptar" decide hasta dónde avanza un documento al aceptarlo:

El avance automático actúa solo sobre los niveles activos de la empresa: si un nivel está desactivado, no se cuenta. Con usaOT y usaAlbaran por defecto en Sí, el comportamiento es idéntico al de siempre, así que los clientes con "Al aceptar" en 1 o 2 no necesitan ningún cambio.

Campos del documento

Cabecera (común a los 4 tipos)

Para no saturar la pantalla, la cabecera muestra de entrada solo los 4 campos principales — Cliente, Contacto, Referencia y Fecha de Creación — y oculta el resto (Comercial, Atendido por, Fecha de Finalización, Forma de entrega, Forma de pago, Día de pago, Cuenta bancaria). Con el botón Más datos se despliegan; con Menos datos se vuelven a recoger. Los campos ocultos siguen rellenándose solos (p. ej. la forma y el día de pago heredados del cliente, y la cuenta bancaria de la forma de pago) aunque no estén a la vista.

Campos exclusivos de Factura

No hay botón "OT" suelto en el pie del formulario. El pie tiene un único botón "Imprimir" que abre el modal con los tipos (impreso, OT, ticket, email). En el formulario de Factura la opción Imprimir OT sale deshabilitada ("No disponible para facturas"); para imprimir la OT de una factura usa la acción Imprimir de la barra del listado y elige Imprimir OT.

Factura simplificada (detección automática)

Una factura ordinaria (no abono, no rectificativa) se considera Factura simplificada de forma automática, sin marcarlo a mano y sin ningún interruptor: la detecta CotizaPrint con el cliente del propio documento. Basta con que se cumpla una de estas dos condiciones:

Dónde se nota:

Para que una factura deje de salir como simplificada, rellena el CIF/NIF en la ficha del cliente (o emítela a un cliente que sí lo tenga, en vez de al cliente genérico / contado) y vuelve a generar el impreso.

Líneas del documento

Cada línea representa un producto/servicio. Puede provenir de:

• Una cotización del cotizador (relación 1 a 1: cada cotización = una sola línea).
• Una entrada manual sin cotizador.

Campos de cada línea

Acciones sobre una línea

• Editar cotizador (lápiz): abrir el cotizador para retocar precio/coste. Al guardar se sincronizan los cambios en la línea.
• Duplicar línea: copia (incluyendo la cotización asociada). Disponible en dos sitios: dentro del formulario del documento y, en el listado de Presupuestos (/ggpOferta), pasando el ratón sobre el Estado de la línea — el botón Duplicar crea la copia dentro del mismo presupuesto.
• Eliminar línea: la borra (si es nueva) o desvincula (si ya estaba guardada).
• Cambiar impuesto: selector por línea.
• Adjuntar archivos: añade observaciones / referencias.
• Reordenar: arrastrar y soltar.
• Mover a otro documento: arrastrar una línea entre documentos del mismo cliente y nivel — la línea se desvincula del origen y se vincula al destino, no se duplica.

Comportamiento al cambiar el cliente

Si cambias el cliente cuando ya hay líneas creadas:

• Solo se actualizan los descuentos de líneas que estaban con 0 % (al descuento por defecto del nuevo cliente).
• Las líneas con descuento manual se respetan.
• Los impuestos y precios no se tocan.

Totales y cálculos

El sistema recalcula al instante con cualquier cambio:

• Base imponible = suma de subtotales de las líneas activas.
• Descuento global % = porcentaje del descuento total respecto al precio antes de descuento.
• Impuestos = suma de los impuestos de cada línea (cada línea puede tener su propia tasa).
• Total = base imponible + impuestos.
• Margen (solo si tienes permiso para verlo): porcentaje entre coste total y subtotal.

Los importes mostrados se redondean a 2 decimales; internamente se conserva la precisión completa.

Forma y día de pago

Al elegir el cliente

Al seleccionar un cliente en una venta, el sistema rellena automáticamente su forma y día de pago. No hace falta teclearlos: se heredan de la ficha del cliente.

Cuenta bancaria del documento

Junto a la Forma de pago está el selector Cuenta bancaria: la cuenta (alias + IBAN) a la que se cobrará ese documento. Al elegir una forma de pago, si la cuenta del documento aún está vacía, se rellena automáticamente con la cuenta por defecto de esa forma de pago. Puedes cambiarla a mano en cualquier momento con la opción Sin cuenta o eligiendo otra; la cuenta que pongas a mano manda y no se vuelve a sobreescribir al cambiar la forma de pago. El selector solo muestra las cuentas activas del catálogo de cuentas bancarias.

Al cambiar la forma/día de pago de un cliente

Si editas un cliente y cambias su forma o día de pago, el sistema pregunta si quieres aplicar ese cambio a los presupuestos, OT y albaranes abiertos de ese cliente. Así no tienes que ir documento por documento.

Previsión de cobro en la OT

En el formulario de venta de oferta, OT o albarán (no en factura), si el documento tiene forma y día de pago, aparece un aviso con la "Previsión de cobro (estimada)": la fecha en la que se cobraría.

Es solo informativa. El efecto de cobro real, con su vencimiento definitivo, se crea cuando facturas.

Acciones sobre el documento

Desde el listado

Modal "Imprimir" — tipos de impresión

Al pulsar Imprimir se abre un modal con las opciones agrupadas. Las que no apliquen a la selección actual aparecen deshabilitadas con un tooltip que explica el motivo.

Impresión parcial por líneas: si en el listado marcas solo algunas líneas de un documento (sin marcar la casilla de la cabecera), todas las opciones del modal generan el impreso/PDF solo con esas líneas (los totales del impreso suman únicamente las líneas elegidas). Si marcas la cabecera, se imprime el documento completo. Puedes mezclar: unas cabeceras completas y de otras solo algunas líneas, incluso con varios documentos a la vez.

Dentro del formulario

Las del listado más:

• Más datos / Menos datos: despliega u oculta los campos secundarios de la cabecera (Comercial, Fecha de Finalización, Forma de entrega, Forma de pago, Día de pago, Cuenta bancaria). De entrada solo se ven Cliente, Contacto, Referencia y Fecha de Creación.
• Guardar (disquete): persiste cambios.
• Imprimir (icono impresora, un solo botón): guarda el documento y abre el modal Imprimir para elegir el tipo. Sustituye a los antiguos botones sueltos Impreso, Ticket y OT del pie del formulario. Opciones del modal (las que no apliquen salen deshabilitadas con el motivo):

Las opciones de varios documentos a la vez (Imprimir fusionado, Descargar todo en un PDF, Descargar separados (ZIP)) no aparecen aquí: dentro del formulario solo hay un documento. Para esas, usa la acción Imprimir de la barra del listado.

• Generar SEPA (icono de banco, solo en el formulario de Factura): guarda la factura, crea su efecto de cobro si aún no existía y abre el asistente para descargar el fichero SEPA (Cuaderno 19 / adeudo directo) de esa factura. Solo aparece si la factura ya está guardada y la empresa tiene una cuenta bancaria predeterminada configurada en Configuración → Finanzas. Si no lo ves, lo normal es que falte marcar una cuenta bancaria como predeterminada en Configuración → Finanzas.
• FACTURAR: emite la factura y deja el documento cerrado. Si queda importe pendiente, antes pregunta qué hacer con el cobro (ver "Cobro al cerrar / facturar / avanzar"). Antes se llamaba "Facturar y Cerrar".
• TICKET: solo aparece cuando el cliente paga al contado (la forma y el día de pago del documento son de 0 días, cobro inmediato). Hace exactamente lo mismo que FACTURAR — pregunta por el cobro pendiente, factura y cierra — y además abre la impresión del ticket antes de cerrar el documento, para entregárselo al cliente en el momento. Si no lo ves, revisa la forma de pago del documento: con vencimiento a días no se muestra.
• Aceptar todo (botón violeta): acepta todas las líneas pendientes del documento y avanza al siguiente nivel. Antes se llamaba "Guardar Aceptado".
• Guardar: guarda el documento y sus líneas. Si has marcado algunas líneas como aceptadas o canceladas (aceptación parcial), Guardar aplica esa selección: acepta las marcadas, cancela las que hayas marcado como canceladas y avanza solo con ellas al siguiente nivel. Si marcas todas como aceptadas (o todas como canceladas), Guardar se limita a guardar — para ese caso usa Aceptar todo o Cancelar. Antes esta selección parcial tenía un botón propio, "Gestionar Parcial", que se ha retirado por hacer lo mismo.
• Siguiente paso (flecha): acepta todas las líneas (o solo las marcadas si hay selección).
• Cancelar (botón rojo; antes mostraba el nombre del documento, "Cancelar Presupuesto/OT/Albarán/Factura"): visible solo cuando hay líneas pendientes de aceptar. Pide confirmación indicando cuántas líneas pendientes se van a cancelar; si el documento tiene líneas ya aceptadas, avisa de que esas se mantienen sin cambios (solo se cancelan las pendientes). Al confirmar, marca como canceladas únicamente las líneas pendientes, guarda y cierra el formulario sin avanzar al siguiente nivel ni abrir ningún otro documento.
• Añadir línea vacía / nueva cotización / cotización existente — las tres formas de crear líneas.
• Cobrar (tarjeta Cobros): abre el modal de cobro para registrar un cobro del documento. Antes se llamaba "Pago y Cobro"; el antiguo botón "Cobrar todo" se eliminó (el propio modal permite cobrar el pendiente completo).
• En la tabla de líneas, el Descuento de una línea con cotización se edita haciendo clic sobre él: se abre el modal Descuento de la línea, una calculadora con el precio sin descuento y tres campos enlazados — Descuento (%), Importe descuento y Total con descuento — rellenas el que prefieras, los otros dos se recalculan solos y Aplicar guarda el descuento en la línea. El Impuesto de una línea libre se cambia haciendo clic sobre su recuadro de importe y porcentaje, que abre el modal Cambiar impuestos (en líneas con cotización el impuesto no es clicable).

Cobro al cerrar / facturar / avanzar

Al "FACTURAR", al "TICKET", al "Cerrar" una factura con importe pendiente o al pulsar TICKET en el cotizador, el sistema pregunta primero — "Queda importe pendiente de cobro" — y ofrece tres opciones:

• Cobrar todo — cobra el importe pendiente completo sin abrir la pantalla de cobro: se registra solo y cierra.
• Revisar los cobros — abre el modal con el pendiente repartido, para ajustarlo antes de guardar.
• No cobrar — no registra ningún cobro; el documento se factura igual. (Antes esta opción se llamaba "Cancelar".)
• Cancelar (botón rojo del pie) — cierra el aviso sin hacer nada. Cuando el aviso viene del botón TICKET del cotizador, este botón se llama No generar ticket: al pulsarlo no se crea ni la factura ni el ticket.

Detalles:

• Si el cliente paga al contado (forma de pago a 0 días), el aviso lo indica y el modal preselecciona el importe pendiente para cobrar todo de una.
• Si el cliente paga a plazo, el modal abre sin preseleccionar, para que registres un anticipo parcial o el importe que quieras.
• Si la factura ya está 100 % pagada, no pregunta nada.

Lo mismo aplica al avanzar una OT a albarán o factura cuando el cliente es al contado y aún no ha pagado: el sistema pregunta si registrar el cobro.

Anticipos

Puedes registrar cobros (anticipos) sobre una OT o pedido antes de facturar. Al facturar, ese anticipo se cuenta automáticamente como cobrado en el efecto de la factura (la línea conserva su identidad al pasar de OT a factura), así que no hay que volver a registrarlo.

Borrado en cascada

La acción Eliminar ya no se bloquea porque el documento haya generado niveles posteriores.

Al borrar, el sistema borra en cascada los documentos equivalentes aguas abajo (el albarán y/o la factura derivados) y su efecto de cobro:

• Si hay cobros registrados, pide una confirmación extra antes de borrar.
• Respeta el bloqueo de TicketBAI: una factura ya enviada a Hacienda no se borra.
• Respeta el permiso "Permitir eliminar factura".

Estados

Estado por línea

Estado del documento

Se calcula a partir de los estados de sus líneas:

• Pendiente — ninguna línea aceptada.
• Parcial — mezcla de aceptadas y pendientes.
• Entregado — todas las líneas llegaron al albarán.
• Facturado — todas en factura.
• Cancelado — todas canceladas.

Diferencias por plan

• TRY / STD — todo lo descrito hasta aquí.
• PRO — sin funciones adicionales en este apartado.
• FULL — Compartir OT con cliente / botón Direct (enlace + QR para Direct, tanto del presupuesto como del pedido/OT) y QR de seguimiento en los impresos (si la plantilla lo activa). Con otro plan, al pulsar Direct se muestra qué hace el módulo y la opción de subir de plan.

Permisos

Integraciones

• Cotizador — fuente natural de las líneas con precio calculado.
• Clientes — aporta contacto, dirección, descuento y forma de pago.
• Pagos y Cobros — el botón Pagar abre el cobro y descuenta el saldo pendiente.
• Efectos de cobro — cada factura genera un efecto de cobro con su vencimiento (forma + día de pago); se consultan en Venta → Efectos de cobro.
• TicketBAI — al emitir una factura, si la organización tiene TicketBAI activo, se manda automáticamente a Hacienda foral.
• Direct (Portal cliente) — desde un presupuesto se genera el enlace público para que el cliente lo acepte o rechace (aceptar lo pasa a orden de trabajo); desde un pedido se genera el enlace para que el cliente vea su estado.
• Tareas / Calendario — al aceptar un pedido, cada línea recibe fecha de trabajo programada según el plazo de la cotización; aparece en el apartado de Tareas para los operarios.
• Email — al cambiar de estado se mandan notificaciones automáticas si hay plantillas y destinatarios configurados.

Reglas importantes

• Una cotización = una línea. No se reparte una cotización en varias líneas ni se mete varias en una.
• Niveles configurables. El flujo no es rígido: cada empresa activa o desactiva OT y Albarán; los niveles desactivados se saltan en todo el flujo.
• Borrado en cascada. Eliminar un documento borra también los niveles derivados aguas abajo y su efecto de cobro, con confirmación extra si hay cobros y respetando el bloqueo de TicketBAI.
• Factura cerrada = solo lectura. Para editar, Reabrir factura (queda registro). Si además ya se envió a factura electrónica, no se puede reabrir: se corrige con Crear rectificativa o se anula desde Facturación electrónica.
• Numeración automática. El número de documento lo genera el sistema, no se asigna a mano.
• Factura simplificada automática. Una factura ordinaria se etiqueta sola como Factura simplificada (columna Tipo en fucsia + sello FACTURA SIMPLIFICADA en el impreso) cuando su cliente no tiene CIF/NIF o es el cliente genérico / contado de Configuración → Venta. No hay que activarla ni marcarla, y no depende de la facturación electrónica.
• Borradores en local. Si añades líneas y cierras el navegador sin guardar, las líneas se conservan en el propio navegador y aparecen al volver. Al guardar el documento se limpian.
• Combinar pedidos. El sistema detecta cuándo aceptar una oferta crearía un pedido del mismo cliente y ofrece combinarlo en lugar de duplicar.
• Mover una línea entre documentos la desvincula del origen y la vincula al destino. No la duplica.
• Cambiar el cliente solo recalcula los descuentos de las líneas que tenían 0 %.

Preguntas frecuentes

Creé una oferta con 3 líneas y solo me aceptan 2. ¿Cómo lo hago?

Marca el checkbox solo en las 2 líneas y pulsa Aceptar. Se crea un pedido con esas 2 líneas; la tercera queda en la oferta como Pendiente. La puedes aceptar después o cancelar si la descartan.

Cambié de cliente en una oferta. ¿Por qué algunos descuentos no cambian?

Solo se aplica el descuento del nuevo cliente a las líneas que tenían 0 %. Si una línea tenía descuento manual, se respeta para no perder lo negociado.

El cliente canceló el trabajo. ¿Cómo hago que un pedido/trabajo deje de estar "Aceptado"?

Abre el pedido (o la oferta) y usa Marcar pendiente para devolver las líneas aceptadas al estado Pendiente, o Cancelar si el trabajo ya no se va a hacer (las líneas canceladas quedan tachadas y no cuentan en los totales). Ambas acciones están en el listado de Ofertas y Pedidos y dentro del formulario. Si ya se generaron documentos posteriores (OT, albarán, factura) y quieres deshacer toda la cadena, usa Eliminar, que borra en cascada los niveles derivados (con confirmación extra si hay cobros y respetando el bloqueo de TicketBAI). Una factura ya enviada a Hacienda no se cancela borrándola: hay que emitir un abono o una rectificativa.

Acepté un presupuesto por error. ¿Cómo lo deshago para que vuelva a "Pendiente"?

En el listado de Presupuestos (/ggpOferta), selecciona el presupuesto y pulsa Revertir. Si estaba aceptado, elimina la orden de trabajo generada (pide confirmación mostrando el número de la OT) y el presupuesto vuelve a Pendiente. Si lo habías cancelado y quieres recuperarlo, Revertir también lo devuelve a Pendiente. Solo funciona si la cadena no ha avanzado a albarán/factura; si ya avanzó, usa Eliminar para borrar toda la cadena. "Revertir" no es lo mismo que "Cancelar": Cancelar anula; Revertir deshace la aceptación o reactiva un cancelado.

¿Puedo ver quién hizo el presupuesto / quién creó la factura (el comercial)?

Sí. Cada documento lleva el campo Comercial (el usuario responsable), que por defecto es quien lo crea. En el formulario aparece al pulsar Más datos; en el listado puedes añadir o mostrar la columna Comercial y filtrar por ella eligiendo el usuario en su desplegable (opción Todos para quitar el filtro). Si tienes varias personas haciendo presupuestos, ese campo te dice a quién preguntar por cada documento. Además existe el campo Atendido por (quién atendió el trabajo), también en Más datos y con su propia columna en el listado (oculta por defecto, se activa desde el selector de columnas), con el mismo desplegable de usuarios para filtrar.

¿Por qué no puedo editar una factura?

Depende de su estado. Si solo está cerrada (cobrada/facturada): pulsa Reabrir factura, edita y vuelve a cerrarla. Si ya está enviada a factura electrónica (Hacienda): no se puede reabrir ni editar — usa Crear rectificativa para corregir el importe, o Anular desde Facturación electrónica si quieres invalidarla entera y hacer una nueva.

Ya emití la factura a Hacienda (TicketBAI/Verifactu) y me equivoqué. ¿Cuál es el camino correcto?

Una factura declarada a Hacienda nunca se edita. El camino depende de lo que quieras: corregir solo la diferencia → Crear rectificativa → Rectificar la factura (total o parcial) (documento negativo de −2 €, por ejemplo; edítalo, ciérralo y fírmalo); cancelarla y emitirla de nuevo con el importe bueno, sin documento de diferencia → Crear rectificativa → Rehacer la factura (abono que anula la factura + factura nueva editable: fírma el abono, deja la nueva con el importe correcto, ciérrala y fírmala); la factura no debió existir (cliente equivocado, duplicada…) → pantalla Facturación electrónica → Anular (notifica la anulación a Hacienda) y emite después una factura nueva si procede.

No quiero un documento de −2 €; quiero cancelar la factura de 10 € y emitir una de 8 €. ¿Cómo?

Crear rectificativa → Rehacer la factura: en un clic se genera un abono de −10 € que anula la factura original (queda cerrado, listo para firmar en Facturación electrónica) y una factura nueva editable que se abre al momento — cámbiale el importe a 8 €, ciérrala y fírmala como una factura normal. El cliente recibe el abono y la factura nueva de 8 €.

El cliente quiere devolver un trabajo o hay que corregir una factura. ¿Qué hago?

Desde la factura, pulsa Crear rectificativa y elige: Rectificar la factura (total o parcial) crea un único documento negativo editable etiquetado RECTIFICATIVA — dejas en él solo la parte que devuelves o corriges (facturaste 10 € y eran 8 € → lo dejas en −2 €) y la original se conserva; Rehacer la factura crea un abono que anula la factura completa más una factura nueva editable — la dejas con el importe correcto (8 €) y la emites, sin ningún documento de diferencia. Funciona también con la factura cerrada, sin reabrirla.

¿Qué diferencia hay entre "Rectificar la factura" y "Rehacer la factura"? ¿Cuál uso en cada caso?

Cambia lo que recibe el cliente. Con Rectificar la factura (total o parcial) la factura original se queda como está y añades un documento negativo que la corrige o anula — úsala para devoluciones o cuando un documento de diferencia te vale (facturaste 10 € y eran 8 € → abono de −2 €; el cliente archiva la de 10 € y el abono). Con Rehacer la factura la original queda anulada por un abono automático y emites una factura nueva correcta — úsala cuando el cliente deba recibir una única factura limpia (cancelas la de 10 € y le llega una de 8 €) o cuando la factura tiene varios errores. Regla rápida: ¿te vale añadir un documento que corrige? → Abonar. ¿Quieres sustituir la factura entera? → Rehacer.

Al crear una rectificativa me pide un "Motivo de la rectificación". ¿Qué pongo?

Es obligatorio: Hacienda exige que toda factura rectificativa indique la causa que la motiva. Elige del listado la que corresponda — Devolución total o parcial de mercancía, Descuento o bonificación posterior, Alteración posterior del precio, Error en cantidad o precio, Error en datos fiscales, Resolución o cancelación de la operación, Crédito incobrable, Concurso de acreedores u Otro motivo. El motivo queda guardado en el campo Referencia del documento (con su código fiscal al final, p. ej. "(R1)"), se imprime en el PDF ("Motivo: …") y ese código R1–R5 es el que se declara al emitir la factura electrónica. Puedes ampliar el texto de la Referencia antes de guardar, pero conserva el código "(R…)" del final. Si cancelas sin elegir motivo, no se crea ningún documento.

¿Dónde está el botón Crear abono?

Es la opción Crear rectificativa → Crear un abono: crea un documento negativo editable con serie de abonos (prefijo "AB") y etiqueta FACTURA ABONO, sin marcarlo como rectificativa — para devoluciones simples. Las otras dos opciones: Rectificar la factura (total o parcial) crea el documento negativo con serie de rectificativa (RF), y Rehacer la factura genera automáticamente un abono que anula la factura completa junto con la factura nueva.

Quiero que mi factura rectificativa sea un solo documento en negativo y que ponga RECTIFICATIVA, no ABONO. ¿Se puede?

Sí, es la opción Crear rectificativa → Rectificar la factura (total o parcial): un único documento con los importes en negativo, etiquetado RECTIFICATIVA y con su propia serie de numeración (prefijo "RF" por defecto, configurable en los contadores). Referencia a la factura original y se puede firmar por e-Factura.

¿Cómo envío la rectificativa a TicketBAI / factura electrónica?

Con Rectificar la factura (total o parcial): primero edita el documento negativo (deja solo la parte que corriges) y ciérralo con Cerrar / Facturar — solo entonces aparece en la pantalla Facturación electrónica, desde donde se firma con Firmar TicketBAI / Firmar Verifactu. Con Rehacer la factura: el abono anulador ya nace cerrado — fírmalo directamente en Facturación electrónica; la factura nueva se firma como una factura normal cuando la dejes correcta y la cierres. Requisito en ambos casos: la factura original debe estar ya firmada en factura electrónica — si no lo está, el envío avisa "La factura de origen aún no está firmada". Una vez enviado, cada documento queda bloqueado y no se puede editar.

¿El impreso indica que es una rectificativa o un abono?

Sí. El título del PDF dice Factura rectificativa o Factura de abono seguido del número, y debajo un sello de color — FACTURA DE ABONO en naranja o FACTURA RECTIFICATIVA en índigo — con "Abona/Rectifica la factura [número], de fecha [fecha]" identificando la factura original. En la pantalla del documento, el campo FACTURA ABONO / FACTURA RECTIFICATIVA se resalta con el mismo color y al pulsarlo abre la factura original. Además, el impreso de un documento negativo oculta las Condiciones de pago, la cuenta bancaria de la empresa, la Forma de entrega y el Vencimiento (no hay nada que cobrar ni entregar); se conserva la cuenta del cliente, el QR de factura electrónica y los importes en negativo. Las facturas normales no cambian, salvo que sean simplificadas: en ese mismo sitio llevan el sello FACTURA SIMPLIFICADA en ámbar (ver "Factura simplificada").

He rectificado una factura, ¿qué pasa con sus vencimientos (efectos de cobro) y las comisiones?

Se ajustan solos. El efecto de cobro de la factura original se recalcula al neto: con rectificativa total desaparece de vencimientos (anulado); con rectificativa parcial queda por el resto. Las comisiones de la factura original se retornan en proporción a lo rectificado (ver documento de Comisiones).

Pulsé Facturar desde una oferta. ¿Se saltó el pedido y el albarán?

Se crean en segundo plano los niveles que tu empresa tenga activos. Si tienes OT y Albarán activados, los encuentras en /ggpPedido y /ggpAlbaran. Si los tienes desactivados, no se crean: va directo a factura.

No quiero usar albaranes (o no quiero usar OT). ¿Cómo lo quito?

Ve a Configuración → Personalización → "Flujo de documentos" y pon en No "¿Usa Albaranes?" (o "¿Usa Órdenes de Trabajo?"). Ese nivel desaparece del menú y de las acciones, y al aceptar se salta automáticamente.

Desactivé los albaranes. Al aceptar una OT, ¿qué se crea?

La factura directamente, sin pasar por albarán. El sistema salta todos los niveles que tengas desactivados.

Antes no se podía saltar un nivel. ¿Ahora sí?

Sí. El flujo dejó de ser rígido. Cada empresa decide si usa OT y/o Albaranes; los que desactives se omiten en todo el flujo. Por defecto siguen los cuatro niveles activos.

Borré un presupuesto que ya tenía factura. ¿Qué pasó con la factura?

El borrado es en cascada: al eliminar el documento se borran también los niveles derivados (albarán y/o factura) y su efecto de cobro. Si había cobros registrados, el sistema te pide una confirmación extra antes. Una factura ya enviada a TicketBAI no se borra.

Al cerrar la factura me preguntó si registrar el cobro. ¿Es normal?

Sí. Ahora, si queda saldo pendiente, el sistema pregunta antes de abrir el modal de cobro. Si el cliente es al contado, el modal viene con el importe pendiente preseleccionado; si es a plazo, lo abre vacío para que registres lo que quieras. Si ya está pagada al 100 %, no pregunta.

¿Puedo cobrar antes de facturar (un anticipo)?

Sí. Registra el cobro sobre la OT o pedido. Al facturar, ese anticipo se cuenta automáticamente como cobrado en la factura; no hay que volver a meterlo.

Elegí un cliente y se rellenaron la forma y el día de pago. ¿Por qué?

Se heredan automáticamente de la ficha del cliente al seleccionarlo. Puedes cambiarlos en el documento si ese caso es distinto.

Cambié la forma de pago de un cliente y me preguntó si aplicarla a sus documentos abiertos.

Correcto. Al modificar la forma o el día de pago de un cliente, el sistema ofrece propagar el cambio a sus presupuestos, OT y albaranes abiertos, para no tener que editarlos uno a uno.

En la OT veo una "Previsión de cobro". ¿Es la fecha real de cobro?

No, es estimada e informativa. Calcula cuándo se cobraría según la forma y el día de pago. El efecto de cobro real, con su vencimiento definitivo, se crea al facturar.

¿Cómo le mando al cliente el enlace para que vea el estado de su pedido?

Desde el pedido, con la acción Compartir OT con cliente del listado o con el botón Direct dentro del formulario del pedido (requiere plan Full). Ambos abren el mismo modal con la URL y el QR; cópialos o descárgalos y mándalos por WhatsApp/email.

¿Puedo mandarle al cliente el presupuesto para que lo acepte o lo rechace online?

Sí. Abre el presupuesto y pulsa el botón Direct del formulario (requiere plan Full): genera un enlace y un QR que el cliente abre en el portal Direct, donde ve el presupuesto y puede aceptarlo o rechazarlo. Si lo acepta, el presupuesto pasa a orden de trabajo automáticamente; si lo rechaza, queda cancelado.

¿Dónde gestiono quién recibe los avisos por correo cuando cambia el estado?

Dentro de ese mismo modal (botón Direct del pedido o Compartir OT con cliente) pulsa Avisar a contactos. Ahí ves quién recibe avisos, añades un contacto del cliente o usas Crear contacto rápido para dar de alta uno nuevo (nombre + correo), útil para contactos externos. Requiere plan Full.

El total que veo no cuadra con la suma manual.

Comprueba si alguna línea está cancelada (no cuenta) o si tiene un impuesto distinto. Los impuestos pueden variar línea a línea.

¿Puedo mover una línea de un pedido a otro?

Sí, arrastrándola entre documentos del mismo cliente y mismo nivel. No se duplica, se desvincula del origen.

La fecha de entrega se cambió sola al aceptar la oferta.

Al aceptar, el sistema recalcula la fecha usando el plazo de entrega definido en cada cotización. Edítala manualmente después de aceptar si quieres otra.

Quiero un solo PDF con varios albaranes.

Selecciona los albaranes en el listado, pulsa Imprimir y elige Descargar todo en un PDF: descarga un único PDF con todos los documentos (cada documento en su propia página).

Quiero descargar varios documentos a la vez.

Selecciona los documentos, pulsa Imprimir y elige Descargar separados (ZIP) para bajar un PDF por documento dentro de un único archivo ZIP, o Descargar todo en un PDF si los quieres fusionados en un solo PDF.

Se ha duplicado un pedido al aceptar dos ofertas del mismo cliente.

Si las dos ofertas se aceptan a la vez, el sistema detecta el cliente común y propone combinar. Si te ofreció combinar y elegiste "crear nuevo", por eso hay dos. Vuelve a verificarlo al aceptar.

Una factura ya cerrada me la han pagado y no me deja marcarla como pagada / no aparece la opción de cobrar.

Una factura cerrada está bloqueada para cobros. Reábrela primero (botón Reabrir factura), registra el cobro y vuelve a cerrarla. La opción de cobrar solo aparece con la factura abierta.

Quiero una sola factura con todos los albaranes de un mismo cliente (a fin de mes).

En el listado de albaranes, filtra por ese cliente, selecciona todos los albaranes no facturados y pulsa Facturar (o Aceptar). Se genera una única factura que agrupa todos esos albaranes.

Eliminé una factura por error. ¿Puedo recuperarla o reutilizar su número?

La factura no se recupera, pero el albarán/OT/presupuesto de origen sigue ahí: vuelve a Facturar desde él para rehacerla. El número eliminado no se reutiliza solo; el contador no retrocede. Para reusar ese número, ve a Configuración → Contadores y ajusta el contador, o usa el editor de contadores. Para evitar borrados, activa el bloqueo de eliminar factura en Configuración Venta.

No veo todas mis facturas, solo las primeras / faltan las últimas.

Es el filtro de estado. Pon el filtro Estado en Todo para ver también las cerradas. No se han borrado; están filtradas por estar cerradas.

Imprimo la OT desde el presupuesto y sale con el número del presupuesto, no el de la OT.

Al imprimir la OT desde dentro del presupuesto usa la numeración del presupuesto. Para que salga el número de OT, imprime desde la pantalla de Órdenes de Trabajo seleccionando esa OT.

Acepté un presupuesto pero la OT no aparece en el gestor / no la encuentro al buscar.

Las OT aceptadas están en la pantalla de Órdenes de Trabajo. El buscador filtra por número de OT, no por número de presupuesto. Busca por el número de OT, o usa el filtro de estado Aceptado para ver lo pendiente de albaranar.

Quiero una factura rápida de mostrador sin meter los datos del cliente (contado).

En Configuración → Venta, sección Clientes preterminados, asigna un cliente en "Cliente preterminado para la impresión de ticket (cliente genérico / contado):". Luego, en la cotización, el botón TICKET genera la factura directa a ese cliente; o en el presupuesto selecciona ese cliente y pulsa Facturar y cerrar. Las facturas de ese cliente se emiten como FACTURA SIMPLIFICADA (igual que las de cualquier cliente sin CIF/NIF).

¿Por qué en la columna "Tipo" del listado de facturas me pone "Factura simplificada" y no "Factura"?

Porque CotizaPrint lo detecta solo. Una factura ordinaria se marca como Factura simplificada (etiqueta fucsia) cuando pasa una de estas dos cosas: el cliente del documento no tiene CIF/NIF (campo vacío o no válido como NIF español), o el cliente es el cliente genérico / contado que tienes puesto en Configuración → Venta → "Cliente preterminado para la impresión de ticket (cliente genérico / contado):". No es un error ni algo que hayas marcado: si quieres una factura ordinaria, rellena el CIF/NIF en la ficha del cliente o emítela a un cliente que sí lo tenga. Los abonos y las rectificativas no se ven afectados.

¿Cómo hago una factura simplificada?

No hay que activar nada: emite la factura a un cliente sin CIF/NIF o al cliente genérico / contado de Configuración → Venta (campo "Cliente preterminado para la impresión de ticket (cliente genérico / contado):") y la factura queda como Factura simplificada sola. En el listado la verás en la columna Tipo en fucsia y el impreso llevará el sello FACTURA SIMPLIFICADA. El camino rápido es el TICKET de la cotización o Facturar y cerrar eligiendo ese cliente.

En el PDF de mi factura sale el sello "FACTURA SIMPLIFICADA". ¿Qué es y cómo lo quito?

Es el sello ámbar que se imprime bajo el número de documento, en el mismo sitio donde salen FACTURA DE ABONO y FACTURA RECTIFICATIVA. Indica que esa factura se emite como simplificada porque su cliente no tiene CIF/NIF o es el cliente genérico / contado. Sale aunque no uses facturación electrónica (antes solo se veía dentro del recuadro del QR). Para que no aparezca: rellena el CIF/NIF de la ficha del cliente —o cambia el cliente de la factura por uno que lo tenga— y vuelve a generar el impreso.

Emití una factura a un cliente sin NIF y no me sale como factura normal. ¿Es un fallo?

No. Sin CIF/NIF del cliente, la factura se emite como Factura simplificada: así se etiqueta en la columna Tipo del listado y así se sella en el impreso. Si esa venta debía ser una factura ordinaria completa, entra en la ficha del cliente, rellena su CIF/NIF y vuelve a imprimir el documento.

Modifiqué la cantidad / el precio final del presupuesto y no cuadra con el total de la OT.

El precio de la cotización queda fijo al guardarla. Si lo cambiaste a mano, entra a la cotización, ajústalo y guarda; si tocaste una operación o el soporte, al salir te pedirá actualizar. Para rehacer todo, usa el botón verde Actualizar (recalcula con la configuración actual del producto).

Tengo varias cotizaciones en un presupuesto y el cliente solo acepta una. ¿Cómo voy a su OT?

Acepta solo esa línea (checkbox). En las líneas aceptadas aparece un botón que te lleva directamente a su OT.

¿Cómo paso un presupuesto a orden de trabajo (OT)?

Cuando el cliente acepte el presupuesto, ábrelo y pulsa Aceptar (o selecciónalo en el listado de /ggpOferta y pulsa Aceptar). Eso genera la OT en /ggpPedido, que ya sirve para producción: qué hay que hacer, qué producto, qué tareas y con qué fechas/estados. Antes de aceptar, comprueba que el presupuesto está guardado y correcto (líneas, cantidades, precios), porque la OT hereda todo eso. Si quieres aceptar solo parte, marca el checkbox de las líneas que confirma el cliente.

¿Cómo busco una OT?

Búscala por su número de OT en la pantalla de Órdenes de Trabajo (/ggpPedido). El listado de presupuestos muestra datos de presupuesto/cotización y puede no traer todos los campos de OT, así que usa el filtro correcto según busques presupuesto, cotización u OT. Si solo conoces el número de presupuesto, el buscador de OT no lo encontrará: ve a Órdenes de Trabajo y filtra por número de OT, o usa el filtro de estado Aceptado para ver lo pendiente de albaranar.

¿Qué diferencia hay entre presupuesto, cotización y OT?

El presupuesto / oferta (y las cotizaciones que lo componen, una por línea) es la propuesta económica que mandas al cliente. La OT (Orden de Trabajo / pedido) es el documento interno de producción que se genera cuando el cliente acepta. El orden es: primero cotizas/presupuestas; si el cliente acepta, pulsas Aceptar y se genera/gestiona la OT. El presupuesto es para vender; la OT es para fabricar.

¿Puedo hacer varias líneas en un presupuesto?

Sí, un presupuesto admite varias líneas (cada cotización es una línea). Si un pedido tiene trabajos distintos o entregas en fechas diferentes, valora separarlo en varias líneas, cotizaciones u OT para llevarlos por separado. Si lo que necesitas es que cada línea acabe en un albarán distinto, registra el caso con un ejemplo concreto y abre ticket: según el flujo puede ser una mejora a evaluar.

Apliqué un descuento y no se ve en el presupuesto. ¿Qué hago?

Primero revisa dónde lo aplicaste: el descuento puede ir por línea, en la cotización, en el producto o en el total, y si está en otro sitio del que esperas no se refleja donde miras. Después comprueba la plantilla de impresión / PDF: confirma que esa plantilla muestra descuentos, porque algunas no los imprimen aunque estén aplicados. Si el descuento está bien aplicado pero aun así no aparece en el documento, abre un ticket adjuntando una captura del presupuesto y del PDF.

El cliente me manda un trabajo directo (por WhatsApp, etc.). ¿Tengo que hacer un presupuesto?

No siempre. Si el trabajo ya está decidido y solo necesitas registrarlo, cobrarlo y producirlo, usa venta directa / ticket (cliente CONTADO + botón TICKET, o "Facturar y cerrar"): genera la factura directa y te deja registrar el cobro o dejarlo pendiente. Haz presupuesto formal solo cuando haya que cotizar antes de que el cliente acepte. Regla rápida: si hay que negociar precio antes → presupuesto; si ya está cerrado → ticket/venta directa.

¿Para qué sirve el Ticket de venta directa?

Para venta directa o trabajo rápido, cuando el cliente ya pidió el trabajo y no necesita una cotización previa. Genera la factura al instante y te ayuda a registrar el cobro o dejarlo como pendiente. Si necesitas factura sin meter los datos completos del cliente, usa el cliente CONTADO + TICKET.

¿Dónde veo todo lo que tengo pendiente de cobrar?

Usa Efectos de cobro (menú Venta → /efectosCobro): cada factura genera un efecto con su vencimiento, y ahí ves lo pendiente. También puedes filtrar por estado en el listado de facturas (una factura Cerrada = cobrada; las que no, pendientes) y revisar la Previsión de cobro estimada en la OT. Para el saldo pendiente de un cliente concreto, mira también el botón Cobros en su ficha.

¿Cómo veo los albaranes que aún no he facturado?

En el listado de albaranes, filtra por estado para aislar los que están Entregado pero no Facturado. Desde ahí puedes seleccionarlos y facturarlos (por ejemplo, varios albaranes de un mismo cliente en una sola factura a fin de mes).

¿Puedo exportar la facturación a Excel?

Sí, si tienes permiso de exportación. En el listado de facturas (o del documento que sea), aplica antes los filtros de fecha y estado que necesites y usa la acción Exportar listado: descarga lo filtrado a Excel. Para análisis e informes de facturación más elaborados, usa el apartado de Análisis / Informes.

¿Cómo cambio qué nombre del cliente sale en el presupuesto, la factura o la OT?

El nombre del cliente que se imprime (nombre comercial, nombre fiscal / razón social o el contacto) depende de los datos del cliente y de la plantilla de impresión que uses en ese documento. Revisa la ficha del cliente (que el nombre comercial/fiscal y el contacto estén bien) y la plantilla del documento. Si necesitas que salga un nombre concreto y la plantilla no lo permite, abre un ticket con una captura: puede ser un ajuste de plantilla.

¿Cómo le mando un presupuesto o factura por email al cliente desde el listado?

Selecciona el documento (o varios del mismo cliente) en el listado y pulsa Enviar por email (icono de enviar, junto a Imprimir). El sistema genera el PDF del impreso y abre el correo al cliente ("Enviar correo al cliente") ya precargado con los destinatarios, el PDF adjunto y el asunto; revisa el contenido y pulsa Enviar. Necesitas tener una plantilla de impreso configurada para ese documento.

Pulsé "Enviar por email" y no hace nada / me avisa de que falta algo.

Comprueba dos cosas: que todos los documentos seleccionados sean del mismo cliente (no mezcla clientes) y que exista una plantilla de impreso configurada (sin ella no puede generar el PDF a adjuntar).

¿Para qué sirve el botón "Generar SEPA" de la factura? / ¿Cómo genero el fichero SEPA de una factura?

Está en el pie del formulario de Factura (icono de banco). Al pulsarlo, CotizaPrint guarda la factura, crea su efecto de cobro si aún no existía y abre el asistente para descargar el fichero SEPA (Cuaderno 19 / adeudo directo) de esa factura, listo para subir al banco. Solo aparece si la factura ya está guardada y tu empresa tiene una cuenta bancaria predeterminada en Configuración → Finanzas.

No veo el botón "Generar SEPA" en la factura. ¿Por qué?

El botón solo se muestra cuando la factura está guardada y tu empresa tiene marcada una cuenta bancaria predeterminada. Ve a Configuración → Finanzas y, con el selector Cuenta predeterminada, elige una cuenta del catálogo; entonces el botón aparecerá.

No veo los botones "Impreso", "Ticket" y "OT" en el pie del formulario. ¿Dónde están?

Se han unificado en un solo botón "Imprimir". Púlsalo y elige el tipo en el modal: Imprimir impreso, Imprimir OT, Imprimir ticket o Enviar por email. En el formulario de Factura, Imprimir OT sale deshabilitada; para la OT de una factura usa la acción Imprimir del listado.

Al imprimir la OT de un presupuesto con varias cotizaciones me salen todas, aunque solo seleccione una. ¿Se puede imprimir solo la elegida?

Sí. Imprimir OT respeta la selección: marca la casilla de la línea (no la de la cabecera) y solo se imprime la OT de esa cotización. Si marcas la cabecera, o no marcas ninguna línea, se imprimen las OT de todas las líneas del documento.